คุณสามารถเขียนจดหมายสมัครได้หากต้องการผู้สนับสนุนเพื่อสนับสนุนกิจกรรมที่วางแผนไว้หรือความต้องการอื่นๆ เขียนจดหมายสมัครงานที่สามารถโน้มน้าวผู้สนับสนุนว่าแผนของคุณน่าสนับสนุน นอกจากนี้ ให้อธิบายในโครงร่างด้วยว่าเขาจะได้รับผลประโยชน์อะไรบ้าง เมื่อเรียนรู้วิธีการเขียนจดหมายที่ดี คุณจะเห็นความแตกต่างระหว่างใบสมัครที่ได้รับอนุมัติและใบสมัครที่ถูกปฏิเสธ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเตรียมจดหมายสมัคร
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดเป้าหมาย
คุณต้องการได้รับอะไรเป็นพิเศษจากการหาสปอนเซอร์? จะทำอย่างไรถ้าคุณยินดีที่จะเป็นสปอนเซอร์? คุณกำลังทำอะไรอยู่ และทำไมคุณถึงต้องการสปอนเซอร์? คุณควรจะสามารถตอบคำถามเหล่านี้ได้ทั้งหมดก่อนที่จะเขียนจดหมายสมัครงาน
- จดหมายสมัครจะต้องเขียนโดยเฉพาะและมีวัตถุประสงค์เฉพาะ การเขียนจดหมายไม่ชัดเจนหรือไม่รู้ว่าคุณต้องการอะไรและเพราะอะไร
- ค้นหาคำตอบว่าทำไมคุณต้องวางแผน การสมัครเป็นผู้สนับสนุนที่ส่งมาเพราะต้องการบรรลุเป้าหมายหรือความฝันมักจะทำได้ง่ายกว่า พยายามปลูกฝังความเชื่อว่าทำไมบางคนถึงต้องการสนับสนุนคุณโดยให้เวลาหรือเงินโดยอธิบายว่าความช่วยเหลือของเขาหรือเธอจะช่วยบุคคลหรือชุมชนได้อย่างไร
ขั้นตอนที่ 2 ทำรายชื่อบริษัท
ใครจะถูกย้ายไปสนับสนุนแผนของคุณ? เจ้าของบริษัทคนใดมีเหตุผลส่วนตัวในการสนับสนุนแผนของคุณหรือไม่? หรือมีองค์กรไม่แสวงผลกำไรที่ต้องการเป็นสปอนเซอร์เพราะมีภารกิจเหมือนกัน ใครเป็นผู้สนับสนุนกิจกรรมเดียวกันบ้าง? พยายามหาข้อมูลเพิ่มเติม
- จดชื่อบริษัทหรือบุคคลที่คุณรู้จักเป็นการส่วนตัว รวมทั้งคนที่คุณทำงานด้วย อย่าละเลยความสัมพันธ์ส่วนตัว
- อย่าดูถูกบริษัทขนาดเล็กหรือผู้ประกอบการที่ไม่มีร้านค้า บางทีพวกเขาต้องการให้ด้วย โปรดจำไว้ว่าคุณสามารถสำรวจบริษัทในท้องถิ่นได้ บริษัทในสภาพแวดล้อมใกล้เคียงมักจะเห็นความสัมพันธ์ที่สร้างขึ้นกับชุมชนว่าเป็นสิ่งที่มีประโยชน์
- หากคุณกำลังทำงานเป็นทีม ให้แบ่งบริษัทที่คุณระบุออกเป็นกลุ่ม จากนั้นให้สมาชิกแต่ละคนติดต่อบริษัทเพื่อให้ทุกคนดำเนินการตามแบบของตนเอง
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดสิ่งที่คุณกำลังมองหา
จดหมายสมัครสปอนเซอร์มีหลายรูปแบบ ตัดสินใจว่าคุณต้องการอะไรก่อนเขียนจดหมายสมัครงาน
- บริจาคเป็นเงินหรือสิ่งของก็ได้ การให้สิ่งของเป็นการบริจาค หมายถึง การให้สิ่งของหรือผลิตภัณฑ์ที่สามารถใช้ภายในงาน แทนที่จะให้เงินเพียงอย่างเดียว บางครั้งการบริจาคจะได้รับในรูปของการบริการไม่ใช่ในรูปของสินค้า
- บางทีคุณอาจต้องการอาสาสมัคร ไม่ใช่ผลิตภัณฑ์ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด จงเจาะจงเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 4 ตัดสินใจเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการเสนอ
ในจดหมายสมัครสปอนเซอร์ คุณสามารถเสนอการสนับสนุนได้หลากหลายรูปแบบให้เลือก การทำเช่นนี้ทำให้คุณมีตัวเลือกสำหรับทั้งบริษัทขนาดเล็กและขนาดใหญ่ในการสนับสนุนตามวิธีการของพวกเขา
- กำหนดจำนวนเงินสนับสนุนและผลประโยชน์ คุณต้องอธิบายว่าพวกเขาจะได้รับผลประโยชน์อะไรบ้างตามจำนวนการสนับสนุนที่ให้ไว้ ผู้ที่ให้มากขึ้นควรได้รับประโยชน์มากขึ้น
- คุณอาจเสนอโฆษณา ประกาศสาธารณะเกี่ยวกับบริษัทหรือผู้สนับสนุน และโลโก้บนเว็บไซต์หรือในเอกสาร/โปรแกรมส่งเสริมการขาย
ขั้นตอนที่ 5. กำหนดชื่อผู้ที่จะได้รับจดหมาย
อย่าส่งจดหมายที่ส่งถึงโดยทั่วไปโดยเขียนว่า "ถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง" เพราะมันดูไม่ค่อยเป็นส่วนตัว
- โดยปกติ จดหมายนี้ควรส่งถึงบุคคลที่รับผิดชอบแผนกบุคคลหรือกรรมการผู้จัดการ ลองโทรหาบริษัทหรือดูเว็บไซต์ว่าใครมีหน้าที่สนับสนุน อย่าเดาอีกเลยในเรื่องนี้ หากต้องการประสบความสำเร็จ จดหมายสมัครสปอนเซอร์ต้องส่งถึงบุคคลที่เหมาะสม เขียนชื่อและชื่อเรื่องด้วยตัวสะกดที่ถูกต้อง
- นอกจากนี้ ให้ค้นหาด้วยว่าบริษัท/องค์กรนี้มีนโยบายการบริจาคหรือไม่ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเสียเวลาและคุณสามารถยื่นคำร้องตามนโยบายของบริษัทได้
ส่วนที่ 2 จาก 3: การทำความเข้าใจรูปแบบตัวอักษร
ขั้นตอนที่ 1 ศึกษาตัวอย่างจดหมายสมัครสปอนเซอร์
คุณสามารถดูตัวอย่างจดหมายนี้ได้ทางอินเทอร์เน็ต จดหมายบางฉบับได้รับเงินแล้ว แต่บางฉบับก็ฟรี อ่านตัวอย่างเหล่านี้เพื่อให้เข้าใจรูปแบบและเนื้อหา
- อย่างไรก็ตาม อย่าคัดลอกจดหมายตัวอย่างทั้งหมด พยายามจัดเรียงคำด้วยตัวเองเพื่อให้จดหมายของคุณดูเป็นส่วนตัวและอ่านง่าย
- ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณรู้ว่าผู้อำนวยการของบริษัทมีภูมิหลังเกี่ยวกับแผนของคุณ ให้เขียนจดหมายส่วนตัวถึงเขา พยายามค้นหาภูมิหลังของบุคคลหรือบริษัทที่คุณเขียนถึงและจัดโครงสร้างเนื้อหาเพื่อให้ดูเหมือนเป็นส่วนตัวมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 2 เลือกรูปแบบภาษาที่เหมาะสมตามผู้ฟัง
อย่างไรก็ตาม คุณควรเขียนจดหมายสมัครงานแบบมืออาชีพ และอย่าใช้คำที่ใช้ในการสนทนาในชีวิตประจำวัน
- เขียนจดหมายลงบนกระดาษด้วยหัวจดหมายที่มีโลโก้ของคุณและชื่อองค์กรของคุณ วิธีนี้จะทำให้ใบสมัครของคุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น หากคุณกำลังสมัครสปอนเซอร์สำหรับตัวคุณเอง ให้สร้างหัวจดหมายที่มีชื่อของคุณในแบบอักษรที่เหมาะสมเพื่อให้ฟังดูเป็นมืออาชีพ
- หากคุณกำลังเขียนจดหมายสำหรับบริษัทหรือองค์กร ยิ่งเป็นทางการยิ่งดี หากส่งถึงสมาชิกในครอบครัวหรือเพื่อน ให้เขียนจดหมายที่ไม่เป็นทางการเกินไป แต่ไม่ธรรมดาเกินไปจนฟังดูหยาบคาย การสมัครเป็นผู้สนับสนุนที่ส่งผ่านที่อยู่อีเมลที่ไม่เป็นทางการมักไม่ค่อยประสบผลสำเร็จ
ขั้นตอนที่ 3 ใช้รูปแบบจดหมายธุรกิจมาตรฐาน
จดหมายสมัครสปอนเซอร์ต้องใช้รูปแบบจดหมายธุรกิจ ใช้ตัวอักษรที่เหมาะสมเพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพ
- เริ่มเขียนจดหมายโดยระบุวันที่ ชื่อผู้สนับสนุน และที่อยู่
- ข้ามบรรทัดว่าง แล้วเขียนว่า Dear (ชื่อ) และลงท้ายด้วยเครื่องหมายจุลภาค
- เขียนจดหมายสั้นๆ. การเขียนจดหมายสมัครสปอนเซอร์สำหรับหนึ่งหน้าก็เพียงพอแล้วเพื่อไม่ให้ใช้เวลามากเกินไปของผู้อ่าน คนที่ย้ายออกจะให้เวลาคุณอ่านจดหมายของคุณสักครู่ ดังนั้น เขียนจดหมายสั้นๆ และชัดเจนในหน้าเดียว
- ส่งจดหมายทางไปรษณีย์หรือบริการจัดส่งเนื่องจากคำขอที่ส่งทางอีเมลดูเหมือนไม่สำคัญ
ขั้นตอนที่ 4 จบจดหมายด้วยข้อความขอบคุณ
ท้ายจดหมายขอบคุณที่ให้ความสนใจ ข้ามหนึ่งบรรทัดที่ส่วนท้ายของย่อหน้าและเว้นช่องว่างสำหรับลายเซ็นของคุณ
- ปิดท้ายจดหมายด้วยการทักทายอย่างมืออาชีพและให้เกียรติ เช่น ขอแสดงความนับถือ/ฉัน เขียนชื่อและชื่อเรื่องของคุณแล้วเซ็นชื่อ
- ติดวัสดุอื่นๆ ส่งแผ่นพับพร้อมกับจดหมายเพื่อให้ภาพรวมของกิจกรรมหรือบริษัทของคุณ สิ่งนี้สามารถเพิ่มความน่าเชื่อถือของคุณและทำให้ผู้รับรู้สึกสบายใจที่จะสนับสนุนคุณมากขึ้น
- หากองค์กรของคุณได้รับการคุ้มครอง ให้รวมบทความหรือข่าวเกี่ยวกับสิ่งที่คุณได้ทำลงไปด้วย
ส่วนที่ 3 ของ 3: การปรับแต่งเนื้อหาของจดหมาย
ขั้นตอนที่ 1 เขียนบทนำที่ดี
ในย่อหน้าเริ่มต้นของจดหมาย คุณควรแนะนำตัวเอง ชื่อบริษัท และอธิบายแผนการของคุณโดยเฉพาะ อย่าเขียนสิ่งที่ไม่จำเป็นเพื่อให้ผู้อ่านรู้สึกสนใจเนื้อหาในจดหมายของคุณทันที
- อย่าทึกทักเอาเองว่าคนอื่นรู้อยู่แล้วว่าคุณเป็นใครหรือองค์กรของคุณทำอะไร ให้คำอธิบายเกี่ยวกับบริษัท (หากจ่าหน้าถึงบริษัท) หรือเกี่ยวกับตัวคุณ (หากจ่าหน้าถึงใครบางคน) ตัวอย่างเช่น _ เป็นองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรที่มุ่งมั่นที่จะฟื้นฟู _ เป็นต้น
- เน้นความสำเร็จที่คุณต้องแสดงให้เห็นว่าไม่มีความเสี่ยงในการเป็นสปอนเซอร์ อธิบายว่าคุณจะใช้เงินจากผู้สนับสนุนอย่างไรโดยเฉพาะ
- ในวรรคสองหรือวรรคแรก คุณควรสมัครทันทีและอธิบายว่าทำไมคุณถึงถาม
ขั้นตอนที่ 2 เขียนประโยชน์ของการเป็นสปอนเซอร์
ในการเป็นสปอนเซอร์ คุณต้องสามารถโน้มน้าวบริษัทหรือบุคคลถึงผลประโยชน์ที่พวกเขาจะได้รับจากการสปอนเซอร์ ดังนั้น ให้อธิบายตรงกลางจดหมายว่าประโยชน์สำหรับพวกเขาคืออะไร ไม่ใช่สำหรับคุณ
- ตัวอย่าง: อธิบายว่าประโยชน์ของการเป็นสปอนเซอร์คือการได้รับการประชาสัมพันธ์ที่ดี เจาะจงมากขึ้น: กิจกรรมนี้จะครอบคลุมโดยทีวีหรือไม่ จะมากี่คน มีแขกวีไอพีไหม? หากมีบริษัทขนาดใหญ่หรือคู่แข่งรายอื่นสนับสนุน บริษัทเหล่านั้นจะถูกจดทะเบียนด้วยหรือไม่?
- ให้ทางเลือก บริษัทหรือผู้ที่ต้องการเป็นสปอนเซอร์มักจะชอบหากมีตัวเลือกที่เหมาะสมกับความต้องการหรืองบประมาณของพวกเขา
ขั้นตอนที่ 3 จัดเตรียมหลักฐานสนับสนุนที่น่าสนใจ
รวมตัวเลขบางอย่าง เช่น จำนวนผู้ชมหรือข้อมูลประชากรที่พวกเขาสามารถเข้าถึงได้
- นอกจากนี้ อย่าลืมพูดถึงผลกระทบทางอารมณ์ของการสนับสนุน ตัวอย่างเช่น เรื่องสั้นเกี่ยวกับคนที่จะได้รับความช่วยเหลือสามารถมีอิทธิพลมาก
- อธิบายว่าคุณรู้จักสปอนเซอร์ได้อย่างไร บางทีผู้สนับสนุนจะได้รับบูธฟรีระหว่างงานเพื่อเป็นการตอบแทนการสนับสนุน
- ให้ข้อมูลสำคัญที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจเกี่ยวกับการสนับสนุนนี้ อย่าลืมใส่ข้อมูลติดต่อของคุณและวันที่ได้รับการตอบกลับที่คุณต้องการ แนบซองจดหมายเปล่าที่ประทับตราพร้อมที่อยู่ของคุณเองเพื่อให้ผู้สนับสนุนส่งคำตอบได้ง่ายขึ้น
- ถามผู้สนับสนุนว่าพวกเขาต้องการการยอมรับอะไร ตัวอย่างเช่น พวกเขาต้องการให้ชื่อของพวกเขาเป็นอย่างไรและต้องการให้เป็นที่รู้จักหรือไม่? ถาม เสนอโอกาส และอย่าคิดไปเอง
ขั้นตอนที่ 4 อธิบายเบื้องหลังของกิจกรรมนี้
คุณต้องอธิบายกิจกรรมที่เป็นรูปธรรมโดยละเอียดเพื่อสนับสนุนองค์กรและกิจกรรมที่คุณต้องการดำเนินการ
- ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเขียนจดหมายขอการสนับสนุนสำหรับองค์กรการกุศล ให้อธิบายภูมิหลังให้ผู้ระดมทุนทราบ เช่น เมื่อองค์กรของคุณก่อตั้งขึ้น ใครเป็นผู้รับผิดชอบในเรื่องนี้ ผู้ที่ได้รับทุน และรางวัลหรือความสำเร็จใดๆ ที่ ได้รับความสำเร็จ
- แสดงว่าอย่าเพิ่งพูด อย่าเพิ่งพูดถึงกลุ่มหรือกิจกรรมที่ดีหรือควรค่าแก่การสนับสนุน ให้รายละเอียดหลักฐานสนับสนุนที่สามารถโน้มน้าวใจว่ากลุ่มหรือกิจกรรมนี้ดีจริง ๆ และสมควรได้รับการสนับสนุน หลักฐานมักจะโน้มน้าวใจมากกว่าขั้นสูงสุด
ขั้นตอนที่ 5. ติดตามผลเป็นการส่วนตัว
การส่งจดหมายไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัว แม้ว่าจะเป็นความคิดที่ดีที่จะส่งจดหมายสมัครเป็นผู้สนับสนุน แต่คุณต้องติดตามจดหมายฉบับนี้เป็นการส่วนตัว
- ลองโทรหรือมาด้วยตนเอง หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับภายใน 10 วัน อย่างไรก็ตาม พึงระลึกไว้เสมอว่ากรรมการหลายคนยุ่งมากและจะพบว่ามันน่ารำคาญ เราขอแนะนำให้คุณทำการนัดหมายหรือโทรนัดล่วงหน้า
- แสดงว่าคุณมีความสุขมากกับแผนกิจกรรมนี้ หลีกเลี่ยงการพูดคุยเชิงลบ อย่าทำเหมือนว่าคุณกำลังขอทานหรือกระตุ้นความรู้สึกผิดเพื่อนำพวกเขาไปบริจาค
- หากคำตอบคือ “อาจจะ” อย่าลังเลที่จะติดตาม อย่ารีบเร่งหรือหักโหมจนเกินไปเพราะอาจทำให้เสียสมาธิได้
- อย่าคาดหวังมากเกินไป อย่าคิดว่าพวกเขาจะเชิญคุณเข้าร่วมการประชุมหรือต้องการเป็นผู้สนับสนุน ขอบคุณที่ให้ความสนใจ
- ส่งการ์ดขอบคุณหากคำขอของคุณได้รับ
ขั้นตอนที่ 6 ตรวจสอบอีเมลของคุณ
โอกาสในการได้รับผู้สนับสนุนจะหายไปถ้าคุณไม่ตรวจสอบจดหมายที่คุณกำลังจะส่ง จดหมายที่มีการสะกดผิดหรือข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์จำนวนมากไม่ใช่จดหมายที่เป็นมืออาชีพ ทำไมคุณถึงใส่ชื่อของบุคคล/บริษัทในกิจกรรมที่ไม่ได้เตรียมการอย่างมืออาชีพ?
- ตรวจสอบเครื่องหมายวรรคตอน หลายคนไม่ทราบวิธีใช้เครื่องหมายจุลภาคหรือเครื่องหมายวรรคตอนอื่นๆ อย่างถูกต้อง สิ่งเล็กๆ น้อยๆ เช่นนี้มีความสำคัญมากที่นี่
- พิมพ์จดหมาย ปล่อยทิ้งไว้ แล้วอ่านในอีกไม่กี่ชั่วโมงต่อมา บางครั้งสายตาของเราก็วางใจที่จะเขียนบนหน้าจอคอมพิวเตอร์จนมองข้ามการสะกดผิดได้ง่าย
- ส่งจดหมายในซองที่ดูเป็นมืออาชีพพร้อมค่าไปรษณีย์ที่เพียงพอหรือใช้บริการจัดส่งที่ดี
ขั้นตอนที่ 7 ตัวอย่างจดหมาย:
หัวจดหมาย (ถ้ามี) วันที่:_
ที่อยู่: _
_
_
ที่รัก. สุภาพสตรีและสุภาพบุรุษ _
เมื่อเร็ว ๆ นี้ ฉันได้รับเชิญให้เข้าร่วมประกวดนางงามโลก ซึ่งจะจัดขึ้นที่สหรัฐอเมริกาในปี 2559 ปัจจุบัน ฉันได้รับเลือกให้เป็นปูเตรี อินโดนีเซีย และต้องการเข้าร่วมการประกวดระดับนานาชาติในปีหน้า
โดยจดหมายฉบับนี้อนุญาตให้ฉันสมัครสปอนเซอร์เพื่อที่ฉันจะได้เข้าร่วมการแข่งขันกับผู้เข้าแข่งขันกว่า 100 คนจากหลากหลายประเทศ งานนี้จะมีการถ่ายทอดสดในต่างประเทศและคาดว่าจะดึงดูดผู้คนได้ 300,000 คน ชื่อของผู้สนับสนุนจะปรากฏในการประกวดครั้งนี้และบนเว็บไซต์ของผู้จัดประกวด
สามารถให้การสนับสนุนด้านเงินทุนได้ตามตัวเลือกต่อไปนี้:
Rp_ – ชื่อ คำอธิบาย และโลโก้
Rp_ – ชื่อและคำอธิบาย
Rp_ – ชื่อและโลโก้
Rp_ – ชื่อ
หากคุณยินดีเป็นสปอนเซอร์ ฉันรอข่าวไม่ช้ากว่า _
ขอขอบคุณที่ให้ความสนใจกับแอปพลิเคชันนี้
ขอแสดงความนับถือ
ลายเซ็น
ชื่อเต็ม
เคล็ดลับ
- ร้องขออย่างสุภาพไม่เรียกร้อง
- ค้นหาข้อมูลใคร ผู้มีอำนาจตัดสินใจ ซึ่งคุณสามารถโทรหาได้ แทนที่จะเป็นเลขานุการหรือบุคคลที่สาม
- พิมพ์จดหมายของคุณ เว้นแต่ลายมือของคุณจะสวยมาก เพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น
- พิมพ์ตัวอักษรบนกระดาษคุณภาพสูงเพื่อผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้น
- บริษัทมักถูกขอให้เป็นสปอนเซอร์ ดังนั้น ให้อธิบายว่าทำไมบริษัทใดบริษัทหนึ่งจึงเหมาะสมที่จะสนับสนุนกิจกรรมของคุณ
- แนบแบบฟอร์มการสนับสนุนเพื่อให้บุคคลในบริษัทที่คุณส่งจดหมายสามารถกรอกได้
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีการเขียนจดหมาย
- เขียน เขียน จดหมายของผู้อ่าน