เมื่อต้องการย้ายรายการหรือตารางข้อมูลจาก Word ไปยัง Excel คุณไม่จำเป็นต้องย้ายข้อมูลแต่ละส่วนไปยังเซลล์ของสเปรดชีต Excel (เวิร์กชีต) คุณสามารถจัดรูปแบบเอกสารของคุณอย่างถูกต้องใน Word จากนั้นนำเข้าเอกสารทั้งหมดไปยัง Excel ได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การแปลงรายการ
ขั้นตอนที่ 1 ทำความเข้าใจว่าเอกสาร Word จะถูกแปลงอย่างไร
ในการนำเข้าเอกสารไปยัง Excel จะใช้อักขระบางตัวเพื่อกำหนดว่าข้อมูลใดที่จะเข้าสู่เซลล์ในเวิร์กชีต Excel คุณสามารถควบคุมลักษณะที่ปรากฏของเวิร์กชีตและลดจำนวนการจัดรูปแบบด้วยตนเองที่ต้องทำได้ด้วยการทำตามขั้นตอนการจัดรูปแบบสองสามขั้นตอนก่อนนำเข้า สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณกำลังนำเข้ารายการยาวจากเอกสาร Word ลงใน Excel
วิธีนี้ใช้ได้ผลดีที่สุดเมื่อมีข้อมูลหลายรายการในรายการ โดยแต่ละรายการมีรูปแบบคล้ายกัน (รายการที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล ฯลฯ)
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบในเอกสาร
ก่อนเริ่มกระบวนการแปลง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละรายการมีรูปแบบเดียวกัน คุณต้องแก้ไขข้อผิดพลาดเครื่องหมายวรรคตอนหรือจัดเรียงรายการที่ไม่ตรงกันใหม่ เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการถ่ายโอนข้อมูลทำงานได้อย่างราบรื่น
ขั้นตอนที่ 3 แสดงอักขระการจัดรูปแบบในเอกสาร Word
ด้วยการแสดงอักขระรูปแบบที่ซ่อนอยู่ตามปกติ คุณสามารถกำหนดวิธีที่ดีที่สุดในการแยกแต่ละรายการ คุณสามารถแสดงอักขระการจัดรูปแบบได้โดยคลิกปุ่มแสดง/ซ่อนเครื่องหมายย่อหน้าบนแท็บหน้าแรก หรือโดยกด Ctrl+⇧ Shift+*
รายการส่วนใหญ่มีเครื่องหมายย่อหน้าที่ท้ายแต่ละบรรทัด หรือท้ายบรรทัด หรือในบรรทัดว่างระหว่างรายการ คุณจะใช้เครื่องหมายนี้เพื่อป้อนอักขระที่แตกต่างของเซลล์ใน Excel
ขั้นตอนที่ 4 แทนที่เครื่องหมายย่อหน้าระหว่างรายการเพื่อลบช่องว่างพิเศษ
Excel จะใช้ช่องว่างระหว่างรายการเพื่อกำหนดแถว แต่คุณควรลบออก ณ จุดนี้เพื่อช่วยในกระบวนการจัดรูปแบบ ไม่ต้องกังวล คุณจะเพิ่มกลับเร็วๆ นี้ ขั้นตอนนี้ทำงานได้ดีที่สุดถ้าคุณมีเครื่องหมายย่อหน้าที่ท้ายรายการและหนึ่งเครื่องหมายในช่องว่างระหว่างรายการ (ช่องว่างสองช่องติดต่อกัน)
- กด Ctrl+H เพื่อเปิดหน้าต่างค้นหาและแทนที่
- พิมพ์ ^p ^p ในช่องค้นหา นี่คือรหัสสำหรับเครื่องหมายย่อหน้าสองย่อหน้าติดต่อกัน หากแต่ละรายการเป็นบรรทัดเดียวและไม่มีบรรทัดว่างอยู่ระหว่างนั้น ให้ใช้ ^p เพียงอันเดียว
- ป้อนอักขระตัวคั่นลงในช่องแทนที่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอักขระนี้ไม่ใช่อักขระในเอกสาร เช่น ~
- คลิกแทนที่ทั้งหมด คุณจะสังเกตเห็นว่ารายการเหล่านี้รวมกัน แต่ปล่อยให้อยู่คนเดียวตราบใดที่ตัวคั่นอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง (ระหว่างแต่ละรายการ)
ขั้นตอนที่ 5 แยกแต่ละรายการออกเป็นคอลัมน์แยกกัน
ตอนนี้รายการปรากฏในบรรทัดแยกกัน คุณต้องระบุข้อมูลที่จะปรากฏในแต่ละคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น หากแต่ละรายการในบรรทัดแรกเป็นชื่อ ในบรรทัดที่สองคือที่อยู่ และในบรรทัดที่สามคือประเทศและรหัสไปรษณีย์ ให้ทำดังนี้:
- กด Ctrl+H เพื่อเปิดหน้าต่างค้นหาและแทนที่
- ลบเครื่องหมาย ^p อันใดอันหนึ่งในช่องค้นหา
- แทนที่อักขระในฟิลด์ Replace ด้วยเครื่องหมายจุลภาค,.
- คลิกแทนที่ทั้งหมด การดำเนินการนี้จะแทนที่สัญลักษณ์ย่อหน้าที่เหลือด้วยตัวคั่นจุลภาค ซึ่งจะแยกแต่ละบรรทัดออกเป็นคอลัมน์
ขั้นตอนที่ 6 เปลี่ยนอักขระตัวคั่นเพื่อสิ้นสุดกระบวนการจัดรูปแบบ
หลังจากที่คุณเสร็จสิ้นขั้นตอนการค้นหาและแทนที่ทั้งสองขั้นตอนข้างต้นแล้ว รายการจะไม่ดูเหมือนรายการอีกต่อไป ข้อมูลทั้งหมดจะอยู่ในบรรทัดเดียวกันและมีเครื่องหมายจุลภาคคั่นระหว่างข้อมูลแต่ละส่วน ขั้นตอน ค้นหาและแทนที่ จะส่งคืนข้อมูลกลับเข้าสู่ฟอร์มรายการ แต่ยังคงมีเครื่องหมายจุลภาคที่กำหนดคอลัมน์
- กด Ctrl+H เพื่อเปิดหน้าต่างค้นหาและแทนที่
- ป้อน ~ (หรืออักขระใดก็ตามที่คุณเลือกไว้ที่จุดเริ่มต้น) ลงในช่องค้นหา
- ป้อน ^p ลงในช่องแทนที่
- คลิกแทนที่ทั้งหมด การดำเนินการนี้จะทำให้รายการทั้งหมดกลับเข้าสู่แต่ละกลุ่มโดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค
ขั้นตอนที่ 7 บันทึกไฟล์เป็นไฟล์ข้อความธรรมดา
รูปแบบรายการเสร็จสมบูรณ์ และคุณสามารถบันทึกเอกสารนี้เป็นไฟล์ข้อความได้ สิ่งนี้ทำเพื่อให้ Excel สามารถอ่านและแยกวิเคราะห์ข้อมูลของคุณเพื่อให้ปรากฏในคอลัมน์ที่ถูกต้อง
- คลิกแท็บ ไฟล์ และเลือก บันทึกเป็น
- คลิกเมนูแบบเลื่อนลงบันทึกเป็นประเภท แล้วเลือกข้อความธรรมดา
- ตั้งชื่อไฟล์แล้วคลิกบันทึก
- หากหน้าต่างการแปลงไฟล์ปรากฏขึ้น ให้คลิก   ตกลง;.
ขั้นตอนที่ 8 เปิดไฟล์ใน Excel
เนื่องจากไฟล์ถูกบันทึกเป็นข้อความธรรมดา คุณจึงสามารถเปิดไฟล์ใน Excel ได้
- คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วเลือก เปิด
- คลิกเมนูแบบเลื่อนลง Excel All Files และเลือก Text Files
- คลิก ถัดไป > ในหน้าต่างตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ
- เลือกจุลภาคในรายการตัวคั่น คุณสามารถดูวิธีการแยกรายการในตัวอย่างที่ด้านล่าง คลิกถัดไป >
- เลือกรูปแบบข้อมูลสำหรับแต่ละคอลัมน์ จากนั้นคลิก เสร็จสิ้น
วิธีที่ 2 จาก 2: การแปลงตาราง
ขั้นตอนที่ 1 สร้างตารางใน Word แล้วป้อนข้อมูลลงในตาราง
สำหรับรายการข้อมูลใน Word คุณสามารถแปลงเป็นรูปแบบตารางแล้วคัดลอกตารางไปยัง Excel หากข้อมูลของคุณอยู่ในรูปแบบตารางอยู่แล้ว ให้ข้ามไปยังขั้นตอนถัดไป
- เลือกข้อความทั้งหมดที่จะแปลงเป็นตาราง
- คลิกแท็บ แทรก แล้วคลิกปุ่ม ตาราง
- เลือกแปลงข้อความเป็นตาราง
- ป้อนจำนวนแถวต่อแถวของข้อมูลในคอลัมน์จำนวนคอลัมน์ หากมีแถวว่างระหว่างข้อมูลแต่ละแถว ให้เพิ่มหนึ่งแถวลงในผลรวมของคอลัมน์
- คลิก   ตกลง;.
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบรูปแบบตาราง
Word จะสร้างตารางตามการตั้งค่าของคุณ ตรวจสอบว่าตารางถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 3 คลิกปุ่ม + เล็กๆ ที่ปรากฏที่มุมซ้ายบนของตาราง
ปุ่มนี้จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณวางเมาส์เหนือตาราง การคลิกปุ่มนี้จะเลือกข้อมูลทั้งหมดในตาราง
ขั้นตอนที่ 4. กด
Ctrl+C เพื่อคัดลอกข้อมูล คุณยังสามารถคลิกปุ่มคัดลอกบนแท็บหน้าแรกได้อีกด้วย
ขั้นตอนที่ 5. เปิด Excel
เมื่อคัดลอกข้อมูลแล้ว คุณสามารถเปิด Excel ได้ ถ้าคุณต้องการวางข้อมูลในเวิร์กชีตที่มีอยู่ ให้เปิดเวิร์กชีต วางเคอร์เซอร์ในเซลล์ที่คุณต้องการให้เป็นเซลล์ด้านซ้ายบนของตาราง
ขั้นตอนที่ 6. กด
Ctrl+V เพื่อวางข้อมูล
แต่ละเซลล์จากตาราง Word จะถูกวางลงในเซลล์ที่แยกจากกันในเวิร์กชีต Excel
ขั้นตอนที่ 7 แยกคอลัมน์ที่เหลือ
อาจมีการจัดรูปแบบเพิ่มเติมบางอย่างที่คุณต้องทำ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลที่คุณกำลังนำเข้า ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณนำเข้าที่อยู่เมือง รหัสประเทศ และรหัสไปรษณีย์ที่อยู่ในเซลล์เดียว คุณจะสามารถแยกข้อมูลเหล่านั้นใน Excel ได้โดยอัตโนมัติ
- คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ที่คุณต้องการแยก ขั้นตอนนี้จะเลือกทั้งคอลัมน์
- เลือกแท็บข้อมูลแล้วคลิกปุ่มข้อความเป็นคอลัมน์
- คลิกถัดไป > จากนั้นเลือกจุลภาคในคอลัมน์ตัวคั่น หากคุณใช้ตัวอย่างข้างต้น ขั้นตอนนี้จะแยกเมืองออกจากรหัสประเทศและรหัสไปรษณีย์
- คลิก เสร็จสิ้น เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
- เลือกคอลัมน์ที่ยังต้องแบ่ง จากนั้นทำขั้นตอนนี้ซ้ำ เลือก Space และไม่ใช่เครื่องหมายจุลภาคเป็นตัวคั่น ขั้นตอนนี้จะแยกรหัสประเทศออกจากรหัสไปรษณีย์
