ไม่ว่าคุณจะอยู่ในธุรกิจประเภทใด การขอบคุณลูกค้าเป็นวิธีที่แน่นอนในการเสริมสร้างความสัมพันธ์และทำให้พวกเขากลับมาอีก จดหมายขอบคุณทุกฉบับที่คุณเขียนควรมีเอกลักษณ์เฉพาะ ไม่มีตัวอย่างที่แน่นอน แต่มีแนวทางที่สามารถช่วยให้คุณดำเนินการได้ตรงประเด็น หากคุณต้องการทราบวิธีการเขียนจดหมายขอบคุณเพื่อแสดงความขอบคุณต่อลูกค้า โปรดอ่านบทความนี้ต่อไป
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเขียนจดหมาย
ขั้นตอนที่ 1 เขียนชื่อลูกค้าให้ถูกต้องในส่วนเปิด
จากการศึกษาจำนวนมากพบว่าข้อความถึงลูกค้าส่วนใหญ่จะไม่ได้ผลหากสะกดชื่อลูกค้าไม่ถูกต้อง อย่าลืมเขียนชื่อลูกค้าที่ด้านบนของจดหมายขอบคุณตามตัวสะกดที่ลูกค้าเขียนสำหรับชื่อของเขา
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดเหตุผลในการส่งบันทึกขอบคุณ
ให้ชัดเจนที่สุด เป็นเรื่องปกติที่จะพูดอะไรทั่วไป เช่น "ขอบคุณสำหรับการช็อปปิ้ง" แต่ควรระบุว่าลูกค้าซื้ออะไรและจัดส่งอย่างไร สิ่งนี้เตือนให้ลูกค้านึกถึงความสัมพันธ์อันเป็นเอกลักษณ์กับร้านค้าของคุณ
- นี่เป็นโอกาสของคุณที่จะขอบคุณอย่างจริงใจ การเพิ่มคำพูดสองสามข้อเกี่ยวกับการสนทนาของคุณกับลูกค้าก็สามารถทำได้
- พยายามอย่าพูดซ้ำในจดหมายทุกฉบับให้มากที่สุด มิฉะนั้นจะทำให้ดูเหมือนคำขอบคุณที่ส่งถึงทุกคน
ขั้นตอนที่ 3 รวมคำถามคำติชม
จดหมายขอบคุณเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการถามคำถามเพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้ารู้สึกว่าได้รับการบริการอย่างดี การติดตามผลที่ดีมักจะทำให้ลูกค้ากลับมาใช้บริการอีก ซึ่งสิ่งนี้เป็นผลดีต่อธุรกิจของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องโต้ตอบกับสิ่งนี้มากเกินไป แต่การเอาใจใส่ความต้องการของลูกค้าเป็นส่วนสำคัญของบริการ
- แสดงความคาดหวังของคุณว่าลูกค้าจะชอบสินค้าที่ซื้อ และคุณพร้อมที่จะให้บริการหากพวกเขามีคำถามหรือข้อร้องเรียน
- ถามว่ามีอะไรที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้ลูกค้ารู้สึกพึงพอใจมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 รวมแบรนด์ผลิตภัณฑ์ของคุณ
ทางที่ดีควรพิมพ์ชื่อบริษัท โลโก้ หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับตราสินค้าของคุณบนสเตชันเนอรี สิ่งนี้มีประโยชน์ในการให้ภาพที่ดีของธุรกิจของคุณ
- หากคุณกำลังเขียนโน้ตขอบคุณบนการ์ด อย่าลืมระบุชื่อร้านค้าของคุณ
- หากใช้เครื่องเขียนของบริษัทที่มีโลโก้บริษัทพิมพ์อย่างชัดเจน ไม่จำเป็นต้องระบุชื่อร้านของคุณในจดหมาย
- หากส่งคำขอบคุณทางอีเมล ชื่อบริษัทและโลโก้จะต้องอยู่ภายใต้ลายเซ็นของคุณ
ขั้นตอนที่ 5. เลือกคำทักทายปิดที่ถูกต้อง
ส่วนนี้ควรสอดคล้องกับความสัมพันธ์ที่คุณมีกับลูกค้าและความประทับใจที่คุณต้องการสร้างให้กับธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่น "ด้วยความจริงใจ" บางครั้งอาจเป็นทางการเกินไปที่จะแทนที่ด้วย "คำทักทาย" หรือการแสดงออกที่ไม่เป็นทางการที่เหมาะสมอื่นๆ คำทักทายปิดท้ายอื่นๆ ที่มีสไตล์เฉพาะตัวแต่มักใช้ในโลกธุรกิจก็มักจะใช้เช่นกัน
ขั้นตอนที่ 6 ลงนามในจดหมายด้วยมือ
พยายามใส่ลายเซ็นบนจดหมายทุกฉบับเสมอ บริษัทขนาดใหญ่มักพบว่าการแสดงจดหมายที่ดูเป็นเรื่องส่วนตัวเป็นเรื่องยาก แม้แต่ลายเซ็นที่สร้างด้วยคอมพิวเตอร์ก็ยังดีกว่าชื่อที่พิมพ์ เพราะมันทำให้ดูเหมือนกับว่าจดหมายถูกส่งไปเป็นการส่วนตัว
ส่วนที่ 2 จาก 3: การใช้รูปแบบที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 1 อย่าถูกล่อลวงให้เน้นผลิตภัณฑ์ของคุณอีก
คุณกำลังเขียนขอบคุณลูกค้าที่ซื้อสินค้ากับคุณ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องโปรโมตอีกต่อไป สมมติว่าคุณประสบความสำเร็จในเรื่องนี้ ทำให้ลูกค้ารู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของบริษัท
- วลีเช่น “เราหวังว่าคุณจะซื้อสินค้าอีกครั้งในอนาคตอันใกล้” ล้วนเป็นเรื่องธรรมดาเกินไป กำจัดนิพจน์นี้ออกไปดีกว่า อย่าพูดในสิ่งที่คุณจะไม่พูดกับเพื่อนของคุณ
- อย่าพูดถึงข้อดีของสินค้า กำหนดการส่งเสริมการขาย หรือสิ่งอื่น ๆ ที่คล้ายกับโฆษณา
ขั้นตอนที่ 2. ส่งจดหมายโดยใช้ตราไปรษณียากร
แม้ว่าคุณจะส่งจดหมายหลายร้อยฉบับ แต่อย่าใช้ตราประทับการสมัครรับข้อมูลจะดีกว่า จะทำให้ลูกค้ารู้ว่าคุณส่งจดหมายขอบคุณจำนวนมาก และทำให้พวกเขารู้สึกพิเศษน้อยลง ความจริงก็คือจดหมายขอบคุณของคุณสามารถลงเอยด้วยจดหมายที่ไม่มีใครสังเกตเห็น
ขั้นตอนที่ 3 เขียนที่อยู่ด้วยลายมือทุกครั้งที่ทำได้
อีกครั้ง ยิ่งคุณมีความเป็นส่วนตัวกับจดหมายขอบคุณมากเท่าไร ก็ยิ่งสร้างความประทับใจมากขึ้นเท่านั้น เขียนเองไม่ได้ก็ให้คนอื่นเขียน แม้ว่าคุณจะไม่จดที่อยู่ แต่ลูกค้าก็จะประทับใจกับลายมือ
ขั้นตอนที่ 4 รวมรายละเอียดการติดต่อของคุณและเปิดรับการสื่อสาร
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่ของคุณระบุไว้ในจดหมาย และเชิญลูกค้าให้โทรติดต่อหากมีคำถามใดๆ หากพวกเขาโทรหาคุณ ให้เตรียมรับสายทันที
ส่วนที่ 3 จาก 3: การใช้รูปแบบที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 1 เขียนจดหมายด้วยมือ
การพิมพ์จดหมายในรูปแบบมาตรฐานให้ความรู้สึกเหมือนส่งโบรชัวร์ให้กับลูกค้า แทนที่จะทำให้ลูกค้ารู้สึกพิเศษและมีคุณค่า ลูกค้ากลับทำตรงกันข้ามและทำให้คนรู้สึกรำคาญ ลองเขียนโน้ตขอบคุณที่เป็นลายมือส่วนตัว
- หากคุณมีโน้ตขอบคุณจำนวนมากที่จะเขียน ให้ขอความช่วยเหลือจากเจ้าหน้าที่ สิ่งนี้ช่วยประหยัดเวลาได้จริงๆ
- หากคุณไม่สามารถเตรียมคำทักทายที่เขียนด้วยลายมือได้ คุณจะต้องหาวิธีทำให้จดหมายนี้เป็นส่วนตัวมากขึ้น อย่างน้อยที่สุดต้องระบุชื่อลูกค้าและลายเซ็นจริงของคุณในจดหมายทุกฉบับ
- ในบางกรณี คุณสามารถส่งจดหมายขอบคุณทางอีเมลแทนการส่งจดหมายได้ สามารถทำได้ถ้าคุณมีความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าอีเมลนั้นเขียนเป็นการส่วนตัวและจริงใจ หากมีโอกาสตีความอีเมลของคุณว่าเป็นโฆษณา ทางที่ดีควรส่งด้วยตนเอง
ขั้นตอนที่ 2 เลือกกระดาษเขียนจดหมายดีๆ เพื่อเขียนข้อความขอบคุณ
การ์ดอวยพรและกระดาษจดหมายสามารถใช้เขียนบันทึกขอบคุณในบรรยากาศทางธุรกิจได้ หากคุณมีข้อมูลเพียงเล็กน้อยที่จะเขียนถึง การ์ดอวยพรดีๆ ที่มีขายตามร้านเครื่องเขียนทั่วไปก็สามารถทำให้ลูกค้าของคุณรู้สึกพิเศษได้ มิฉะนั้น ให้ใช้กระดาษหนาอย่างดีพร้อมโลโก้บริษัทของคุณบนหัวจดหมาย
- หลีกเลี่ยงกระดาษประเภทปกติสำหรับเขียนบันทึกขอบคุณ
- เลือกการ์ดอวยพรที่เหมาะกับงานธุรกิจ หากธุรกิจของคุณมีเอกลักษณ์และเป็นกันเอง คุณสามารถใช้การ์ดสีสันสดใสที่สะท้อนถึงจิตวิญญาณของบริษัทคุณได้ อย่าเลือกการ์ดที่มีรูปภาพหรือข้อความที่เป็นส่วนตัวเกินไป
ขั้นตอนที่ 3 พิจารณาส่งของขวัญ
หากคุณต้องการแสดงความขอบคุณมากขึ้น คุณสามารถส่งของขวัญพร้อมคำทักทายเล็กๆ น้อยๆ ได้ ไม่จำเป็นต้องทำเสมอไป แต่สามารถจัดเตรียมไว้สำหรับลูกค้าคนพิเศษได้ ของขวัญควรมีขนาดเล็กและมีประโยชน์ จัดเตรียมรายการที่แสดงถึงบริษัทของคุณหรือสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องโดยสมบูรณ์แต่เหมาะสม
- ของขวัญชิ้นเล็กๆ เช่น ที่คั่นหนังสือ แม่เหล็ก ลูกอม เสื้อยืด หรือบัตรกำนัล
- รางวัลมีตั้งแต่ IDR 250,000 ถึง IDR 500,000 โปรดทราบว่าขณะนี้บางบริษัทมีกฎห้ามไม่ให้ของขวัญ