ในโลกดิจิทัลในปัจจุบัน การใช้อีเมลเพื่อขอการฝึกงานมีมากขึ้นเรื่อยๆ หากคุณเห็นประกาศตำแหน่งงานว่างในการฝึกงานหรือต้องการสอบถามเกี่ยวกับการฝึกงานที่เป็นไปได้ โปรดส่งอีเมลถึงผู้ติดต่อที่ระบุไว้ อย่าลืมเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการเหมือนกับการเขียนจดหมายธรรมดา ใช้คำทักทาย การปิด และไวยากรณ์ที่เหมาะสม ตรวจสอบอีเมลของคุณอีกครั้งและเตรียมพร้อมสำหรับการตอบกลับ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 4: การเตรียมเขียนอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 สร้างที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ
เมื่อส่งอีเมลธุรกิจ ให้ใช้ที่อยู่อีเมลที่ชัดเจนและเป็นมืออาชีพ หลีกเลี่ยงชื่อเล่นหรือสัญลักษณ์และตัวเลขที่ไม่จำเป็น สามารถใช้ชื่อต่าง ๆ ได้ ตัวอย่างเช่น สามารถใช้ [email protected] ได้
หากที่อยู่อีเมลปัจจุบันของคุณเชื่อมโยงกับโปรไฟล์โซเชียลมีเดียที่มีเนื้อหาที่ไม่เป็นมืออาชีพ ให้สร้างและใช้ที่อยู่อื่น ปรับการตั้งค่าส่วนบุคคลบนโซเชียลมีเดียด้วย
ขั้นตอนที่ 2. วิจัยบริษัท
ก่อนจะขอฝึกงาน หาข้อมูลบริษัทที่คุณต้องการทำงานด้วย เยี่ยมชมเว็บไซต์ อ่านบทความข่าวเกี่ยวกับบริษัท หากบริษัทของคุณมีคุณสมบัติที่สามารถเข้าถึงได้ เช่น โซเชียลมีเดีย ให้ใช้คุณสมบัติเหล่านั้นเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับคุณสมบัติเหล่านั้น ใช้ความรู้ของคุณในการเขียนจดหมาย นายจ้างที่คาดหวังให้คุณค่ากับผู้สมัครที่รู้บางสิ่งเกี่ยวกับบริษัทและสามารถแสดงความรู้นี้ในเชิงลึก
ขั้นตอนที่ 3 ค้นหาลิงค์ทั่วไป
เป็นประโยชน์ที่จะมีความสัมพันธ์ในบริษัท ใช้เครือข่ายโซเชียล เช่น LinkedIn และ Facebook เพื่อค้นหาคำสำคัญสำหรับบริษัทเหล่านี้ หากผู้ติดต่อที่บริษัทปรากฏขึ้น ให้ตรวจสอบตำแหน่งของพวกเขา ขอสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์หรือด้วยตนเองอย่างสุภาพ สอบถามเส้นทางการสมัครฝึกงาน
- ด้วย LinkedIn คุณสามารถดูผู้ติดต่ออื่นๆ จากคนที่คุณรู้จักซึ่งทำงานให้กับบริษัท อย่าลังเลที่จะขอให้ผู้ติดต่อที่คุณรู้จักเพื่อติดต่อกับผู้ติดต่อคนใดคนหนึ่งของพวกเขา อย่างไรก็ตาม ให้ทำเช่นนั้นด้วยความระมัดระวังและอย่าขอความช่วยเหลือจากบุคคลเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก
- มหาวิทยาลัยหลายแห่งมีฐานข้อมูลศิษย์เก่าออนไลน์ คุณสามารถค้นหาผู้ที่มีงานเฉพาะหรือสถานที่ทำงานผ่านไซต์เหล่านี้ ศิษย์เก่าที่ให้ข้อมูลติดต่อมักจะเปิดรับอีเมลหรือโทรศัพท์จากนักศึกษา
- เมื่อพูดถึงบริษัทกับผู้ติดต่อของคุณ ให้ระบุว่าคุณสนใจที่จะฝึกงาน ถามเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กร สภาพแวดล้อมในการทำงาน เป้าหมาย และอื่นๆ ของบริษัท
ขั้นตอนที่ 4 ค้นหาผู้รับ
การประกาศตำแหน่งงานว่างฝึกงานมีชื่อผู้ติดต่อหรือไม่? ถ้าใช่ ให้ใช้ชื่อและที่อยู่อีเมลของบุคคลนั้น หากรายชื่อผู้ติดต่อไม่อยู่ในรายชื่อ ให้ติดต่อบริษัทเพื่อสอบถามว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการว่าจ้างผู้ฝึกงาน หากไม่มีใครได้รับอนุญาต ให้ส่งอีเมลของคุณไปยังเจ้าหน้าที่อาวุโสในแผนกทรัพยากรบุคคลของบริษัท หากคุณพูดคุยกับใครก็ตามในบริษัท คุณสามารถพูดถึงสิ่งนี้ได้ในตอนต้นของอีเมล
หากคุณไม่พบชื่อพนักงานของบริษัท โปรดส่งอีเมลไปที่ "เรียน ท่าน/มาดาม"
ขั้นตอนที่ 5. เขียนชื่อเรื่องเฉพาะ
แน่นอน คุณต้องการให้อีเมลของคุณปรากฏในกล่องจดหมายที่มีปริมาณมาก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า “Company X Internship Application: Admiral” ถ้าเป็นไปได้ ให้ใช้หัวข้อเฉพาะตามที่นายจ้างร้องขอ
วิธีที่ 2 จาก 4: การเขียนย่อหน้าแรก
ขั้นตอนที่ 1 พูดชื่อผู้รับอีเมลอย่างเป็นทางการ
ในบรรทัดแรก ให้เริ่มอีเมลด้วย “Dear Dr/Mr/Mrs Smith” ขึ้นอยู่กับชื่อ ตำแหน่งงาน และเพศของผู้ติดต่อ อย่าเขียนว่า "สวัสดี แมรี่" หรือ "สวัสดี" ใช้วิธีการแบบเดียวกับที่คุณใช้ปกติในการเขียนจดหมายจากผู้เชี่ยวชาญ
หากคุณไม่สามารถระบุเพศของบุคคลได้ ให้ระบุชื่อเต็มของบุคคลนั้น เช่น เขียนว่า "Dear Romance Data"
ขั้นตอนที่ 2. แนะนำตัวเอง
ระบุชื่อและสถานะของคุณ (เช่น นักศึกษาชีววิทยาชั้นปีที่ 3 ของมหาวิทยาลัย X) ให้กับผู้รับอีเมล อธิบายว่าคุณได้รับข้อมูลการฝึกงานอย่างไร ไม่ว่าจะทางออนไลน์ ในหนังสือพิมพ์ หรือผ่านบุคคลที่ติดต่อ หากคุณมีผู้ติดต่อทั่วไป ให้อธิบายทันที ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า: [program director/my Professor/etc], [title and name] แนะนำให้ฉันติดต่อคุณ
ขั้นตอนที่ 3 ระบุความพร้อมของคุณ
อธิบายวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของการทำงาน และดูว่าวันที่เหล่านี้มีความยืดหยุ่นหรือไม่ ตัวอย่างเช่น หากคุณยินดีที่จะฝึกงานภาคฤดูร้อนและฝึกงานภาคฤดูร้อนแบบเต็มเวลา ให้อธิบายด้วย อธิบายจำนวนชั่วโมงต่อสัปดาห์ที่คุณสามารถทำงานได้
ขั้นตอนที่ 4 ระบุวัตถุประสงค์ของการฝึกงาน
คุณต้องการฝึกงานเพื่อสอบหลักสูตรหรือไม่? หากเป็นไปได้ ให้อธิบายว่าการแสวงหาโอกาสในการฝึกงานเป็นหลักเพื่อให้ได้ประสบการณ์และมีความยืดหยุ่นด้วยความรับผิดชอบในการทำงานและค่าตอบแทน เขียนทักษะที่คุณหวังว่าจะได้รับจากการฝึกงาน
ขั้นตอนที่ 5. อธิบายสิ่งที่คุณชื่นชมเกี่ยวกับบริษัท
อธิบายสิ่งที่คุณรู้หรือคิดเกี่ยวกับการประเมินองค์กรขององค์กร อย่าพูดถึงข่าวเชิงลบ ทำให้จดหมายของคุณเป็นบวก ตัวอย่างเช่น คุณอาจระบุว่า: [ชื่อบริษัท] มีชื่อเสียงโดดเด่น และฉันให้ความสำคัญกับความมุ่งมั่นของบริษัทนี้ในการ [งบประมาณฟรีสำหรับการดูแลสัตว์ที่ถูกทอดทิ้ง]
วิธีที่ 3 จาก 4: การเขียนย่อหน้าที่สอง
ขั้นตอนที่ 1 อภิปรายคุณสมบัติและประสบการณ์ของคุณ
อธิบายข้อมูลเกี่ยวกับรายวิชา ประสบการณ์การทำงานก่อนหน้านี้ และความสามารถที่เกี่ยวข้องในอีกไม่กี่ประโยค แสดงให้เห็นว่าความรู้ของคุณจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทอย่างไร รวมข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานและตำแหน่งอาสาสมัครและประสบการณ์เหล่านี้เตรียมคุณให้พร้อมสำหรับตำแหน่งเหล่านี้อย่างไร เน้นว่าคุณสามารถมีส่วนร่วมกับบริษัทได้อย่างไร นายจ้างที่มีศักยภาพจำเป็นต้องไว้วางใจว่าคุณสามารถจัดการงานที่ได้รับมอบหมายได้
- อธิบายประสบการณ์การทำงานด้วยกริยาที่แข็งแกร่ง แทนที่จะเขียนว่า: “ฉันเป็นนักศึกษาฝึกงานด้านการตลาดมาสองปีแล้ว” อธิบาย “ในฐานะนักศึกษาฝึกงานด้านการตลาด ฉันสร้างเนื้อหาใหม่ ออกแบบโบรชัวร์ดิจิทัลและพิมพ์ และจัดการโซเชียลมีเดียสำหรับธุรกิจที่มีพนักงาน 50 คน
- ทักษะสามารถจัดการกับโซเชียลมีเดีย การจัดงาน หรือสิ่งอื่น ๆ ได้หลากหลาย
ขั้นตอนที่ 2 ระบุความสำเร็จทางวิชาการหรือนอกหลักสูตร
เขียนคุณสมบัติทางวิชาการของคุณ หากคุณเคยมีบทบาทเป็นผู้นำ ให้อธิบายภาระหน้าที่และ/หรือความสำเร็จของคุณ คุณเคยเป็นประธานคณะกรรมการหรือไม่? คุณเคยเป็นผู้นำทีมหรือไม่? พูดสั้น ๆ เพื่อที่คุณจะได้ไม่เสียความสนใจจากผู้อ่านอีเมลของคุณ
แทนที่จะใช้คำคุณศัพท์เพื่ออธิบายตัวเอง ให้ใช้ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมซึ่งแสดงถึงคุณสมบัติของคุณ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า "ฉันเป็นนักเรียนที่มีความทะเยอทะยาน" ให้เขียนว่า "ฉันอยู่ใน 10 อันดับแรกของนักเรียนในชั้นเรียนอย่างสม่ำเสมอ"
วิธีที่ 4 จาก 4: การสิ้นสุดอีเมล
ขั้นตอนที่ 1. ระบุเวลาที่สามารถติดต่อได้
สนทนาว่าคุณจะติดต่อนายจ้างเมื่อใดและอย่างไรเพื่อติดตามสถานะใบสมัคร ระบุข้อมูลติดต่อของคุณ เช่น ชื่อ ที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และความพร้อมใช้งานของคุณ คุณสามารถเขียน: ฉันสามารถติดต่อได้ทางโทรศัพท์หรืออีเมล หากคุณติดต่อไม่ได้ ฉันจะโทรหาคุณ [วันจันทร์หน้า]
ขั้นตอนที่ 2. สิ้นสุดอีเมล
เป็นการสุภาพที่จะขอบคุณผู้อ่านอีเมลของคุณที่สละเวลาตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับคุณ ปิดท้ายด้วยการปิดอย่างอบอุ่น เช่น “ลาก่อน” หากคุณเคยพูดคุยกับโปรแกรมอ่านอีเมลทางโทรศัพท์หรือต่อหน้า คุณสามารถใช้คำทักทายเช่น "คำทักทาย" อย่าใช้ "ขอบคุณ" หรือเพียงแค่ "ทักทาย" เป็นจดหมายปิดในจดหมายที่เป็นทางการ เขียนชื่อเต็มของคุณ เช่น Nita Laksamana ไม่ใช่เฉพาะ Nita
ขั้นตอนที่ 3 ศึกษาเอกสารแนบ
อย่าแนบเรซูเม่กับอีเมลฝึกงานที่ไม่พึงประสงค์ นายจ้างอาจไม่ต้องการเปิดไฟล์แนบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีนโยบายเกี่ยวกับสถานที่ทำงานเกี่ยวกับเอกสารแนบ เว้นแต่บริษัทจะมองหาผู้ฝึกงานอย่างจริงจัง หากประกาศฝึกงานขอเรซูเม่ ให้แนบเอกสารในรูปแบบ PDF (ซึ่งต่างจากเอกสาร Word ซึ่งรูปแบบอาจสูญหาย/เปลี่ยนแปลงหากเปิดด้วยระบบอื่น)
นายจ้างบางคนอาจระบุว่าจะไม่เปิดไฟล์แนบอีเมล ถ้าใช่ ให้รวมจดหมายปะหน้าและประวัติย่อในอีเมล อย่าลืมเว้นระยะห่างเพื่อให้นายจ้างแยกแยะระหว่างเอกสารได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 ติดตามผลตามที่สัญญาไว้
หากคุณไม่ได้รับการติดต่อกลับจากบริษัท ให้ส่งอีเมลอื่น หรือควรโทร คุณสามารถเขียนแบบนี้: Dear Dr. Hansen ฉันชื่อ [ชื่อคุณ] และกำลังติดตามผลในอีเมลที่ส่งไปเมื่อสัปดาห์ที่แล้วเกี่ยวกับโอกาสในการฝึกงาน [ฤดูใบไม้ร่วง] ฉันจะขอบคุณโอกาสที่จะหารือเกี่ยวกับตำแหน่งนี้ ขอขอบคุณ. ขอแสดงความนับถือ Nita Admiral
เคล็ดลับ
- การแนบจดหมายปะหน้าทำให้เกิดความรู้สึกที่เป็นทางการ เนื่องจากข้อความอีเมลมักจะเป็นวิธีการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ หากคุณกำลังแนบจดหมายปะหน้า ข้อความอีเมลควรสั้นแต่สุภาพ ระบุถึงนายจ้าง ระบุว่าคุณเป็นใคร เหตุใดคุณจึงสมัคร และอธิบายว่าได้แนบประวัติย่อและจดหมายสมัครงานมาด้วย เขียนชื่อของคุณในข้อความอีเมลและให้ข้อมูลติดต่อของคุณ
- อย่าสร้างอีเมลเหมือนอีเมลทั่วไป ระบุอีเมลแต่ละฉบับที่คุณส่งออกไปอย่างเฉพาะเจาะจง เพื่อให้นายจ้างรู้ว่าคุณไม่ได้ใช้วิธีการทั่วไปในการหางานฝึกงาน