การจัดประชุมที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อรองรับการทำงานที่ราบรื่นของกิจกรรมของบริษัทหรือองค์กร การประชุมเป็นโอกาสในการประสานงานการทำงาน แบ่งปันข้อมูล ปรับปรุงการทำงานเป็นทีม และบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ การประชุมที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีการเตรียมความพร้อม ความเป็นผู้นำ และการมอบหมายงานที่ดี ในระหว่างการประชุม พยายามเพิ่มแรงจูงใจให้ผู้เข้าร่วมและมีส่วนร่วมกับทั้งทีม
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การจัดประชุม
ขั้นตอนที่ 1 เตรียมการประชุมให้ดีที่สุด
ขั้นแรก จัดทำวาระการประชุมที่มีกำหนดการและหัวข้อที่จะหารือและกำหนดสิ่งสำคัญที่ต้องได้รับการยืนยันอีกครั้งก่อนการประชุมจะสิ้นสุดลง
- มาที่ห้องประชุมตรงเวลาเพราะที่ที่คุณทำงานจะส่งผลต่อการที่คนอื่นมองคุณ การรอในห้องประชุมก่อนเวลา 15 นาทีทำให้คนอื่นคิดว่าคุณมีผลงานน้อยลงหรือต้องการออกจากงานอื่นโดยมีข้ออ้างในการไปประชุม
- เตรียมสำเนาวาระการประชุม แม้ว่าคุณจะสามารถสร้างวาระดิจิทัลได้ แต่ก็เตรียมสำเนาระเบียบวาระการประชุมเพื่อให้ใช้งานได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 2 เป็นผู้นำการประชุม
เมื่อเป็นผู้นำการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณครอบคลุมหัวข้อทั้งหมดในวาระการประชุมและรับฟังสิ่งที่ผู้เข้าร่วมทุกคนจะพูดด้วยวิธีต่อไปนี้:
- หมุนเวียนรายชื่อผู้เข้าร่วม การประชุมเป็นวิธีการเผยแพร่ข้อมูลภายในทีมและกลายเป็นโอกาสในการอภิปรายเพื่อให้ทุกคนรู้หน้าที่รับผิดชอบของตนเพื่อให้สามารถให้ผลการปฏิบัติงานที่คาดหวังได้ โดยการหมุนเวียนรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม คุณจะรู้ว่าใครที่ยังไม่มา จึงสามารถติดต่อและเข้าร่วมการประชุมได้ นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าข้อมูลที่คุณจะแบ่งปันในการประชุมมีความสำคัญ
- ใช้วาระการประชุมเป็นแนวทางเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนมีสมาธิและรู้ว่าต้องทำอะไรได้ง่ายขึ้น ผู้เข้าร่วมประชุมอาจผลัดกัน ดังนั้นการจัดเตรียมระเบียบวาระก่อนการประชุมจะทำให้คุณมีสมาธิมากขึ้นในการเป็นผู้นำการประชุม
ขั้นตอนที่ 3 พัฒนาแผนงาน
แผนงานเป็นการสรุปขั้นสุดท้ายเพื่อยืนยันงานที่ต้องทำหลังการประชุมและเป็นแผนต่อเนื่องที่ส่งผลต่อผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน จัดทำแผนงานตามคำแนะนำต่อไปนี้:
- กำหนดบุคคลเป็นผู้รับผิดชอบเป้าหมายเฉพาะ บุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งไม่จำเป็นต้องบรรลุเป้าหมายเป็นการส่วนตัวเพราะเขาจะเป็นผู้จัดการโครงการที่รับผิดชอบในการเชื่อมโยงสมาชิกในทีมที่จำเป็นต้องมีส่วนร่วมและเตรียมทรัพยากรที่จำเป็น
- ขอรายงานความคืบหน้าอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการเพื่อให้บุคลากรที่ได้รับมอบหมายรายงานงานที่ได้รับภายในระยะเวลาที่กำหนด
ขั้นตอนที่ 4. เน้นหัวข้อตามวาระการประชุม
หลังจากอภิปรายหัวข้อหนึ่งในวาระการประชุมและดำเนินการอภิปรายที่จำเป็นแล้ว ให้นำเสนอสรุปผลการอภิปราย ให้โอกาสในการถามคำถาม จากนั้นจึงดำเนินการประชุมต่อโดยอภิปรายหัวข้อถัดไป
ขั้นตอนที่ 5. กำหนดตารางเวลาสำหรับการประชุมที่จะเกิดขึ้น
ประกาศกำหนดการประชุมครั้งต่อไปเมื่อทุกคนมารวมกันเพื่อให้กำหนดเวลาได้ง่ายขึ้น ด้วยวิธีนี้ คุณได้แจ้งกำหนดการประชุมล่วงหน้าเพื่อป้องกันการชนกันของตาราง
ขอให้สมาชิกในทีมแนะนำอีเมลว่าหัวข้อใดบ้างที่ต้องอยู่ในวาระการประชุม หลังจากการประชุมสิ้นสุดลง ให้พวกเขารู้ว่าคุณจะใช้วาระเดียวกันสำหรับการประชุมครั้งต่อไป และขอให้ผู้เข้าร่วมประชุมส่งข้อเสนอแนะหัวข้อที่สนับสนุนการบรรลุเป้าหมายของบริษัท/องค์กร
ส่วนที่ 2 จาก 3: การจัดเตรียมการประชุม
ขั้นตอนที่ 1 ตัดสินใจว่าใครจะเป็นประธานการประชุม
บทบาทนี้มักจะถูกกำหนดให้กับผู้จัดการ แต่คุณสามารถให้โอกาสสมาชิกในทีมเป็นผู้นำการประชุมแผนกเพื่อให้พวกเขาสามารถเป็นประธานการประชุมในระดับที่สูงขึ้นได้ในภายหลัง
ขั้นตอนที่ 2 เชิญวิทยากร
วิทยากรคือบุคคลที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมด้วยเหตุผลเฉพาะเพราะเขามีประสบการณ์ในการจัดการทรัพยากรบุคคลและทรัพยากรอื่น ๆ เพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถบรรลุผลการปฏิบัติงานที่ดีที่สุดรวมถึงการอธิบายกระบวนการทำงานและผลลัพธ์อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ เขายังสามารถให้คำแนะนำเพื่อคาดการณ์สถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน และเพิ่มทรัพยากรได้ตามต้องการ
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดตารางการประชุมที่เหมาะสม
เมื่อกำหนดตารางเวลา ให้พิจารณาเวลาว่างและข้อจำกัดของผู้เข้าร่วม ตัวอย่างเช่น ผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถเข้าร่วมการประชุมบ่ายวันศุกร์ได้ แต่มันไม่ใช่เวลาที่เหมาะสมที่จะพูดคุยถึงประเด็นสำคัญ
- เพื่อให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าร่วมการประชุมที่กำลังจะมีขึ้นได้ ขั้นแรกให้ถามผู้รับผิดชอบโครงการก่อนแล้วจึงขอให้ผู้เข้าร่วมทุกคนจัดตารางเวลาของตนตามแผน
- กำหนดว่าใครเป็นผู้รายงานการประชุมและตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลเกี่ยวกับผลการประชุมจะถูกส่งไปยังผู้เข้าร่วมที่ไม่อยู่ด้วย
ขั้นตอนที่ 4. จัดเตรียมวาระการประชุม
วาระการประชุมอย่างน้อยควรมีรายการหัวข้อที่จะหารือ การมอบหมายงานการนำเสนอ และการจัดสรรเวลาสำหรับการอภิปรายแต่ละหัวข้อ ท่านสามารถจัดวาระการประชุมได้ตามข้อเสนอแนะดังต่อไปนี้
- ขอข้อมูลจากผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดโดยส่งอีเมลอย่างน้อย 2 วันก่อนการประชุม อีเมลเป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับเรื่องนี้ เพราะคุณจะได้รับคำขอเป็นลายลักษณ์อักษร
- จัดทำตารางการประชุมเพื่อบันทึกหัวข้อที่จะอภิปราย วิทยากร และการจัดสรรเวลาทั้งหมด หากมีการร้องขอหัวข้อที่แตกต่างจากหัวข้อทั่วไป ให้ติดต่อบุคคลที่เกี่ยวข้องและขอให้เขาหรือเธอส่งคำขอเฉพาะเพื่อหารือในการประชุมครั้งต่อไป
- ทำตารางเวลาที่สมจริง คำอธิบายและการอภิปรายที่ใช้เวลา 30 นาทีไม่ควรบังคับให้เสร็จสิ้นภายใน 15 นาที จัดกำหนดการตามความจำเป็นและสิ้นสุดการประชุมก่อนเวลาเมื่อมีการพูดคุยกันทุกหัวข้อ
ขั้นตอนที่ 5. เสนอกฎการประชุม
คุณไม่จำเป็นต้องตั้งกฎเกณฑ์ที่เป็นทางการหรือกำหนดมาตรการคว่ำบาตร แต่การปฏิบัติตามกฎจะทำให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น และทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นได้ดี
ระบุกฎเมื่อเปิดการประชุมโดยพูดว่า: “เพื่อประหยัดเวลา ผู้เข้าร่วมอาจถามคำถามและตอบกลับหลังจากผู้พูดนำเสนอเสร็จแล้ว หากคุณยังมีข้อเสนอแนะหลังจากหมดเวลาสนทนา โปรดส่งอีเมลถึงฉันเพื่อเราจะได้พูดคุยกันต่อไป”
ขั้นตอนที่ 6 กำหนดการแบ่งเวลา
กำหนดวาระการประชุมโดยกำหนดระยะเวลาที่วิทยากรแต่ละคนต้องการและอภิปรายในแต่ละหัวข้อ
- แจ้งการแบ่งเวลาก่อนเริ่มการประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมทุกคนทราบเมื่อพวกเขาสามารถมีส่วนร่วมและป้องกันการอภิปรายแบบสุ่มหรือบิดเบือน
- เพื่อเป็นแนวทาง ให้เวลาอย่างน้อย 10 นาทีในการอภิปรายหลังจากพูดคุยกันในหัวข้อบางหัวข้อแล้ว
ขั้นตอนที่ 7. ส่งวาระการประชุม
วันก่อนการประชุม ส่งวาระการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนเพื่อให้ทุกคนมีสำเนากำหนดการและทราบวัตถุประสงค์ของการประชุม นอกจากนี้ยังสามารถแจ้งให้คุณทราบหากมีข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในวาระการประชุม
ขั้นตอนที่ 8 ส่งการเตือนความจำ
ก่อนเริ่มการประชุมครั้งแรกหรือไม่ใช่กิจวัตร ให้ส่งการแจ้งเตือนล่วงหน้าหนึ่งชั่วโมงเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมตรงเวลา
ส่วนที่ 3 จาก 3: การเป็นผู้นำการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 1. เป็นผู้นำการประชุมที่ดี
พยายามสื่อสารกับผู้เข้าร่วมทั้งหมดในระหว่างการประชุมเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุม มอบหมายความรับผิดชอบในการเป็นประธานการประชุมเพื่อเชิญวิทยากรเพื่ออภิปรายหัวข้อเฉพาะ คุณเองต้องมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในระหว่างการสนทนา
ขั้นที่ 2. แจ้งเป้าหมายการทำงานที่ได้รับและยังไม่บรรลุผล
หากวัตถุประสงค์ของการประชุมคือเพื่อหารือเกี่ยวกับเป้าหมายหลายข้อ ให้แจ้งความคืบหน้าที่บรรลุแล้วและใครเป็นผู้รับผิดชอบในการบรรลุผล
- ถ้ามีแผนงานที่ยังไม่คืบหน้าตั้งแต่นัดที่แล้วให้ถามว่าทำไม
- หากเป็นเพราะไม่มีเวลาหรือทรัพยากรอื่นๆ ให้หารือเกี่ยวกับแนวทางแก้ไขกับบุคคลที่ได้รับแต่งตั้งให้รับผิดชอบโครงการหรือหารือในรายละเอียดนอกที่ประชุม
ขั้นตอนที่ 3 โฟกัสใหม่หากการสนทนาเบี่ยงเบนไปจากหัวข้อ
บางครั้ง การสนทนาก็สูญเสียทางเนื่องจากความกระตือรือร้นหรือความผิดหวังของผู้เข้าร่วม มุ่งความสนใจและเปลี่ยนเส้นทางการสนทนาที่หลงทางโดยทำดังนี้:
- คิดว่าการประชุมเป็นภารกิจรวบรวมข้อเท็จจริง ให้โอกาสผู้เข้าร่วมแต่ละคนพูดเพื่อให้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลได้มากที่สุด วิธีนี้ยังทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมพูดผลัดกันรวมทั้งผู้ที่ชอบควบคุมการประชุม
- ใช้ Cyberstorming ซึ่งเป็นโปรแกรมการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อแบ่งปันความคิดในกลุ่มและสามารถใช้สำหรับการประชุมที่ไม่เป็นทางการ วิธีนี้ป้องกันการแข่งขันระหว่างสมาชิกในทีมที่ต้องการได้ยินเพราะทุกคนในกลุ่มสามารถเห็นข้อมูลจากสมาชิกคนอื่นได้
- จงวางตัวเป็นกลางถ้ามีคนในที่ประชุมอภิปรายหัวข้อนอกวาระ เช่น พูดว่า: “ความคิดน่าสนใจนะบ๊อบ! ค่อยคุยกันทีหลังก็ได้” หลายคนไม่ทราบว่าพวกเขากำลังคุยกันถึงเรื่องต่าง ๆ ที่เบี่ยงเบนไปจากวาระการประชุม แต่พวกเขาจะมาหาคุณเพื่ออภิปรายหากประเด็นนั้นสำคัญจริงๆ
- ควบคุมทิศทางของการสนทนา นอกจากผู้เข้าร่วมประชุมที่พูดนานเกินไป ปัญหาในการประชุมอาจเกิดขึ้นได้เนื่องจากบางคนยังคงอภิปรายหัวข้อที่อยู่นอกวาระการประชุม เพื่อแก้ปัญหานี้ ก่อนอื่นให้ฟังสิ่งที่เขาพูดแล้วเสนอให้อภิปรายประเด็นนี้ต่อไปในการประชุมครั้งต่อไป เน้นให้ที่ประชุมยังคงอภิปรายหัวข้อตามวาระต่อไป
- สนทนาแบบส่วนตัวกับบุคคลที่ควบคุมการประชุมและถามว่าทำไม แสดงความเป็นห่วงเป็นใย แทนที่จะหงุดหงิด จดจ่ออยู่กับสิ่งที่คุณสังเกตเห็นระหว่างการประชุมและปล่อยให้เขาอธิบายพฤติกรรมของเขา เสนอตัวช่วยหยุดการประชุม
ขั้นตอนที่ 4 ไปยังหัวข้อถัดไปตามกำหนดเวลา
ฝึกการบริหารเวลาด้วยการกล้าแสดงออก อย่าหยาบคาย การตั้งเวลาให้ดีจะทำให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนทราบว่าการประชุมยังดำเนินอยู่ และการสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้องกับการประชุมสามารถดำเนินต่อไปได้หลังจากการประชุมสิ้นสุดลง
ไม่ต้องรีบร้อน แม้ว่าคุณจะต้องควบคุมสถานการณ์ การประชุมจะมีประโยชน์น้อยลงหากการสนทนาสั้นลง ก่อนที่การประชุมจะดำเนินต่อไป ให้โอกาสผู้เข้าร่วมประชุมซักถามหรือให้ข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วม แทนที่จะรู้สึกว่าถูกทอดทิ้ง
ขั้นตอนที่ 5. เน้นหัวข้อสำคัญ
เน้นเป้าหมายหลักที่จะบรรลุและความสัมพันธ์กับเป้าหมายอื่น ๆ ที่สนับสนุนความสำเร็จของเป้าหมายหลัก
อธิบายให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจขอบเขตของโครงการที่พวกเขากำลังทำงานอยู่และบทบาทของตนในฐานะส่วนสำคัญของหน่วยการเรียนรู้
ขั้นตอนที่ 6 หากจำเป็น ให้ช่วยจดบันทึก
ก่อนเริ่มการประชุม ให้ตัดสินใจว่าใครจะเป็นผู้รายงานการประชุม ถ้าเขาหนักใจ ให้ยื่นมือช่วยหรือจดบันทึกตัวเอง
ขั้นตอนที่ 7. ชี้แจงกรณีเข้าใจผิด
หลังจากพูดคุยกันทุกหัวข้อแล้ว หัวหน้าการประชุมจะทำการสรุปเพื่อให้ผู้เข้าร่วมทราบผลการประชุมและถามคำถามว่ายังมีสิ่งที่ไม่ชัดเจนหรือไม่
ในฐานะหัวหน้าการประชุม ให้คำอธิบายโดยละเอียดเพื่อให้ผู้เข้าร่วมทุกคนเข้าใจผลลัพธ์ของการประชุม
ขั้นตอนที่ 8 ก่อนปิดการประชุม ให้สรุปข้อมูลโดยละเอียด
ผู้นำที่แน่วแน่ในการตัดสินใจจะป้องกันความซบเซาและความไม่แน่นอน ทำให้พนักงานทำงานอย่างขยันขันแข็งและมีแรงจูงใจ ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงและข้อมูลใหม่ สามารถเห็นได้จากลักษณะดังต่อไปนี้:
- มีเป้าหมายที่ชัดเจนเพื่อให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องระหว่างการตัดสินใจกับเป้าหมายของบริษัท/องค์กรและจริยธรรม
- ดูแลโดยเป็นแบบอย่างในการดำเนินชีวิตและปฏิบัติตามจรรยาบรรณในการทำงานเป็นพื้นฐานในการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
- แสดงความโปร่งใส กล่าวคือ ความไม่เห็นแก่ตัว โดยพิสูจน์ว่าการตัดสินใจที่เป็นประโยชน์ต่อบริษัทเปิดโอกาสให้ทุกคนได้พัฒนาตนเอง
- การมองว่าความล้มเหลวเป็นโอกาสในการเรียนรู้ที่จะเป็นก้าวสำคัญในการตัดสินใจได้ดีขึ้น เมื่อเกิดข้อผิดพลาด ผู้นำที่เด็ดขาดสามารถเข้าใจสถานการณ์ได้
- การสื่อสารอย่างเปิดเผยและมีประสิทธิภาพตามวัฒนธรรมองค์กร/องค์กร เพื่อป้องกันความไม่สอดคล้องหรือความขัดแย้งเมื่อสื่อสารกับผู้ใต้บังคับบัญชาหรือผู้บังคับบัญชา