ตามความหมายของชื่อ จดหมายตอบกลับคือจดหมายที่ทำขึ้นเพื่อตอบคำถามหรือคำขอของใครบางคน ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะส่งเป็นลายลักษณ์อักษรทางจดหมาย และมักใช้เป็นสื่อในการแลกเปลี่ยนข้อมูลในโลกธุรกิจ ในการสร้างจดหมายตอบกลับที่สมบูรณ์แบบ สิ่งแรกที่ต้องทำคือทบทวนเนื้อหาของจดหมายที่มีคำถามหรือคำขอที่คุณได้รับ จากนั้น ให้มองหาข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็นในการตอบจดหมาย หลังจากทำทั้งสองอย่างแล้ว ให้เริ่มเขียนจดหมายตอบกลับด้วยประโยคที่สุภาพ ตรงไปตรงมา ชัดเจน และสามารถตอบคำถามหรือคำขอทั้งหมดที่อยู่ในจดหมายต้นฉบับได้ นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าน้ำเสียงของประโยคของคุณนั้นเป็นมิตรและให้ข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายนั้นสามารถตอบสนองความพึงพอใจของผู้รับได้
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การทบทวนเนื้อหาของจดหมายต้นฉบับ
ขั้นตอนที่ 1 ระบุข้อมูลที่ร้องขอหรือสอบถามโดยผู้ส่งจดหมาย
เนื่องจากมีจดหมายตอบกลับเพื่อให้ทุกสิ่งที่ผู้ส่งต้องการทราบ โปรดใช้เวลาในการตรวจสอบเนื้อหาของจดหมายอย่างรอบคอบเสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ให้เข้าใจถึงความจำเป็นที่ผู้ส่งจดหมายต้องรู้ว่าคุณสามารถให้ข้อมูลอะไรกับเขาได้บ้าง
- บางครั้งการกำหนดความหมายของตัวอักษรนั้นไม่ง่ายเหมือนพลิกฝ่ามือ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากรูปแบบการเขียนของผู้เขียนจดหมายไม่ชัดเจน ดังนั้นควรใช้เวลาในการทำความเข้าใจความต้องการของผู้ส่งจดหมายก่อนที่จะร่างจดหมายตอบกลับ
- หากจำเป็น ให้จดสิ่งสำคัญบางอย่างที่คุณพบในจดหมายเพื่อให้เข้าใจเจตนาของผู้ส่งมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สรุปสิ่งที่ผู้ส่งขอและออกแบบคำตอบของคุณสำหรับคำถามหรือคำขอแต่ละข้อ
ขั้นตอนที่ 2 เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อมูลที่ร้องขอโดยผู้ส่งจดหมาย
หากผู้ส่งจดหมายขอข้อมูลเกี่ยวกับบางสิ่ง เป็นไปได้ว่าคุณจะรู้อยู่แล้วและสามารถตอบได้ทันที หรือในทางกลับกัน หากคุณไม่เข้าใจข้อมูลที่ขอ โปรดใช้เวลารวบรวมข้อมูลให้มากที่สุดก่อนที่จะตอบกลับจดหมาย
ตัวอย่างเช่น ผู้ส่งจดหมายอาจต้องการยืนยันสถานะการสมัครงานที่บริษัทของคุณ หากการจ้างพนักงานใหม่ไม่ใช่ความเชี่ยวชาญของคุณ โปรดติดต่อพนักงานจากแผนก HR เพื่อช่วยตรวจสอบสถานะใบสมัครของผู้ส่งก่อนส่งคำตอบ
ขั้นตอนที่ 3 ส่งต่อจดหมายไปยังบุคคลอื่นที่สามารถตอบคำถามที่ถามได้
โดยเฉพาะในโลกธุรกิจ บางครั้งลูกค้าจะส่งจดหมายไปยังที่อยู่บริษัทหรือหมายเลขติดต่อของบริษัทที่พวกเขาพบในอินเทอร์เน็ต ดังนั้น หากคุณได้รับจดหมายแต่รู้สึกว่าคุณไม่มีคุณสมบัติที่จะตอบคำถามในจดหมาย โปรดส่งต่อไปยังบุคคลที่เหมาะสม ทำเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ส่งจดหมายจะได้รับคำตอบที่ถูกต้องและเป็นประโยชน์มากที่สุด
หากบุคคลนั้นใช้เวลานานในการตอบกลับ ให้พยายามแจ้งให้ผู้ส่งทราบว่าคุณได้ส่งจดหมายไปยังบุคคลที่มีความสามารถมากขึ้นในการตอบคำถามของพวกเขา อย่างน้อยผู้ส่งจดหมายรู้ว่าจดหมายที่เขาส่งได้รับและดำเนินการแล้ว
วิธีที่ 2 จาก 3: การรวบรวมคำตอบ
ขั้นตอนที่ 1 เขียนจดหมายถึงผู้ขอข้อมูลหรือถามคำถามในจดหมายต้นฉบับ
ขึ้นต้นจดหมายด้วยคำทักทายที่สุภาพเสมอ เช่น "เรียน" ตามด้วยชื่อผู้รับจดหมาย แทนที่จะใช้ประโยคเปิดที่กว้างเกินไป เช่น "ถึงผู้รับจดหมายฉบับนี้" นอกเหนือจากเสียงที่ไม่มีตัวตนแล้ว ประโยคดังกล่าวยังสื่อถึงความรู้สึกว่าจดหมายตอบกลับนั้นเขียนขึ้นโดยคอมพิวเตอร์ ดังนั้นควรทักทายผู้รับด้วยชื่อเสมอเพื่อแสดงว่าจดหมายตอบกลับของคุณเขียนขึ้นด้วยความเอาใจใส่และชื่นชมอย่างมาก
- หากคุณไม่รู้จักผู้ส่งจดหมายเป็นการส่วนตัว โปรดใช้คำทักทายนายหรือนางตามด้วยนามสกุลของเขา อย่างไรก็ตาม หากผู้ส่งจดหมายมีชื่อเฉพาะ ให้ใช้ชื่อนั้นแทนนายหรือนาง
- ถ้าคุณไม่รู้จักผู้ส่งจดหมายจริงๆ หรือไม่รู้เพศ ก็แค่ใช้ชื่อของเขา
- โดยทั่วไป คุณสามารถใช้ชื่อผู้ส่งที่ระบุไว้ในจดหมายต้นฉบับได้ ตัวอย่างเช่น หากผู้ส่งจดหมายระบุชื่อ “ดร. จอห์นสัน” ในจดหมายของเขา โปรดเปิดจดหมายตอบกลับพร้อมคำทักทายว่า “เรียน ดร. จอห์นสัน”
ขั้นตอนที่ 2 ชี้ให้เห็นว่าจดหมายนี้เขียนขึ้นเพื่อตอบจดหมายต้นฉบับที่เขาส่งไป
ในตอนต้นของจดหมาย อย่าลืมถ่ายทอดจุดประสงค์ของจดหมายของคุณไปยังผู้อ่าน ซึ่งก็คือการตอบจดหมาย ด้วยวิธีนี้ ผู้รับจดหมายจะรู้ว่าจดหมายนั้นได้อ่านและดำเนินการแล้ว เช่นเดียวกับความตั้งใจเบื้องหลังจดหมายที่คุณส่ง
- ประโยคง่ายๆ ที่ว่า “จดหมายฉบับนี้เป็นการตอบกลับจดหมายที่คุณส่งไปเมื่อวันที่ 13 มิถุนายน” เหมาะสำหรับการเปิดจดหมายตอบกลับ
- หากคุณไม่ใช่ผู้รับจดหมายฉบับแรก ให้ระบุตัวตนของผู้ส่งจดหมายถึงคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า “พนักงานบริการลูกค้าคนหนึ่งของเรา Michelle Harris ได้ส่งจดหมายที่คุณส่งให้ฉันแล้ว”
ขั้นตอนที่ 3 ตอบคำถามของผู้ส่งทันที
หลังจากเขียนคำทักทายแล้วให้ย้ายไปยังหัวใจของจดหมายทันที ที่หัวใจของจดหมาย ให้ตอบคำถามและ/หรือข้อร้องเรียนที่ระบุไว้ในจดหมายต้นฉบับให้ครบถ้วนที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดพลาดไปเพื่อให้ผู้รับจดหมายสามารถรู้สึกพึงพอใจเมื่ออ่านจดหมาย
- ในคำตอบของคุณ ให้ย้ำเนื้อหาของจดหมายต้นฉบับสั้น ๆ ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดว่า “ในการตอบคำถามของคุณเกี่ยวกับพนักงานในบริษัทของเราที่มีการติดต่อโดยตรงกับสื่อ เราต้องการแจ้งให้คุณทราบว่าชื่อพนักงานคือ Janet Walters นี่คือที่อยู่อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ของเขา”
- ในการตอบคำถามที่ยาวขึ้น ให้ใช้ระบบการนับเพื่อตอบคำถามแต่ละข้อให้เจาะจงมากขึ้น นอกจากจะอ่านง่ายแล้ว วิธีนี้จะทำให้ผู้อ่านพอใจมากขึ้นเพราะรู้สึกว่าทุกคำถามมีคำตอบอย่างละเอียดแล้ว
- ให้ข้อมูลที่สมบูรณ์ที่สุดในประโยคที่ไม่ยาวเกินไป โดยทั่วไป การตอบคำถามหนึ่งคำถามด้วยประโยคสั้นๆ ไม่กี่ประโยคสามารถพูดได้ว่าเป็นคำตอบที่ดี
ขั้นตอนที่ 4 จงซื่อสัตย์กับคำขอใดๆ ที่คุณทำไม่ได้
บางครั้งมีคำถามที่คุณตอบไม่ได้หรือคำขอที่คุณทำไม่ได้ เมื่อต้องเผชิญกับสถานการณ์เช่นนี้ ให้ตอบอย่างตรงไปตรงมาเสมอ กล่าวอีกนัยหนึ่งอย่าใช้ประโยคที่ซับซ้อนเพียงเพื่อระงับความคิดเห็นเชิงลบของผู้ส่งจดหมาย เชื่อฉันเถอะ ผู้ส่งจดหมายจะซาบซึ้งมากกับคำตอบโดยตรงและชัดเจน ที่สำคัญที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกส่งอย่างสุภาพและนำหน้าด้วยคำขอโทษเสมอ เพื่อไม่ให้ผู้ส่งจดหมายรู้สึกขุ่นเคือง
- ใช้น้ำเสียงหนักแน่น แต่เข้าใจเสมอ เมื่อปฏิเสธคำขอจากผู้ส่งจดหมาย ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดว่า “ขออภัย เราไม่สามารถให้คำขอของคุณได้ ขณะนี้เราไม่มีข้อมูลที่คุณต้องการและไม่สามารถบอกคุณได้ว่าจะพร้อมใช้งานเมื่อใด"
- หากคุณรู้สึกว่าสามารถให้ข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมได้ ให้ลองพูดว่า “ก่อนตอบคำถามของคุณ มีบางสิ่งที่ฉันต้องยืนยันก่อน หากเวลาเอื้ออำนวย โปรดระบุวันที่ยื่นคำร้องพร้อมกับชื่อเจ้าหน้าที่ที่คุณติดต่อ หลังจากกระบวนการยืนยันเสร็จสิ้น ฉันจะติดต่อกลับหาคุณทันที”
ขั้นตอนที่ 5. ขอบคุณสำหรับจดหมายที่ส่ง
ไม่ว่าคุณจะสามารถขอหรือตอบคำถามของจดหมายได้หรือไม่ก็ตาม จงแสดงความขอบคุณด้วยการขอบคุณเขาหรือเธอเสมอ ให้รู้สึกว่าคุณให้ความสำคัญกับความสนใจของพวกเขาและต้องการรักษาความสัมพันธ์เชิงบวกกับพวกเขา
บางคนชอบที่จะเปิดจดหมายด้วยความขอบคุณ ตำแหน่งของคำพูดไม่สำคัญจริงๆ ที่สำคัญที่สุด ให้แน่ใจว่าคุณออกเสียงมันในจุดหนึ่ง
ขั้นตอนที่ 6 ลงท้ายจดหมายโดยเขียนชื่อเต็มและชื่อเรื่องของคุณ
ปิดจดหมายด้วยคำทักทายปิดอย่างเป็นทางการ เช่น “ขอแสดงความนับถือ” ตามด้วยชื่อเต็มของคุณ หากจดหมายนี้จัดทำขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ ให้ระบุตำแหน่งของคุณภายใต้ชื่อเต็มของคุณด้วย
ไม่ว่าจะเป็นจดหมายที่พิมพ์หรือเขียนด้วยตนเอง ให้เว้นที่ว่างสำหรับลายเซ็นของคุณเสมอหลังจากใส่ชื่อเต็มของคุณ อย่างไรก็ตาม หากส่งจดหมายทางอีเมล โดยทั่วไปก็เพียงพอแล้วที่จะรวมชื่อนามสกุลของคุณโดยไม่ต้องเซ็นชื่อ
ขั้นตอนที่ 7 อ่านเนื้อหาในจดหมายตอบกลับอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าคำถามทั้งหมดได้รับการตอบแล้ว
จำไว้ว่าผู้รับจดหมายอาจหงุดหงิดหรือหงุดหงิดได้หากได้รับคำตอบที่ไม่ตอบคำถามของเขา นอกจากนี้ ความไม่พอใจยังเสี่ยงต่อการส่งจดหมายติดตามผลและลงเอยด้วยการเพิ่มงานของคุณ! เพื่อให้แน่ใจว่าผู้อ่านพึงพอใจ โปรดตอบคำถามหรือคำขอทั้งหมดให้ครบถ้วนที่สุด ก่อนส่ง โปรดอ่านจดหมายของคุณซ้ำเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการพลาดคำขอหรือคำถาม
หากจำเป็น ขอความช่วยเหลือจากเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานเพื่ออ่านจดหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ขอให้พวกเขาสวมบทบาทเป็นผู้รับและวัดความพึงพอใจของพวกเขาหลังจากอ่านจดหมายของคุณ
วิธีที่ 3 จาก 3: การใช้โทนเสียงระดับมืออาชีพ
ขั้นตอนที่ 1 ใช้รูปแบบจดหมายธุรกิจมาตรฐาน
ทำความเข้าใจจดหมายตอบกลับประเภทต่างๆ ที่ใช้เป็นวิธีการสื่อสารทางธุรกิจ จากนั้น ทำตามรูปแบบใดที่คุณคิดว่าเหมาะสมที่สุดสำหรับการเขียนจดหมายตอบกลับที่ฟังดูเป็นมืออาชีพ
- ที่มุมซ้ายบนของจดหมาย ให้ระบุชื่อ ตำแหน่ง ชื่อบริษัท (ถ้ามี) และที่อยู่บริษัทของคุณ ด้านล่างนั้นให้ระบุวันที่เขียนจดหมายตามด้วยชื่อเต็มและที่อยู่ของผู้รับจดหมาย
- หากคุณต้องการพิมพ์จดหมายตอบกลับ ให้ใช้ระยะขอบ 2.5 ซม. ในแต่ละด้านของกระดาษเสมอ ตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าจดหมายนั้นเขียนด้วยช่องว่าง 1 ช่องว่างระหว่างบรรทัดและช่องว่าง 2 ช่องว่างระหว่างย่อหน้า
- หากพิมพ์จดหมายตอบกลับแทนการเขียนด้วยตนเอง ให้ใช้แบบอักษรมาตรฐาน 12 พอยต์และรูปแบบการเขียนเสมอ อย่างไรก็ตาม หากเขียนจดหมายด้วยตนเอง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายมือที่ใช้มีความเรียบร้อยและอ่านง่าย
ขั้นตอนที่ 2 ให้ความรู้สึกว่าคำขอหรือคำถามที่ส่งไปนั้นทำให้คุณมีความสุข
วิธีนี้จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับนักธุรกิจหรือผู้ให้บริการตามลูกค้า จำไว้ว่าลูกค้าคือราชา ซึ่งหมายความว่าคุณต้องแสดงความขอบคุณสำหรับเวลาและคิดว่าพวกเขาเขียนจดหมาย ดังนั้น อย่าลืมขอบคุณพวกเขาสำหรับคำขอหรือคำถาม และใช้ประโยคที่เป็นมิตรและอบอุ่นในจดหมายตอบกลับเสมอ
- ประโยคง่ายๆ ว่า “ขอบคุณที่ติดต่อเรา เราซาบซึ้งกับความคิดเห็นของคุณมาก" มันสามารถเปลี่ยนน้ำเสียงของจดหมายไปในทางที่ดีขึ้นได้อย่างมาก ดังนั้น พยายามทำให้เป็นนิสัยที่จะใส่วลีดังกล่าวในจดหมายตอบกลับของคุณเสมอ
- อย่าให้รู้สึกว่าคำขอหรือคำถามของเขาทำให้คุณหงุดหงิดและรำคาญ เชื่อฉันเถอะ ทำตัวเป็นมิตรมากเกินไปดีกว่าทำให้ผู้รับคิดว่าคุณโกรธหรือไม่พอใจเขา
ขั้นตอนที่ 3 ไม่จำเป็นต้องเขียนจดหมายที่ยาวเกินไปเพื่อให้ผู้รับจดหมายสามารถอ่านได้อย่างรวดเร็ว
ชื่นชมเวลาว่าง! ห้ามส่งจดหมาย 3 หน้า หากคำถามหรือคำขอสามารถตอบได้ใน 1 ย่อหน้า ดังนั้นให้ตอบกลับอย่างเพียงพอแล้วจึงส่งจดหมายทันที อย่าเพิ่มข้อมูลอื่นที่เขาไม่จำเป็นต้องรู้จริงๆ
- วิธีนี้เป็นสิ่งสำคัญในการดำเนินการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากจดหมายตอบกลับมีวัตถุประสงค์เพื่อตอบคำถามจากลูกค้าหรือผู้ร่วมธุรกิจของคุณ แน่นอน คุณคงไม่อยากทำให้ลูกค้าผิดหวังโดยที่ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการอ่านคำตอบที่ควรตัดทิ้งไปครึ่งหนึ่งใช่ไหม
- ในทางกลับกัน อย่าเขียนสั้นเกินไปจนคุณไม่สามารถตอบคำขอหรือคำถามที่ระบุไว้ในจดหมายต้นฉบับได้ หากคำถามจำเป็นต้องตอบพร้อมคำอธิบายยาวๆ โปรดระบุ สิ่งสำคัญที่สุดคือตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดที่ให้มานั้นสำคัญมากสำหรับผู้อ่านที่จะรู้
ขั้นตอนที่ 4 เขียนให้ชัดเจนที่สุดเพื่อให้ผู้รับจดหมายสามารถเข้าใจคำตอบของคุณ
อย่าใช้ประโยคที่ยาวหรือซับซ้อนเกินไป! ให้เขียนโดยใช้พจน์ที่ตรงไปตรงมา ชัดเจน และไม่อาจทำให้ผู้อ่านสับสนได้ ยิ่งงานเขียนของคุณสั้นและหนาแน่นมากเท่าไร ผลลัพธ์ก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น
ลองนึกภาพผู้รับจดหมายไม่มีเวลามากพอที่จะอ่านเนื้อหาในจดหมายของคุณโดยละเอียด แม้ว่าเขาจะสแกนเฉพาะเนื้อหาในจดหมาย เขาจะเข้าใจสิ่งที่คุณหมายถึงหรือไม่? ถ้าไม่ใช่ ให้แก้ไขพจน์ที่คุณใช้เพื่อทำให้ประเด็นของคุณชัดเจน
ขั้นตอนที่ 5. หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงและศัพท์เทคนิคที่ผู้อ่านเข้าใจยาก
ต้องปฏิบัติตามด้านนี้เพื่อเพิ่มระดับความสามารถในการอ่านและความชัดเจนของเนื้อหาในจดหมายของคุณ ดังนั้นหากผู้รับจดหมายไม่ใช่มืออาชีพที่เข้าใจข้อกำหนดทางเทคนิคก็อย่าใช้ ให้ลองแทนที่ศัพท์แสงหรือศัพท์เทคนิคด้วยสำนวนอื่นๆ ที่แม้แต่ฆราวาสก็ยังเข้าใจได้
ในการแก้ไขจดหมาย ให้ถามคำถามต่อไปนี้: "คนที่ไม่เข้าใจงานของฉันจะเข้าใจว่าจดหมายของฉันเกี่ยวกับอะไร" ถ้าไม่เปลี่ยนภาษาที่ใช้ในจดหมายเพื่อให้คนส่วนใหญ่สามารถเข้าใจได้ อันที่จริง มันเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการลดการใช้ศัพท์แสงทางเทคนิคในจดหมายของคุณ
ขั้นตอนที่ 6 อ่านเนื้อความในจดหมายของคุณอีกครั้ง
เพื่อหลีกเลี่ยงการเขียนผิดพลาดที่อาจทำให้จดหมายของคุณดูเป็นมืออาชีพน้อยลง อย่าลืมอ่านจดหมายซ้ำและแก้ไขข้อผิดพลาดในการสะกด ไวยากรณ์ การจัดรูปแบบ และการไหล เชื่อฉันเถอะ การสละเวลาเพียงไม่กี่นาทีเพื่อตรวจสอบเนื้อหาในจดหมายสามารถช่วยให้จดหมายดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น
- อย่าเพิ่งพึ่งพาโปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อตรวจสอบข้อผิดพลาดในจดหมายของคุณ โดยทั่วไป โปรแกรมดังกล่าวสามารถตรวจจับข้อผิดพลาดการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนเท่านั้น ไม่ใช่ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ ดังนั้น ให้อ่านทุกคำที่เขียนในจดหมายของคุณใหม่เพื่อค้นหาข้อผิดพลาดที่คอมพิวเตอร์ไม่สามารถตรวจพบได้
- หากเนื้อหาของจดหมายมีความสำคัญมาก เช่น เมื่อมีการส่งจดหมายถึงคู่ค้าทางธุรกิจ ขอให้คนอื่นอ่านด้วย บางครั้ง คนอื่นอาจพบข้อผิดพลาดที่คุณไม่เคยรู้มาก่อน