เราทุกคนรู้ดีว่าการจัดระเบียบในที่ทำงานนั้นสำคัญ แต่คนส่วนใหญ่กลับลำบากที่จะทำ เชื่อหรือไม่ การจัดระเบียบไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่คิด การแก้ไขและวิธีแก้ไขเล็กน้อยจะทำให้คุณเป็นคนมีระเบียบง่ายกว่าที่คุณคิด
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 4: การตั้งค่าสถานที่และเวลา
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบกิจกรรมของคุณ
ใช้เวลาสองสามวันในการจดบันทึกหรือติดตามกิจกรรมประจำวันของคุณ การจดบันทึกจะช่วยให้คุณเห็นสิ่งที่คุณทำโดยที่คุณไม่เคยรู้มาก่อน นอกจากนี้ การทำบันทึกประจำวันยังสามารถให้แนวคิดเล็กน้อยเกี่ยวกับข้อบกพร่องของคุณในการจัดระเบียบสิ่งต่างๆ และการทำงานอย่างมีประสิทธิผล แบบฝึกหัดนี้ควรทำโดยมีเป้าหมายใหญ่ในใจ คุณสามารถดูกิจกรรมที่เสียเวลาผ่านบันทึกกิจกรรมได้ และกิจกรรมใดบ้างที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดเวลาในการผลิตของคุณ
พวกเราบางคนตื่นเช้าและบางคนไม่ตื่น คุณอาจรู้อยู่แล้วว่าเวลาในการผลิตของคุณคือเมื่อไร ไม่ว่าคุณจะชอบช่วงเย็น เช้า กลางวัน ก่อนหรือหลังชั่วโมงเร่งด่วนของวันทำงาน ให้ใช้ประโยชน์จากเวลาเหล่านี้เพื่อเพิ่มผลผลิตของคุณให้สูงสุด
ขั้นตอนที่ 3 จัดลำดับความสำคัญงานของคุณ
เราทุกคนทราบดีว่างานบางอย่างมีความสำคัญมากกว่างานอื่นๆ แต่เราไม่ได้จัดลำดับความสำคัญให้ถูกต้องเสมอไป ดังนั้นจงพัฒนาระบบการจัดอันดับโดยทำเครื่องหมายงานว่ามีความสำคัญและซื่อสัตย์และยืดหยุ่น ใช้การช่วยเตือน โดยใช้ปฏิทินดิจิทัลหรือโน้ตในคอมพิวเตอร์หรือบนโต๊ะทำงาน อุทิศเวลาและพลังงานให้กับสิ่งที่มีความสำคัญสูงสุดในรายการของคุณ ตัวอย่างคืองานที่ต้องคำนึงถึงเวลา เช่น งานที่ต้องทำให้เสร็จในวันนี้หรือพรุ่งนี้ คุณควรจัดลำดับความสำคัญในการตอบสนองต่อลูกค้า เจ้านาย หรือใครก็ตามที่จ่ายเงินเดือนให้คุณ หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับความอ่อนไหวและความสำคัญของงาน คุณควรถามใครสักคน
ขั้นตอนที่ 4 ทำงานเล็ก ๆ ให้เสร็จทันที
งานบางงานไม่จำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญและกำหนดเวลาให้เสร็จภายในระยะเวลาที่กำหนด งานบางอย่างไม่จำเป็นต้องมีการวางแผนหรือจัดกำหนดการเพราะสามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นได้ทันที หากเป็นกรณีนี้ คุณสามารถทำงานให้เสร็จได้อย่างรวดเร็วทันที ดังนั้น ทำเดี๋ยวนี้! โดยทำงานเบา ๆ ทันที คุณจะไม่ผัดวันประกันพรุ่ง
ขั้นตอนที่ 5. จัดระเบียบเครื่องมือและเครื่องมือทำงาน
โต๊ะทำงานของเราเปลี่ยนจากเรือที่รกไปเป็นเรือที่พังได้ง่าย และสิ่งนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้คุณเป็นคนมีระเบียบ บางคนมีนโยบาย "โต๊ะสะอาด" แม้จะไม่จำเป็นจริงๆ ก็ควรทำความสะอาดพื้นที่ทำงานของคุณ
- จัดโต๊ะให้เรียบร้อย กำจัดขยะทั้งหมดและจัดระเบียบสิ่งที่คุณต้องการอย่างเป็นระบบ ทำความสะอาดโต๊ะทุกครั้งที่ทำได้: เมื่อไม่มีงานทำที่สำนักงาน ระหว่างพัก หรือระหว่างงาน
- ทำความสะอาดถังขยะของคุณทันที ด้วยวิธีนี้คุณจะจำไว้เสมอว่าต้องทำความสะอาดโต๊ะทำงานของคุณ นอกจากนี้คุณสามารถหลีกเลี่ยงไม่รำคาญกับขยะที่สะสม
- จัดเก็บสิ่งของที่คุณต้องการในบริเวณที่เข้าถึงได้ง่าย แน่นอนว่าทุกสิ่งรอบตัวคุณไม่ใช่ขยะ การเก็บเครื่องมือที่คุณต้องการไว้ใกล้ตัวยังช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าและพื้นที่ทำงานได้อีกด้วย
ขั้นตอนที่ 6 กำหนดกิจกรรมและการประชุม
บางคนจัดกำหนดการการประชุมเท่านั้น แต่ไม่ได้จัดกำหนดการกับกิจกรรมในรายการสิ่งที่ต้องทำ การจัดกำหนดการงานและการประชุมที่สำคัญจะมีประโยชน์มาก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดกลุ่มวันของคุณโดยจัดการประชุมเฉพาะในวันอังคารและวันพฤหัสบดี จัดที่ว่างในตารางเวลาของคุณสำหรับ "เวลาที่สร้างสรรค์" หรือสำหรับสิ่งที่คาดเดาไม่ได้
- ใช้ตัวจัดการกำหนดการและปฏิทิน คุณสามารถสร้างตัวจัดการกำหนดการของคุณเองโดยใช้กระดาษและปากกา หรืออาจเป็นซอฟต์แวร์และแอป เช่น iCalendar หรือ Google Now
- จัดหมวดหมู่กิจกรรมของคุณ การจัดหมวดหมู่หรือรหัสสีกิจกรรมของคุณอาจเป็นเครื่องเตือนใจให้เห็นถึงสิ่งที่สำคัญ ตัวอย่างเช่น หมวดหมู่ที่คุณสร้างอาจเป็น: การติดต่อ, โครงการ, กิจกรรม, การประชุม, การระดมความคิด, การพัก และเวลาออกกำลังกาย
- ใช้เทคโนโลยีในการจัดการตารางเวลาของคุณ ผู้จัดการกำหนดการออนไลน์และแพลตฟอร์มอีเมล เช่น Outlook สามารถรวมรายการสิ่งที่ต้องทำ ปฏิทิน และรายการที่อยู่ได้ ตัวจัดการกำหนดการนี้ไม่เพียงแต่ปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณเท่านั้น แต่ยังทำให้การคิดของคุณง่ายขึ้นอีกด้วย
- ส่งงานทุกครั้งที่ทำได้ ในวันทำงานที่วุ่นวาย คุณมักจะลืมไปว่าคุณไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างเพียงลำพัง ฝากงานของคุณไว้กับผู้ช่วย หรือหากคุณมีงานล้นมือจริงๆ ให้ขอให้เพื่อนร่วมงานช่วยคุณทำงานเฉพาะ คุณสามารถตอบแทนความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงานได้เมื่องานเริ่มคลี่คลาย
วิธีที่ 2 จาก 4: การจัดระเบียบอีเมลอย่างเป็นระบบ
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบอีเมลของคุณตามเวลาที่กำหนด
คุณไม่จำเป็นต้องตรวจสอบกล่องจดหมายทุกครั้งเพราะข้อความส่วนใหญ่ไม่สำคัญเท่าที่คุณคิด หากคุณกำลังทำงานที่ไม่ต้องการการติดตามผลอย่างรวดเร็ว ให้ตรวจสอบอีเมลของคุณเป็นระยะๆ ประมาณ 3 ถึง 4 ครั้งต่อวัน
ขั้นตอนที่ 2 จัดระเบียบอีเมล
ใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติโฟลเดอร์และแฟล็ก แทนที่จะปล่อยให้ข้อความของคุณกองพะเนินในกล่องจดหมายของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณลักษณะโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยใน Outlook หรือคุณลักษณะป้ายกำกับและกล่องจดหมายหลายรายการใน Gmail สามารถทำกำไรได้ หากคุณเป็นนักข่าว ไฟล์ของคุณอาจมีชื่อว่า "ข่าวล่าสุด" "ข่าวในอนาคต" "ข่าวเก่า" "บทสัมภาษณ์และแหล่งข้อมูล" และ "แนวคิด"
ลบและเก็บถาวรอีเมลของคุณ เก็บจดหมายสำคัญและเก่าแล้วลบส่วนที่เหลือ เช่นเดียวกับตัวอย่างข้างต้น “ข่าวเก่า” เป็นเอกสารสำคัญของนักข่าว เมื่อคุณเริ่มลบอีเมลเก่า คุณจะเห็นจำนวนอีเมลที่ควรค่าแก่การทิ้งมากกว่าการยื่น บางคนถึงกับตัดสินใจว่าจะมี "กล่องจดหมายเป็นศูนย์" นั่นคือไม่มีอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านหรือไม่มีอีเมลในกล่องจดหมายของคุณ นอกจากการใช้ไฟล์และป้ายกำกับแล้ว คุณยังสามารถล้างกล่องจดหมายเข้าโดยใช้เครื่องมือเก็บถาวร ลบอีเมลเก่า และใช้แอปล้างอีเมล
ขั้นตอนที่ 3 ใช้รูปแบบการสื่อสารอื่นที่มีประสิทธิภาพมากกว่า
บางครั้งการโทรด่วนก็เทียบเท่ากับการส่งและรับอีเมล 10 ครั้ง ถ้ายังโทร! ถ้าคุณรู้ว่าการแลกเปลี่ยนอีเมลสามารถขัดขวางการสนทนาและจำเป็นต้องดำเนินการไปมา ทางที่ดีควรสื่อสารทางโทรศัพท์ คุณจะได้รับรายละเอียดเพิ่มเติมโดยการโทร แทนที่จะต้องคุยเรื่องอีเมลที่ยาว ละเอียด และใช้เวลานาน คุณสามารถส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานและพูดว่า “ฉันมีคำถามมากมายเกี่ยวกับเรื่องนี้ บางทีมันอาจจะง่ายกว่าที่จะคุยทางโทรศัพท์? ฉันโทรหาคุณตอน 5 โมงได้ไหม”
ขั้นตอนที่ 4 จำกัดการหยุดชะงัก
การหยุดพักเชิงกลยุทธ์สามารถช่วยได้จริง แต่การหยุดชะงักระหว่างเวลาทำงานเป็นสิ่งที่ตรงกันข้าม การหยุดชะงักอาจทำให้งานของคุณช้าลง ทำลายจังหวะของคุณ และทำให้คุณเสียสมาธิ ดังนั้น ลองใช้วอยซ์เมลเมื่อคุณไม่ว่าง เครื่องมือเหล่านี้ไม่ได้มีไว้สำหรับเมื่อคุณไม่อยู่ในสำนักงานเท่านั้น เครื่องมือเหล่านี้สามารถใช้เมื่อคุณยุ่งมาก หลายคนมีนโยบาย "เปิดประตู" แต่คุณไม่จำเป็นต้องเปิดประตูตลอดเวลา คุณสามารถฝากข้อความไว้ที่ประตูว่า "กำลังโทร" หรือ "กำลังใช้ห้องอยู่ โปรดกลับมาอีกครั้งหรือส่งอีเมล”
ขั้นตอนที่ 5. ใช้ประโยชน์จากคลาวด์
การประมวลผลแบบคลาวด์เป็นสิ่งที่ควรค่าแก่การพิจารณาเนื่องจากมีราคาถูกกว่า ปรับขนาดได้ มีประสิทธิภาพมากกว่า และอัปเดตได้ง่ายขึ้น เนื้อหาที่อยู่ในคลาวด์มีประโยชน์มากเพราะสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ต่างๆ: คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต สมาร์ทโฟน และอื่นๆ ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ยังทำหน้าที่เป็นรูปแบบหลักและสำรองของดิจิทัลสำรอง ปรึกษากับผู้จัดการ ICT หรือผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ เนื่องจากคุณอาจมีพื้นที่เก็บข้อมูลฟรีบนคลาวด์อยู่แล้ว หรือมีให้บริการโดยมีค่าธรรมเนียมรายปีต่ำ
ขั้นตอนที่ 6 ใช้บุ๊คมาร์คออนไลน์
เบราว์เซอร์ส่วนใหญ่มีคุณลักษณะบุ๊กมาร์กเพื่อบันทึกและจัดระเบียบที่อยู่เว็บที่คุณชื่นชอบ หรือที่อยู่เว็บที่คุณเข้าชมบ่อยๆ เพื่อให้สามารถเข้าถึงได้ง่ายและรวดเร็ว ใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะนี้ เพื่อไม่ให้คุณลืมเว็บไซต์สำคัญเพื่อตรวจสอบข่าวสารล่าสุด
วิธีที่ 3 จาก 4: ใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด
ขั้นตอนที่ 1. หลีกเลี่ยงการทำหลายๆ อย่างพร้อมกัน (multitask)
ผู้เชี่ยวชาญทุกคนเชื่อสิ่งนี้ แม้ว่าสิ่งนี้อาจดูรวดเร็วและเจ๋งในทีวี แต่การทำหลายๆ อย่างพร้อมๆ กันนั้นไม่มีประสิทธิภาพและอาจขัดขวางประสิทธิภาพของความพยายามในการจัดระเบียบของคุณ คุณควรทุ่มเทความสนใจอย่างเต็มที่ให้กับงานหนึ่งก่อน จัดการมัน และไปยังสิ่งอื่นในรายการของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 จัดทำตารางเวลาสำหรับตัวคุณเอง
โชคดีที่งานส่วนใหญ่ไม่ต้องการให้คุณสร้างกำหนดการรายวันตามนาที อย่างไรก็ตาม การทำเครื่องหมายตารางเวลาประจำวันของคุณและงานหรือกิจกรรมที่สำคัญในแต่ละวันสามารถทำให้คุณจดจ่อกับงานของคุณได้
- กำหนดเวลาสำหรับกิจกรรมบางอย่าง งานบางอย่างไม่จำเป็นต้องกำหนดเวลา แต่งานอื่นๆ ควรมีการกำหนดพารามิเตอร์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ นึกถึงงานบางอย่างที่ใช้เวลานานเกินความจำเป็น และกำหนดเวลาสำหรับพวกเขาในภายหลัง
- จัดสรรเวลาเพิ่มเติมสำหรับกิจกรรมอื่นๆ งานบางอย่างที่คุณเรียนรู้จากประสบการณ์มักจะใช้เวลานานกว่าที่ควรจะเป็น แต่ก็ไม่ได้เลวร้ายอะไร สำหรับกิจกรรมประเภทนี้ โดยเฉพาะกิจกรรมและการประชุมที่สำคัญ ให้จัดสรรเวลาพิเศษก่อนและหลัง
ขั้นตอนที่ 3 ใช้ตัวจับเวลา นาฬิกาจับเวลา หรือแอปนาฬิกาปลุก
วัตถุเหล่านี้จะมีประสิทธิภาพเมื่อใช้อย่างเหมาะสม บางคนเลือกที่จะตั้งเวลาปลุก 10, 15 หรือ 30 นาทีก่อนถึงเวลาที่กำหนด เพื่อให้พวกเขาได้รับคำเตือนที่เพียงพอก่อนเริ่มกิจกรรม คุณยังสามารถตั้งค่าเครื่องมือเตือนความจำ (เตือนความจำ)
ขั้นตอนที่ 4 อย่าผัดวันประกันพรุ่ง
ถามตัวเองว่าควรเลื่อนกิจกรรมออกไปจริงๆ หรือแค่อยากขี้เกียจ ถ้าคุณรู้สึกอยากพักผ่อน อย่าผัดวันประกันพรุ่ง-ทำเลย! อย่างไรก็ตาม หากไม่สามารถหลีกเลี่ยงกิจกรรมล่าช้าได้ อย่าลืมจดบันทึกและจัดตารางกิจกรรมใหม่ด้วยแผนที่เป็นรูปธรรม หรือคุณอาจนึกถึงแผนอย่างกะทันหัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องยกเลิกการประชุมแบบตัวต่อตัว คุณอาจต้องการทำการประชุมทางโทรศัพท์หรือการประชุมทางเว็บแทน
วิธีที่ 4 จาก 4: การรักษาสุขภาพกายและสุขภาพจิต
ขั้นตอนที่ 1. หยุดพัก
การพักผ่อนจิตใจเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาประสิทธิภาพการทำงานและสุขภาพจิตของคุณ เรามักจะยุ่งมากจนไม่มีเวลาพักผ่อน การหยุดพักทำให้เราได้พักที่จำเป็นมากในการเพิ่มผลิตภาพ อย่างไรก็ตาม การหยุดพักยังเปิดโอกาสให้หยุดและตั้งคำถามว่าเราใช้เวลาของเราให้เกิดประโยชน์หรือไม่
ขั้นตอนที่ 2. นอนหลับดีขึ้น
หากไม่ได้นอนหลับเต็มอิ่ม คุณจะรู้สึกวิงเวียน เหนื่อย หรือเซื่องซึมในวันรุ่งขึ้น ซึ่งอาจรบกวนตารางเวลาและประสิทธิภาพในการทำงานของคุณ ตั้งเป้าหมายที่จะนอนหลับอย่างต่อเนื่องเป็นเวลา 7 ถึง 8 ชั่วโมงทุกคืน
ขั้นตอนที่ 3 อย่าเปรียบเทียบตัวเองกับเพื่อนร่วมงาน
งานของเพื่อนร่วมงานส่วนใหญ่แตกต่างจากงานที่คุณต้องทำ และทุกคนก็มีวิธีการจัดระเบียบงานของตนเอง วิธีการที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพสำหรับเพื่อนร่วมงานของคุณอาจไม่ได้ผลสำหรับคุณ และในทางกลับกัน
ขั้นตอนที่ 4 ยอมรับว่าการจัดระเบียบเป็นกระบวนการต่อเนื่อง
อย่าหวังว่าจะสมบูรณ์แบบ การสั่งซื้อเป็นกระบวนการที่ยาวนานที่ต้องให้ความสนใจอย่างต่อเนื่อง คุณจะไม่ได้รับการจัดระเบียบอย่างเหมาะสมทุกวัน แต่การพยายามเป็นคนปกติสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของคุณได้