ระบบการจัดเก็บไฟล์เป็นส่วนสำคัญในการจัดการการบริหารสำนักงานอย่างเรียบร้อย กำหนดการตั้งค่าระบบการจัดเก็บไฟล์ที่ดีที่สุด เพื่อให้ใครก็ตามที่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นคนอื่นหรือตัวคุณเอง สามารถค้นหาเอกสารที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย ระบบที่ไม่เพียงพอทำให้ยากสำหรับคุณในการจัดการเอกสาร เนื่องจากเอกสารมักจะซุกหรือสูญหายเพื่อให้โต๊ะทำงานเต็มไปด้วยกองไฟล์
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดระบบจัดเก็บไฟล์ที่คุณต้องการใช้
ไม่ว่าคุณจะเลือกระบบใด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบันทึกแต่ละเอกสารไว้ที่ใด เช่น จัดเรียงตามลำดับ:
- ตัวอักษร. ระบบนี้เหมาะที่สุดเมื่อจัดเก็บไฟล์โดยลูกค้า ผู้ป่วย หรือชื่อลูกค้า
- เรื่องหรือหมวดหมู่ โดยทั่วไป ระบบจัดเก็บไฟล์ที่จัดตามหัวเรื่องหรือหมวดหมู่จะมีประโยชน์มากหากจัดการอย่างเหมาะสม แต่อาจสร้างความสับสนได้หากเอกสารไม่เป็นระเบียบเรียบร้อย
- ตัวเลขหรือลำดับเหตุการณ์ ตัวเลือกนี้ดีที่สุดถ้าเอกสารเป็นแบบอนุกรมหรือลงวันที่ เช่น ใบกำกับสินค้าหรือใบเสร็จรับเงิน
ขั้นตอนที่ 2 ตั้งค่าโฟลเดอร์ที่แขวนอยู่ในลิ้นชักไฟล์
ไม่จำเป็นต้องลบโฟลเดอร์ที่แขวนอยู่ออกจากลิ้นชักเพราะทำหน้าที่เป็นที่สำหรับใส่โฟลเดอร์กระดาษแข็งของมะนิลา โฟลเดอร์นี้จะถูกรวมไว้ในโฟลเดอร์ที่แขวนอยู่และจะเรียกค้นคืนได้หากจำเป็น
ขั้นตอนที่ 3 จัดเรียงเอกสารเป็นกองตามหมวดหมู่
เมื่อกองเอกสารสูงถึง 3-4 ซม. ให้แยกเอกสารออกเป็นหมวดหมู่ย่อย สามารถรวมเอกสารแบบบางหลายกองเข้าด้วยกัน แล้วกำหนดชื่อหมวดหมู่ใหม่ เลือกชื่อที่ช่วยให้คุณจัดเรียงเอกสารได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 ใส่แต่ละกองลงในโฟลเดอร์กระดาษมะนิลาและติดฉลากให้ชัดเจน
เพื่อให้ดูเรียบร้อยยิ่งขึ้น ให้ใช้โฟลเดอร์ที่มีที่สำหรับเขียนป้ายกำกับตรงกลาง แทนที่จะเรียงเป็นแถว
ขั้นตอนที่ 5. เก็บโฟลเดอร์กระดาษมะนิลาไว้ในโฟลเดอร์ที่แขวนอยู่
คุณสามารถใช้โฟลเดอร์แขวนปกติเพื่อเก็บกองเอกสารบางๆ อย่างไรก็ตาม สำหรับการจัดเก็บกองเอกสารหนาๆ หรือเอกสารที่แบ่งออกเป็นหมวดหมู่ย่อย ให้ใช้โฟลเดอร์แบบแขวนที่มีก้นสี่เหลี่ยม ในกรณีนี้ ไฟล์สามารถจัดเรียงได้ตามต้องการ แต่ลำดับที่ใช้บ่อยที่สุดคือเรียงตามตัวอักษร
ขั้นตอนที่ 6 ติดฉลากโฟลเดอร์ที่แขวนตามฉลากที่ระบุไว้ในโฟลเดอร์กระดาษแข็งของมะนิลา
ติดฉลากพลาสติกที่ด้านซ้ายสุดของโฟลเดอร์ เว้นแต่คุณจะต้องใส่โฟลเดอร์ลงในตู้เก็บเอกสารในแนวตั้ง เพื่อให้โฟลเดอร์เรียงตามลำดับจากซ้ายไปขวา ไม่ใช่ด้านหน้าไปด้านหลัง ในกรณีนี้ ให้วางฉลากพลาสติกไว้ทางด้านขวา
ขั้นตอนที่ 7 เตรียมโฟลเดอร์ที่แขวนไว้และโฟลเดอร์กระดาษลังสำรองเพื่อให้คุณสามารถเพิ่มโฟลเดอร์ได้หากมีเอกสารที่ไม่สามารถจัดกลุ่มเป็นโฟลเดอร์ที่มีป้ายกำกับได้
อย่าโหลดเอกสารมากเกินไปหรือน้อยเกินไปในโฟลเดอร์ พิจารณาว่าคุณจำเป็นต้องเปลี่ยนป้ายชื่อโฟลเดอร์และจัดเรียงใหม่เนื่องจากเอกสารจำเป็นต้องจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่ใหม่หรือไม่
ขั้นตอนที่ 8 เมื่อสิ้นปี ให้นำโฟลเดอร์ทั้งหมดออกจากตู้เก็บเอกสาร ติดป้ายกำกับโฟลเดอร์กระดาษมะนิลาใหม่ตามหมวดหมู่ แล้วใส่กลับเข้าไปในโฟลเดอร์ที่แขวนอยู่
ตรวจสอบไฟล์ทั้งหมดเพื่อดูว่ามีเอกสารที่ต้องรวมในโฟลเดอร์ที่มีอยู่แล้วหรือไม่ จากนั้นให้บันทึกเอกสารอื่นๆ เป็นที่เก็บถาวร
เคล็ดลับ
หากคุณต้องการสร้างฉลากที่มีสีสัน ให้พิมพ์โดยใช้คอมพิวเตอร์หรือใช้วิธีอื่นเพื่อทำให้โฟลเดอร์ดูน่าสนใจยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณต้องทำการเปลี่ยนแปลง เช่น เพิ่มโฟลเดอร์ใหม่ คุณอาจรู้สึกสับสนเพราะเลือกสีได้ยากหรือต้องติดป้ายกำกับด้วยมือ เลยใช้วิธีง่ายๆ
คำเตือน
- อย่าสร้างหมวดหมู่เบ็ดเตล็ดสำหรับเอกสารที่ไม่สามารถจัดกลุ่มในบางหมวดหมู่ได้ เนื่องจากวิธีนี้ทำให้เอกสารกองพะเนินเทินทึก
- หลังจากกำหนดระบบการจัดเก็บไฟล์แล้ว ให้จัดการเอกสารเป็นประจำให้เป็นนิสัย จัดสรรเวลาในการบันทึกไฟล์บนโต๊ะทำงานของคุณทุกวัน อย่าพยายามใส่เอกสารลงในตะกร้าใบใหญ่ เพราะตะกร้าจะเต็มอย่างรวดเร็วและกลายเป็นกองไฟล์ใหม่
