รายงานทางธุรกิจเป็นหนึ่งในวิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสูงสุดในโลกธุรกิจปัจจุบัน ประโยชน์ของรายงานทางธุรกิจมีมากมาย บริษัทหรือบุคคลทั่วไปสามารถใช้รายงานทางธุรกิจเพื่อทำการตัดสินใจที่สำคัญได้ หากคุณต้องการเขียนรายงานธุรกิจที่ดี ให้เรียนรู้วิธีและทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ของการเขียนรายงาน
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: ตัดสินใจว่าคุณต้องการเขียนรายงานธุรกิจประเภทใด
ขั้นตอนที่ 1 ใช้รายงานทางธุรกิจเพื่อถ่ายทอดความคิด
รายงานนี้เรียกว่า "รายงานเหตุผล/คำแนะนำ" คุณสามารถใช้รายงานนี้เพื่อแบ่งปันแนวคิดกับผู้จัดการหรือผู้อำนวยการของคุณ โดยปกติ คุณจะต้องเตรียมสรุปและเนื้อหาของรายงาน สรุปคือวิธีการถ่ายทอดความคิด เนื้อหาประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับผลประโยชน์ ต้นทุน ความเสี่ยง และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับความคิดของคุณ
ตัวอย่างเช่น คุณต้องการซื้อเครื่องพิมพ์สำหรับแผนกของคุณ เพื่อโน้มน้าวผู้จัดการว่าจำเป็นต้องใช้เครื่องพิมพ์จริงๆ ให้เตรียมรายงานเหตุผล/คำแนะนำสำหรับการส่งคำขอซื้อเครื่องพิมพ์ไปยังฝ่ายบริหารอย่างเป็นทางการ
ขั้นตอนที่ 2 นำเสนอความเสี่ยงที่มาพร้อมกับโอกาสทางธุรกิจ
"รายงานการสอบสวน" ช่วยให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจพิจารณาความเสี่ยงที่ต้องเผชิญเมื่อต้องการดำเนินการบางอย่างเพื่อให้ฝ่ายบริหารสามารถคาดการณ์ผลกระทบที่ไม่ได้ตั้งใจได้ รายงานนี้ประกอบด้วยคำนำ เนื้อหา และบทสรุป คำนำมีข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับปัญหาที่อยู่ระหว่างการตรวจสอบ ร่างกายมีคำอธิบายข้อเท็จจริงและผลการสอบสวน บทสรุปประกอบด้วยบทสรุปของรายงาน
ตัวอย่างเช่น บริษัทยา X ต้องการทำงานกับบริษัทยา Y ที่กำลังประสบปัญหา บริษัท X ไม่ต้องการทำงานกับบริษัทที่ปัจจุบันหรือประสบปัญหาทางการเงิน ดังนั้น บริษัท X จึงแสวงหาข้อมูลที่สมบูรณ์เกี่ยวกับบริษัท Y จากนั้นจึงจัดทำรายงานการสอบสวนเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินของบริษัท Y กับผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน
ขั้นตอนที่ 3 นำเสนอข้อมูลการปฏิบัติตามข้อกำหนดต่อหน่วยงานของรัฐ
รายงานนี้ หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า "รายงานการปฏิบัติตามข้อกำหนด" มีประโยชน์ในการแสดงความรับผิดชอบขององค์กรโดยการพิสูจน์ให้หน่วยงานของรัฐ (เมือง จังหวัด ภาคกลาง ฯลฯ) เห็นว่าฝ่ายบริหารทำงานตามกฎหมาย/ระเบียบข้อบังคับที่บังคับใช้ และการจัดการด้านการเงินตามขั้นตอน. รายงานนี้ประกอบด้วยคำนำ เนื้อหา และบทสรุป คำนำประกอบด้วยคำอธิบายของหัวข้อหลักที่กล่าวถึงในรายงาน ลำต้นประกอบด้วยข้อมูล ข้อเท็จจริง และข้อมูลอื่น ๆ ที่หน่วยงานของรัฐจำเป็นต้องรู้ บทสรุปประกอบด้วยบทสรุปของรายงาน
ตัวอย่างเช่น คณะกรรมการบริษัทประกันของรัฐบาลต้องนำเสนอต่อรัฐมนตรีว่าการกระทรวงการคลังว่าฝ่ายบริหารของบริษัทดำเนินการให้เป็นไปตามกฎหมายและระเบียบที่บังคับใช้ในปี พ.ศ. 2562 ในการนี้ คณะกรรมการบริษัทจัดให้มีการประชุมประจำปี รายงานการปฏิบัติตามเพื่อนำเสนอกิจกรรมของบริษัทในช่วงปี 2562
ขั้นตอนที่ 4 นำเสนอความเป็นไปได้ของแนวคิดหรือโครงการที่เสนอ
รายงานที่มีคำอธิบายเพื่อพิจารณาว่าแนวคิดได้รับการยอมรับหรือปฏิเสธหรือไม่เรียกว่า "รายงานความเป็นไปได้" รายงานนี้ประกอบด้วยบทสรุปและเนื้อหา บทสรุปประกอบด้วยแนวคิด ในขณะที่เนื้อหาจะสรุปประโยชน์ ปัญหาที่เป็นไปได้ ค่าใช้จ่าย และประเด็นอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับแนวคิดที่เสนอ ผู้บริหารสามารถใช้รายงานความเป็นไปได้ในการตอบคำถามต่อไปนี้:
- โครงการนี้สามารถทำได้ภายในงบประมาณทางการเงินหรือไม่?
- โครงการนี้มีกำไรหรือไม่?
- โครงการนี้สามารถดำเนินการให้แล้วเสร็จตามกำหนดเวลาได้หรือไม่?
ขั้นตอนที่ 5. นำเสนอผลงานวิจัยที่ได้รับจากการศึกษาวิจัย
"รายงานการวิจัย" นำเสนอผลการศึกษาโดยละเอียดเกี่ยวกับประเด็นหรือปัญหาที่เฉพาะเจาะจงมาก รายงานนี้ประกอบด้วยบทคัดย่อ (บทสรุป) คำนำ วิธีการที่ใช้ ผลการวิจัย ข้อสรุปและข้อเสนอแนะ ในการจัดทำรายงานต้องแจ้งผลการศึกษาที่ใช้เป็นข้อมูลอ้างอิง
ตัวอย่างเช่น ฝ่ายบริหารต้องการศึกษาเกี่ยวกับบุคลากรทั้งหมดเพื่อตัดสินใจว่าจำเป็นต้องห้ามพนักงานสูบบุหรี่ในโรงอาหารของบริษัทหรือไม่ ผู้ดำเนินการศึกษาจะเขียนรายงานผลการวิจัย
ขั้นตอนที่ 6 ช่วยบริษัทปรับปรุงนโยบาย ผลิตภัณฑ์ หรือขั้นตอนต่างๆ ผ่านการกำกับดูแลอย่างสม่ำเสมอ
จากนั้นเตรียม "รายงานประจำงวด" ที่เขียนขึ้นทุกกรอบเวลาที่กำหนด เช่น รายสัปดาห์ รายเดือน รายไตรมาส เป็นต้น รายงานนี้แสดงระดับประสิทธิภาพของบริษัท กำไร/ขาดทุน และข้อมูลอื่นๆ ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง
ตัวอย่างเช่น เจ้าของร้านขายยาจะขอให้พนักงานขายนำเสนอรายงานการขายรายเดือนทุกๆ วันที่ 3 ของเดือนถัดไป
ขั้นตอนที่ 7 จัดทำรายงานกรณีสถานการณ์บางอย่าง
ตรงกันข้ามกับรายงานเป็นระยะ "รายงานสถานการณ์" ถูกเขียนขึ้นสำหรับความต้องการเฉพาะ เช่น การให้ข้อมูลในการประชุมหรือการรายงานเกี่ยวกับความพยายามในการรับมือกับภัยธรรมชาติ รายงานนี้ประกอบด้วยคำนำ เนื้อหา และบทสรุป บทนำประกอบด้วยคำอธิบายของเหตุการณ์ที่รายงานและให้ภาพรวมโดยย่อของประเด็นที่กล่าวถึงในเนื้อหาของรายงาน โดยสรุป ให้อธิบายแนวทางแก้ไขที่ได้ดำเนินการไปแล้วและจะดำเนินการต่อไป
ตัวอย่างเช่น ผู้ว่าการขอให้นายกเทศมนตรีจัดทำรายงานสถานการณ์หลังจากเกิดพายุเฮอริเคนในพื้นที่ที่รับผิดชอบ
ขั้นตอนที่ 8 นำเสนอวิธีแก้ไขปัญหาบางอย่างเพื่อแก้ไขปัญหา
"รายงานเปรียบเทียบ" นำเสนอตัวเลือกโซลูชันต่างๆ สำหรับการตัดสินใจ ตามวัตถุประสงค์ ผู้เขียนแนะนำการดำเนินการหลายอย่างที่จำเป็นต้องดำเนินการ รายงานนี้ประกอบด้วยคำนำ เนื้อหา และบทสรุป คำนำอธิบายวัตถุประสงค์ของการเขียนรายงาน เนื้อตัวแสดงถึงสถานการณ์หรือปัญหาที่เกิดขึ้นพร้อมกับทางเลือกในการแก้ปัญหาต่างๆ บทสรุปนำเสนอทางออกที่ดีที่สุด
ตัวอย่างเช่น บริษัทยานยนต์ต้องการสร้างโรงงานในเอเชีย เมื่อเขียนรายงานผลการเปรียบเทียบ ให้ระบุสูงสุด 3 ประเทศ ตามความต้องการของบริษัท และเสนอทำเลที่ดีที่สุดโดยสรุป
ส่วนที่ 2 ของ 2: การเขียนรายงานธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดวัตถุประสงค์ในการเขียนและจัดรูปแบบรายงาน
ถามตัวเองว่าทำไมคุณถึงต้องการเขียนรายงานทางธุรกิจ เลือกประเภทรายงานในรายการด้านบนตามวัตถุประสงค์ที่จะบรรลุ
- ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม ให้แน่ใจว่าคุณกำหนดเป้าหมายที่สั้นและชัดเจน ผู้อ่านรายงานจะสับสนหากการกำหนดวัตถุประสงค์ใช้เวลานานเพื่อให้เกิดความสงสัยในความน่าเชื่อถือของรายงาน
- ตัวอย่างเช่น แผนกของคุณต้องการเงินส่งเสริมการขายเพิ่มเติม เมื่อเขียนรายงาน ให้เน้นที่งบประมาณงบประมาณส่งเสริมการขายที่มีอยู่ในปัจจุบัน และนำเสนอแผนการทำงานที่มีประสิทธิภาพเพื่อใช้เงินเพิ่มเติมให้เกิดประโยชน์สูงสุด
ขั้นตอนที่ 2 พิจารณาผู้ฟังที่จะอ่านรายงาน
ผู้อ่านรายงานอาจมาจากภายนอกบริษัท (ไม่ใช่พนักงาน) หรือจากภายในบริษัท เมื่อเขียนรายงาน ให้พิจารณาว่าผู้อ่านเข้าใจหรือมีข้อมูลเกี่ยวกับประเด็นที่กำลังสนทนาดีเพียงใด นอกจากนี้ ให้นึกถึงว่าข้อมูลที่นำเสนอในรายงานจะมีประโยชน์ต่อผู้อ่านเพียงใด
- ใครก็ตามที่จะอ่านรายงาน ด้านการเงินมีความสำคัญสูงสุดสำหรับผู้บริหารหรือลูกค้าเสมอ
- ตัวอย่างเช่น คุณต้องการใช้โปรแกรมการแบ่งงานในแผนกของคุณ สำหรับเรื่องนี้ คุณจะต้องเขียนรายงานทางธุรกิจที่จะอ่านโดยผู้อำนวยการฝ่ายบุคคล ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการ และประธานเจ้าหน้าที่บริหาร พิจารณาถึงความเป็นไปได้ที่พวกเขารู้เกี่ยวกับโปรแกรมแล้ว เพื่อให้คุณสามารถให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในรายงานได้ หากผู้บริหารไม่เคยพูดถึงโครงการแบ่งปันงาน รายงานของคุณก็ให้ข้อมูลและมีประโยชน์ หากบริษัทวางแผนโปรแกรมนี้ไว้แล้ว รายงานของคุณจะไม่ได้ผลและโน้มน้าวใจน้อยลง
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดสิ่งที่ต้องเรียนรู้
ขั้นตอนที่ยากที่สุดในการเตรียมรายงานธุรกิจไม่ใช่การเขียน การหาข้อสรุปและการรวบรวมข้อมูลสนับสนุนเป็นสิ่งที่ยากที่สุด คุณจะต้องมีทักษะที่หลากหลาย เช่น การรวบรวมข้อมูลและการวิเคราะห์ตลาด คุณและผู้บริหารจำเป็นต้องรู้อะไรบ้างเพื่อให้สามารถตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเกี่ยวกับหัวข้อที่ครอบคลุมในรายงานของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อเขียนรายงาน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลสนับสนุนที่คุณให้นั้นเป็นผลมาจากการวิจัย มิฉะนั้น คุณอาจสูญเสียความน่าเชื่อถือ การรวบรวมข้อมูลยังกำหนดตามประเภทของรายงานที่จะเขียนด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ข้อมูลที่ถูกต้องและเกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ในการเขียนรายงาน
- ข้อมูลจากแหล่งภายในมักจะรวบรวมได้เร็วกว่า ตัวอย่างเช่น สามารถขอข้อมูลการขายผลิตภัณฑ์จากฝ่ายขายทางโทรศัพท์ ดังนั้นข้อมูลจะได้รับทันทีและรวมอยู่ในรายงาน
- สามารถรับข้อมูลภายนอกได้จากบริษัท หากแผนกอื่นได้รวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลผู้บริโภคแล้ว ให้ขอเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องค้นคว้าเอง ข้อมูลที่จำเป็นจะต้องปรับให้เข้ากับสาขาธุรกิจ แต่ผู้เขียนรายงานทางธุรกิจมักจะไม่จำเป็นต้องทำวิจัยก่อน
- ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเขียนรายงานการให้เหตุผล/ข้อเสนอแนะ ให้ทำการค้นคว้าเพื่อหาประโยชน์ของแนวคิดที่นำเสนอ แล้วรวมผลการวิจัยไว้ในรายงาน
ขั้นตอนที่ 5. ตัดสินใจว่าจะจัดโครงสร้างรายงานอย่างไรก่อนเขียน
การตัดสินใจนี้ได้รับอิทธิพลจากจุดประสงค์ในการเขียนรายงาน ตัวอย่างเช่น วิธีการจัดทำรายงานการปฏิบัติตามข้อกำหนดและรายงานความเป็นไปได้จะแตกต่างกัน เริ่มเขียนเมื่อคุณสามารถหาวิธีรวบรวมรายงานได้
- จัดเรียงข้อมูลสนับสนุนออกเป็นหลายกลุ่ม รายงานทางธุรกิจมักจะมีข้อมูลและข้อมูลมากมาย การแบ่งข้อมูลออกเป็นกลุ่มเป็นกุญแจสำคัญในการประสบความสำเร็จในการเขียนรายงานทางธุรกิจที่ดี ตัวอย่างเช่น นำเสนอข้อมูลการขายแยกจากข้อมูลลูกค้าและรวมชื่อสำหรับการสรุปข้อมูลแต่ละรายการ
- รวบรวมรายงานโดยจัดเรียงข้อมูลสรุปตามชื่อเรื่องเพื่อให้อ่านและเข้าใจได้ง่าย ดังนั้นข้อมูลที่นำเสนอสามารถสนับสนุนวัตถุประสงค์หลักของการเขียนรายงานได้
- บางครั้ง คุณต้องรอให้คนอื่นวิเคราะห์หรือป้อนข้อมูล ระหว่างรอ คุณสามารถประมวลผลชุดข้อมูลทั้งหมดได้
ขั้นตอนที่ 6 หาข้อสรุปและให้คำแนะนำเฉพาะ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ข้อสรุปเชิงตรรกะโดยใช้ข้อมูลที่มีอยู่ในรายงาน อธิบายการดำเนินการที่ต้องดำเนินการตามข้อสรุปเหล่านี้
แต่ละวิธีที่คุณเสนอจะต้องตามด้วยการดำเนินการที่วัดผลได้เฉพาะ อธิบายการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดงาน กำหนดการ หรือการจัดสรรเงินทุนที่จำเป็นในการดำเนินการตามแผนงานใหม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำแนะนำของคุณได้รับการสนับสนุนจากข้อมูลที่พิสูจน์ว่าฝ่ายบริหารสามารถบรรลุเป้าหมายได้โดยใช้โซลูชันที่นำเสนอในรายงาน
ขั้นตอนที่ 7 เตรียมบทสรุปสำหรับผู้บริหาร
ข้อมูลสรุปนี้จะเป็นหน้าแรกของรายงานธุรกิจ แต่จะเขียนไว้ที่ส่วนท้ายสุด บทสรุปสำหรับผู้บริหารคือวิธีการนำเสนอผลการศึกษาและข้อสรุปเพื่อให้เห็นภาพคร่าวๆ ของเนื้อหาของรายงาน หากใครไม่มีเวลาอ่านจนจบ บทสรุปสำหรับผู้บริหารเปรียบเสมือนตัวอย่างภาพยนตร์หรือบทคัดย่อวิทยานิพนธ์
รายงานนี้เรียกว่าบทสรุปสำหรับผู้บริหาร เนื่องจากผู้บริหารที่มีงานยุ่งอาจอ่านแต่บทสรุปนี้เท่านั้น ถ่ายทอดข้อมูลสำคัญไปยังผู้บังคับบัญชาใน 200-300 คำในรูปแบบของบทสรุปผู้บริหาร เขาสามารถอ่านเพิ่มเติมได้หากต้องการทราบรายละเอียด
ขั้นตอนที่ 8 ใช้อินโฟกราฟิกเพื่อถ่ายทอดข้อมูลเฉพาะ
บางครั้ง คุณจำเป็นต้องให้ข้อมูลเชิงปริมาณโดยใช้กราฟหรือแผนภูมิ นำเสนอข้อมูลด้วยสีต่างๆ เพื่อให้ดูน่าสนใจและเข้าใจง่ายยิ่งขึ้น ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย ตัวเลขตามลำดับ หรือตารางเพื่อให้อ่านข้อมูลได้ง่ายขึ้น ขั้นตอนนี้ทำให้การนำเสนอข้อมูลดูแตกต่างเพื่อแสดงความสำคัญ
- โดยปกติ รูปภาพจะทำให้รายงานธุรกิจดูน่าสนใจยิ่งขึ้น รายงานดูซ้ำซากจำเจหากมีเพียงข้อความและตัวเลข นำเสนออินโฟกราฟิกที่เกี่ยวข้องและมีประโยชน์ แต่อย่าหักโหมจนเกินไป
- เขียนข้อมูลในกล่องบนหน้าที่มีข้อความเกือบทั้งหมด ไม่มีตารางหรือตัวเลข หน้าข้อความเต็มมักจะน่าเบื่อ ข้อมูลสรุปที่สำคัญอาจนำเสนอในกล่อง
ขั้นตอนที่ 9 ระบุแหล่งที่มาของข้อมูล
คุณอาจต้องระบุรายชื่อผู้ให้บริการข้อมูล ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของการวิจัยที่คุณกำลังทำ ในรายงานธุรกิจ บรรณานุกรมหรือหน้าแหล่งที่มามีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อมูลแก่ผู้อ่านหากต้องการตรวจสอบหรือค้นหาข้อมูลอื่น
ใช้รูปแบบที่ถูกต้องเมื่อรวมการอ้างอิงในรายงานตามประเภทธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 10 ตรวจสอบรายงาน 2 ครั้ง
คุณดูไม่จริงจังเมื่อรายงานการสะกดหรือข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ ข้อผิดพลาดเหล่านี้ทำให้ความน่าเชื่อถือของการศึกษาของคุณเป็นปัญหา นอกจากนี้ นำเสนอข้อมูลที่ชัดเจนและชัดเจน
- เช่น อย่าใช้คำที่เข้าใจยากหรือประโยคที่ยาวเกินไป
- หลีกเลี่ยงการสนทนาที่หลากหลาย
- หากโปรแกรมอ่านรายงานอยู่ในธุรกิจเดียวกัน คุณอาจใช้ศัพท์เฉพาะหรือข้อกำหนดทางเทคนิค แต่อย่าหักโหมจนเกินไป
- โดยปกติ รายงานทางธุรกิจจะเขียนโดยใช้เสียงแฝง รายงานนี้เป็นตัวอย่างหนึ่งที่แสดงให้เห็นว่าการเขียนโดยใช้ประโยค passive ดีกว่าประโยคที่ใช้งาน
- เมื่อตรวจสอบรายงาน ข้อผิดพลาดอาจถูกมองข้ามเนื่องจากคุณพิมพ์เอง ให้เพื่อนร่วมงานที่สนับสนุนอ่านรายงานของคุณแล้วขอความคิดเห็น การรู้ข้อผิดพลาดจากเพื่อนร่วมงานนั้นดีกว่าจากผู้บังคับบัญชา ใช้ประโยชน์จากข้อมูลจากเพื่อนเพื่อปรับปรุงรายงานโดยคำนึงถึงข้อเสนอแนะด้วย
ขั้นตอนที่ 11 สร้างสารบัญ
เขียนรายงานธุรกิจตามรูปแบบที่เป็นทางการโดยสร้างสารบัญที่เป็นประโยชน์ในการอ้างอิงเมื่อค้นหาหน้าเฉพาะ รวมหมายเลขหน้าของแต่ละส่วนของรายงานไว้ในสารบัญ โดยเฉพาะบทสรุปผู้บริหารและบทสรุป
ขั้นตอนที่ 12. ถึงเวลาผูกรายงาน
วิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุงรายงานที่ให้การตรวจทานฉบับเต็มที่เป็นประโยชน์คือการผูกมัดให้ดีที่สุด เช่น การใช้ลวดเกลียว สารยึดเกาะ หรือฝาครอบกระดาษแข็ง ดังนั้นรายงานจึงดูเรียบร้อยและน่าสนใจเพื่อให้คนอื่นๆ อยากอ่านจนจบ
