เอกสารข้อกำหนดทางเทคนิคเป็นเอกสารที่มีกฎเกณฑ์และข้อกำหนดที่ผลิตภัณฑ์หรือกระบวนการผลิตต้องปฏิบัติตาม ผลิตภัณฑ์หรือกระบวนการผลิตที่ไม่ตรงตามข้อกำหนดและกฎที่ระบุไว้ในเอกสารไม่ตรงตามข้อกำหนด และโดยทั่วไปจะเรียกว่าไม่เป็นไปตามข้อกำหนด ข้อกำหนดทางเทคนิคจะใช้เมื่อออกสัญญาการผลิตหรือบริการทางเทคนิค เพื่อกำหนดกฎการปฏิบัติตามสัญญา
ใช้คำแนะนำต่อไปนี้เพื่อเขียนเอกสารข้อกำหนดทางเทคนิค
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การพิจารณาทั่วไป
ขั้นตอนที่ 1 ตัดสินใจว่าคุณต้องการเขียนข้อกำหนดเปิดหรือปิด
- พิจารณาเขียนข้อกำหนดเปิด เอกสารข้อกำหนดแบบเปิดจะอธิบายเฉพาะประสิทธิภาพที่จะบรรลุผล โดยไม่ต้องอธิบายวิธีการบรรลุผลการปฏิบัติงานนั้น ดังนั้น ผู้ดำเนินการจึงมีอิสระที่จะใช้ความพยายามใดๆ เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนข้อกำหนดหน่วยความจำคอมพิวเตอร์ คุณไม่จำเป็นต้องระบุประเภทหน่วยความจำเฉพาะที่ควรใช้
- พิจารณาเขียนข้อกำหนดปิด นอกเหนือจากการอธิบายประสิทธิภาพที่จะได้รับ เอกสารข้อมูลจำเพาะแบบปิดยังอธิบายถึงอุปกรณ์ เทคโนโลยี และวิธีการประกอบที่ต้องใช้ในการออกแบบผลิตภัณฑ์หรือกระบวนการผลิต ตัวอย่างเช่น เอกสารข้อกำหนดการประกอบเครื่องจักรอาจกำหนดให้ผู้ปฏิบัติงานใช้เครื่องยนต์ที่ขับเคลื่อนด้วยไฮดรอลิก
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดข้อกำหนดโดยการประเมินข้อกำหนดที่มีอยู่
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดรูปแบบการเขียนของคุณ
- ใช้ประโยคตรงสั้นๆ
- หลีกเลี่ยงการใช้สรรพนามสัมพันธ์ ระบุสิ่งที่คุณหมายถึงอย่างชัดเจนในข้อความ
- อธิบายศัพท์เทคนิคและคำย่อที่ใช้กันทั่วไปในสาขานี้ หากต้องการอธิบายข้อกำหนดทางเทคนิค ให้เพิ่มบท "คำจำกัดความ" ที่จุดเริ่มต้นของเอกสาร
ขั้นตอนที่ 4 สร้างสารบัญ
ใส่ข้อกำหนดทั่วไปของผลิตภัณฑ์หรือกระบวนการผลิตที่จุดเริ่มต้นของเอกสาร ตามด้วยส่วนที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น
วิธีที่ 2 จาก 3: การสร้างข้อมูลจำเพาะ
ขั้นตอนที่ 1 จดความต้องการทั้งหมดที่ผลิตภัณฑ์หรือกระบวนการผลิตต้องปฏิบัติตาม
ใช้คำว่า "ต้อง" เพื่ออธิบายความต้องการ ความต้องการที่อธิบายโดยคำว่า "ต้อง" ต้องได้รับการเติมเต็มโดยผู้ดำเนินการ พิจารณาปัจจัยต่อไปนี้เพื่อกำหนดความต้องการและเพิ่มปัจจัยอื่นๆ ตามความจำเป็น:
- กำหนดน้ำหนักและ/หรือขนาดที่เหมาะสมของผลิตภัณฑ์
- อธิบายสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมสำหรับการใช้งานผลิตภัณฑ์อย่างละเอียด หากผลิตภัณฑ์อยู่ภายใต้ประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลงในสภาวะที่มีความชื้นหรืออุณหภูมิสูงมาก ให้จดไว้ในข้อมูลจำเพาะ
- ให้ความทนทานต่อประสิทธิภาพของผลิตภัณฑ์หรือกระบวนการผลิต
- กำหนดมาตรฐานฝีมือหรือมาตรฐานความปลอดภัยของบุคคลที่สามที่ต้องนำไปใช้กับผลิตภัณฑ์หรือกระบวนการผลิต ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้ผลิตภัณฑ์ของคุณผ่านการรับรอง UL หรือ CSA
- อธิบายข้อกำหนดทางเทคนิคเฉพาะที่ผลิตภัณฑ์หรือกระบวนการผลิตต้องบรรลุ ตัวอย่างเช่น ในข้อกำหนดของกระบวนการผลิตแบบอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถระบุข้อกำหนดของอินเทอร์เฟซและความเร็วในการผลิต ในขณะที่สำหรับข้อกำหนดเฉพาะของกระบวนการผลิตทางกล คุณสามารถระบุมาตรฐานความหนาแน่นหรือความจุได้
- กำหนดอายุการใช้งานของผลิตภัณฑ์หรือกระบวนการผลิต หากผลิตภัณฑ์หรือกระบวนการผลิตต้องมีการบำรุงรักษาเป็นระยะ ให้ใส่คำอธิบายโดยละเอียดของกระบวนการในข้อมูลจำเพาะ ในข้อมูลจำเพาะ คุณต้องระบุเงื่อนไขภายใต้การบำรุงรักษาที่จำเป็น และความถี่ในการบำรุงรักษา
วิธีที่ 3 จาก 3: การสรุปข้อกำหนด
ขั้นตอนที่ 1 สร้างชื่อและหมายเลขควบคุมสำหรับข้อกำหนด
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สร้างเอกสารข้อกำหนดที่สามารถแก้ไขได้
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดอำนาจที่สามารถออกและแก้ไขข้อกำหนด และรวมฟิลด์ลายเซ็นเป็นเอกสารรับรอง
ขั้นตอนที่ 3 อ่านข้อกำหนดอย่างละเอียด
วางตำแหน่งตัวเองเป็นผู้ดำเนินการที่ไม่มีประสบการณ์หรือผู้ดำเนินการที่ต้องการประหยัดเงินโดยการหลีกเลี่ยงข้อกำหนดเมื่อทำได้ หลังจากนั้น ให้ปรับข้อกำหนดตามความจำเป็นเพื่อช่วยผู้เริ่มต้นใช้งาน และเพื่อปิดช่องโหว่ของเล่ห์เหลี่ยม