สำหรับผู้ที่ทำงานในแผนกทรัพยากรบุคคล (HR) การต้องปฏิเสธผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเพื่อจ้างผู้สมัครที่ดีกว่านั้นเป็นความรับผิดชอบที่ยากลำบาก อย่างไรก็ตาม อย่ากังวลไป เพราะมีเคล็ดลับง่ายๆ ที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น หากผู้สมัครที่เป็นปัญหาได้ผ่านขั้นตอนการสัมภาษณ์แล้ว เป็นการดีที่สุดที่จะถ่ายทอดการปฏิเสธทางโทรศัพท์ ถ้าไม่ ก็ไม่เสียหายที่จะแจ้งการปฏิเสธผ่านอีเมลอย่างเป็นทางการ ไม่ว่าคุณจะเลือกสื่อใดก็ตาม ให้ตัดสินใจอย่างตรงไปตรงมาโดยไม่ประนีประนอมกับความสุภาพ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การติดต่อผู้สมัครทางโทรศัพท์
ขั้นตอนที่ 1. ติดต่อผู้สมัครทางโทรศัพท์
แม้ว่าการปฏิเสธการสมัครงานผ่านอีเมลจะทำให้คุณรู้สึกสบายใจมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อหลีกเลี่ยงความอึดอัดที่อาจเกิดขึ้น การพูดทางโทรศัพท์จริงๆ ยังคงให้ความรู้สึกสุภาพและเป็นมืออาชีพมากกว่า ดังนั้น ให้เลือกตัวเลือกนี้เพื่อปฏิเสธผู้สมัครที่คุณพบด้วยตนเองระหว่างกระบวนการสัมภาษณ์
โทรหาผู้สมัครที่มีปัญหาในช่วงเวลาทำการเพื่อให้แน่ใจว่าเขาหรือเธอไม่ได้ทานอาหารเย็นเมื่อถูกเรียก
ขั้นตอนที่ 2 อย่าสับคำ
สนทนาให้สั้นและตรงประเด็น ไม่เกิน 5 นาที แสดงว่าคุณเห็นคุณค่าของเวลาและไม่อยากเสียเวลาโดยไม่พูดถึงชีวิตส่วนตัวของเขา เล่นมุกตลก หรือถามเกี่ยวกับสภาพอากาศ!
ตัวอย่างเช่น แน่นอนว่าเป็นการหยาบคายที่จะพูดว่า “สวัสดี Beni! นี่คือซูซานจากวิตามินเวิลด์ เมื่อวานยินดีที่ได้สัมภาษณ์คุณ โอ้ อากาศที่นั่นตอนนี้เป็นอย่างไร บอกว่ามีคำเตือนลมแรง? ดินแดนของคุณปลอดภัยใช่ไหม”
ขั้นตอนที่ 3 อธิบายว่าบริษัทได้ตัดสินใจมอบตำแหน่งให้กับผู้สมัครรายอื่นแล้ว
อธิบายอย่างสุภาพว่าคุณยินดีที่ได้พบกับผู้สมัครผ่านกระบวนการสัมภาษณ์ และคุณได้พิจารณาเขา/เธอสำหรับตำแหน่งนี้จริงๆ แม้ว่าคุณจะตัดสินใจส่งต่อตำแหน่งนี้ให้กับผู้สมัครคนอื่นก็ตาม เป็นความคิดที่ดีที่จะพูดทั้งหมดนี้ทันทีที่คุณพูดว่า "สวัสดี" เพื่อไม่ให้บทสนทนาจบลงนานเกินไป
ลองพูดว่า “สวัสดีรูธ ฉันชื่อดิก้า เฟอร์ซา จาก AAA Technology Company โดยส่วนตัวแล้ว ฉันขอขอบคุณที่คุณตกลงเข้าร่วมการสัมภาษณ์งานเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว เราสนุกกับการประชุมมากและยอมรับว่าประวัติการทำงานของคุณน่าประทับใจมาก น่าเสียดายที่เราตัดสินใจมอบตำแหน่งนี้ให้กับผู้สมัครคนอื่น”
ขั้นตอนที่ 4 อธิบายจุดแข็งหรือจุดแข็งเฉพาะของผู้สมัครที่คุณเลือกในท้ายที่สุด
โดยทั่วไปแล้ว ผู้สมัครจำนวนมากต้องการทราบข้อดีของผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือกจริงๆ เมื่อเทียบกับสิ่งที่พวกเขาเสนอให้กับบริษัท แม้ว่าการอธิบายประวัติงานของผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือกอย่างละเอียดจะทำให้เสียเวลา แต่คุณยังต้องอธิบายข้อดีที่สำคัญบางประการของผู้สมัครที่ได้รับเลือกเพื่อให้กลายเป็นเนื้อหาสำหรับการพิจารณาของพวกเขา
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดว่า “ในขณะที่เราซาบซึ้งมากกับประสบการณ์ที่สั่งสมมาของคุณ ผู้สมัครที่เราเลือกนั้นมีวุฒิปริญญาโทและระดับการศึกษาของผู้สมัครเป็นปัจจัยกำหนดที่สำคัญมากสำหรับเรา”
- หรือ “ผู้สมัครที่เราเลือกเคยทำงานในตำแหน่งเดียวกันที่บริษัทอื่น เราจึงเชื่อว่ากระบวนการเปลี่ยนผ่านจะง่ายขึ้นในอนาคต”
ขั้นตอนที่ 5. อธิบายว่านอกจากผู้สมัครที่เป็นปัญหาแล้ว ยังมีผู้สมัครที่มีคุณสมบัติไม่ต่ำกว่านี้อีกจำนวนมาก
โดยพื้นฐานแล้ว ผู้สมัครที่รู้ว่าตนเองมีคุณสมบัติสามารถรู้สึกถูกหักหลังเมื่อถูกปฏิเสธโดยบริษัทที่สมัคร ในบางกรณี ยังมีผู้สมัครที่คิดว่าการปฏิเสธเป็นเรื่องส่วนตัว เพื่อเอาชนะสิ่งนี้ อย่าลืมเตือนผู้สมัครที่เกี่ยวข้องว่ากำลังแข่งขันกับบุคคลที่มีคุณสมบัติไม่ด้อยกว่าใครหลายคน!
ลองพูดว่า “แม้ว่าคุณจะเป็นผู้สมัครที่แข็งแกร่งมากในการดำรงตำแหน่งนี้ แต่เราต้องยอมรับว่าการแข่งขันสำหรับผู้สมัครครั้งนี้แน่นมาก ฉันขอโทษที่คุณไม่ชนะการแข่งขันครั้งนี้ โอเคไหม?”
ขั้นตอนที่ 6 เชิญพวกเขาให้เชื่อมต่อกับบริษัทของคุณบนโซเชียลมีเดีย
เนื่องจากการปฏิเสธเป็นหัวข้อที่ไม่พึงปรารถนาที่จะพูดถึง พยายามทำให้อารมณ์แจ่มใสขึ้นโดยเชิญพวกเขาให้เชื่อมต่อกับบริษัทของคุณทางออนไลน์ การทำเช่นนี้เป็นการยืนยันว่าการปฏิเสธนั้นเป็นมืออาชีพ ไม่ใช่เป็นการส่วนตัว
- คุณสามารถพูดได้ว่า “เราจะพิจารณาคุณอีกครั้งหากมีตำแหน่งงานว่างในบริษัท คุณช่วยส่งคำเชิญเพื่อนไปที่บัญชี HR LinkedIn ของเราได้ไหม”
- หรือคุณอาจพูดว่า “ที่จริงแล้ว บริษัทของเรากำลังออกแบบโปรแกรมที่น่าสนใจบางอย่างเพื่อนำไปใช้ในอนาคตอันใกล้นี้ เพื่อไม่ให้พลาดข้อมูล คุณสามารถตรวจสอบการอัปโหลดบน Facebook หรือ Twitter ของเราต่อไปได้!”
ขั้นตอนที่ 7 สิ้นสุดการสนทนาหากผู้สมัครที่เป็นปัญหาพยายามโต้แย้งกับการตัดสินใจของคุณ
ในบางกรณี ผู้สมัครที่ถูกปฏิเสธอาจพูดว่า “ให้โอกาสฉันสัมภาษณ์อีกครั้ง ฉันรับประกันว่าการตัดสินใจของคุณจะเปลี่ยนไป!” หรือ “บริษัทของคุณทำผิดเพราะฉันเป็นผู้สมัครที่ดีที่สุด” หากเกิดสถานการณ์ดังกล่าว อย่ามีส่วนร่วมในกระบวนการอภิปรายเกี่ยวกับการตัดสินใจของบริษัทหรือจุดแข็งและจุดอ่อนของประวัติการจ้างงานของผู้ยื่นคำร้องเป็นเวลานาน
ในการจบบทสนทนาอย่างสุภาพ ให้ลองพูดว่า “แม้ว่าเราจะจ้างคนอื่นไปแล้ว แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณมีปัญหาอะไร ฉันแน่ใจว่าคุณจะพบงานที่ใช่ในอนาคตอันใกล้นี้”
ขั้นตอนที่ 8 ส่งเสริมให้ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมสมัครใหม่ในภายหลัง
เพียงเพราะผู้สมัครไม่เหมาะที่จะกรอกตำแหน่งที่คุณกำลังมองหา ไม่ได้หมายความว่าเขาจะไม่เหมาะที่จะกรอกทุกตำแหน่งในบริษัทของคุณใช่ไหม? เพื่อไม่ให้เสียความสัมพันธ์ที่ก่อขึ้นกับเขา พยายามอธิบายให้เขาฟังว่าถึงแม้เขาไม่เหมาะกับตำแหน่งที่สมัคร คุณก็ยังต้องการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีแบบมืออาชีพกับเขา อธิบายด้วยว่าโอกาสในการทำงานที่ดีขึ้นภายในบริษัทของคุณจะเปิดรับอีกครั้งในอนาคต
ประโยคหนึ่งที่คุณพูดได้คือ “อย่าลังเลที่จะสมัครใหม่ หากบริษัทของเราเปิดรับสมัครงานอีกตำแหน่งหนึ่งในอนาคต! คุณใกล้จะได้รับการยอมรับสำหรับตำแหน่งนี้แล้ว ดังนั้นจะต้องลองอีกครั้งหากมีโอกาสเปิดอีกครั้ง”
วิธีที่ 2 จาก 2: การเขียนอีเมลปฏิเสธ
ขั้นตอนที่ 1 ส่งอีเมลปฏิเสธไปยังผู้สมัครที่เป็นปัญหาทันทีที่คุณตัดสินใจจ้างผู้สมัครคนอื่น
เมื่อคุณหรือผู้เชี่ยวชาญคนอื่นเลือกผู้สมัครเพื่อกรอกตำแหน่งที่เกี่ยวข้องแล้ว ให้ส่งอีเมลปฏิเสธไปยังผู้สมัครที่ถูกปฏิเสธทันทีหลังจากนั้น โดยการทำเช่นนี้ผู้สมัครที่มีปัญหาจะได้รับความมั่นใจและสามารถมองหาตำแหน่งงานใหม่ได้ทันที
ตามหลักการแล้ว จดหมายปฏิเสธจะถูกส่งหนึ่งวันทำการหลังจากการตัดสินใจ
ขั้นตอนที่ 2 เขียนอีเมลที่มีความยาวไม่เกิน 3-4 ประโยค
เนื่องจากผู้สมัครที่เป็นปัญหายังไม่ได้เข้าสู่ขั้นตอนการสัมภาษณ์ ไม่จำเป็นต้องลังเลที่จะปฏิเสธอย่างสั้นและตรงไปตรงมา โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ให้เริ่มอีเมลด้วยชื่อเต็มของผู้สมัคร จากนั้นเขียนข้อความเช่น “ขอบคุณที่สมัครเป็น Creative Director ที่ ABC Advertising Agency แม้ว่าคุณจะมีประวัติการทำงานที่น่าประทับใจ แต่เราได้ตัดสินใจที่จะส่งต่อตำแหน่งนี้ให้กับผู้สมัครคนอื่น เราหวังว่าคุณจะโชคดีในอาชีพการงานของคุณในอนาคต”
ใส่ชื่อนามสกุลของคุณที่ส่วนท้ายของอีเมล จากนั้นส่งอีเมลเมื่อคุณแน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดที่สำคัญในนั้น
ขั้นตอนที่ 3 ไม่จำเป็นต้องขอโทษสำหรับการปฏิเสธที่คุณให้
การยอมรับการปฏิเสธจากบริษัทที่คุณสมัครไม่ใช่เรื่องง่าย แต่เพื่อเห็นแก่ความเป็นมืออาชีพ อย่าขอโทษหรือทำราวกับว่าคุณไม่เห็นด้วยกับการตัดสินใจของบริษัทที่จะไม่จ้างผู้สมัครที่มีปัญหา แม้ว่าจะมีความคิดเห็นที่แตกต่างกันภายในแวดวงภายในของบริษัท ก็อย่าแจ้งให้ผู้สมัครทราบ
ตัวอย่างเช่น อย่าเขียนว่า "แม้ว่าฉันจะชอบจ้างคุณ แต่น่าเสียดายที่ผู้จัดการแผนก HR มีความคิดเห็นที่ต่างออกไป"
ขั้นตอนที่ 4 ให้คำตอบสั้น ๆ และตรงไปตรงมาเมื่อผู้สมัครถามคำถามในอีเมลตอบกลับ
หากผู้สมัครตอบกลับอีเมลของคุณพร้อมคำถามเกี่ยวกับคุณสมบัติของผู้สมัครที่เลือกซึ่งเขาหรือเธอไม่มี ให้ตอบคำถามด้วยประโยคสั้นๆ 3-4 ประโยค โปรดจำไว้ว่า เนื้อหาของอีเมลควรสั้น ตรงไปตรงมา และมีวัตถุประสงค์เพื่อให้กระบวนการแลกเปลี่ยนอีเมลไม่ใช้เวลานานเกินไป
ตัวอย่างเช่น ให้คำตอบเช่น “แม้ว่าประวัติการทำงานและประสบการณ์ของคุณจะมีแนวโน้มที่ดี แต่น่าเสียดายที่คุณมักจะว่างงานเป็นเวลานาน และนั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมนายจ้างจึงจ้างผู้สมัครคนอื่น”
เคล็ดลับ
- อย่าปล่อยให้การสนทนาทางโทรศัพท์ดำเนินไปนานเกินไป แค่เตือนผู้สมัครว่าจริง ๆ แล้วพวกเขาแข่งขันกับคู่แข่งค่อนข้างมาก และแม้ว่าพวกเขาจะล้มเหลวในครั้งนี้ พวกเขายังสามารถสมัครตำแหน่งอื่นที่จะเปิดรับในอนาคตได้ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ สนทนาทางโทรศัพท์ให้สั้นและตรงประเด็น จากนั้นจบการสนทนาอย่างสุภาพภายใน 5 นาที
- เมื่อใดก็ตามที่บริษัทของคุณเปิดรับสมัครงาน คุณควรสัมภาษณ์คนเพียง 5-6 คนเท่านั้น ด้วยวิธีนี้ คุณจะต้องติดต่อคนเพียง 4-5 คนทางโทรศัพท์เพื่อแสดงการปฏิเสธ
- อย่าโกหกผู้สมัครเกี่ยวกับเหตุผลในการปฏิเสธ แล้วถ้าคนที่ถูกถามถูกปฏิเสธเพราะผลงานของเขาในระหว่างการสัมภาษณ์แย่มากล่ะ? พยายามถ่ายทอดข้อมูลในลักษณะที่มีอารยะธรรมมากขึ้น
