ความสามารถในการเป็นมืออาชีพมีบทบาทสำคัญในการประสบความสำเร็จในอาชีพ พนักงานเกือบทั้งหมดจำเป็นต้องรับโทรศัพท์ โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งในบริษัท เพื่อให้ผู้โทรรู้สึกสบายใจ ให้เรียนรู้วิธีรับสายที่ดีเพื่อสร้างความประทับใจในเชิงบวกและเตรียมพร้อมที่จะตอบคำถามที่ถาม
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: การรับโทรศัพท์
ขั้นตอนที่ 1. รับโทรศัพท์โดยเร็วที่สุด
เมื่อโทรศัพท์ในสำนักงานดังขึ้น ไม่ควรให้ผู้โทรรอ ก่อนเสียงกริ่งครั้งที่สาม ให้หยิบโทรศัพท์ขึ้นมาทันทีและทักทายผู้ที่โทรมา
ขั้นตอนที่ 2. ถือเครื่องไว้ข้างหน้าคุณ
คุณอาจต้องการพูดทันที แต่ก่อนอื่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับในโทรศัพท์อยู่ตรงหน้าคุณ พูดเมื่อผู้รับอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้องเพื่อให้ผู้โทรได้รับข้อมูลที่สมบูรณ์
ขั้นตอนที่ 3 หายใจเข้าลึก ๆ ก่อนพูด
หลังจากวางโทรศัพท์ไว้ข้างหน้าคุณแล้ว ให้หายใจเข้าลึกๆ เพื่อทำให้ตัวเองสงบและมีสมาธิก่อนที่จะกล่าวทักทาย วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถพูดคุยอย่างสงบในขณะที่มีสมาธิจดจ่อ
ขั้นตอนที่ 4 ระบุชื่อและชื่อบริษัทของคุณ
วิธีนี้จะบอกผู้โทรว่าเขาเชื่อมต่อกับบริษัทที่ต้องการโทรแล้ว ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขารู้จักชื่อบริษัทและชื่อของคุณ ระบุชื่อบริษัทก่อน คุณสามารถเขียนคำที่คุณต้องการพูดเมื่อคุณรับสายได้ คุณจะได้ไม่ต้องคิดว่าจะพูดอะไรเมื่อโทรศัพท์ดัง ถ้อยคำสามารถปรับให้เข้ากับสถานการณ์และเงื่อนไขที่คุณทำงาน
- หากคุณทำงานเป็นพนักงานต้อนรับ ให้ข้อมูลที่สมบูรณ์เกี่ยวกับบริษัท เพราะสำหรับผู้โทร คุณคือทางเข้าเพื่อให้ได้สิ่งที่เขาต้องการ ตัวอย่างเช่น ทักทายผู้โทรโดยพูดว่า "อรุณสวัสดิ์/บ่าย/เย็น สำนักงานใหญ่ของ WikiHow อยู่ที่นี่ ฉันคือนิกิตาที่คอยช่วยเหลือ" ด้วยข้อมูลนี้ ผู้โทรรู้จักชื่อบริษัทและชื่อของคุณ ดังนั้นเขาจึงรู้สึกสบายใจที่จะสนทนาต่อไป หากคุณเป็นเลขาส่วนตัว ให้ระบุชื่อนายจ้างของคุณ (เช่น "Mr. Miller's office is here. I'm Nikita") เนื่องจากผู้โทรต้องการติดต่อเจ้านายของคุณ
- หากคุณเป็นสมาชิกของแผนกใดแผนกหนึ่ง แจ้งตำแหน่งของคุณเพื่อให้เขาถามคำถามที่เกี่ยวข้องได้ เช่น "อรุณสวัสดิ์ ฉันชื่อ Yesika ในแผนกบัญชี" วิธีนี้จะทำให้ผู้โทรรู้ว่าตนเชื่อมต่อกับแผนกและบุคคลที่จะโทรหรือต้องการคุยกับคนอื่น
ขั้นตอนที่ 5. เตรียมเครื่องเขียนและสมุดโน้ตข้างโทรศัพท์
ด้วยวิธีนี้ คุณจะจดบันทึกได้ทันทีหากผู้โทรต้องการฝากข้อความหรือให้ข้อมูล อย่าปล่อยให้เขารอเพราะคุณจะต้องหากระดาษกับปากกามาเขียน
ตอนที่ 2 ของ 2: คุยโทรศัพท์
ขั้นตอนที่ 1. ยิ้มเมื่อคุณพูด
แม้ว่าคุณจะอารมณ์เสีย การแสร้งยิ้มจะทำให้เสียงของคุณน่าฟังยิ่งขึ้นสำหรับผู้โทร แม้ว่าจะถูกบังคับ แต่วิธีนี้สามารถปรับปรุงอารมณ์ได้
ขั้นตอนที่ 2 พูดให้ชัดเจนและเป็นมืออาชีพ
เมื่อทำงานในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณและผู้โทรสามารถสื่อสารกันอย่างชัดเจนและตรงไปตรงมา พูดช้าๆ และพูดแต่ละคำด้วยข้อต่อที่ชัดเจน เพื่อให้ผู้โทรเข้าใจข้อมูลที่คุณนำเสนอ
- อย่าพูดคำที่ไม่เป็นมาตรฐาน เช่น "ไม่" "จิบ" หรือ "นะ" พูดแต่ละคำให้ชัดเจน เช่น "ใช่" หรือ "ไม่ใช่" เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจสิ่งที่กำลังพูดเป็นอย่างดี สุภาพด้วยการพูดว่า "ขอบคุณ" และ "ยินดี" ตามความจำเป็น
- หากคุณต้องการแบ่งปันตัวเลขหรือตัวอักษร เช่น การให้ชื่อหรือหมายเลขโทรศัพท์ ให้เรียนรู้สัทอักษร (การออกเสียงเสียงพูด) ด้วยวิธีนี้ ผู้โทรจะไม่สับสนเมื่อคุณออกเสียงตัวอักษรที่ออกเสียงเหมือนกัน เช่น ตัวอักษร B และ P เมื่อสะกดชื่อ Budi ให้ออกเสียงตัวอักษร B โดยอธิบายว่า "B ของคำบาหลี"
ขั้นตอนที่ 3 ทักทายผู้โทรอย่างมืออาชีพ
แทนที่จะทักทายผู้โทรด้วยชื่อจริง ให้พูดว่า "พ่อ" หรือ "แม่" ก่อนพูดชื่อเขา เช่น "คุณจอน" โดยเฉพาะถ้าคุณไม่รู้จักผู้โทรเป็นการส่วนตัว พยายามจำชื่อและพูดตลอดการสนทนา
จดชื่อผู้โทรทันทีที่เขาบอกชื่อคุณ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ลืม
ขั้นตอนที่ 4 เชื่อมต่อผู้โทรกับบุคคลอื่นหากจำเป็น
คนที่โทรหาบริษัทหรือสำนักงานมักจะต้องการความช่วยเหลือเพราะพวกเขาต้องการหาข้อมูลหรือกำลังประสบปัญหา หากคุณไม่สามารถตอบคำถามหรือคิดวิธีแก้ปัญหาได้ ให้ถามว่าเขาต้องการคุยกับคนที่สามารถช่วยได้หรือไม่ ขั้นตอนนี้แสดงว่าคุณใส่ใจผู้โทรและต้องการช่วยแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว
- โทรศัพท์สำนักงานมักจะใช้ระบบเพื่อโอนสาย ค้นหาว่าโทรศัพท์ในสำนักงานของคุณสามารถโอนย้ายได้หรือไม่ และเรียนรู้วิธีการทำงาน หากไม่ ให้ค้นหาหมายเลขโทรศัพท์ของบุคคลที่คุณต้องการโทรหาและแชร์กับผู้โทร
- ถามผู้โทรอย่างสุภาพว่าคุณสามารถเชื่อมต่อเขากับคนอื่นได้หรือไม่ ตัวอย่างเช่น "ขออภัย ฉันไม่สามารถตอบคำถามของคุณได้ แล้วฉันจะโอนสายโทรศัพท์ให้คุยกับปากแบมบังได้โดยตรงไหม เขาจะช่วยแก้ปัญหาได้" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้โทรตกลงก่อนที่คุณจะโอนสายโทรศัพท์
- ถ้าคนที่สามารถช่วยไม่อยู่ในสำนักงาน ให้ถามว่าผู้โทรต้องการฝากข้อความหรือไม่ อย่าลืมถ่ายทอดข้อความถึงผู้มีความสามารถ
ขั้นตอนที่ 5. จบการสนทนาอย่างมืออาชีพ
การพูดว่า "ขอบคุณ" หรือ "อรุณสวัสดิ์/บ่าย/เย็น" เป็นวิธีการบอกให้ผู้โทรรู้ว่าการสนทนาจบลงแล้วและเขาวางสายได้ อย่าสับสนว่าการสนทนาจะดำเนินต่อไปหรือไม่
รอให้ผู้โทรวางสาย หากคุณเป็นคนรับสาย ให้ผู้โทรพูดทุกอย่างที่เขาหรือเธอต้องการจะพูดจนกว่าพวกเขาจะพูดจบ คุณอาจมองว่าหยาบคายหรือคุณจะสูญเสียข้อมูลหากคุณวางสายเมื่อเขาพูดไม่จบ
เคล็ดลับ
- อย่ารับโทรศัพท์ส่วนตัวในที่ทำงาน คุณอยู่ในสำนักงานเพื่อทำงาน ไม่ใช่เพื่อแชทกับเพื่อน หากคุณต้องการแชทหรือส่งข้อความหาเพื่อน ให้เลื่อนออกไปจนกว่าจะหมดช่วงพักกลางวันหรือทำงาน
- หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนสมาธิ เพื่อให้ผู้โทรรู้สึกได้รับการดูแล ให้เลื่อนงานที่กำลังดำเนินการและมุ่งความสนใจไปที่ผู้โทร อย่าฟุ้งซ่านหรือดูยุ่งเกินกว่าจะตอบคำถามหรือให้ความช่วยเหลือ
- อย่าพูดคุยขณะรับประทานอาหาร ดื่ม หรือเคี้ยวหมากฝรั่งขณะคุยโทรศัพท์ เพราะคำพูดของคุณจะเข้าใจยากและทำให้ผู้โทรรู้สึกไม่มีคุณค่า
- แม้ว่าผู้โทรจะบ่นหรือหยาบคาย แสดงความเห็นอกเห็นใจ ใจเย็น และให้คำตอบอย่างมืออาชีพ
