ไม่ว่าอายุของคุณจะเป็นอย่างไร หรือภูมิหลังและประสบการณ์ของคุณเป็นอย่างไร การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นทักษะที่สามารถเรียนรู้ได้ โดยทั่วไปแล้ว ผู้นำที่ยิ่งใหญ่ตลอดกาลคือนักสื่อสารและนักพูดที่ยอดเยี่ยม อันที่จริง การสื่อสารเป็นหนึ่งในสาขาวิชาที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในระดับอุดมศึกษา และความสามารถในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพนั้นเป็นที่ยอมรับอย่างกว้างขวาง ด้วยความมั่นใจเพียงเล็กน้อยและความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการสื่อสาร คุณจะสามารถแสดงความคิดเห็นได้ในเวลาไม่นาน
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 5: การสร้างสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 1. เลือกเวลาที่เหมาะสม
เรามักจะได้ยินคำนี้: มีสถานที่และเวลาสำหรับทุกสิ่ง รวมทั้งสำหรับการสื่อสาร
หลีกเลี่ยงการเริ่มสนทนาเรื่องหนักในตอนกลางคืน มีเพียงไม่กี่คนที่สนุกกับการพูดคุยเกี่ยวกับหัวข้อยากๆ เช่น การเงินหรือการวางแผนระยะยาวเมื่อรู้สึกเหนื่อย ให้ส่งข้อความหรืออภิปรายเกี่ยวกับเรื่องนี้ในตอนเช้าหรือตอนเย็นเมื่อผู้คนตื่นตัว ว่าง และโดยทั่วไปสามารถตอบกลับได้ชัดเจนดีกว่า
ขั้นตอนที่ 2 อำนวยความสะดวกในการสนทนาที่เปิดกว้างและใกล้ชิด
เลือกสถานที่ที่เหมาะสมซึ่งให้อิสระแก่คุณในการพูดอย่างเปิดเผย เพื่อให้บทสนทนาพัฒนาและเติบโตเต็มที่ หากคุณต้องแจ้งข่าวร้าย (เช่น การตายหรือการหย่าร้าง) อย่าทำในที่สาธารณะ ท่ามกลางเพื่อนร่วมงานหรือบุคคลอื่น เคารพผู้คนโดยสื่อสารกับพวกเขาในที่ที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถให้พื้นที่มากขึ้นสำหรับการพัฒนาบทสนทนาด้วยความเข้าใจและการมีส่วนร่วมและสร้างความมั่นใจว่าการสนทนาจะเป็นไปในทั้งสองทาง
หากคุณกำลังนำเสนอต่อหน้ากลุ่มคน อย่าลืมตรวจสอบเสียงของห้องล่วงหน้าและพยายามฝึกเสียงของคุณให้ชัดเจน ใช้ไมโครโฟนหากจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ชมจะได้ยินคุณ
ขั้นตอนที่ 3 หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนที่เป็นไปได้ทั้งหมด
ปิดอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ "ทั้งหมด" ที่สามารถขัดจังหวะการสนทนาได้ หากโทรศัพท์ดัง ให้ปิดเมื่อเสียงกริ่งดังขึ้นครั้งแรก จากนั้นปิดโทรศัพท์จนสุดและสนทนาต่อ อย่าปล่อยให้สิ่งรบกวนภายนอกมารบกวนคุณ พวกเขาสามารถรบกวนทั้งคุณและผู้ฟังของคุณ และสามารถฆ่าการสนทนาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ขจัดสิ่งรบกวนสมาธิ.
ส่วนที่ 2 จาก 5: จัดโครงสร้างการสื่อสารของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 จัดระเบียบและชี้แจงแนวคิดในหัวของคุณ
ควรทำ “ก่อน” ที่คุณพยายามจะสื่อความคิดใดๆ หากคุณหลงใหลในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง แนวคิดของคุณอาจปะปนกันได้หากคุณไม่ได้กำหนดเป้าหมายข้อความสำคัญสองสามข้อความในขณะสื่อสาร ข้อความสำคัญเหล่านี้สามารถทำหน้าที่เป็นจุดยึดในการโฟกัสและความชัดเจนในการสื่อสารของคุณ
หลักการง่ายๆคือเลือกสามประเด็นหลักและเน้นทั้งสามจุด ด้วยวิธีนี้ หากหัวข้อไม่เป็นไปตามแผน คุณสามารถกลับไปที่จุดใดก็ได้ในสามจุดโดยไม่สับสน การเขียนประเด็นเหล่านี้สามารถช่วยได้
ขั้นตอนที่ 2 ให้ชัดเจนที่สุด
อธิบายสิ่งที่คุณหวังว่าจะได้ออกจากการสนทนา ตัวอย่างเช่น เป้าหมายอาจเป็นเพื่อให้ข้อมูล รับข้อมูล หรือเริ่มดำเนินการ ถ้าทุกคนรู้ว่าพวกเขาคาดหวังอะไรจากการสื่อสารนี้ สิ่งต่างๆ จะราบรื่นขึ้นมาก
ขั้นตอนที่ 3 จดจ่ออยู่กับหัวข้อ
เมื่อคุณสร้างประเด็นหลักสามข้อได้แล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความทั้งหมดของคุณส่งเสริมประเด็นเหล่านี้ หากคุณได้ไตร่ตรองประเด็นเหล่านี้และสรุปเป็นแนวคิดใหญ่ๆ บางส่วน วลีสำคัญเหล่านั้นมักจะติดอยู่ในหัวคุณ อย่ากลัวที่จะใช้มันเพื่อขยายข้อความของคุณ แม้แต่ผู้พูดที่มั่นใจและเป็นที่รู้จักมากที่สุดก็ยังใช้ประโยคหลักซ้ำแล้วซ้ำเล่าเพื่อเน้นย้ำและเสริมกำลัง อย่าลืมทำให้ข้อความโดยรวมมีความชัดเจนและตรงไปตรงมา
ขั้นตอนที่ 4 ขอบคุณผู้ฟัง
ขอบคุณบุคคลหรือกลุ่มสำหรับเวลาและการตอบกลับ ไม่ว่าผลลัพธ์ใดที่คุณได้รับจากการสื่อสารนี้ แม้ว่ามันจะแตกต่างจากของคุณก็ตาม ให้ยุติมันอย่างสุภาพและเคารพข้อมูลทั้งหมดและเวลาของผู้คน
ส่วนที่ 3 จาก 5: การสื่อสารด้วยคำพูด
ขั้นตอนที่ 1 ทำให้ผู้ฟังสบายใจ
ซึ่งสามารถทำได้ก่อนเริ่มการสนทนาหรือการนำเสนอ เช่น การเล่านิทานเรื่องโปรด วิธีนี้จะช่วยให้ผู้ฟังระบุว่าคุณเป็นหนึ่งในผู้ที่มีปัญหาเดียวกันทุกวัน
ขั้นตอนที่ 2 ประกบตัวเอง
สิ่งสำคัญคือต้องถ่ายทอดข้อความอย่างชัดเจนและชัดเจน เพื่อให้ผู้ฟังทุกคนได้รับข้อความอย่างชัดเจน คำพูดทั้งหมดของคุณจะถูกจดจำเพราะผู้คนจะได้รับสิ่งที่คุณหมายถึงทันที สำหรับสิ่งนี้ คุณควรถ่ายทอดคำพูดของคุณให้ชัดเจนและใช้ภาษาที่ง่ายกว่าและซับซ้อนน้อยกว่า
ขั้นตอนที่ 3 ล้างการออกเสียง
พูดในระดับเสียงที่ดังพอที่ทุกฝ่ายจะได้ยินและไม่ดูเหมือนเงียบหรือถอนตัวเกินไป อย่าลืมออกเสียงประโยคสำคัญให้ดีเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด หากคุณคุ้นเคยกับการพึมพำเวลาที่คุณเครียด ให้ลองฝึกตัวเองเพื่อแสดงข้อความในกระจก บางครั้งเวลาที่ดีที่สุดในการสนทนาประเด็นการสื่อสารของคุณอยู่ในสภาพแวดล้อมที่สะดวกสบาย สิ่งนี้สามารถช่วยกำหนดข้อความในหัวของคุณได้ จำไว้ว่าการฝึกและปรับปรุงการออกเสียงของคุณสามารถช่วยสร้างความมั่นใจในตนเองได้
ขั้นตอนที่ 4 ฟังอย่างระมัดระวังและให้แน่ใจว่าการแสดงออกทางสีหน้าของคุณสะท้อนถึงความสนใจ
จำไว้ว่าการสื่อสารนั้นไปได้ทั้งสองทาง และเมื่อคุณพูด คุณจะไม่ได้เรียนรู้ เมื่อตั้งใจฟัง คุณจะวัดได้ว่าข้อความของคุณเข้าถึงผู้ฟังได้มากน้อยเพียงใด และข้อความนั้นได้รับการตอบรับอย่างดีหรือควรปรับปรุง หากผู้ฟังของคุณดูสับสน ขอให้พวกเขาทวนสิ่งที่คุณพูดในภาษาของพวกเขาเองเพื่อให้พวกเขาเข้าใจ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณระบุและแก้ไขความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้นได้
ขั้นตอนที่ 5. เสียงที่น่าสนใจ
เสียงที่ซ้ำซากจำเจนั้นไม่ดึงดูดหู ดังนั้นผู้สื่อสารที่ดีจึงใช้น้ำเสียงเพื่อส่งเสริมการสื่อสาร นอร์มา ไมเคิล แนะนำให้คุณ:
- เพิ่มเสียงของคุณและเพิ่มระดับเสียงเมื่อคุณย้ายจากหัวข้อหนึ่งไปยังอีกหัวข้อหนึ่ง
- เพิ่มระดับเสียงและชะลอการส่งข้อความเมื่อมีข้อความพิเศษหรือข้อความสรุป
- พูดเร็ว แต่หยุดชั่วคราวเพื่อเน้นคีย์เวิร์ดเมื่อเรียกร้องให้ดำเนินการ
ตอนที่ 4 จาก 5: การสื่อสารด้วยภาษากาย
ขั้นตอนที่ 1. ทำความรู้จักกับผู้คน
แน่นอนว่าคุณไม่ได้รู้จักทุกคนในกลุ่มผู้ชมเสมอไปหรือมีเพื่อนใหม่ในกลุ่ม แต่พวกเขาก็พยักหน้าไปพร้อมกับคุณและมองคุณอย่างคุ้นเคย ซึ่งหมายความว่าพวกเขาเชื่อมต่อกับคุณ ดังนั้นให้รางวัลพวกเขาด้วยการยอมรับพวกเขา!
ขั้นตอนที่ 2 จัดเตรียมภาษากายที่ชัดเจนและชัดเจน
ปรับการแสดงออกทางสีหน้าของคุณอย่างมีสติ พยายามสะท้อนความกระตือรือร้นและสร้างแรงบันดาลใจในการเอาใจใส่ผู้ฟังของคุณโดยใช้การแสดงออกที่อ่อนโยน หลีกเลี่ยงการใช้การแสดงออกทางสีหน้าเชิงลบ เช่น ขมวดคิ้วหรือเลิกคิ้ว การแสดงออกทางสีหน้าเป็นเชิงลบหรือไม่นั้นสัมพันธ์กับบริบท โดยเฉพาะอย่างยิ่งบริบททางวัฒนธรรม ดังนั้นมันจึงขึ้นอยู่กับสถานการณ์ที่คุณอยู่
ระบุลักษณะร่างกายที่ไม่คาดคิดได้อย่างรวดเร็วซึ่งเกิดจากความแตกต่างทางวัฒนธรรม เช่น การกำหมัด การงอตัว หรือยืนนิ่ง ถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับวัฒนธรรม ลองถามเกี่ยวกับความท้าทายในการสื่อสารที่คุณอาจเผชิญ "ก่อน" ที่คุณเริ่มพูดคุยกับ (หรือกับ) คนที่คุณไม่รู้จักบริบททางวัฒนธรรม
ขั้นตอนที่ 3 สบตาในการสื่อสาร
การสบตาสามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ดีและสามารถโน้มน้าวผู้คนว่าคุณเชื่อถือได้และแสดงความสนใจ ระหว่างการสนทนาหรือการนำเสนอ สิ่งสำคัญคือต้องมองตาอีกฝ่ายถ้าเป็นไปได้ และรักษาการติดต่อไว้เป็นระยะเวลาที่เหมาะสม ระวังอย่าหักโหมจนเกินไป ใช้การสบตาเท่าที่จำเป็นครั้งละ 2-4 วินาที
- อย่าลืมพูดคุยกับผู้ชมทั้งหมด หากคุณกำลังพูดต่อหน้าแผง ให้มองทั้งแผงในดวงตา การเพิกเฉยต่อใครบางคนอาจทำให้พวกเขาขุ่นเคือง มันอาจทำให้คุณต้องเสียธุรกิจ การถูกปฏิเสธ หรือความสำเร็จใดๆ ที่คุณพยายามทำให้สำเร็จ
- หากคุณกำลังพูดกับผู้ฟังจำนวนมาก ให้หยุดและสบตากับสมาชิกของผู้ชมหนึ่งหรือสองวินาทีก่อนที่จะเริ่มอีกครั้ง สิ่งนี้สามารถทำให้บุคคลในกลุ่มผู้ชมรู้สึกมีคุณค่า
- ตระหนักว่าการสบตานั้นแตกต่างกันในทุกวัฒนธรรม ในบางวัฒนธรรมถือว่าไม่มั่นคงและไม่เหมาะสม ลองถามก่อนหรือหาข้อมูลก่อน
ขั้นตอนที่ 4 ใช้การหายใจและหยุดเพื่อประโยชน์ของคุณ
มีพลังในการหยุดชั่วคราว Simon Reynolds กล่าวว่าการหยุดชั่วคราวสามารถดึงดูดให้ผู้ฟังฟังได้ สิ่งนี้ช่วยให้คุณเน้นย้ำประเด็นของคุณและให้เวลาผู้ฟังได้เข้าใจสิ่งที่คุณเพิ่งพูด วิธีนี้จะช่วยให้การสื่อสารของคุณดูน่าดึงดูดยิ่งขึ้น เข้าใจคำพูดของคุณได้ง่ายขึ้น และฟังสบายขึ้น
- หายใจเข้าลึกๆ เพื่อทำให้ตัวเองสงบลงก่อนเริ่มสื่อสาร
- ทำความคุ้นเคยกับการหายใจลึก ๆ และสม่ำเสมอเมื่อพูด วิธีนี้จะทำให้เสียงของคุณนิ่งและสงบและทำให้คุณผ่อนคลายมากขึ้น
- ใช้การหยุดเพื่อพักหายใจจากสิ่งที่คุณพูด
ขั้นตอนที่ 5 ให้ความสนใจกับวิธีที่ผู้คนสามารถตัดสินท่าทางของคุณ
ใช้การเคลื่อนไหวของมืออย่างระมัดระวัง ระวังสิ่งที่มือของคุณกำลังทำเมื่อคุณพูด ท่าทางมือบางอย่างอาจมีประสิทธิภาพมากในการขีดเส้นใต้ข้อความของคุณ (ท่าทางเปิด) ในขณะที่ท่าทางอื่นๆ อาจทำให้ผู้ฟังเสียสมาธิหรือไม่พอใจ แม้กระทั่งการปิดการสนทนา (ท่าทางปิด) คุณสามารถเรียนรู้ได้จากการดูการเคลื่อนไหวของมือของผู้พูดคนอื่นๆ และเห็นว่ามันส่งผลต่อคุณอย่างไรในฐานะผู้ฟัง เลียนแบบการเคลื่อนไหวที่คุณพบว่ามีประสิทธิภาพและน่าสนใจ จำไว้ว่าการเคลื่อนไหวที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดนั้นเป็นธรรมชาติ ช้า และเห็นอกเห็นใจ
ขั้นตอนที่ 6 ตรวจสอบสัญญาณร่างกายอื่นๆ ของคุณ
ระวังอย่าให้ดวงตาของคุณเหม่อลอย มือของคุณดูเหมือนจะไม่ขยับเขยื้อน หรือคุณไม่เคลื่อนไหวซ้ำๆ เช่น โยกตัว กะพริบตาถี่ๆ กระดิกเท้า และอื่นๆ ท่าทางเล็กน้อยเช่นนี้จะลดประสิทธิภาพของข้อความของคุณ
ขอให้ใครสักคนบันทึกคุณในขณะที่คุณพูด และดูว่าข้อความของคุณถูกส่งเร็วแค่ไหน การเคลื่อนไหวซ้ำๆ หรือนิสัยที่ไม่ได้สติจะมองเห็นได้ชัดเจนและน่าขบขัน เมื่อคุณพบท่าทางดังกล่าวแล้ว คุณจะปรับเปลี่ยนภาษากายที่ไม่ต้องการและติดตามดูซ้ำได้ง่ายขึ้น
ส่วนที่ 5 จาก 5: การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในความขัดแย้ง
ขั้นตอนที่ 1. ยืนที่ความสูงเท่ากัน
อย่าตั้งตัวเองให้สูงกว่าคนที่คุณกำลังพูดด้วย สิ่งนี้สามารถสร้างระดับพลังที่แตกต่างกันและสามารถนำความขัดแย้งไปสู่ระดับที่แตกต่างกันได้ ถ้าพวกเขานั่งก็นั่งกับพวกเขา
ขั้นตอนที่ 2. ฟังอีกฝ่าย
ปล่อยให้พวกเขาแสดงความรู้สึกของพวกเขา รอให้ถึงตาคุณพูด อย่าขัดจังหวะพวกเขา
ขั้นตอนที่ 3 พูดในระดับเสียงที่สงบ
อย่าตะโกนหรือกล่าวหาอีกฝ่ายหรือการกระทำของอีกฝ่าย
ขั้นตอนที่ 4 ให้พวกเขารู้ว่าคุณฟังประเด็นของพวกเขาและเข้าใจด้านข้างของพวกเขา
ใช้เวลาในการเขียนประโยคเช่น "ถ้าฉันเข้าใจคุณถูกต้อง คุณกำลังพูดว่า…"
ขั้นตอนที่ 5. อย่าบังคับให้สิ้นสุดการโต้แย้ง
ถ้ามีคนถอนตัวจากการทะเลาะวิวาทหรือออกจากห้องก็อย่าทำตามเขา ปล่อยให้พวกเขาทำอย่างนั้นและพูดคุยเมื่อพวกเขาสงบสติอารมณ์และพร้อมที่จะพูดคุย #อย่าพยายามรับคำสุดท้ายเสมอไป อีกครั้ง สิ่งนี้อาจทำให้ความขัดแย้งรุนแรงขึ้นซึ่งไม่มีวันสิ้นสุด บางครั้งคุณต้องเห็นด้วยที่จะไม่เห็นด้วยและเดินหน้าต่อไป
ขั้นตอนที่ 6. ใช้ข้อความ “ฉัน”
หากคุณแสดงความกังวล ให้พยายามเริ่มประโยคด้วย "ฉัน" และระบุให้ชัดเจนว่าพวกเขาสามารถทำให้คุณ "รู้สึก" ได้อย่างไร สิ่งนี้จะทำให้ผู้คนตอบรับคำร้องเรียนของคุณและเห็นอกเห็นใจมากขึ้น ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า "เธอมันช่างยุ่งเหยิงและมันทำให้ฉันแทบบ้า" ให้ลอง "ฉันรู้สึกว่าความยุ่งเหยิงนี้กำลังสร้างปัญหาให้กับเรา ความโกลาหลเข้ามาในหัวของฉัน และทำให้ฉันรู้สึกจำกัด ตรงไปตรงมา ความยุ่งเหยิงนี้รบกวนจิตใจฉันมากกว่าที่ควร”
เคล็ดลับ
- ระวังอารมณ์ขันด้วย อารมณ์ขันเล็กๆ น้อยๆ ที่คุณพูดถึงในการสนทนาอาจมีประสิทธิภาพมาก แต่อย่าอืดอาดและซ่อนอยู่เบื้องหลังเพื่อปกปิดสิ่งที่ยากจะพูด หากคุณมักหัวเราะคิกคัก การสื่อสารของคุณจะไม่ถูกพิจารณาอย่างจริงจัง
- หากคุณกำลังนำเสนอต่อกลุ่มหรือผู้ฟัง ให้เตรียมพร้อมที่จะถามคำถามยากๆ เพื่อให้คุณได้อยู่ในแนวทางที่ถูกต้องและไม่สับสน เพื่อการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ Michael Brown ขอแนะนำ 'กฎทอง' สำหรับการจัดการกับคำถามที่ยากในบริบทของกลุ่มหรือผู้ฟัง เขาแนะนำให้คุณฟังและทวนคำถามและประเด็นที่ยกขึ้นและพูดในนามของทุกคนที่อยู่ที่นั่น แบ่งปันคำตอบของคุณกับฝูงชน โดยละสายตาจากผู้ถาม และมองทั้งกลุ่มหรือผู้ฟังเพื่อตอบคำถามด้วยกัน ขีดเส้นใต้คำตอบร่วมนี้ สนทนาต่อโดยเปลี่ยนทิศทาง
- อย่าคร่ำครวญหรืออ้อนวอน นี้จะไม่ปลูกฝังความเคารพหรือความสนใจ หากคุณอารมณ์เสียมาก ให้ขอโทษและกลับไปคุยกันเมื่อคุณสงบลง
- อย่าพูดพล่าม การทำเช่นนี้อาจทำให้ข้อความของคุณถูกเข้าใจผิดหรือไม่ได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง
- ดูตัวอย่างการใช้วิทยากรที่ยอดเยี่ยมทางออนไลน์ สำรวจรายการที่มีผู้เข้าชมมากที่สุด เช่น Ted Talks มีแบบอย่างมากมายที่สามารถเห็นได้ในวิดีโอออนไลน์ คิดว่าพวกเขาเป็น "โค้ชการสื่อสารส่วนบุคคลของคุณ"!