การโทรหานายจ้างเพื่อสอบถามเกี่ยวกับการเปิดรับสมัครงานเป็นโอกาสที่ดีในการสร้างความประทับใจแรกพบที่ดีต่อผู้มีโอกาสเป็นนายจ้าง นอกจากนี้ คุณสามารถค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริษัทที่คุณต้องการติดต่อและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับคนที่คุณคุยด้วย ก่อนโทร เตรียมตัวให้ดีที่สุดโดยรวบรวมข้อมูลให้ได้มากที่สุด ฝึกสิ่งที่คุณอยากพูด และเตรียมที่จะสื่อสารอย่างมืออาชีพและน่าพอใจทางโทรศัพท์
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 4: การรวบรวมข้อมูล
ขั้นตอนที่ 1. ค้นหาบุคลากรในบริษัทที่คุณควรติดต่อ
ใช้ LinkedIn, Facebook, Google และเว็บไซต์ของบริษัทเพื่อค้นหาวิธีติดต่อผู้จัดการการจ้างงานหรือติดต่อผู้มีโอกาสเป็นนายจ้างทางโทรศัพท์ของบริษัท โดยปกติ เจ้าหน้าที่จะแจ้งหมายเลขโทรศัพท์ในพื้นที่ทำงานหรือหมายเลขต่อของบุคลากรที่คุณต้องการโทร หากคุณทราบชื่อแล้ว
ขั้นตอนที่ 2. รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท
เตรียมตัวให้ดีที่สุดโดยค้นหาสิ่งต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับบริษัท เช่น ภารกิจและเป้าหมายของการก่อตั้งบริษัท นอกจากนี้ ให้ค้นหาโครงสร้างองค์กรและลักษณะงานของพนักงานตามตำแหน่งเพื่อให้ทราบถึงคุณสมบัติของบุคลากรที่บริษัทคัดเลือกและความรับผิดชอบของพนักงานแต่ละคน
- ใช้ LinkedIn เว็บไซต์ของบริษัท และโซเชียลมีเดียอื่นๆ เพื่อทำการวิจัย
- ก่อนโทร ให้พิจารณาด้านบวกของบริษัทที่กระตุ้นให้คุณสมัครงาน เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการถูกถามว่าทำไมคุณถึงอยากทำงานให้กับบริษัท
ขั้นตอนที่ 3 เก็บบันทึกข้อมูลทั้งหมดของแต่ละบริษัทที่คุณค้นคว้าอย่างละเอียด
หากคุณต้องการติดต่อบริษัทหลายแห่ง ให้บันทึกข้อมูลของแต่ละบริษัทในแผ่นงานแยกกัน เขียนข้อมูลติดต่อด้วยแบบอักษรขนาดใหญ่เพื่อให้อ่านง่าย ทุกครั้งที่คุณโทร ให้บันทึกวันที่ ผลของการสนทนา และชื่อของบุคคลที่สื่อสารกับคุณเพื่อติดตามความคืบหน้าและใช้เป็นแหล่งข้อมูลหากจำเป็นต้องติดตามผล
ส่วนที่ 2 จาก 4: การเตรียมร่างการสนทนา
ขั้นตอนที่ 1. จดสิ่งที่คุณต้องการจะสื่อ
ใช้หมายเลขซีเรียลเพื่อจดข้อมูลสำคัญที่คุณต้องการถ่ายทอด เขียนประโยคเพื่อแนะนำตัวเอง ให้ข้อมูลเกี่ยวกับภูมิหลังทางการศึกษาและประสบการณ์การทำงาน และงานที่ต้องการ หากคุณต้องการคุยโทรศัพท์ขณะอ่านสคริปต์ ให้จดคำศัพท์และใช้น้ำเสียงปกติเพื่อทำให้เสียงของคุณฟังดูเป็นธรรมชาติ
- แนะนำตัวเองโดยระบุชื่อเต็มของคุณ เช่น "อรุณสวัสดิ์ คุณสิติ ฉันชื่อโจนี่ โดเรมี"
- ถ้าเขาต้องการทราบภูมิหลังของคุณ ให้อธิบายความสามารถของคุณ เช่น "ฉันทำงานเป็นนักออกแบบเว็บไซต์และนักวิเคราะห์ระบบสารสนเทศที่มีประสบการณ์การทำงาน 10 ปี ฉันยังคงพัฒนาตนเองโดยมองหาความท้าทายใหม่ๆ"
- อธิบายว่าทำไมคุณถึงโทรมา ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดว่า "ได้โปรดคุณ Lasido ยินดีที่จะให้เวลาและข้อมูลว่าขณะนี้คุณมีตำแหน่งว่างในแผนกเทคโนโลยีสารสนเทศที่คุณเป็นผู้นำหรือไม่"
ขั้นตอนที่ 2 เขียนคำถามที่คุณต้องการถาม
เพื่อเตรียมความพร้อมก่อนโทร ให้จดคำถามที่คุณต้องการถามเพื่อรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริษัท ตัวอย่างเช่น ขอตำแหน่งงานว่างตามอาชีพของคุณและวิธีการสมัครงาน มีข้อมูลอื่น ๆ เกี่ยวกับตัวคุณที่อาจถาม
- นึกถึงคำถามต่างๆ ที่อาจถามและเตรียมคำตอบ
- เตรียมคำตอบหากถูกถาม: ทำไมคุณถึงอยากสมัครงาน คุณรู้อะไรเกี่ยวกับบริษัทบ้าง คุณสามารถสัมภาษณ์หรือเริ่มทำงานได้เมื่อไร และคุณต้องการเงินเดือนเท่าไร
ขั้นตอนที่ 3 ฝึกสนทนาก่อนโทร
หาสถานที่เงียบสงบพร้อมบทสนทนาและรายการคำถาม จากนั้นฝึกการสื่อสารทางโทรศัพท์ พูดแต่ละประโยคด้วยน้ำเสียงที่แตกต่างกันจนกว่าคำพูดของคุณจะฟังดูเป็นธรรมชาติ บันทึกระยะเวลาของการสนทนาเพื่อดูว่าคุณพูดคุยนานแค่ไหนและรับสิ่งสำคัญภายใน 1 นาที
- ฝึกพูดด้วยถ้อยคำที่ชัดเจน
- พูดด้วยรอยยิ้มเพื่อให้ดูมั่นใจ
- บันทึกสิ่งที่คุณพูดแล้วฟังว่าคุณพูดอย่างไร ปรับปรุงวิธีพูดของคุณที่ดูไม่เป็นมืออาชีพ เช่น เนื่องจากคุณมักจะพูดว่า "อืม" พูดเร็วเกินไป หรือเสียงของคุณซ้ำซากจำเจ
ตอนที่ 3 จาก 4: เตรียมตัวก่อนโทร
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการโทร
ใช้เว็บไซต์ของบริษัทและความรู้ของคุณเพื่อตัดสินใจเวลาที่ดีที่สุดในการโทร หากคุณต้องการโทรครั้งแรก ให้ทำในตอนเช้าเมื่อพนักงานใหม่เริ่มทำงาน อย่าโทรในระหว่างวันที่พนักงานไม่ว่างหรือช่วงพักกลางวัน
ขั้นตอนที่ 2. หาที่เงียบๆ
คุณควรโทรหาในที่เงียบๆ เพื่อจะได้มีสมาธิกับการสนทนาอย่างมืออาชีพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีเสียงรบกวนจากถนนหรือในบ้านที่จะทำให้คุณเสียสมาธิ ถ้ามีคนอยู่ใกล้ ๆ ให้รู้ว่าคุณไม่ต้องกังวลเพราะคุณต้องการโทรหาใครซักคนและต้องการสภาพแวดล้อมที่เงียบสงบ
ขั้นตอนที่ 3 เตรียมโทร
มีดินสอหรือปากกาและกระดาษแผ่นหนึ่งวางอยู่บนโต๊ะเพื่อจดบันทึก เปิดสมุดบันทึกหรือไฟล์ (เอกสารบนคอมพิวเตอร์ของคุณ) พร้อมข้อมูลติดต่อและข้อมูลบริษัทเพื่อให้อ่านง่าย ใช้โทรศัพท์บ้านหรืออาคารเพื่อการเชื่อมต่อที่ดีขึ้น และการสนทนาจะไม่ถูกขัดจังหวะด้วยสายเรียกเข้าหรือข้อความ เตรียมน้ำดื่มให้พร้อมในกรณีที่ปากของคุณรู้สึกแห้ง
- อย่าขอให้ผู้รับรอสายเรียกเข้า
- นอกจากเตรียมน้ำดื่มแล้ว ห้ามกิน สูบบุหรี่ หรือเคี้ยวขนมขณะคุยโทรศัพท์
ขั้นตอนที่ 4 วางประวัติไว้ข้างหน้าคุณเมื่อโทร
อ่านประวัติหากคุณถูกขอให้อธิบายประสบการณ์การทำงาน หากคุณถูกขอให้ส่งประวัติ เขาจะได้รับข้อมูลเดียวกันทางโทรศัพท์และเมื่ออ่านชีวประวัติ อย่าลืมอัปเดตประวัติของคุณก่อนโทรเพื่อให้ข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นปัจจุบัน
ไบโอดาต้าที่อ่านง่ายช่วยให้คุณตอบคำถามได้อย่างคล่องแคล่วหากคุณรู้สึกประหม่าเมื่อคุยโทรศัพท์
ตอนที่ 4 จาก 4: การโทร
ขั้นตอนที่ 1. บันทึกข้อมูลที่คุณได้รับ
ระหว่างการสนทนา ให้จดรายละเอียดให้มากที่สุด เช่น ชื่อคนที่คุณคุยด้วย ชื่อเรื่อง วันที่และเวลาที่โทร และสิ่งที่คุณต้องทำกับการสนทนา นอกจากนี้ ให้จดคำถามที่ไม่คาดคิดไว้เพื่อที่คุณจะได้พบคำตอบและเตรียมพร้อมสำหรับการโทรครั้งต่อไปได้ดียิ่งขึ้น
- บันทึกข้อมูลโดยละเอียด
- ก่อนจบการสนทนา ให้ยืนยันสิ่งที่คุณต้องทำและถามว่าที่อยู่ทางไปรษณีย์ที่คุณจดไว้นั้นถูกต้องหรือไม่
- ตัวอย่างเช่น ก่อนกล่าวขอบคุณ ให้พูดว่า "อย่างที่ฉันพูดไปก่อนหน้านี้ ฉันจะส่งประวัติและข้อมูลอ้างอิงภายใน 2 วันทำการ"
ขั้นตอนที่ 2 เตรียมตารางสัมภาษณ์
อย่าตอบสนองต่อการสัมภาษณ์ที่วางแผนไว้หรือการประชุมครั้งต่อไปโดยพูดว่า "เมื่อใดก็ได้" เพราะคุณดูเหมือนไม่เป็นมืออาชีพและไม่สามารถตัดสินใจได้ ตอบกลับทันทีโดยแชร์กำหนดการของคุณ เช่น "ฉันสามารถหยุดวันอังคารหรือวันพุธ หรือขออนุญาตจากเจ้านายในบ่ายวันศุกร์" เปิดวาระการประชุมต่อหน้าคุณเพื่อให้อ่านทางโทรศัพท์ได้ง่าย
- ก่อนโทร ให้ทราบตารางกิจกรรมใน 2 สัปดาห์ข้างหน้า
- ห้ามเปลี่ยนกำหนดการที่ตกลงกันไว้ ยกเว้นในกรณีฉุกเฉิน
ขั้นตอนที่ 3 แสดงให้เห็นถึงมารยาทในการใช้โทรศัพท์ที่ดี
สุภาพกับทุกคนที่รับสาย เช่น โอเปอเรเตอร์ เจ้าหน้าที่ธุรการ หรือผู้ช่วยผู้จัดการ ผู้นำบริษัทจะได้รับแจ้งหากคุณหยาบคาย เรียกคนทางโทรศัพท์ว่า "พ่อ" หรือ "แม่" เว้นแต่เขาจะขอให้คุณทักทายด้วยวิธีที่ต่างออกไป ฟังอย่างระมัดระวังเมื่อเขาพูดและอย่าขัดจังหวะ ก่อนจบการสนทนา ขอขอบคุณที่สละเวลาและความเอาใจใส่ของคุณ แม้ว่าจะไม่มีตำแหน่งงานว่างก็ตาม
เริ่มบทสนทนาโดยถามว่าเขาจะยอมให้เวลาคุณสักสองสามนาทีคุยกับคุณไหม ถ้าไม่ให้ถามว่าโทรได้อีกไหมและจะติดต่อได้เมื่อไหร่
ขั้นตอนที่ 4 กล่าวขอบคุณ
ส่งจดหมายขอบคุณเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการทางอีเมลในวันเดียวกันถึงบุคคลที่คุณกำลังพูดด้วย อย่ารอช้าที่จะส่งอีเมลเกินกว่าหนึ่งวันหลังจากที่คุณโทร หากมีโอกาสได้งาน ให้แนบ biodata และจดหมายสมัครงานตามข้อมูลที่คุณได้รับผ่านการสนทนาทางโทรศัพท์
