แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงมีสองประเภท แผนประเภทแรกระบุถึงผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงที่มีต่อองค์กร ซึ่งทำให้การเปลี่ยนแปลงง่ายขึ้น แผนประเภทที่สองตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงโครงการที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งส่งผลให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงขอบเขตโครงการอย่างชัดเจน แผนทั้งสองมีจุดมุ่งหมายเพื่อสื่อสารสิ่งที่จำเป็นต้องทำอย่างชัดเจนและถูกต้อง
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การเขียนแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงองค์กร
ขั้นตอนที่ 1 แสดงเหตุผลเบื้องหลังการเปลี่ยนแปลง
ระบุปัจจัยที่ขับเคลื่อนการตัดสินใจเปลี่ยนแปลง เช่น ประสิทธิภาพที่ไม่ดี เทคโนโลยีใหม่ หรือการเปลี่ยนแปลงในภารกิจขององค์กร
แนวทางหนึ่งที่สามารถใช้ได้คือการอธิบายสถานการณ์ปัจจุบันและสถานการณ์ในอนาคตที่องค์กรต้องการสร้าง
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดประเภทและขอบเขตของการเปลี่ยนแปลง
อธิบายสั้นๆ ถึงธรรมชาติของโครงการเปลี่ยนแปลง กำหนดว่าการเปลี่ยนแปลงนี้จะส่งผลต่อตำแหน่งงาน กระบวนการทางธุรกิจ การเปลี่ยนแปลงนโยบาย และ/หรือโครงสร้างองค์กร ระบุแผนก เวิร์กกรุ๊ป ระบบ หรือส่วนประกอบอื่นๆ ที่จะมีการเปลี่ยนแปลง
ขั้นตอนที่ 3 อธิบายการสนับสนุนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ระบุทุกฝ่ายที่จะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงที่เสนอ เช่น ผู้บริหารระดับสูง ผู้จัดการโครงการ ผู้สนับสนุนโครงการ ผู้ใช้ปลายทาง และ/หรือพนักงาน สำหรับแต่ละฝ่าย ให้จดว่าฝ่ายสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงหรือไม่
- พิจารณาสร้างไดอะแกรมเพื่อสื่อสารสิ่งนี้อย่างชัดเจนและรัดกุม ตัวอย่างหนึ่งคือการแสดงรายการการรับรู้ ระดับการสนับสนุน และอิทธิพลของแต่ละฝ่ายที่จัดอันดับโดยใช้สเกลสูง/กลาง/ต่ำ
- ถ้าเป็นไปได้ ดำเนินการสัมภาษณ์ตัวต่อตัวเพื่อวัดการสนับสนุน
ขั้นตอนที่ 4 จัดตั้งทีมการจัดการการเปลี่ยนแปลง
ทีมนี้มีหน้าที่ให้ข้อมูลกับทุกฝ่าย รับฟังข้อกังวล และดูแลให้กระบวนการเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด เลือกคนที่มีความน่าเชื่อถือภายในองค์กรและมีทักษะในการสื่อสารที่ดี
ทีมนี้ควรมีสมาชิกจากระดับผู้บริหารระดับสูงด้วย เน้นย้ำว่ามีความรับผิดชอบในการส่งเสริมการเปลี่ยนแปลง ไม่ใช่แค่ให้การอนุมัติ
ขั้นตอนที่ 5. พัฒนาแนวทางการจัดการ
การสนับสนุนอย่างเต็มที่จากบุคคลสำคัญในองค์กรมีความสำคัญมากต่อความสำเร็จของการเปลี่ยนแปลง ให้โอกาสพนักงานอาวุโสในการให้ข้อเสนอแนะและทำงานร่วมกับพวกเขาเพื่อสร้างบทบาทที่แข็งขันในการแสดงให้เห็นและเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลง
ขั้นตอนที่ 6 สร้างแผนสำหรับผู้สนใจแต่ละฝ่าย
ประเมินความเสี่ยงและข้อกังวลของทุกฝ่าย รวมถึงผู้ที่สนับสนุนการเปลี่ยนแปลง มอบหมายให้ทีมผู้บริหารจัดการกับข้อกังวล
ขั้นตอนที่ 7 สร้างแผนการสื่อสาร
การสื่อสารเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดในการจัดการการเปลี่ยนแปลง สื่อสารอย่างสม่ำเสมอกับผู้ที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง เน้นเหตุผลเบื้องหลังการเปลี่ยนแปลงและประโยชน์ที่จะได้รับจากการเปลี่ยนแปลง
- ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียควรยอมรับการสื่อสารส่วนบุคคลแบบสองด้าน การประชุมแบบตัวต่อตัวหรือตัวต่อตัวมีความสำคัญมาก
- การสื่อสารควรมาจากผู้สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงระดับสูง จากหัวหน้างานโดยตรง และจากผู้อื่นที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไว้วางใจ การสื่อสารทั้งหมดต้องสื่อข้อความที่สอดคล้องกัน
ขั้นตอนที่ 8 ตรวจสอบการแข่งขัน
ย่อมมีผู้ต่อต้านการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ การแข่งขันนี้อยู่ในระดับบุคคล ดังนั้นให้สื่อสารกับบุคคลนั้นเพื่อทำความเข้าใจเหตุผลของพวกเขา ติดตามข้อร้องเรียนเพื่อให้ทีมจัดการการเปลี่ยนแปลงสามารถจัดการได้ สาเหตุทั่วไปของการต่อต้าน ได้แก่:
- ไม่มีแรงจูงใจในการเปลี่ยนแปลง ไม่มีความรู้สึกเร่งด่วน
- ไม่เข้าใจสถานการณ์โดยรวมหรือเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลง
- ขาดการป้อนข้อมูลในกระบวนการ
- ความไม่แน่นอนเกี่ยวกับความมั่นคงในงาน บทบาทในอนาคต หรือความต้องการและทักษะที่จำเป็นในการทำงานในอนาคต
- ความล้มเหลวของผู้บริหารในการปฏิบัติตามความคาดหวังเกี่ยวกับการดำเนินการเปลี่ยนแปลงหรือการสื่อสาร
ขั้นตอนที่ 9 เอาชนะอุปสรรค
ข้อร้องเรียนจำนวนมากควรได้รับการแก้ไขโดยการปรับปรุงการสื่อสารหรือเปลี่ยนกลยุทธ์การสื่อสารเพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะ การร้องเรียนบางอย่างจำเป็นต้องมีวิธีการเพิ่มเติม ซึ่งคุณอาจรวมเป็นส่วนหนึ่งของแผนได้ หรือคุณสามารถมอบหมายให้ทีมผู้บริหารดำเนินการตามความจำเป็นได้ พิจารณาขั้นตอนที่เหมาะสมในองค์กรของคุณ:
- สำหรับการเปลี่ยนแปลงบทบาทหรือกระบวนการทำงาน ให้จัดลำดับความสำคัญของการฝึกอบรมพนักงาน
- หากคุณคาดการณ์ว่าขวัญกำลังใจต่ำหรือช่วงเปลี่ยนผ่านที่ตึงเครียด ให้จัดการกับเหตุการณ์ของบริษัทหรือผลประโยชน์ของพนักงาน
- หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่มีแรงจูงใจในการเปลี่ยนแปลง ให้สร้างแรงจูงใจ
- หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่รู้สึกมีส่วนร่วมในกระบวนการเปลี่ยนแปลง ให้เรียกประชุมเพื่อรวบรวมคำติชมและพิจารณาเปลี่ยนแผน
วิธีที่ 2 จาก 2: การตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงโครงการ
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดบทบาทการจัดการการเปลี่ยนแปลง
ทำรายชื่อตำแหน่งที่จะได้รับการแต่งตั้งสำหรับโครงการนี้ อธิบายความรับผิดชอบและทักษะที่จำเป็นสำหรับแต่ละตำแหน่ง อย่างน้อยที่สุด ให้รวมผู้จัดการโครงการเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงในแต่ละวัน และผู้สนับสนุนโครงการเพื่อติดตามความคืบหน้าทั่วไปและตัดสินใจเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ
สำหรับโครงการในวงกว้างในองค์กรขนาดใหญ่ ให้แบ่งบทบาทการจัดการโครงการออกเป็นหลายๆ คนที่มีความรู้เฉพาะทาง
ขั้นตอนที่ 2 พิจารณาสร้างแผงควบคุมการเปลี่ยนแปลง
โครงการพัฒนาซอฟต์แวร์โดยทั่วไปจะมี Change Control Board ซึ่งประกอบด้วยตัวแทนจากแต่ละกลุ่มที่สนใจ คณะกรรมการชุดนี้เป็นผู้อนุมัติคำขอเปลี่ยนแปลง ไม่ใช่ผู้จัดการโครงการและสื่อสารการตัดสินใจไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แนวทางนี้ใช้ได้ผลดีสำหรับโครงการที่เกี่ยวข้องกับหลายกลุ่มและโครงการที่ขอบเขตและเป้าหมายขั้นต่ำมักต้องมีการประเมินซ้ำ
ขั้นตอนที่ 3 สร้างกระบวนการเพื่อรับทราบคำขอเปลี่ยนแปลง
เมื่อมีคนในทีมการเปลี่ยนแปลงได้ทราบถึงขั้นตอนต่อไป คุณจะเปลี่ยนความคิดให้เป็นจริงได้อย่างไร อธิบายกระบวนการนี้ด้วยข้อตกลงของทีมงาน ตัวอย่าง:
- สมาชิกในทีมกรอกแบบฟอร์มคำขอเปลี่ยนแปลงและส่งไปยังผู้จัดการโครงการ
- ผู้จัดการโครงการป้อนแบบฟอร์มลงในบันทึกคำขอเปลี่ยนแปลง และปรับเรกคอร์ดนี้เมื่อการเปลี่ยนแปลงถูกนำไปใช้หรือปฏิเสธ
- ผู้จัดการขอให้สมาชิกในทีมเขียนแผนเฉพาะและประเมินว่าต้องใช้ความพยายามเท่าใด
- ผู้จัดการโครงการส่งแผนไปยังผู้สนับสนุนโครงการเพื่อขออนุมัติหรือปฏิเสธ
- ดำเนินการเปลี่ยนแปลง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะได้รับแจ้งความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ
ขั้นตอนที่ 4 สร้างแบบฟอร์มคำขอเปลี่ยนแปลง
ข้อมูลด้านล่างควรรวมไว้ทุกครั้งที่มีการร้องขอการเปลี่ยนแปลงและป้อนลงในบันทึกการเปลี่ยนแปลง:
- เปลี่ยนวันที่ขอ
- เปลี่ยนหมายเลขคำขอที่กำหนดโดยผู้จัดการโครงการ
- ชื่อเรื่องและคำอธิบาย
- ชื่อผู้สมัคร ที่อยู่อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์
- ลำดับความสำคัญ (สูง ปานกลาง หรือต่ำ) แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงฉุกเฉินอาจต้องมีกำหนดเวลาที่เฉพาะเจาะจง
- หมายเลขผลิตภัณฑ์และเวอร์ชัน (สำหรับโครงการซอฟต์แวร์)
ขั้นตอนที่ 5. ป้อนข้อมูลเพิ่มเติมในบันทึกการเปลี่ยนแปลง
บันทึกการเปลี่ยนแปลงควรบันทึกการตัดสินใจและการดำเนินการ นอกเหนือจากข้อมูลที่คัดลอกมาจากแบบฟอร์มขอเปลี่ยนแปลง คุณต้องเตรียมที่สำหรับเขียนสิ่งต่อไปนี้:
- สัญญาณของการอนุมัติหรือปฏิเสธ
- ลายเซ็นของผู้อนุมัติหรือปฏิเสธคำขอ
- เปลี่ยนกำหนดเวลาดำเนินการ
- เปลี่ยนวันที่เสร็จสิ้น
ขั้นตอนที่ 6 ตรวจสอบการตัดสินใจที่สำคัญ
นอกจากบันทึกประจำวันแล้ว การติดตามการตัดสินใจที่สำคัญจะเป็นประโยชน์สำหรับโครงการ บันทึกเหล่านี้จะช่วยให้คุณตรวจสอบโครงการระยะยาวหรือโครงการที่กำลังอยู่ระหว่างการเปลี่ยนแปลงความเป็นผู้นำได้ง่ายขึ้น บันทึกเหล่านี้ยังสามารถแนะนำการสื่อสารกับลูกค้าหรือผู้บริหารระดับสูง สำหรับการเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลา ขอบเขตหรือข้อกำหนดของโครงการ ระดับความสำคัญ หรือกลยุทธ์ ให้ระบุข้อมูลต่อไปนี้:
- คนที่ตัดสินใจ
- วันที่ตัดสินใจ
- สรุปเหตุผลเบื้องหลังการตัดสินใจและกระบวนการตัดสินใจ รวมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการนี้
