ขั้นตอนที่ 1 ทำความเข้าใจกระบวนการบันทึกข้อมูลใน Microsoft Outlook
ข้อมูลทั้งหมดใน Outlook รวมถึงอีเมล โฟลเดอร์ รายชื่อ ปฏิทิน และอื่นๆ ถูกจัดเก็บเป็นไฟล์เดียวที่มีนามสกุล .pst หรือ .ost บนคอมพิวเตอร์. เมื่อคัดลอกไฟล์เหล่านี้ คุณสามารถสร้างการสำรองข้อมูล Outlook ของคุณได้อย่างสมบูรณ์
ขั้นตอนที่ 2 เปิดโฟลเดอร์ที่มีไฟล์ข้อมูล Outlook
คุณต้องเข้าถึงไดเรกทอรี C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\ มีหลายขั้นตอนที่คุณสามารถลองเข้าถึงไดเร็กทอรี:
- เปิดหน้าต่าง File Explorer และไปที่โฟลเดอร์ แต่คุณจะต้องแสดงไฟล์ที่ซ่อนอยู่ก่อน คลิกแท็บ "มุมมอง" และเลือก "รายการที่ซ่อนอยู่" หรือคลิกเมนู "มุมมอง" เลือก "ตัวเลือกโฟลเดอร์" แล้วทำเครื่องหมายที่ตัวเลือก "แสดงไฟล์และโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่" ด้วยตัวเลือกนี้ คุณจะเห็นโฟลเดอร์ "AppData" ภายในโฟลเดอร์ "ผู้ใช้"
- คุณสามารถกด Win พิมพ์ %appdata% แล้วกด Enter โฟลเดอร์ "Roaming" จะเปิดขึ้น ไปที่โฟลเดอร์ด้านบนเพื่อเข้าถึงโฟลเดอร์ " AppData " จากนั้นไปที่ไดเร็กทอรี " Local " → " Microsoft " → " Outlook"
- ใน Windows XP เปิดไดเร็กทอรี C:\Documents and Settings\%username%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
ขั้นตอนที่ 3 ค้นหาไฟล์.pst และ.ost
ทั้งสองไฟล์เป็นไฟล์ข้อมูลสำหรับโปรแกรม Outlook ของบัญชีผู้ใช้ปัจจุบัน ไฟล์เหล่านี้ตั้งชื่อตามที่อยู่อีเมลที่เชื่อมโยง ผู้ใช้ส่วนใหญ่มีไฟล์.pst ในขณะที่ผู้ใช้ Exchange มักจะมีไฟล์.ost
คัดลอกไฟล์โดยเลือกไฟล์แล้วกดคีย์ลัด Ctrl+C หรือคลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือก "คัดลอก"
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดกระบวนการสำรองไฟล์
มีหลายวิธีที่คุณสามารถเลือกที่จะสำรองไฟล์ข้อมูลของคุณได้อย่างปลอดภัย ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ ด้วยการสำรองข้อมูลหลาย ๆ ครั้ง คุณสามารถมั่นใจได้ว่าไฟล์ของคุณจะปลอดภัยในกรณีที่มีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น
- คุณสามารถคัดลอกไฟล์ไปยังไดรฟ์ USB โดยทั่วไปแล้ว ไฟล์.pst จะมีขนาด 10-100 MB ดังนั้นจึงใส่ลงในไดรฟ์ USB ได้พอดี
- คุณสามารถคัดลอกไฟล์ไปยังแผ่นดิสก์ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถนำแผ่นดิสก์ติดตัวไปได้ทุกที่ แต่การใช้พื้นที่ดิสก์ทั้งหมดในการคัดลอกไฟล์อาจดูสิ้นเปลืองเพราะขนาดไฟล์ค่อนข้างเล็ก อ่านบทความเกี่ยวกับวิธีการเขียนดีวีดีสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม
- คุณสามารถอัปโหลดไฟล์ไปยังบริการจัดเก็บข้อมูลออนไลน์ เช่น Google Drive หรือ OneDrive ด้วยตัวเลือกนี้ คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณจากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต อ่านบทความเกี่ยวกับวิธีการสำรองข้อมูลสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการอัปโหลดไฟล์ไปยังบริการจัดเก็บข้อมูลออนไลน์
วิธีที่ 2 จาก 2: การกู้คืนไฟล์สำรองไปยังโปรแกรม
ขั้นตอนที่ 1 คัดลอกไฟล์สำรองไปยังคอมพิวเตอร์
หากไฟล์ถูกจัดเก็บไว้ในไดรฟ์ USB ดิสก์ หรือพื้นที่จัดเก็บข้อมูลออนไลน์ คุณจะต้องคัดลอกไปยังพื้นที่เก็บข้อมูลของคอมพิวเตอร์ก่อน คุณสามารถวางไฟล์ไว้ที่ใดก็ได้ (เช่น เดสก์ท็อปหรือโฟลเดอร์ "เอกสาร")
ขั้นตอนที่ 2 คลิกแท็บ "ไฟล์" หรือปุ่ม "Office"
หากคุณใช้ Outlook 2003 ให้คลิกเมนู "ไฟล์"
ขั้นตอนที่ 3 เลือก "เปิดและส่งออก" หรือ "เปิด"
คุณจะเห็นตัวเลือกต่างๆ หลังจากนั้น
ขั้นตอนที่ 4 คลิก "เปิดไฟล์ข้อมูล Outlook"
หน้าต่างการเรียกดูไฟล์จะเปิดขึ้นหลังจากนั้น
ขั้นตอนที่ 5. เรียกดูไฟล์ข้อมูล
ค้นหาไฟล์ข้อมูลที่คุณเคยคัดลอกกลับไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณก่อนหน้านี้ เลือกไฟล์และคลิก " เปิด " เพื่อโหลด
ขั้นตอนที่ 6 ใช้ไฟล์สำรอง
Outlook จะโหลดไฟล์ข้อมูลสำรอง ซึ่งรวมถึงโฟลเดอร์ ข้อความ ผู้ติดต่อ และรายการปฏิทินทั้งหมด
