หากคุณต้องออกจากสำนักงานสักพักหรือกำลังวางแผนจะไปเที่ยวพักผ่อน คุณอาจต้องการให้คนอื่นส่งอีเมลถึงคุณว่าคุณไม่อยู่ หากคุณมีบัญชี Exchange Outlook จะมาพร้อมกับฟังก์ชันในตัว หากคุณไม่มีบัญชี Exchange คุณยังสามารถตอบอีเมลได้โดยอัตโนมัติโดยสร้างกฎสองสามข้อ ทำตามคำแนะนำนี้เพื่อตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติของคุณ ไม่ว่าคุณจะมีบัญชี Exchange หรือไม่ก็ตาม
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 4: Outlook 2010/2013
ขั้นตอนที่ 1 เปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ
เลือกโฟลเดอร์ Exchange เลือกโฟลเดอร์จากที่เก็บข้อความของคุณ คุณต้องเลือกโฟลเดอร์ Exchange เพื่อดูตัวเลือกการตอบกลับอัตโนมัติ เปิดเมนูตอบกลับอัตโนมัติ (ไม่อยู่ที่สำนักงาน) คุณสามารถค้นหาเมนูนี้ได้โดยคลิกแท็บ ไฟล์ แล้วเลือกแท็บ ข้อมูล
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดค่าการตอบกลับของคุณ
ในเมนูการตอบกลับอัตโนมัติ ให้เลือกกล่องที่ระบุว่าส่งการตอบกลับอัตโนมัติ คุณสามารถตั้งเวลาใช้งานสำหรับผู้ช่วยได้โดยทำเครื่องหมายที่ช่องและตั้งค่าเวลาและช่วงวันที่
ขั้นตอนที่ 3 เขียนคำตอบของคุณ
สำหรับอีเมลที่ส่งจากภายในเซิร์ฟเวอร์ Exchange ของคุณ ให้ใช้แท็บ Inside My Organization ในการตอบกลับอีเมลที่ได้รับจากบุคคลอื่น ให้ใช้แท็บ ภายนอกองค์กรของฉัน เมื่อคุณพอใจกับการตอบกลับของคุณแล้ว ให้คลิกตกลง
ขั้นตอนที่ 4 ปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ
หากคุณกำหนดช่วงวันที่สำหรับการตอบกลับอัตโนมัติ ผู้ช่วยจะสิ้นสุดโดยอัตโนมัติเมื่อช่วงวันที่สิ้นสุดลง หากคุณไม่ได้กำหนดช่วงวันที่ ช่วงวันที่จะดำเนินต่อไปจนกว่าคุณจะเปิดเมนูการตอบกลับอัตโนมัติและเลือก “อย่าส่งการตอบกลับอัตโนมัติ”
วิธีที่ 2 จาก 4: Outlook 2007
ขั้นตอนที่ 1. เปิดใช้งาน Office Assistant
คลิกแท็บเครื่องมือ บนเมนูเครื่องมือ เลือกผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน ทำเครื่องหมายในช่องที่ระบุว่า "ส่งการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน" คุณสามารถตั้งเวลาใช้งานสำหรับผู้ช่วยได้โดยทำเครื่องหมายที่ช่องและตั้งค่าเวลาและช่วงวันที่
ขั้นตอนที่ 2 เขียนคำตอบของคุณ
สำหรับอีเมลที่ส่งจากภายในเซิร์ฟเวอร์ Exchange ของคุณ ให้ใช้แท็บ Inside My Organization ในการตอบกลับอีเมลที่ได้รับจากบุคคลอื่น ให้ใช้แท็บ ภายนอกองค์กรของฉัน เมื่อคุณพอใจกับการตอบกลับของคุณแล้ว ให้คลิกตกลง
ขั้นตอนที่ 3 ปิดการใช้งานผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
หากคุณกำหนดช่วงวันที่สำหรับการตอบกลับอัตโนมัติ ผู้ช่วยจะสิ้นสุดโดยอัตโนมัติเมื่อช่วงวันที่สิ้นสุดลง หากคุณไม่ได้กำหนดช่วงวันที่ ช่วงวันที่จะดำเนินต่อไปจนกว่าคุณจะเปิดเมนูการตอบกลับอัตโนมัติและเลือก “อย่าส่งการตอบกลับอัตโนมัติ”
วิธีที่ 3 จาก 4: Outlook 2003
ขั้นตอนที่ 1. เปิดใช้งาน Office Assistant
บนเมนูเครื่องมือ เลือกผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน ทำเครื่องหมายในช่องที่ระบุว่า "ฉันกำลังไม่อยู่ที่สำนักงาน"
ขั้นตอนที่ 2 เขียนคำตอบของคุณ
ในกล่องที่ระบุว่า "ตอบกลับอัตโนมัติเพียงครั้งเดียวสำหรับผู้ส่งแต่ละคนที่มีข้อความต่อไปนี้:" ป้อนคำตอบที่คุณต้องการใช้เป็นอีเมลตอบกลับ
ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มกฎ
คุณเพิ่มกฎให้กับ Assistant ได้ เช่น การส่งต่อข้อความจากผู้ส่งบางรายไปยังผู้รับรายอื่น คลิกปุ่มเพิ่มกฎ … เพื่อกำหนดค่ากฎที่คุณกำหนด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎที่จะส่งต่ออีเมลจากลูกค้ารายใดรายหนึ่งไปยังเพื่อนร่วมงานของคุณเพื่อที่คุณจะได้ไม่พลาดอีเมลสำคัญเมื่อคุณไม่อยู่
ขั้นตอนที่ 4 ปิดการใช้งานผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานจะดำเนินต่อไปจนกว่าคุณจะเปิดเมนูตอบกลับอัตโนมัติและเลือก “อย่าส่งการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน”
วิธีที่ 4 จาก 4: การส่งคำตอบอัตโนมัติโดยไม่มีบัญชีแลกเปลี่ยน
ขั้นตอนที่ 1 สร้างเทมเพลต
หากไม่มีบัญชี Exchange จะไม่มีตัวเลือกตอบกลับอัตโนมัติ แต่ก็ยังสามารถตั้งค่าคำตอบอัตโนมัติโดยใช้เทมเพลตและกฎบางอย่างได้ เริ่มต้นด้วยการสร้างอีเมลใหม่ นี่จะเป็นเทมเพลตสำหรับการตอบกลับอัตโนมัติของคุณ
- เลือกหัวข้อที่อธิบายสถานการณ์โดยสังเขป ตัวอย่างเช่น “ลางานจนถึง” คุณยังสามารถเขียนคำว่า " ตอบกลับอัตโนมัติ " ในหัวเรื่อง เพื่อให้ผู้รับทราบทันทีว่าสิ่งที่พวกเขาได้รับคือคำตอบอัตโนมัติ
- เขียนข้อความสั้นๆ ในเนื้อหาของอีเมล ให้เขียนข้อความทั่วไปที่สามารถนำไปใช้กับใครก็ตามที่ได้รับอีเมล บอกผู้รับว่าจะติดต่อคุณอย่างไร หรือบุคคลอื่นที่สามารถติดต่อได้
ขั้นตอนที่ 2 บันทึกเทมเพลตของคุณ
เมื่อคุณพอใจกับข้อความแล้ว ให้คลิกบันทึกเป็น… ในเมนูดรอปดาวน์ "บันทึกเป็นประเภท" ให้เลือกเทมเพลต Outlook การดำเนินการนี้จะบันทึกไฟล์เป็นเทมเพลตที่โหลดลงใน Outlook
ขั้นตอนที่ 3 สร้างกฎ
เพื่อให้การตอบกลับอัตโนมัติทำงานได้อย่างถูกต้อง คุณจะต้องกำหนดกฎเกณฑ์บางอย่างเพื่อทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ ใน Office 2003/2007 ให้คลิกเมนู Tools แล้วเลือก Rules and Alerts ใน Office 2010/2013 ให้คลิกแท็บ ไฟล์ เลือก ข้อมูล แล้วคลิก กฎและการแจ้งเตือน ซึ่งจะเป็นการเปิดเมนูกฎของอีเมล
- คลิกปุ่มกฎใหม่ คุณจะถูกขอให้เลือกแม่แบบ จากส่วน "เริ่มจากกฎที่ว่างเปล่า" เลือก "ตรวจสอบข้อความเมื่อพวกเขามาถึง" คลิกถัดไป
- ตัดสินใจว่าจะตอบกลับข้อความใด ถ้าคุณต้องการตอบกลับทุกข้อความที่คุณได้รับในกล่องจดหมายของคุณ ให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง "ชื่อของฉันอยู่ในช่องถึง" คุณสามารถจำกัดขอบเขตให้แคบลงได้โดยกำหนดการจัดส่งหรืออีเมลเฉพาะด้วยคำบางคำในหัวเรื่องหรือเนื้อหาของอีเมล คลิกถัดไปหลังจากที่คุณทำการเลือกแล้ว
- โหลดเทมเพลตของคุณ เลือกช่อง "ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ" ในหน้าต่างถัดไปเพื่อโหลดข้อความที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้ คลิกลิงก์ในกล่องคำอธิบายสำหรับ " เทมเพลตเฉพาะ " ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบถามคุณว่าจะบันทึกเทมเพลตไว้ที่ใด เลือก "เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์" เปิดข้อความที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้
- กำหนดข้อยกเว้นของคุณ เมื่อโหลดเทมเพลตแล้ว คุณสามารถระบุอินสแตนซ์ได้หากคุณไม่ต้องการส่งการตอบกลับ เช่น สำหรับผู้รับที่ระบุ หรือสำหรับข้อความบางประเภท คลิกถัดไปหลังจากที่คุณทำการเลือกแล้ว
- ตั้งชื่อกฎของคุณ ก่อนที่คุณจะดำเนินการเสร็จสิ้น คุณต้องกำหนดชื่อให้กับกฎของคุณ ใช้สิ่งที่จำง่ายเพื่อให้คุณสามารถปิดใช้งานกฎได้อย่างรวดเร็วในอนาคต ทำเครื่องหมายที่ช่อง "เปิดกฎนี้" เพื่อเปิดใช้งานกฎ จากนั้นคลิก เสร็จสิ้น
ขั้นตอนที่ 4 ปิดใช้งานกฎ
เมื่อคุณกลับมาทำงาน คุณสามารถปิดใช้งานกฎได้โดยเปิดเมนูกฎและการแจ้งเตือนอีกครั้ง เลือกกฎเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานที่คุณสร้างขึ้นจากรายการกฎที่ใช้งานอยู่ จากนั้นคลิกปุ่มลบ
เคล็ดลับ
- องค์กรมักจะถูกกำหนดให้เป็นบริษัทของคุณและประกอบด้วยบุคคลที่มีบัญชี Exchange Server ในระบบอีเมลของคุณ
- เมนูเครื่องมือจะปรากฏในหน้าต่างหลักของ Outlook หน้าต่างหลักเป็นหน้าต่างเดียวกับที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณเปิด Outlook และมีเมนูไฟล์ แก้ไข ดู ไป เครื่องมือ การดำเนินการ และวิธีใช้ ไม่มีเมนูเครื่องมือในหน้าต่างที่คุณใช้สร้างหรือดูรายการต่างๆ เช่น ข้อความอีเมล รายชื่อติดต่อ หรืองาน
- ถ้าคุณเลือกช่องเล่นซ้ำอัตโนมัติกับบุคคลภายนอกองค์กรของฉัน แท็บภายนอกองค์กรของฉันจะแสดง (เปิด) ถัดจากชื่อแท็บ
- ผู้ติดต่อต้องอยู่ในโฟลเดอร์ Exchange Server Contacts ของคุณ ถ้าผู้ติดต่ออยู่ในโฟลเดอร์ที่เป็นส่วนหนึ่งของไฟล์โฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst) เท่านั้น ข้อความตอบกลับอัตโนมัติจะไม่ถูกส่ง
