บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการสร้างแผ่นข้อมูล ซึ่งเป็นเอกสารที่ใช้คอลัมน์และแถวในการจัดระเบียบข้อมูล โปรแกรมสเปรดชีตที่ใช้บ่อยที่สุด ได้แก่ Microsoft Excel, Apple Numbers และ Google ชีต
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การใช้ Microsoft Excel
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Excel
คลิกหรือดับเบิลคลิกไอคอน Excel ที่เป็นรูปตัว “X” สีขาวบนพื้นเขียวเข้ม
ขั้นตอนที่ 2 สร้างสเปรดชีตเปล่าหากต้องการ
หากคุณไม่ต้องการใช้เทมเพลตสเปรดชีตที่มีรูปแบบในตัว ให้คลิก “ สมุดงานเปล่า ” ที่มุมซ้ายบนของหน้า จากนั้นไปที่ขั้นตอนที่เจ็ด (หัวเรื่อง/ส่วนหัวของข้อมูล)
ขั้นตอนที่ 3 สำรวจตัวเลือกเทมเพลตที่มีอยู่
เรียกดูรายการเทมเพลตในหน้าต่าง Excel หรือพิมพ์คำหรือวลีลงในช่องค้นหาที่ด้านบนของหน้าจอเพื่อค้นหาเทมเพลตตามคำสำคัญ
ขั้นตอนที่ 4 เลือกเทมเพลต
คลิกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้เพื่อเลือก หน้าต่างเทมเพลตจะเปิดขึ้นหลังจากนั้น
ขั้นตอนที่ 5. คลิกสร้าง
ทางขวาของหน้าต่าง template หลังจากนั้น เทมเพลตจะเปิดขึ้นใน Excel
ขั้นตอนที่ 6 กรอกแบบฟอร์มบนเทมเพลตหากจำเป็น
หากคุณกำลังใช้เทมเพลตที่มีรูปแบบในตัว ให้กรอกแบบฟอร์มที่จำเป็นในการกรอกเทมเพลต จากนั้นไปยังขั้นตอนที่ 13 (บันทึกแผ่นงาน)
- ข้ามขั้นตอนนี้หากคุณไม่ได้ใช้เทมเพลต
- เทมเพลตบางเทมเพลตใช้สเปรดชีตหลายแผ่นที่คุณสามารถเข้าถึงได้ผ่านแท็บต่างๆ ที่มุมล่างซ้ายของหน้าต่าง Excel
ขั้นที่ 7. รู้ตำแหน่งที่จะเพิ่มข้อมูลส่วนหัว/ชื่อเรื่อง
โดยปกติคุณต้องใส่ชื่อหรือส่วนหัวของข้อมูลใน"
ขั้นตอนที่ 1.” เหนือสเปรดชีต
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสร้างรายชื่อพนักงานและจัดกลุ่มตามแผนก ให้ป้อนชื่อแผนกในช่อง “ A1 ” แล้วชื่อแผนกอื่นในกล่อง “ B1" ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 8 เลือกกล่อง
คลิกครั้งเดียวที่กล่องที่คุณต้องการเพิ่มข้อมูล
ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการพิมพ์คำว่า "Date" ในช่อง " A1, คลิกที่กล่อง " A1 ”.
ขั้นตอนที่ 9 ป้อนข้อมูล
พิมพ์คำ วลี หรือแผนภูมิที่คุณต้องการเพิ่มลงในกล่อง
ขั้นตอนที่ 10. บันทึกข้อมูล
กด Enter เพื่อบันทึก ข้อมูลจะถูกจัดรูปแบบและเก็บไว้ในกริด
ขั้นตอนที่ 11 ป้อนข้อมูลที่จำเป็นอื่น ๆ
คุณสามารถกรอกข้อมูลในช่องอื่นๆ บนเวิร์กชีตตามที่คุณต้องการหรือต้องการ
ขั้นตอนที่ 12. รวมค่าข้อมูลในกล่อง
หากคุณต้องการใช้สี่เหลี่ยมจัตุรัสเดียวในการคำนวณมูลค่ารวมและวงเล็บปิด (เช่น =SUM(A1, B1))
ขั้นตอนที่ 13 บันทึกไฟล์
กดแป้นพิมพ์ลัด Ctrl+S (Windows) หรือ Command+S (Mac) เพื่อเปิดหน้าต่าง " บันทึกเป็น " จากนั้นทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- พิมพ์ชื่อไฟล์ที่ต้องการ
- เลือกตำแหน่งบันทึก (ในคอมพิวเตอร์ Mac คุณจะต้องคลิกช่องรายการแบบเลื่อนลง " ตำแหน่ง " ก่อน)
- คลิก " บันทึก ”.
วิธีที่ 2 จาก 3: การใช้ Apple Numbers
ขั้นตอนที่ 1. เปิด
ตัวเลข
คลิกหรือดับเบิลคลิกไอคอนแอพ Numbers ซึ่งดูเหมือนแถบแนวนอนสีขาวบนพื้นหลังสีเขียวอ่อน
ขั้นตอนที่ 2 สร้างสเปรดชีตเปล่าหากต้องการ
หากคุณต้องการสร้างสเปรดชีตเปล่า ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้และไปยังขั้นตอนที่เจ็ด (การเพิ่มส่วนหัว/ชื่อข้อมูล):
- คลิกที่แท็บ " ทั้งหมด ” ที่มุมซ้ายบนของหน้าต่าง Numbers
- คลิกที่ "แม่แบบ" ว่างเปล่า ” ที่มุมซ้ายบนของหน้า
- คลิก " เลือก ” ที่มุมล่างขวาของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 3 เรียกดูหมวดหมู่เทมเพลตที่มีอยู่
ที่ด้านซ้ายของหน้าต่าง คุณจะเห็นแท็บต่างๆ (เช่น ทั้งหมด ”, “ ขั้นพื้นฐาน , และคนอื่น ๆ). คลิกแท็บเพื่อแสดงรายการเทมเพลตจากหมวดหมู่ที่เลือก
คุณยังเรียกดูรายการเทมเพลตที่อยู่ตรงกลางหน้าได้อีกด้วย
ขั้นตอนที่ 4 เลือกเทมเพลตเฉพาะที่จะใช้
คลิกครั้งเดียวที่เทมเพลตที่คุณต้องการใช้เพื่อเลือก
ขั้นตอนที่ 5. คลิกเลือก
ที่มุมขวาล่างของหน้าต่าง เทมเพลตจะเปิดขึ้นในหน้าต่าง Numbers
ขั้นตอนที่ 6 กรอกแบบฟอร์มบนเทมเพลตหากจำเป็น
หากคุณกำลังใช้เทมเพลตที่มีรูปแบบในตัว ให้กรอกแบบฟอร์มที่จำเป็นเพื่อทำให้เทมเพลตสมบูรณ์ จากนั้นไปยังขั้นตอนที่ 13 (บันทึกแผ่นงาน)
- ข้ามขั้นตอนนี้หากคุณไม่ได้ใช้เทมเพลต
- เทมเพลตบางเทมเพลตใช้สเปรดชีตหลายแผ่นที่คุณสามารถเข้าถึงได้ผ่านแท็บต่างๆ ที่มุมล่างซ้ายของหน้าต่าง Numbers
ขั้นที่ 7. รู้ตำแหน่งที่จะเพิ่มข้อมูลส่วนหัว/ชื่อเรื่อง
โดยปกติคุณต้องใส่ชื่อหรือส่วนหัวของข้อมูลใน"
ขั้นตอนที่ 1.” เหนือสเปรดชีต
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสร้างรายชื่อพนักงานและจัดกลุ่มตามแผนก ให้ป้อนชื่อแผนกในช่อง “ A1 ” แล้วชื่อแผนกอื่นในกล่อง “ B1" เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 8 เลือกกล่อง
คลิกครั้งเดียวที่กล่องที่คุณต้องการเพิ่มข้อมูล
ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการพิมพ์คำว่า "Date" ในช่อง " A1, คลิกที่กล่อง " A1 ”.
ขั้นตอนที่ 9 ป้อนข้อมูล
พิมพ์คำ วลี หรือแผนภูมิที่คุณต้องการเพิ่มลงในกล่อง
ขั้นตอนที่ 10. บันทึกข้อมูล
กดปุ่ม Return เพื่อบันทึกข้อมูล หลังจากนั้น ข้อมูลจะถูกจัดรูปแบบและบันทึกลงในกริด
ขั้นตอนที่ 11 ป้อนข้อมูลที่จำเป็นอื่น ๆ
คุณสามารถกรอกข้อมูลในช่องอื่นๆ บนเวิร์กชีตตามที่คุณต้องการหรือต้องการ
ขั้นตอนที่ 12. รวมค่าข้อมูลในกล่อง
หากคุณต้องการใช้สี่เหลี่ยมจัตุรัสเดียวในการคำนวณมูลค่ารวมและวงเล็บปิด (เช่น =SUM(A1, B1))
ขั้นตอนที่ 13 บันทึกสเปรดชีต
เมื่อคุณสร้างสเปรดชีตเสร็จแล้ว คุณสามารถบันทึกเป็นไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณโดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- คลิก " ไฟล์ ” ที่มุมซ้ายบนของหน้าจอ
- คลิก " บันทึกเป็น… ” ในเมนูแบบเลื่อนลง
- ป้อนชื่อไฟล์
- เลือกตำแหน่งที่จัดเก็บ (คุณอาจต้องคลิกช่องแบบเลื่อนลง " ตำแหน่ง " ก่อนเพื่อดูรายการไดเรกทอรี)
- คลิก " บันทึก ”.
วิธีที่ 3 จาก 3: การใช้ Google ชีต
ขั้นตอนที่ 1 ไปที่หน้า "เกี่ยวกับ" ของบริการ Google ชีต
ไปที่ https://www.google.com/sheets/about/ ผ่านเว็บเบราว์เซอร์ของคอมพิวเตอร์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 คลิกไปที่ Google ชีต
ที่เป็นปุ่มสีฟ้าท้ายหน้า หลังจากนั้น หน้า Google ชีตสำหรับบัญชี Google ของคุณจะเปิดขึ้น
ถ้ายังไม่ได้ล็อกอินบัญชี Google ให้พิมพ์อีเมลกับรหัสผ่านตอนถูกถาม
ขั้นตอนที่ 3 แสดงตัวเลือกเทมเพลตหากจำเป็น
หากคุณไม่เห็นรายการเทมเพลตที่ด้านบนของหน้า Google ชีต คุณสามารถดูได้ด้วยขั้นตอนเหล่านี้:
- คลิก " ☰ ” ที่มุมซ้ายบนของหน้า
- คลิก " การตั้งค่า ”.
- ทำเครื่องหมายที่ช่อง " เทมเพลต"
- คลิก " ตกลง ”.
ขั้นตอนที่ 4 สร้างสเปรดชีตเปล่าหากจำเป็น
หากคุณต้องการสร้างเวิร์กชีตเปล่าและกรอกข้อมูลในขณะที่ทำงานต่อ ให้คลิกที่ ว่างเปล่า ” ที่ด้านซ้ายของรายการเทมเพลต จากนั้นไปยังขั้นตอนที่แปด (เพิ่มส่วนหัว/ชื่อข้อมูล)
ขั้นตอนที่ 5 ขยายรายการเทมเพลตที่มีอยู่
คลิกที่ลิงค์ เทมเพลตแกลเลอรี ” ที่มุมบนขวาของหน้าเพื่อขยายรายการ
ขั้นตอนที่ 6 เลือกเทมเพลต
เรียกดูรายการเทมเพลตสำหรับตัวเลือกที่มีจนกว่าคุณจะพบเทมเพลตที่คุณต้องการใช้ จากนั้นคลิกที่เทมเพลตเพื่อเปิดใน Google ชีต
ขั้นตอนที่ 7 กรอกแบบฟอร์มเทมเพลตหากจำเป็น
หากคุณกำลังใช้เทมเพลตที่มีรูปแบบในตัว ให้กรอกแบบฟอร์มที่จำเป็นเพื่อทำให้เทมเพลตสมบูรณ์ จากนั้นไปยังขั้นตอนที่ 14 (ดาวน์โหลดแผ่นงาน)
- ข้ามขั้นตอนนี้หากคุณไม่ได้ใช้เทมเพลต
- เทมเพลตบางเทมเพลตใช้สเปรดชีตหลายแผ่นที่คุณสามารถเข้าถึงได้ผ่านแท็บที่มุมล่างซ้ายของหน้า
ขั้นตอนที่ 8 ระบุตำแหน่งที่จะเพิ่มข้อมูลส่วนหัว/ชื่อ
โดยปกติคุณต้องใส่ชื่อหรือส่วนหัวของข้อมูลใน"
ขั้นตอนที่ 1.” เหนือสเปรดชีต
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสร้างรายชื่อพนักงานและจัดกลุ่มตามแผนก ให้ป้อนชื่อแผนกในช่อง “ A1 ” แล้วชื่อแผนกอื่นในกล่อง “ B1" เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 9 เลือกกล่อง
คลิกครั้งเดียวที่กล่องที่คุณต้องการเพิ่มข้อมูล
ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการพิมพ์คำว่า "Date" ในช่อง " A1, คลิกที่กล่อง " A1 ”.
ขั้นตอนที่ 10. ป้อนข้อมูล
พิมพ์คำ วลี หรือแผนภูมิที่คุณต้องการเพิ่มลงในกล่อง
ขั้นตอนที่ 11 บันทึกข้อมูล
กด Enter เพื่อบันทึก ข้อมูลจะถูกจัดรูปแบบและเก็บไว้ในกริด
ขั้นตอนที่ 12. ป้อนข้อมูลที่จำเป็นอื่น ๆ
คุณสามารถกรอกข้อมูลในช่องอื่นๆ บนเวิร์กชีตตามที่คุณต้องการหรือต้องการ
ขั้นตอนที่ 13 รวมค่าข้อมูลในกล่อง
หากคุณต้องการใช้สี่เหลี่ยมจัตุรัสเดียวในการคำนวณมูลค่ารวมและวงเล็บปิด (เช่น =SUM(A1, B1))
ขั้นตอนที่ 14. ดาวน์โหลดสเปรดชีต
สเปรดชีตจะถูกบันทึกลงในบัญชี Google ไดรฟ์ของคุณ แต่คุณสามารถดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณเป็นไฟล์ได้ด้วยขั้นตอนเหล่านี้:
- คลิกเมนู " ไฟล์ ” ที่มุมบนซ้ายของหน้า Google ชีต
- เลือก " ดาวน์โหลดเป็น ” ในเมนูแบบเลื่อนลง
- คลิกรูปแบบไฟล์ในเมนูที่ขยายลงมา เช่น " ไมโครซอฟต์เอ็กเซล (.xlsx) ”.
เคล็ดลับ
- โดยปกติคุณสามารถพิมพ์สเปรดชีตโดยคลิกที่ " ไฟล์ ", เลือก " พิมพ์ และคลิก “ พิมพ์ ” ในหน้าต่าง “เครื่องพิมพ์”
- ชีตสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่หลากหลาย ตั้งแต่การจัดการผู้ติดต่อไปจนถึงการสร้างเคาน์เตอร์จ่ายเงินเดือน