บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการสร้างใบแจ้งหนี้ด้วย Microsoft Excel เวอร์ชัน Windows หรือ Mac คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองหรือใช้เทมเพลตการเรียกเก็บเงินที่มีอยู่
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การใช้เทมเพลตบน Windows
ขั้นตอนที่ 1. ดับเบิลคลิกที่ไอคอนสีเขียวที่มี "X" สีขาวเพื่อเปิดหน้าจอหลักของ Microsoft Excel
ขั้นตอนที่ 2 ค้นหาเทมเพลตใบแจ้งหนี้โดยป้อนใบแจ้งหนี้ของคำหลักในแถบค้นหาที่ด้านบนของหน้า
หลังจากนั้นให้กด Enter
ในการค้นหาเทมเพลต คอมพิวเตอร์ของคุณต้องเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต
ขั้นตอนที่ 3 เลือกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้
เทมเพลตจะเปิดขึ้นในหน้าต่างใหม่
ขั้นตอนที่ 4 คลิกปุ่มสร้างที่ด้านขวาของตัวอย่างเทมเพลตเพื่อเปิดเทมเพลตใน Microsoft Excel
ขั้นตอนที่ 5. แก้ไขเทมเพลตตามต้องการ
ตัวอย่างเช่น แทนที่ข้อความ "บริษัท" ที่ด้านบนของเทมเพลตด้วยชื่อบริษัทของคุณ
ในการแก้ไขข้อความในเทมเพลต ให้ดับเบิลคลิกที่ข้อความที่คุณต้องการแก้ไข จากนั้นลบหรือเขียนทับข้อความ
ขั้นตอนที่ 6 กรอกใบเรียกเก็บเงิน
ป้อนข้อมูลที่ร้องขอโดยเทมเพลตเพื่อให้แน่ใจว่าเทมเพลตแสดงจำนวนเงินที่เรียกเก็บเงินที่ถูกต้อง
- ตัวอย่างเช่น เทมเพลตการเรียกเก็บเงินบางเทมเพลตกำหนดให้คุณต้องป้อนอัตรารายชั่วโมงหรืออัตราคงที่
- เทมเพลตการเรียกเก็บเงินส่วนใหญ่มีสูตรสำหรับคำนวณอัตรารายชั่วโมงและจำนวนชั่วโมงทำงาน ผลลัพธ์ของการคำนวณเหล่านี้จะปรากฏในคอลัมน์ "ผลรวมสุดท้าย"
ขั้นตอนที่ 7 บันทึกใบแจ้งหนี้โดยคลิก ไฟล์ ที่มุมขวาของหน้า
หลังจากนั้นคลิก บันทึกเป็น และเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ ป้อนชื่อไฟล์ จากนั้นคลิก บันทึก. ตอนนี้ ไฟล์การเรียกเก็บเงินของคุณได้รับการบันทึกและพร้อมที่จะส่ง
วิธีที่ 2 จาก 3: การใช้เทมเพลตบน Mac
ขั้นตอนที่ 1. ดับเบิลคลิกที่ไอคอนสีเขียวที่มี "X" สีขาวเพื่อเปิดหน้าจอหลักของ Microsoft Excel
ขั้นตอนที่ 2 คลิกเมนูไฟล์ที่มุมบนซ้ายของหน้าเพื่อเปิดเมนู
ขั้นตอนที่ 3 จากเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกใหม่จากเทมเพลต
หน้าต่างใหม่พร้อมตัวเลือกเทมเพลตจะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 ค้นหาเทมเพลตใบแจ้งหนี้โดยป้อนใบแจ้งหนี้คำหลักในแถบค้นหาที่ด้านบนของหน้า
หลังจากนั้นให้กด Enter
ในการค้นหาเทมเพลต คอมพิวเตอร์ของคุณต้องเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต
ขั้นตอนที่ 5. เลือกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้
เทมเพลตจะเปิดขึ้นในหน้าต่างใหม่
ขั้นตอนที่ 6 คลิกปุ่มสร้างที่ด้านขวาของตัวอย่างเทมเพลตเพื่อเปิดเทมเพลตใน Microsoft Excel
ขั้นตอนที่ 7 แก้ไขเทมเพลตตามต้องการ
ตัวอย่างเช่น แทนที่ข้อความ "บริษัท" ที่ด้านบนของเทมเพลตด้วยชื่อบริษัทของคุณ
ในการแก้ไขข้อความในเทมเพลต ให้ดับเบิลคลิกที่ข้อความที่คุณต้องการแก้ไข จากนั้นลบหรือเขียนทับข้อความ
ขั้นตอนที่ 8 กรอกใบเรียกเก็บเงิน
ป้อนข้อมูลที่ร้องขอโดยเทมเพลตเพื่อให้แน่ใจว่าเทมเพลตแสดงจำนวนเงินที่เรียกเก็บเงินที่ถูกต้อง
- ตัวอย่างเช่น เทมเพลตการเรียกเก็บเงินบางเทมเพลตกำหนดให้คุณต้องป้อนอัตรารายชั่วโมงหรืออัตราคงที่
- เทมเพลตการเรียกเก็บเงินส่วนใหญ่มีสูตรสำหรับคำนวณอัตรารายชั่วโมงและจำนวนชั่วโมงทำงาน ผลลัพธ์ของการคำนวณเหล่านี้จะปรากฏในคอลัมน์ "ผลรวมสุดท้าย"
ขั้นตอนที่ 9 บันทึกบิลโดยคลิกที่เมนูไฟล์
หลังจากนั้นคลิก บันทึกเป็น และเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ ป้อนชื่อไฟล์ จากนั้นคลิก บันทึก. ตอนนี้ ไฟล์การเรียกเก็บเงินของคุณได้รับการบันทึกและพร้อมที่จะส่ง
วิธีที่ 3 จาก 3: การเรียกเก็บเงินด้วยตนเอง
ขั้นตอนที่ 1. ดับเบิลคลิกที่ไอคอนสีเขียวที่มี "X" สีขาวเพื่อเปิดหน้าจอหลักของ Microsoft Excel
ขั้นตอนที่ 2 คลิกตัวเลือก Blank Workbook ที่มุมซ้ายบนของหน้าเริ่มต้นของ Excel เพื่อสร้างเอกสารใหม่
หากคุณกำลังใช้ Mac ให้ข้ามขั้นตอนนี้หาก Excel แสดงเอกสารใหม่ทันที
ขั้นตอนที่ 3 ทำหัวบิล
ส่วนหัวการเรียกเก็บเงินของคุณต้องมีข้อมูลต่อไปนี้:
- ชื่อ บริษัท - ชื่อบริษัทที่ออกบิล
- ข้อมูล - คำอธิบายทั่วไป (เช่น "บิล") หรือประเภทของบิล ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเสนอบริการเฉพาะ แทนที่จะเรียกเก็บเงินสำหรับงาน ให้เขียนว่า "ข้อเสนอราคา"
- วันที่ - วันที่เขียนบิล
- ตัวเลข - เลขที่บิล คุณสามารถใช้ระบบการกำหนดหมายเลขสากลสำหรับไคลเอ็นต์ทั้งหมด หรือกำหนดหมายเลขแบบกำหนดเองสำหรับลูกค้าแต่ละราย หากใช้หมายเลขเฉพาะสำหรับลูกค้าแต่ละราย คุณสามารถใส่ชื่อลูกค้าบางส่วนหรือทั้งหมดในหมายเลขการเรียกเก็บเงิน เช่น "JupeFriedChicken-01"
ขั้นตอนที่ 4 ป้อนที่อยู่ของผู้ส่งและผู้รับที่ด้านบนของใบเรียกเก็บเงิน
ใส่ข้อมูลบริษัทของคุณเหนือข้อมูลลูกค้า
- ใส่ชื่อของคุณ ชื่อบริษัท หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมลของบริษัทในใบเรียกเก็บเงิน
- รวมถึงชื่อบริษัทของลูกค้า ชื่อผู้รับการเรียกเก็บเงิน และที่อยู่ของลูกค้า หากจำเป็น คุณสามารถใส่หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลของลูกค้าได้
ขั้นตอนที่ 5. ป้อนข้อมูลการเรียกเก็บเงิน
คุณสามารถสร้างคอลัมน์ที่มีคำอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับบริการหรือผลิตภัณฑ์ คอลัมน์ปริมาณบริการ/ผลิตภัณฑ์ คอลัมน์อัตรา/ราคา และคอลัมน์ราคารวมสำหรับบริการ/ผลิตภัณฑ์
ขั้นตอนที่ 6 แสดงยอดรวมในคอลัมน์ราคา/อัตรา
คุณสามารถคำนวณยอดบิลได้ด้วยฟังก์ชัน SUM ในตัวของ Excel
- ตัวอย่างเช่น หากคุณใส่ $200 ลงในเซลล์ B3 และ IDR 300,000 ในคอลัมน์ B4, ใส่สูตร =SUM(B3, B4) ในเซลล์ B5 เพื่อแสดง $500 ในเซลล์ B5
- หากคุณคิดค่าบริการเป็นรายชั่วโมง (เช่น 100,000 IDR) บนเซลล์ B3 และจำนวนชั่วโมงทำงานบนเซลล์ B4, ใส่สูตร =SUM(B3*B4) ในเซลล์ B5.
ขั้นตอนที่ 7 รวมวันที่ครบกำหนดที่ด้านบนหรือด้านล่างของข้อมูลการชำระเงิน
โดยทั่วไป คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้เมื่อถึงกำหนดส่งบิล 14 วันหลังจากส่งบิล 30 วันหลังจากส่งบิล หรือ 60 วันหลังจากส่งบิล
คุณยังสามารถใส่หมายเหตุไว้ที่ด้านล่างของใบเรียกเก็บเงินได้ ในหมายเหตุนี้ คุณสามารถรวมวิธีการชำระเงิน ข้อมูลทั่วไป หรือขอบคุณลูกค้าได้
ขั้นตอนที่ 8 บันทึกบิล
หากจำเป็น ให้ใช้ชื่อที่แตกต่างจากใบแจ้งหนี้อื่นสำหรับลูกค้า เพื่อบันทึกบิล:
- Windows - คลิก ไฟล์ ที่มุมขวาของหน้า หลังจากนั้นคลิก บันทึกเป็น และเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ ป้อนชื่อไฟล์ จากนั้นคลิก บันทึก.
- Mac - คลิกเมนู ไฟล์. หลังจากนั้นคลิก บันทึกเป็น และเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ ป้อนชื่อไฟล์ จากนั้นคลิก บันทึก.
