หลายบริษัทใช้ Microsoft Excel เพื่อตรวจสอบต้นทุนของแผนกหรือทั่วทั้งบริษัท ปัจจุบัน Excel ได้กลายเป็นโปรแกรมเริ่มต้นในคอมพิวเตอร์ที่ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows ดังนั้นคุณสามารถใช้โปรแกรมนี้เพื่อตรวจสอบใบเรียกเก็บเงินของคุณ มีเทมเพลต (งานพิมพ์) จำนวนหนึ่งจาก Microsoft และไซต์อื่นๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อติดตามค่าใช้จ่ายได้ แม้แต่ใน Excel เวอร์ชันล่าสุด เทมเพลตเหล่านี้มีอยู่แล้วในโปรแกรม คุณยังสามารถสร้างแผ่นงานของคุณเองเพื่อตรวจสอบใบแจ้งหนี้ใน Excel บทความนี้จะกล่าวถึงทั้งสองวิธี
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การใช้เทมเพลต Excel
ขั้นตอนที่ 1 เลือกเทมเพลต Excel เริ่มต้น
Excel เวอร์ชันล่าสุดมีเทมเพลตสำหรับตรวจสอบค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลและเทมเพลตสำหรับการดำเนินธุรกิจทั่วไป คุณสามารถเข้าถึงและใช้เทมเพลตนี้เพื่อตรวจสอบค่าใช้จ่ายใน Excel
- ใน Excel 2003 เลือก " ใหม่ " จากเมนู " ไฟล์ " เลือก "บนคอมพิวเตอร์ของฉัน" จากบานหน้าต่างงาน "สมุดงานใหม่" เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ "เทมเพลต"
- ใน Excel 2007 ให้เลือก " ใหม่ " จากเมนู " ไฟล์ " เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ " สมุดงานใหม่ " เลือกตัวเลือก "เทมเพลตที่ติดตั้ง" จากเมนู "เทมเพลต" ในบานหน้าต่างด้านซ้าย เลือก "งบประมาณรายเดือนส่วนบุคคล" จาก "เทมเพลตที่ติดตั้ง" ในบานหน้าต่างตรงกลางแล้วคลิก "สร้าง"
- ใน Excel 2010 ให้คลิกป้ายกำกับ "ไฟล์" จากนั้นเลือก "ใหม่" จากเมนู "ไฟล์" เลือก "เทมเพลตตัวอย่าง" จากด้านบนของแผง "เทมเพลตที่มี" จากนั้นเลือก "งบประมาณรายเดือนส่วนบุคคล" จากมุมมองเทมเพลตตัวอย่าง แล้วคลิก "สร้าง"
ขั้นตอนที่ 2 เลือกเทมเพลตออนไลน์
หากเทมเพลตงบประมาณส่วนบุคคลในตัวของ Microsoft Excel ไม่สามารถติดตามค่าใช้จ่ายของคุณได้ ให้ลองใช้เทมเพลตที่มีอยู่บนอินเทอร์เน็ต คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตจากเว็บไซต์ของบริษัทอื่น หรือใช้ Excel เพื่อเชื่อมต่อกับ Microsoft Office Online
- ใน Excel 2003 คุณสามารถเลือกเทมเพลตที่เหมาะสมจากไลบรารี Microsoft Office Online ได้ที่ https://office.microsoft.com/en-us/templates/ (ที่นี่ คุณยังสามารถค้นหาเทมเพลตสำหรับ Excel เวอร์ชันก่อนหน้าได้)
- ใน Excel 2007 ให้เลือก "งบประมาณ" จากส่วน Microsoft Office Online ของกล่องโต้ตอบ "สมุดงานใหม่" คุณต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อเชื่อมต่อกับไลบรารีเทมเพลต Office ออนไลน์
- ใน Excel 2010 ให้เลือก "งบประมาณ" จากส่วน Office.com ของบานหน้าต่างเทมเพลตที่พร้อมใช้งาน คุณต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อเชื่อมต่อกับไลบรารีเทมเพลต Office ออนไลน์
ขั้นตอนที่ 3 ป้อนข้อมูลลงในเซลล์ที่เหมาะสม
ข้อมูลที่ป้อนขึ้นอยู่กับเทมเพลตเวิร์กชีตที่ใช้
ขั้นตอนที่ 4 บันทึกเวิร์กชีตของคุณ
คุณสามารถใช้ชื่อเวิร์กชีตที่เทมเพลตให้มาหรือป้อนชื่อได้ตามต้องการ หรือคุณสามารถเขียนชื่อและปีที่ผลิตกระดาษทำงาน
วิธีที่ 2 จาก 2: สร้างแผ่นงานของคุณเองเพื่อตรวจสอบค่าใช้จ่าย
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Excel
ขั้นตอนที่ 2 ป้อนชื่อเวิร์กชีตในเซลล์ A1
ใช้ชื่อที่ชัดเจน เช่น "งบประมาณส่วนบุคคล" "การตรวจสอบค่าใช้จ่ายส่วนบุคคล" หรือสิ่งที่คล้ายกัน (ห้ามใช้เครื่องหมายอัญประกาศเมื่อเขียนชื่อ ในที่นี้ เครื่องหมายอัญประกาศใช้เพื่อระบุตัวอย่าง)
ขั้นตอนที่ 3 ป้อนส่วนหัวของคอลัมน์แถวที่ 2
ต่อไปนี้คือชื่อและลำดับบางส่วนที่คุณสามารถใช้ "วันที่" "ชำระเงิน" "บันทึก" "ค่าใช้จ่าย" "รายได้" (หรือ "รายได้" หรือ "เงินฝาก") และ "ยอดคงเหลือ" ป้อนส่วนหัวเหล่านี้ลงในเซลล์ A2 ถึง G2 แล้วปรับความกว้างของคอลัมน์เพื่อให้มองเห็นข้อความทั้งหมดได้
หลังจากตั้งค่าส่วนหัวและส่วนหัวของคอลัมน์แล้ว ให้ใช้คุณลักษณะ " ตรึงบานหน้าต่าง " เพื่อให้ส่วนหัวของคอลัมน์อยู่ที่ด้านบนสุดเมื่อคุณเลื่อนหน้าลง ตัวเลือก Freeze Panes อยู่ในเมนู " View " สำหรับ Excel 2003 และใหม่กว่า และในกลุ่ม " Window'" บนแถบเมนู " View " สำหรับ Excel 2007 และ 2010
ขั้นตอนที่ 4 ป้อนค่าใช้จ่ายแรกในแถวเซลล์ 3
ขั้นตอนที่ 5. ป้อนสูตรยอดคงเหลือในเซลล์ G3
ยอดคงเหลือจะถูกกำหนดโดยส่วนต่างระหว่างรายได้และค่าใช้จ่าย เนื่องจากเป็นรายการยอดดุลแรก วิธีการตั้งค่าขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณที่จะเห็นงบประมาณจากด้านค่าใช้จ่ายหรือเงินสดที่คุณมี
- ถ้าคุณต้องการให้เวิร์กชีตแบบกำหนดเองแสดงค่าใช้จ่าย สูตรยอดดุลของคุณคือ =E3-F3 โดยที่ E3 คือเซลล์ที่มียอดดุลค่าใช้จ่าย และ F3 คือเซลล์ยอดดุลรายได้ ด้วยวิธีนี้ หากรายจ่ายของคุณมากกว่ารายได้ ค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณจะเป็นบวก ทำให้คุณเข้าใจได้ง่ายขึ้น
- ถ้าคุณต้องการให้เวิร์กชีตแบบกำหนดเองแสดงเงินที่คุณมี สูตรยอดดุลคือ =F3-E3 ดังนั้นกระดาษทำงานจะแสดงกระแสเงินสดเป็นบวกหากเงินสดในมือมากกว่าค่าใช้จ่ายและลบหากค่าใช้จ่ายมากกว่ารายได้
ขั้นตอนที่ 6 ป้อนรายการต้นทุนที่สองในแถวเซลล์ 4
ขั้นตอนที่ 7 ป้อนสูตรยอดคงเหลือในเซลล์ G4
เนื่องจากยอดดุลของรายการที่สองและรายการถัดไปจะบันทึกยอดดุลปัจจุบัน คุณต้องเพิ่มผลต่างในค่าใช้จ่ายและรายได้ให้กับยอดคงเหลือในรายการก่อนหน้า
- ถ้าคุณต้องการให้เวิร์กชีตแสดงค่าใช้จ่ายโดยเฉพาะ สูตรยอดดุลคือ =G3+(E4-F4) เช่น G3 คือเซลล์ที่มียอดดุลก่อนหน้า E4 คือเซลล์ที่มีค่าใช้จ่าย และ F4 คือเซลล์ที่มีรายได้
- ถ้าคุณต้องการให้เวิร์กชีตแสดงจำนวนเงินสดคงเหลือ สูตรยอดดุลคือ =G3+(F4-E4)
- ไม่จำเป็นต้องใช้วงเล็บในสูตรที่แสดงความแตกต่างระหว่างต้นทุนและรายได้ เราเขียนเพื่อให้แนวคิดของสูตรชัดเจนขึ้น
- หากคุณสามารถปล่อยเซลล์มูลค่ายอดดุลว่างไว้จนกว่ารายการทั้งหมดจะเสร็จสมบูรณ์ โปรดใช้คำว่า IF ในสูตร เพื่อที่ว่าเมื่อคุณป้อนวันที่ เซลล์ยอดดุลจะไม่แสดงค่า สูตรสำหรับวิธีนี้สำหรับรายการที่สองคือ =IF(A4="", "", G3+(E4-F4)) ถ้าคุณต้องการให้เวิร์กชีตตรวจสอบการโหลด และ =IF(A4="", "", G3+(F4-E4)) หากคุณต้องการกระดาษทำงานเพื่อตรวจสอบกระแสเงินสดในมือ (วงเล็บรอบค่าใช้จ่ายและรายได้อาจละเว้น แต่วงเล็บด้านนอกไม่สามารถละเว้นได้)
ขั้นตอนที่ 8 คัดลอกสูตรยอดดุลไปยังเซลล์อื่นในคอลัมน์ G (คอลัมน์ยอดคงเหลือ)
คลิกขวาที่เซลล์ G3 แล้วเลือก "คัดลอก" จากเมนูป๊อปอัป หลังจากนั้น เลื่อนลงไปที่เซลล์ด้านล่าง คลิกขวาที่เซลล์ที่เลือก แล้วเลือก "วาง" จากเมนูป๊อปอัปเพื่อวางสูตรในเซลล์ที่เลือก. (ใน Excel 2010 ให้เลือกตัวเลือก "วาง" หรือ "วางสูตร" ในเมนูป๊อปอัป) สูตรจะอัปเดตการอ้างอิงเซลล์โดยอัตโนมัติเพื่อระบุต้นทุน รายได้ และการอ้างอิงวันที่ (หากใช้) ของแถวปัจจุบันและ ยอดดุลอ้างอิงของแถวที่อยู่เหนือแถวปัจจุบัน
ขั้นตอนที่ 9 บันทึกแผ่นงาน
ตั้งชื่อที่ชัดเจนให้กับเวิร์กชีตของคุณ เช่น "Cost Monitoring.xls" หรือ "Personal Budget.xls" คุณสามารถป้อนชื่อและปีของไฟล์ได้ เช่นเดียวกับวิธีการสร้างเวิร์กชีตด้วยนามสกุล. (อีกครั้ง คุณไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องหมายคำพูดในขณะที่เราเขียนเพื่ออธิบายชื่อไฟล์ตัวอย่าง คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ประเภทนามสกุลไฟล์ เนื่องจาก Excel จะเขียนโดยอัตโนมัติ)
Excel 2003 และเวอร์ชันก่อนหน้าจะบันทึกเวิร์กชีตในรูปแบบ ".xls" ในขณะที่ Excel 2007 และ 2010 จะบันทึกเวิร์กชีตในรูปแบบ ".xlsx" แบบ XML ล่าสุด อย่างไรก็ตาม Excel ล่าสุดยังมีตัวเลือกในการบันทึกไฟล์ในรูปแบบ ".xls" หากคุณมีคอมพิวเตอร์หลายเครื่องและวางแผนที่จะบันทึกเวิร์กชีตนี้ในเครื่องทั้งหมด ให้ใช้รูปแบบเก่าถ้าคอมพิวเตอร์ของคุณมี Excel 2003 หรือเก่ากว่า ใช้รูปแบบล่าสุดหากคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องของคุณมี Excel 2007 เป็นอย่างน้อย
เคล็ดลับ
- ใช้ " การทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติ " ในหมวดค่าใช้จ่ายและรายได้ เพื่อให้การสะกดคำถูกต้อง
- คุณสามารถใช้ตัวหนา สีข้อความ หรือการแรเงาเซลล์เพื่อแยกความแตกต่างระหว่างค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้ชำระ ค่าใช้จ่ายที่ชำระแล้ว และค่าใช้จ่ายในอนาคต
- เพื่อป้องกันไม่ให้สูตรหรือส่วนหัวของคอลัมน์เปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจ การป้องกันเซลล์จากการเปลี่ยนแปลงเป็นความคิดที่ดี เลือกเซลล์ที่คุณต้องการแทนที่ (วันที่ หมวดหมู่ผู้รับเงิน ค่าใช้จ่าย รายได้ และบันทึก) แล้วปลดล็อกเซลล์เหล่านั้น จากนั้นใช้การป้องกันกับทั้งเวิร์กชีต
