ผังงานเป็นเครื่องมือในอุดมคติสำหรับการแยกกระบวนการที่เข้าใจยากออกเป็นชุดแนวคิดง่ายๆ การสร้างผังงานที่เหมาะสมจะทำให้เกิดความสมดุลระหว่างข้อมูลที่จำเป็นในการถ่ายทอดและความสะดวกในการถ่ายทอด ทำตามคำแนะนำนี้เพื่อสร้างโฟลว์ชาร์ตใน Excel และ Word
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การออกแบบแนวคิด
ขั้นตอนที่ 1 เขียนแนวคิดหลัก
กุญแจสู่โฟลว์ชาร์ตที่ประสบความสำเร็จคืออ่านง่าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เขียนแนวคิดหลักไว้ และอธิบายการพัฒนาระหว่างแนวคิดในขั้นตอนง่ายๆ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีจุดสิ้นสุดที่โดดเด่นในแผนแผนภูมิ ซึ่งจะช่วยให้อ่านแผนภูมิได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 2 ตัดสินใจว่าคุณจะเลือกรูปแบบมาตรฐานหรือช่องทางว่ายน้ำ
ผังงานมาตรฐานจะแบ่งกระบวนการตามแนวคิดหลักและการดำเนินการที่จำเป็น หากคุณมีหลายกลุ่มที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการในผังงาน รูปแบบ swimlane สามารถช่วยระบุว่าใครควรทำ แต่ละขั้นตอนของผังงานจะอยู่ใน "ช่องทางเดินรถ" (หรือที่เรียกว่าเส้นทาง) กลุ่มที่รับผิดชอบในการทำงานให้เสร็จสิ้น (การตลาด การขาย ทรัพยากรบุคคล ฯลฯ)
- เลนว่ายน้ำมักจะมีรูปแบบแนวนอนหรือแนวตั้ง จุดเริ่มต้นคือมุมบนซ้ายของแผนภูมิ
- การออกแบบ Swimlane อาจเป็นเรื่องยากหากมีแนวคิดหลายอย่างที่ต้องเดินทางไปมาระหว่างแผนกต่างๆ นี้จะเลอะแผนภูมิ
ขั้นตอนที่ 3 สร้างแผนผังลำดับงาน
ก่อนที่คุณจะเริ่มออกแบบผังงานด้วยซอฟต์แวร์ ให้วาดลงบนกระดาษ วางแบบร่างโดยเริ่มต้นที่ด้านบน และขยายแผนภูมิด้านล่าง
- ผังงานส่วนใหญ่ทำงานบนหลักการไบนารีพื้นฐาน เมื่อเกิดกระบวนการแปรผัน ผู้อ่านจะมีคำถามใช่หรือไม่ใช่ (หรือที่รู้จักว่าใช่หรือไม่ใช่) คำตอบจะนำผู้อ่านไปสู่แนวคิดที่เหมาะสม
- ใช้รูปทรงต่างๆ เพื่อแสดงแนวคิดหรือการตัดสินใจประเภทต่างๆ การเพิ่มตัวชี้นำภาพจะช่วยให้อ่านและทำความเข้าใจ
ขั้นตอนที่ 4 แยกกระบวนการที่ซับซ้อน
หากพื้นที่ของผังงานมีความหนาแน่นมากเกินไป ให้แยกกระบวนการย่อยออกเป็นผังงานใหม่ เพิ่มกล่องเป็นข้อมูลอ้างอิงกระบวนการย่อยในโฟลว์ชาร์ตดั้งเดิม และให้ผู้อ่านกลับมาเมื่ออ่านผ่านส่วนที่ขยาย
วิธีที่ 2 จาก 3: การสร้างผังงานใน Excel
ขั้นตอนที่ 1 สร้างกริด
แผ่นงาน Excel ถูกจัดรูปแบบตามค่าเริ่มต้นเพื่อให้มีเซลล์ที่กว้างกว่าที่สูง เพื่อให้สม่ำเสมอ กำหนดขนาดเซลล์เป็นสี่เหลี่ยม เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ ให้คลิกปุ่ม เลือกเซลล์ทั้งหมด ที่มุมซ้ายบนของเวิร์กชีต
- คลิกขวาที่แต่ละส่วนหัวของคอลัมน์และเลือกความกว้างของคอลัมน์จากเมนู ป้อน 2.14 ลงในฟิลด์แล้วกด Enter สิ่งนี้จะทำให้เซลล์ทั้งหมดกลายเป็นสี่เหลี่ยมจัตุรัสที่สมบูรณ์แบบ
- เปิดใช้งาน Snap to Grid จากเมนู Align บนแท็บ Layout หรือ Page Layout การทำเช่นนี้จะทำให้วัตถุที่สร้างขึ้นปรับขนาดให้พอดีกับเส้นตาราง และสร้างรูปร่างที่สม่ำเสมอ
ขั้นตอนที่ 2 ปรับระยะขอบ
หากคุณกำลังส่งออกเวิร์กชีตไปยัง Word หรือโปรแกรมอื่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดแนวเส้นระยะขอบแล้ว ใช้เมนูระยะขอบบนแท็บเค้าโครงหน้ากระดาษหรือเค้าโครงเพื่อปรับระยะขอบให้ตรงกับซอฟต์แวร์ส่งออกแผนภูมิ
คุณสามารถปรับการวางแนวของเอกสาร (แนวตั้งหรือแนวนอน) ได้โดยใช้เมนูการวางแนวบนแท็บเค้าโครง ผังงานที่เริ่มจากซ้ายไปขวาควรอยู่ในรูปแบบแนวนอน
ขั้นตอนที่ 3 สร้างรูปร่าง
คลิกแท็บ แทรก แล้วเลือกเมนู รูปร่าง เลือกรูปร่างที่คุณต้องการสร้าง แล้ววาดขนาดของกล่องโดยใช้เมาส์ หลังจากสร้างรูปร่างแล้ว คุณสามารถเปลี่ยนสีและลักษณะเส้นได้โดยใช้เครื่องมือในแท็บรูปแบบที่เปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มข้อความ
หากต้องการเพิ่มข้อความลงในรูปร่าง ให้คลิกที่กึ่งกลางของรูปร่างแล้วเริ่มพิมพ์ คุณสามารถตั้งค่าแบบอักษรและรูปแบบได้จากแท็บหน้าแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความสั้นและกระชับ และตรวจดูให้แน่ใจว่าอ่านง่าย
ขั้นตอนที่ 5. เชื่อมต่อรูปร่างทั้งหมด
เปิดเมนูรูปร่างจากแท็บแทรก เลือกรูปแบบลายเส้นที่เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุด วางเมาส์เหนือรูปร่างแรก คุณจะเห็นกล่องสีแดงเล็กๆ ปรากฏขึ้นที่ส่วนท้ายเพื่อระบุว่าสามารถต่อสายได้ที่ไหน
- เริ่มเส้นในสี่เหลี่ยมสีแดง แล้วลากไปยังรูปร่างที่สอง
- กล่องสีแดงจะปรากฏบนรูปร่างที่สอง วางจุดสิ้นสุดบนบรรทัดของกล่องใดกล่องหนึ่ง
- แบบฟอร์มทั้งหมดเชื่อมต่อแล้ว หากคุณย้ายรูปร่าง เส้นจะเชื่อมต่อกันและปรับเป็นมุมฉาก
- เพิ่มความคิดเห็นในบรรทัดที่เชื่อมต่อโดยป้อนกล่องข้อความที่มีอยู่ในแท็บ แทรก
ขั้นตอนที่ 6 ดาวน์โหลดเทมเพลต
แทนที่จะสร้างผังงานตั้งแต่ต้น คุณสามารถใช้เทมเพลตและตัวช่วยสร้าง Excel ที่หลากหลายซึ่งมีให้ใช้งานฟรีหรือต้องชำระเงินบนอินเทอร์เน็ต เทมเพลตเหล่านี้ส่วนใหญ่จะช่วยคุณประหยัดเวลาในการสร้างแผนภูมิ
วิธีที่ 3 จาก 3: การสร้างผังงานใน Word
ขั้นตอนที่ 1 แทรกผ้าใบ
วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างโฟลว์ชาร์ตใน Word คือการสร้างแคนวาสก่อน เมื่อใช้ผืนผ้าใบ คุณจะมีอิสระในการทำงานกับรูปทรงการวาด และอนุญาตให้ใช้คุณสมบัติบางอย่างที่ไม่ปกติได้ เช่น เส้นเชื่อมต่อ
คลิกแท็บ แทรก เลือกเมนู Shapes แล้วคลิก New Drawing Canvas ที่ด้านล่างของเมนู เส้นผ้าใบประจะปรากฏในเอกสารของคุณ คุณสามารถปรับขนาดผ้าใบได้โดยการเปลี่ยนมุม
ขั้นตอนที่ 2 เปิดใช้งานกริด
ด้วยตารางคุณสามารถสร้างรูปร่างที่สม่ำเสมอได้ หากต้องการเปิดใช้งาน ให้คลิกบนผืนผ้าใบเพื่อเปิดใช้งาน บนแท็บรูปแบบ คลิกจัดแนว แล้วเลือกการตั้งค่ากริด ทำเครื่องหมายที่ช่องเพื่อแสดงเส้นตารางและจัดแนวรูปร่าง
ขั้นตอนที่ 3 สร้างรูปร่าง
บนผืนผ้าใบที่ใช้งานอยู่ เลือกแท็บ แทรก และคลิกเมนู รูปร่าง เลือกรูปร่างที่คุณต้องการเพิ่ม ใช้เมาส์เพื่อวาดรูปร่างของขนาดที่ต้องการ หลังจากสร้างรูปร่างแล้ว คุณสามารถเปลี่ยนสีและลักษณะเส้นได้โดยใช้เครื่องมือในแท็บรูปแบบที่เปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มข้อความ
หากต้องการเพิ่มข้อความลงในรูปร่างใน Word 2007 ให้คลิกขวาที่รูปร่างแล้วเลือกเพิ่มข้อความจากเมนู สำหรับ Word 2010/2013 เพียงคลิกที่รูปร่างแล้วเริ่มพิมพ์ คุณสามารถตั้งค่าแบบอักษรและรูปแบบได้จากแท็บหน้าแรก
ขั้นตอนที่ 5. เชื่อมต่อรูปร่าง
เปิดเมนูรูปร่างจากแท็บแทรก เลือกรูปแบบลายเส้นที่เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุด วางเมาส์เหนือรูปร่างแรก คุณจะเห็นกล่องเล็ก ๆ ปรากฏขึ้นที่ส่วนท้ายเพื่อระบุว่าสามารถเชื่อมต่อบรรทัดได้ที่ไหน
- เริ่มบรรทัดภายในกล่อง จากนั้นลากไปยังรูปร่างที่สอง
- สี่เหลี่ยมเล็กๆ จะปรากฏที่ขอบของรูปร่างที่สอง วางจุดสิ้นสุดบนบรรทัดของกล่องใดกล่องหนึ่ง
- แบบฟอร์มทั้งหมดเชื่อมต่อแล้ว หากคุณย้ายรูปร่าง เส้นจะเชื่อมต่อกันและปรับเป็นมุมฉาก
- เพิ่มความคิดเห็นในบรรทัดที่เชื่อมต่อโดยป้อนกล่องข้อความที่มีอยู่ในแท็บ แทรก