บางทีคุณอาจต้องเขียนรายงานเหตุการณ์เพื่อประเมินความสำเร็จของเหตุการณ์โดยเปรียบเทียบผลลัพธ์กับวัตถุประสงค์ รายงานนี้จำเป็นต้องใช้โดยบริษัทหรือบุคคลที่จัดงานเพื่อพิจารณาว่าจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ มีหลายวิธีที่จะทำให้แน่ใจว่ารายงานเหตุการณ์ที่ประสบความสำเร็จนั้นเขียนได้ดี คุณจะต้องใช้หากคุณกำลังจัดกิจกรรมอื่น!
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การรวบรวมรายงานเหตุการณ์
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดรูปแบบและรูปแบบการนำเสนอสำหรับผู้ฟังแต่ละคน
รายงานเหตุการณ์สามารถเย็บ เย็บเป็นไฟล์ PDF, งานนำเสนอ PowerPoint และอื่น ๆ ได้
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายงานเหตุการณ์ถูกจัดเป็นส่วนที่ชัดเจน คุณต้องกำหนดวิธีเปรียบเทียบผลลัพธ์ของเหตุการณ์กับวัตถุประสงค์ สรุปผลหลักของเหตุการณ์ที่ดำเนินการ
- ปรับแต่งรายงานเหตุการณ์ตามความต้องการและความสนใจของผู้สนับสนุนและผู้ชมแต่ละราย พิจารณาเป้าหมายของผู้สนับสนุน ในระดับหนึ่ง ผู้สนับสนุนคือผู้ชมหลักสำหรับรายงานเหตุการณ์ พวกเขาต้องการประเมินคุณสมบัติของกิจกรรมที่ได้รับการสนับสนุน ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าสิ่งที่พวกเขาต้องการและสิ่งที่พวกเขาสนใจมากที่สุด
- ปรับแต่งรายงานกิจกรรมเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะเกี่ยวกับกิจกรรมและผู้สนับสนุนที่ไม่ซ้ำใคร อย่าเขียนรายงานราวกับว่ามันมุ่งเป้าไปที่ผู้ชมประเภทใดประเภทหนึ่ง ผู้บริหารระดับสูงและผู้จัดการด้านการเงินเป็นผู้ชมรายงานเหตุการณ์ของคุณด้วยเช่นกัน
ขั้นตอนที่ 2 สร้างกระบวนการเพื่อติดตามข้อมูลที่จำเป็นตลอดกิจกรรม
คุณไม่สามารถพึ่งพาหน่วยความจำได้
- ตรวจสอบข้อมูลสำคัญก่อน ระหว่าง และหลังเหตุการณ์เพื่อสร้างรายงานที่เฉพาะเจาะจงและเหนือสิ่งอื่นใดคือมีประสิทธิภาพมากขึ้น วิธีนี้ยังช่วยให้คุณรวบรวมรายงานตามไทม์ไลน์ได้อีกด้วย
- พิจารณาดำเนินการเก็บรวบรวมข้อมูลอย่างต่อเนื่องด้วยความช่วยเหลือจากหลายๆ คน หากจำเป็น (รวมถึงนักศึกษาฝึกงาน) โดยพื้นฐานแล้ว การรายงานไม่ควรรอให้เหตุการณ์เสร็จสิ้น
ขั้นตอนที่ 3 สรุปรายงานไปยังประเด็นหลัก
ปัญหาอย่างหนึ่งของการรายงานเหตุการณ์คือพวกเขามักจะครอบคลุมวาระการประชุมเพียงเล็กน้อยหรือเน้นที่ข้อความหวาน อย่าทำอย่างนั้น เป็นความคิดที่ดีที่จะเน้นประเด็นหลักอย่างชัดเจนและวิเคราะห์
- เลือกส่วนสำคัญของงานที่จะกล่าวถึงในรายละเอียดเพิ่มเติม ค้นหาสามสิ่งที่เกิดขึ้นได้สำเร็จมากที่สุด และสามจุดที่เซอร์ไพรส์ที่สุด
- อย่ากรอกรายละเอียดที่ไม่สำคัญลงในรายงาน เช่น เมนูอาหารกลางวันหรือสรุปรายละเอียดของการนำเสนอประเด็นสำคัญทั้งหมด คุณต้องรวมสิ่งที่สำคัญ
ส่วนที่ 2 จาก 3: การใส่เนื้อหาที่ถูกต้องลงในรายงาน
ขั้นตอนที่ 1 เขียนบทสรุปผู้บริหาร
รายงานเหตุการณ์ต้องมีภาพรวมซึ่งเป็นฉบับย่อของรายงานฉบับเต็ม ให้คิดว่าบทสรุปสำหรับผู้บริหารเป็นข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับรายงานเหตุการณ์
- คุณอาจสร้างรายงานสองฉบับ หนึ่งบทสรุปสำหรับผู้บริหารที่สร้างขึ้นสำหรับผู้สนใจในผลลัพธ์ของงาน และรายงานที่มีรายละเอียดมากขึ้นสำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องในการจัดเตรียม ดำเนินการ และสนับสนุนกิจกรรม
- ในบทสรุปสำหรับผู้บริหาร คุณควรอภิปรายและให้ความสำคัญกับวัตถุและผลลัพธ์ที่สำคัญ บทสรุปสำหรับผู้บริหารควรสั้นเพียงหน้าหรือสองหน้า รายงานควรสรุปองค์ประกอบสำคัญของเหตุการณ์ และรวมถึงการตีความข้อมูลโดยย่อ
ขั้นที่ 2. ใส่ภาพช่วยในเชิงลึกในรายงานของคุณ
บ่อยครั้งที่รายงานมีประสิทธิภาพมากกว่าเมื่อรวมกราฟที่แสดงแนวโน้มทางสถิติ แทนที่จะรายงานเพียงตัวเลขจำนวนมากไปยังผู้อ่าน
- หากงานมีผลิตภัณฑ์ใหม่ เราขอแนะนำให้คุณใส่รูปถ่ายของผลิตภัณฑ์นั้นด้วย ภาพถ่ายที่แสดงช่วงเวลาระหว่างงานสามารถช่วยให้ผู้อ่านรายงานได้รับแนวคิดเกี่ยวกับการจัดงาน พยายามถ่ายรูปแสดงความมีส่วนร่วมของผู้สนับสนุนในงานเพื่อจัดทำเป็นเอกสารในรายงาน อีกครั้ง งานนี้ไม่สามารถรอให้กิจกรรมเสร็จสิ้นได้
- คุณยังสามารถรวมตัวอย่าง การทำซ้ำ และตัวอย่างอื่นๆ ที่เกิดขึ้นบนไซต์ได้ รายงานจำนวนผู้ที่ได้รับคูปองผู้สนับสนุน ฯลฯ จัดทำเอกสารการเปิดเผยข้อมูลในสถานที่และนอกสถานที่ที่เกิดจากเหตุการณ์ ในสื่อ ต่อผู้ชม สำหรับผู้ให้การสนับสนุน
ขั้นตอนที่ 3 บันทึกการโฆษณาและการเปิดเผยสื่อทั้งหมด
เราขอแนะนำให้คุณประเมินการเปรียบเทียบสื่อผลลัพธ์กับวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้ของงาน
- เน้นที่โฆษณาสิ่งพิมพ์และบทความที่มีชื่อและโฆษณาของผู้สนับสนุน นอกเหนือจากจำนวนการแจกหนังสือพิมพ์รายวันและการให้คะแนนโฆษณา
- จัดทำเอกสารโฆษณาทางโทรทัศน์ ประกาศสาธารณะ บัตรราคาและมูลค่าบัตรจัดอันดับ และการรายงานข่าว
- อย่าลืมเอกสารวิทยุ โฆษณาการ์ดราคา คะแนนสำหรับการโฆษณาและโปรโมชัน รายงานที่ตรวจสอบแล้ว และอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 4 รวมคำชี้แจงวัตถุประสงค์ของงาน
คุณจะต้องเชื่อมโยงวัตถุประสงค์ของกิจกรรมกับผลลัพธ์ ดังนั้นอย่าลืมใส่การเตือนถึงภารกิจและวัตถุประสงค์ดั้งเดิมของกิจกรรมด้วย
- คุณสามารถรวมรายการกิจกรรมของโปรแกรมได้ คุณควรหารือด้วยว่าใครจะเป็นผู้เข้าร่วมหลักในระหว่างงาน อย่างไรก็ตาม ให้สั้น
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้เวลามากในการลงทะเบียนและพูดคุยเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่สำคัญของกิจกรรมและจับคู่กับผลลัพธ์ที่ลงทะเบียนไว้ ทำตัวตามความเป็นจริงและอย่าทำให้สิ่งที่ไม่เป็นไปตามที่ควรเป็นทำให้หวานหวาน
ขั้นตอนที่ 5. รวมข้อมูลทางการเงินจากรายงานเหตุการณ์
คุณควรให้รายละเอียดเกี่ยวกับงบประมาณในการดำเนินกิจกรรมและค่าใช้จ่ายจริง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวมการเปรียบเทียบงบประมาณของคุณกับค่าใช้จ่ายจริง รวมทั้งเน้นสิ่งที่เป็นไปด้วยดีและพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง
- นอกจากนี้ คุณควรลงรายการค่าใช้จ่ายใดๆ รวมถึงค่าใช้จ่ายของกิจกรรมทางการตลาดและการส่งเสริมการขาย ค่าใช้จ่ายพนักงาน และค่าใช้จ่ายในการสนับสนุน เราขอแนะนำให้คุณสร้างงบประมาณโดยละเอียด ผู้จัดการฝ่ายการเงินและผู้บริหารระดับสูงต้องการดูหลักฐานเพื่อสนับสนุนข้อสรุปการใช้จ่ายของคุณ
- รวมการคำนวณรายได้ เช่น จากตั๋ว สปอนเซอร์ และนิทรรศการ อย่างไรก็ตาม อย่าลืมเปรียบเทียบรายได้จริงกับการคาดการณ์
ขั้นตอนที่ 6 รวมสถิติที่เกี่ยวข้องกับผู้อ่าน
อย่าให้รายงานของคุณเต็มไปด้วยข้อมูลหวาน จำนวนผู้ที่เข้าร่วมกิจกรรมเป็นหนึ่งในข้อมูลที่คุณต้องระบุ เราขอแนะนำให้คุณระบุข้อมูลที่วัดผลได้ในรายงาน
- สถิติและข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ที่สามารถรวมได้เช่นจำนวนการขายและจำนวนผู้เข้าชมที่บูธเฉพาะ รายงานเหตุการณ์จะน่าเชื่อถือมากขึ้นหากข้อมูลที่ให้ไว้ครบถ้วน รวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้เข้าร่วม / ผู้เยี่ยมชม รวมข้อมูลประชากร จำนวนผู้เข้าชม และผลการวิจัยผู้เข้าชม (เช่น นิสัยการซื้อ)
- รายงานจำนวนผู้ที่ตอบสนองต่อแคมเปญที่ได้รับการสนับสนุน รวมถึงการบริจาคให้กับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร บันทึกผลกระทบทางเศรษฐกิจและการมีส่วนร่วมของพนักงาน
ขั้นตอนที่ 7 รวมองค์ประกอบเชิงคุณภาพที่ปรับข้อมูลตามบริบท
รายงานของคุณควรมีสถิติบางส่วน แต่คุณยังต้องการการอ้างอิงจากบุคคลเพื่อให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับบริบท
- รวบรวมคำติชมและคำติชมจากผู้เข้าร่วมและสมาชิกในทีมกิจกรรม เพื่อให้การประเมินความสำเร็จของงานไม่ได้มาจากผู้เขียนรายงานเหตุการณ์เท่านั้น ทำให้รายงานของคุณมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น
- พิจารณารวมการวิจัยของบุคคลที่สามด้วย การให้คุณค่ากับการเปิดรับสื่อเป็นตัวอย่างหนึ่งของสิ่งที่บุคคลที่สามสามารถค้นคว้าได้
- ค่าพื้นที่และการเตรียมงาน คุณควรใช้เวลาในการประเมินประสิทธิภาพของไซต์และการเตรียมการจากมุมมองของบุคคลอื่น อภิปรายวิธีการใช้พื้นที่สำหรับการประชุม เหตุการณ์ ฯลฯ
ส่วนที่ 3 จาก 3: การกรอกรายงานกิจกรรม
ขั้นตอนที่ 1. จัดทำรายงานเหตุการณ์ตรงเวลา
พยายามเขียนและเผยแพร่รายงานโดยเร็วที่สุดหลังจากเหตุการณ์ ตรวจสอบว่าคุณกำหนดเวลานี้ในปฏิทินเพื่อให้แน่ใจว่าตรงเวลา บางคนแนะนำให้เผยแพร่รายงาน 30 วันหลังจากเหตุการณ์ แต่บางคนโต้แย้งว่าควรเผยแพร่รายงานภายในสองสามวันหลังจากเหตุการณ์
- เมื่อไหร่จะถึงกำหนด ห้ามพลาดเด็ดขาด บางที คุณกำลังเขียนรายงานเหตุการณ์สำหรับหน่วยงานที่ลูกค้ารายหนึ่งร้องขอ ใส่ใจกับคำขอทั้งหมด
- โดยพื้นฐานแล้ว ผู้ชมของคุณคาดหวังรายงานที่ละเอียดและทันท่วงที ดังนั้น ให้สร้างรายงานที่ตรงตามความคาดหวังและอย่ารอนานเกินไปที่จะค้าง
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบรายงานกิจกรรมของคุณ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายงานเหตุการณ์ใช้ไวยากรณ์ที่ดีและไม่มีการสะกดผิด เครื่องหมายวรรคตอน และข้อผิดพลาดอื่นๆ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำตอบของคุณไม่ตื้น ตามกฎทั่วไปแล้ว คุณควรใช้เทคนิคการเขียนแบบ “แสดงไม่บอก” ซึ่งหมายความว่าคุณควรให้ตัวอย่างเฉพาะเพื่อสนับสนุนประเด็นทั่วไปที่ทำในรายงาน
- อย่าลืมผู้ฟังของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเขียนรายงานดูเป็นทางการและเป็นมืออาชีพ รายงานเหตุการณ์ไม่ใช่เอกสารที่ไม่เป็นทางการ เอกสารนี้มีความสำคัญในการพิจารณาความเป็นไปได้ในการจัดหางาน ดังนั้นจึงต้องมีความน่าเชื่อถือ
เคล็ดลับ
- ถ่ายภาพมากกว่าที่คุณต้องการ ยิ่งมีทางเลือกมากยิ่งดี
- เมื่อคุณรวบรวมคำพูดจากผู้นำและนักวางแผน อย่าไปหาพวกเขาโดยตรง พวกเขาเป็นคนที่ยังคงอยู่หลังจากเหตุการณ์สิ้นสุดลงเป็นเวลานาน ทางที่ดีควรถามผู้คนในฝูงชนก่อนเพราะพวกเขาจะเป็นคนแรกที่จะจากไป และอย่ารบกวนผู้พูดหรือหัวหน้างานหากเขาหรือเธอยุ่ง พวกเขาจะถูกสอบสวนในภายหลัง
- เมื่อรวบรวมคำพูด ให้สนทนาตามปกติและถามคำถามอย่างเป็นธรรมชาติจนกว่าอีกฝ่ายจะเต็มใจพูดในใจ
- รวบรวมคำพูดมากกว่าที่คุณต้องการ ยิ่งมากยิ่งดี
- ภาพถ่ายที่ดีสามารถแสดงให้เห็นว่างานดำเนินไปอย่างไรหรือผู้คนมีปฏิกิริยาอย่างไรต่องาน
- ลองถ่ายภาพที่แสดงภาพรวมของงานโดยรวม รวมถึงภาพถ่ายของฝูงชนและวิทยากรในภาพเดียวเพื่อแสดงให้ผู้อ่านเห็นถึงความยิ่งใหญ่ของงาน
