เมื่อคุณตัดสินใจออกจากงานและย้ายไปอยู่ที่ใหม่ คุณต้องแจ้งความจำนงที่จะลาออกอย่างน้อยสองสัปดาห์ อ่านต่อไปเพื่อเรียนรู้วิธีเขียนจดหมายลาออกที่สุภาพแต่หนักแน่นเพื่อส่งต่อให้เจ้านายของคุณ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: จะพูดอะไรและจะพูดอย่างไร
ขั้นตอนที่ 1 สร้างข้อความที่ชัดเจนและรัดกุม
บรรทัดแรกของจดหมายแจ้งเตือนควรระบุอย่างชัดเจนว่าคุณจะลาออกจากตำแหน่งเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาสองสัปดาห์ อย่าใช้ประโยคที่ให้ความรู้สึกว่าคุณยินดีที่จะอยู่ต่อหรือเปลี่ยนใจด้วยข้อเสนอที่เหมาะสม
- ตัวอย่างที่ดี: "จดหมายฉบับนี้เป็นหนังสือแจ้งการลาออกจาก [ชื่อบริษัท] อย่างเป็นทางการในฐานะ [ชื่องาน] ซึ่งมีผลในวันที่ [วันที่ลาออก]"
- ตัวอย่างที่ดี: "ข้าพเจ้าขอลาออกจากตำแหน่ง [ชื่องาน] ที่ [ชื่อบริษัท] มีผลบังคับ [วันที่ลาออก] สองสัปดาห์นับจาก [วันที่วันนี้]
- ตัวอย่างที่ไม่ดี: "ฉันตั้งใจจะลาออกจากตำแหน่งในนาม [ชื่องาน] โปรดแจ้งให้เราทราบว่าช่วงเวลาใดที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ"
- ตัวอย่างที่ไม่ดี: "ถ้าทุกอย่างเป็นไปตามที่คาดไว้ ฉันตั้งใจจะลาออกจากตำแหน่งที่บริษัทนี้ในอีก 2 สัปดาห์ข้างหน้า"
ขั้นตอนที่ 2 ให้เจ้านายของคุณอย่างน้อยสองสัปดาห์
วันนี้ พนักงานส่วนใหญ่ไม่ต้องส่งจดหมายลาออกล่วงหน้าสองสัปดาห์ แต่ถือว่ายังถือว่ามีมารยาททางวิชาชีพ
- หากคุณลาออกเร็วกว่าสองสัปดาห์ นายจ้างในอนาคตของคุณอาจสงสัยว่าคุณจะทำแบบเดียวกันกับพวกเขาหรือไม่
- หากบริษัทของคุณกำลังเข้าสู่ช่วงที่มีงานยุ่งเป็นพิเศษ คุณอาจพิจารณาให้ "แจ้งล่วงหน้าสี่สัปดาห์" ล่วงหน้าแทนที่จะเป็นเพียงสองสัปดาห์
- ผู้บริหารระดับสูงและพนักงานในระดับสูงกว่าควรพิจารณาแจ้งล่วงหน้ามากกว่าสองสัปดาห์ ตามกฎทั่วไป ให้จัดสรรระยะเวลาเท่ากับจำนวนเวลาวันหยุดที่จัดสรรให้กับตำแหน่งของคุณ ตัวอย่างเช่น หากตำแหน่งของคุณให้เวลาคุณสามสัปดาห์ คุณต้องแจ้ง "แจ้งล่วงหน้าสามสัปดาห์" ล่วงหน้าด้วย
ขั้นตอนที่ 3 หลีกเลี่ยงการระบุเหตุผลเบื้องหลังการลาออกของคุณ
นี่เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเหตุผลของคุณค่อนข้างมีปัญหา แต่ถึงแม้คุณต้องการออกจากบริษัทด้วยเงื่อนไขที่ดี คุณก็ควรหลีกเลี่ยงการระบุเหตุผลเหล่านั้นในจดหมายลาออกอย่างเป็นทางการ
- อย่างไรก็ตาม คุณต้องระบุเหตุผลนี้เมื่อถูกขอให้ระบุโดยตรง
- คุณควรให้เหตุผลในการแบ่งปันกับหัวหน้างานและเพื่อนร่วมงานที่จะถามว่าทำไมคุณถึงวางแผนจะลาออก เหตุผลนี้ไม่จำเป็นต้องรวมอยู่ในจดหมายที่เป็นทางการ แต่ก็ยังมีประโยชน์ที่จะเตรียมเมื่อคุณถูกถามด้วยตนเอง
ขั้นตอนที่ 4 ทำตัวเป็นทางการและเป็นกันเอง
น้ำเสียงโดยรวมของจดหมายแจ้งเตือนของคุณควรเป็นมืออาชีพ แต่ไม่เป็นมืออาชีพจนคุณรู้สึกว่าเย็นชาหรือแข็งทื่อ โดยปกติ คุณควรเขียนจดหมายด้วยน้ำเสียงที่เป็นมิตรที่สุดเท่าที่คุณเคยมีกับเจ้านายของคุณ
- หากการสื่อสารกับเจ้านายของคุณเป็นไปตามโครงสร้างทางวิชาชีพที่เข้มงวดอยู่เสมอ ให้ทำตามน้ำเสียงนั้นในการแจ้งเตือนของคุณ ในทางกลับกัน หากคุณกำลังสื่อสารกับเจ้านายในแบบที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น อย่ากลัวที่จะใช้น้ำเสียงที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น น้ำเสียงส่วนตัวยังคงเหมาะสมตราบใดที่ไม่ลำลองและไร้สาระ
- ตัวอย่างที่ดี: “ฉันรู้สึกขอบคุณมากสำหรับประสบการณ์และการพัฒนาที่มอบให้ฉันในขณะที่ทำงานกับคุณ”
- ตัวอย่างที่ไม่ดี: “ฉันขอรับรองอย่างเป็นทางการสำหรับบันทึกว่า ฉันยังคงรักษาการเคารพสูงสุดของบริษัท ABC ต่อไป และไม่มีเจตจำนงที่มุ่งร้ายต่อผู้บังคับบัญชาหรือเพื่อนร่วมงานในบริษัทนี้”
- ตัวอย่างที่ไม่ดี: “ขอบคุณสำหรับทุกสิ่ง!”
ขั้นตอนที่ 5. ตั้งเสียงบวก
จดหมายนี้จะเป็นเอกสารสุดท้ายในแฟ้มบุคลากรของคุณ ดังนั้นควรทิ้งความประทับใจที่ดี แม้ว่าคุณจะเกลียดงานที่คุณกำลังจะออกจากงานและไม่ต้องการยุ่งกับใครในบริษัทอีกต่อไป คุณก็ควรทิ้งสะพานไว้ข้างหลังแทนที่จะเผามันให้จมดิน
- หากนายจ้างในอนาคตของคุณติดต่อกับนายจ้างคนก่อนของคุณและได้ยินว่าคุณทิ้งจดหมายลาออกในเชิงบวกจะสร้างความประทับใจให้กับคุณ นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์หากพนักงานในบริษัทเก่าที่รับผิดชอบในการดึงไฟล์ของคุณไม่รู้จักคุณมากนัก
- อย่าด่าใครในบริษัทหรือวิพากษ์วิจารณ์การบริหารงานของบริษัทในจดหมายลาออกของคุณ
ขั้นตอนที่ 6 ขอบคุณเจ้านายของคุณ
ป้อนหนึ่งหรือสองประโยคขอบคุณเจ้านายของคุณที่ให้โอกาสและประสบการณ์ในการทำงานที่บริษัทแก่เขา ทุกงานมีส่วนช่วยชีวิต แม้ว่าข้อเสียจะมีมากกว่าข้อดีก็ตาม
- หากประสบการณ์การทำงานของคุณเป็นไปในเชิงบวกเป็นส่วนใหญ่ ให้แสดงความขอบคุณ เขียนประมาณว่า “ฉันขอบคุณคุณไม่พอเลยตลอดสามปีที่ผ่านมา ฉันเรียนรู้มากกว่าที่ฉันคาดไว้มาก และซาบซึ้งในความกรุณาและความอดทนของคุณจริงๆ"
- หากประสบการณ์ในการทำงานของคุณเป็นไปในทางลบเป็นส่วนใหญ่ ให้กล่าวคำขอบคุณแบบทั่วๆ ไป ลองทำสิ่งต่อไปนี้ “ฉันอยากจะขอบคุณเช่นกันที่มอบประสบการณ์ให้ฉันตลอดสามปีที่ผ่านมา”
ขั้นตอนที่ 7 บอกเจ้านายของคุณว่าคุณตั้งใจจะทำโครงการใหญ่ให้เสร็จ
เพื่อเป็นการแสดงความจงรักภักดีและความรับผิดชอบขั้นสุดท้าย คุณควรบันทึกโครงการที่รอดำเนินการหรือโครงการปัจจุบันที่อาจล้มเหลวโดยไม่ได้รับความช่วยเหลือจากคุณ และสัญญาว่าคุณจะดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้นและจะไม่ปล่อยให้บริษัทประสบปัญหา
- โครงการที่กำลังดำเนินการอยู่และโครงการขนาดเล็กที่บุคคลอื่นสามารถจัดการได้นั้นสามารถยกเว้นได้
- การทำเช่นนี้จะสร้างความประทับใจที่ดีให้กับเจ้านายของคุณ ดังนั้นจึงมีแนวโน้มมากขึ้นที่เจ้านายจะเต็มใจที่จะให้คำแนะนำที่ดีแก่เจ้านายคนอื่นในอนาคตหากถูกขอให้ทำเช่นนั้น
ขั้นตอนที่ 8 เสนอการสนับสนุนหลังการลาออก
เนื่องจากบริษัทเปลี่ยนไปใช้เวิร์กโฟลว์อื่นหลังจากที่คุณลาออก จะมีอาการสะดุดบ้าง ในจดหมายลาออกของคุณ เสนอให้ความช่วยเหลือบริษัทผ่านการเปลี่ยนแปลงแม้หลังจากสัญญาการจ้างงานของคุณสิ้นสุดลง
ระบุหมายเลขโทรศัพท์และ/หรือที่อยู่อีเมลที่บริษัทสามารถใช้เพื่อติดต่อคุณหากมีคำถามใดๆ
ขั้นตอนที่ 9 ปิดด้วยข้อความขอบคุณ
แม้ว่าคุณจะเคยขอบคุณเขาไปแล้วในจดหมายฉบับนั้น แต่ก็ควรที่จะปิดจดหมายด้วยการกล่าวขอบคุณอีกครั้ง
ตัวอย่าง: “ฉันจะขอบคุณคุณและพนักงานของ ABC Company เสมอสำหรับทุกสิ่งที่คุณทำเพื่อฉัน”
ส่วนที่ 2 จาก 3: การเขียนจดหมาย
ขั้นตอนที่ 1. เขียนจดหมาย ไม่ใช่อีเมล
เมื่อส่งหนังสือแจ้งการลาออก คุณควรจดลงในจดหมายที่พิมพ์และพิมพ์ออกมา แทนที่จะเขียนในอีเมล จดหมายนี้จะต้องส่งไปยังหัวหน้างานของคุณโดยตรง
- แม้ว่าการเขียนอีเมลอาจดูง่ายและรวดเร็วขึ้น แต่โดยทั่วไปถือว่าไม่เป็นมืออาชีพและไม่ชอบ
- ห้ามส่งหนังสือแจ้งทางไปรษณีย์หรือระบบจัดส่งของสำนักงาน นั่นจะทำให้เกิดความล่าช้า และเมื่อถึงเวลาที่เจ้านายของคุณได้รับจดหมาย สองสัปดาห์ที่วางแผนไว้ของคุณอาจผ่านไปครึ่งทางแล้ว
ขั้นตอนที่ 2. พิมพ์วันที่ที่มุมบนซ้าย
ตามมาตรฐานในการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ คุณต้องพิมพ์วันที่ในรูปแบบวันที่-เดือน-ปีที่มุมซ้ายบนของหน้า เดือนต้องสะกดด้วยตัวอักษร ส่วนวันที่และปีต้องอยู่ในรูปแบบตัวเลข
- ตัวอย่าง: 26 มิถุนายน 2556
- จำไว้ว่าโดยปกติคุณไม่จำเป็นต้องใส่ที่อยู่สำหรับคืนสินค้า เนื่องจากที่อยู่ของคุณจะเหมือนกับที่อยู่ของนายจ้างของคุณ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้หัวจดหมายของบริษัทกับที่อยู่ได้หากต้องการ
ขั้นตอนที่ 3 พิจารณารวมที่อยู่ของผู้รับ
หากคุณใช้หัวจดหมายของบริษัท คุณอาจเลือกที่จะไม่รวมที่อยู่ของผู้รับ เนื่องจากเป็นจดหมายที่ส่งจากภายในบริษัทเอง แต่การรวมที่อยู่ไว้เป็นความคิดที่ดี เพราะจะช่วยให้คุณระบุจดหมายถึงเจ้านายของคุณโดยเฉพาะได้
- เขียนชื่อเรื่องและชื่อเต็มของเจ้านายของคุณในประโยคแรก
- เขียนชื่อถนนในบรรทัดถัดไป และเมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์ในบรรทัดถัดไป
- ข้ามหนึ่งบรรทัดระหว่างวันที่และที่อยู่ของผู้รับ ข้ามอีกหนึ่งบรรทัดระหว่างที่อยู่ของผู้รับกับคำทักทายที่อยู่ด้านล่าง ที่อยู่ต้องเว้นวรรคเดียว
ขั้นตอนที่ 4 ทักทายเจ้านายของคุณโดยตรงด้วยประโยคทักทาย
จดหมายของคุณควรเปิดด้วย “Dear. (ชื่อนายจ้าง)” และอย่าใช้คำทักทายที่คลุมเครือหรือทั่วๆ ไป เช่น “To Whom It May Concern”
คุณควรทักทายเจ้านายของคุณตามปกติ แม้ว่าวิธีการนั้นจะดูธรรมดาไปหน่อยก็ตาม เช่น ถ้าปกติคุณทักทายเจ้านายด้วยชื่อจริง ให้เขียนว่า "เรียน เจนนิเฟอร์” หากความสัมพันธ์ของคุณกับเจ้านายเป็นเพียงความเป็นมืออาชีพ ให้ใช้ “Dear. แม่ของเจนนิเฟอร์ สมิธ”
ขั้นตอนที่ 5. เขียนเนื้อความของจดหมายของคุณ
ข้ามบรรทัดหลังคำทักทายก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนเนื้อความของจดหมายตามแนวทางที่ให้ไว้ในบทความนี้
- แต่ละย่อหน้าในเนื้อหาต้องเว้นวรรคเดียว แต่ต้องมีบรรทัดว่างระหว่างแต่ละย่อหน้าแยกกัน และไม่ต้องย่อหน้าด้วย
- สร้างตัวอักษรในหนึ่งหน้าสูงสุด
ขั้นตอนที่ 6. ใช้ผ้าคลุมอุ่น
เพื่อรักษาน้ำเสียงที่เป็นมิตรและคิดบวก คุณควรปิดท้ายที่ดูอบอุ่นและจริงใจมากกว่าตอนจบทั่วไป เช่น “ทักทาย” “ขอบคุณ” หรือ “ด้วยความจริงใจ”
-
ตัวอย่างปกบางส่วน ได้แก่
- คำทักทายที่อบอุ่นที่สุดของฉัน
- ฉันมีความหวังสูงสำหรับความสำเร็จของคุณ
- ขอบคุณมากสำหรับทุกอย่างจนถึงตอนนี้
- ด้วยความขอบคุณอย่างจริงใจและความปรารถนาอย่างอบอุ่นที่สุด
ขั้นตอนที่ 7 พิมพ์ชื่อของคุณและเซ็นชื่อ
พิมพ์ชื่อเต็มของคุณสี่บรรทัดใต้การปิดและใส่ลายเซ็นระหว่างหน้าปกกับชื่อ
ส่วนที่ 3 ของ 3: การส่งหนังสือลาออก
ขั้นตอนที่ 1 ส่งจดหมายลาออกของคุณโดยตรงไปยังนายจ้างของคุณ
วิธีที่เป็นมืออาชีพมากที่สุดคือการส่งจดหมายลาออกของคุณให้กับเจ้านายของคุณในครั้งแรกและเป็นการส่วนตัว
- โดยปกติคุณจะต้องจัดตารางการประชุม แต่ถ้าคุณทำงานให้กับบริษัทขนาดเล็กและมีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับเจ้านายของคุณ คุณอาจสามารถมาที่สำนักงานของเขาได้โดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า
- ปิดประตูข้างหลังคุณเมื่อคุณเข้าไปเพื่อให้การสนทนาเป็นส่วนตัว
- แสดงจดหมายลาออกให้นายจ้างและอธิบายว่าเมื่อคุณส่งมันคืออะไร
- โอกาสที่เจ้านายของคุณจะหารือเกี่ยวกับสถานการณ์กับคุณ แม้ว่าจดหมายจะตอบคำถามที่คุณถามแล้วก็ตาม จงตอบคำถามแต่ละข้อให้ครบถ้วน
- กล่าวขอบคุณเมื่อคุณออกจากห้องและจับมือกัน
ขั้นตอนที่ 2 มอบสำเนาจดหมายให้ผู้ที่ต้องการ
สิ่งนี้แตกต่างกันไปตามบริษัท แต่โดยทั่วไป ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องทำสำเนาเช่นเดียวกับหัวหน้างานของคุณ
เพื่อนร่วมงาน พี่เลี้ยง สมาชิกในทีม และลูกค้าควรได้รับแจ้งการลาออกของคุณเป็นการส่วนตัว พวกเขาไม่ต้องการสำเนาจดหมายลาออกของคุณที่ผ่านการรับรอง
ขั้นตอนที่ 3 ทำงานหนักจนจบ
หากคุณถูกขอให้ทำโครงการสำคัญให้เสร็จก่อนออกเดินทางเมื่อคุณเขียนจดหมาย คุณต้องปฏิบัติตามและดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น
- แม้ว่าคุณจะไม่ได้ทำการนัดหมายใดๆ ก็ตาม คุณจะไม่สามารถหย่อนยานได้ในช่วงสองสัปดาห์สุดท้ายของงาน การเปลี่ยนแปลงจะเป็นเรื่องยากสำหรับทุกคน และเป็นงานมืออาชีพของคุณที่จะทำให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุดสำหรับนายจ้างที่คุณกำลังลาออก
- ในทางกลับกัน หากคุณสงสัยว่าบริษัทปฏิบัติต่อคุณอย่างไม่เป็นธรรมเพราะคุณประกาศลาออก อย่าปล่อยให้พวกเขาเอาเปรียบคุณหรือทำให้คุณคลั่งไคล้งานพิเศษจำนวนมากที่ไร้มนุษยธรรม
