แผนการจัดการคือคำอธิบายว่าองค์กรหรือธุรกิจจะดำเนินการอย่างไร ด้วยแผนการจัดการ คุณสามารถกำหนดโครงสร้างการจัดการและการดำเนินงานได้ แผนยังช่วยให้แน่ใจว่าสมาชิกทุกคนมีมุมมองเดียวกันและจะบรรลุเป้าหมายนั้น คุณสามารถจัดทำแผนการจัดการได้อย่างง่ายดายด้วยขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอน
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 4: การเริ่มต้นแผนการจัดการ
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดความจำเป็นในแผนการจัดการ
แผนการจัดการทำหน้าที่กำหนดขั้นตอนและนโยบายที่มีความสำคัญต่อองค์กร ตลอดจนความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ของทุกคนที่เกี่ยวข้อง หากไม่มีแผน การดำเนินงานอาจไม่สอดคล้องกัน ความรับผิดชอบไม่ชัดเจน และองค์กรไม่ได้เตรียมพร้อมสำหรับเหตุการณ์บางอย่าง
- แผนธุรกิจช่วยให้สมาชิกทุกคนในองค์กรทราบตำแหน่งของตนได้อย่างชัดเจน รวมถึงใครที่พวกเขาควรรายงานให้ใคร รายงานต่อพวกเขา และความรับผิดชอบของพวกเขา
- การยืนยันบทบาทยังสร้างความรู้สึกรับผิดชอบเพราะจะเห็นได้ชัดว่าใครผิดหากมีอะไรเกิดขึ้นหรือไม่เกิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 2 ร่างแผน
แผนการจัดการควรมีองค์ประกอบสำคัญหลายประการ วาดโครงร่างอย่างง่ายบนกระดานไวท์บอร์ดหรือเอกสารคอมพิวเตอร์ โดยแสดงส่วนต่างๆ ของแผนการจัดการเพื่อให้คุณและทีมของคุณสามารถพูดคุยกันได้ แผนการจัดการควรประกอบด้วยส่วนต่อไปนี้:
- คำอธิบายของโครงสร้างการจัดการ
- ส่วนรายละเอียดสมาชิกแต่ละคนและความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ของพวกเขา
- แผนภูมิแสดงปฏิสัมพันธ์และความรับผิดชอบระหว่างแต่ละระดับในองค์กร
- ส่วนที่อธิบายแง่มุมต่างๆ ขององค์กรที่กำลังจัดการ ตลอดจนนโยบายและขั้นตอนการจัดการ
- กำหนดการสำหรับการปรับปรุง ขยาย และพัฒนาแผนการจัดการและการจัดการ
ขั้นตอนที่ 3 อธิบายโครงสร้างการจัดการของคุณ
แต่ละองค์กรหรือธุรกิจมีโครงสร้างการจัดการที่แตกต่างกันบ้าง ในตอนต้นของแผน ให้อธิบายโครงสร้างการจัดการด้วยคำหรือไดอะแกรม ทำให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้าย ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหาร คณะกรรมการ หรือคนเดียว รวมถึงผู้มีอำนาจตัดสินใจภายนอกและภายใน ตลอดจนที่ปรึกษา หากจำเป็น ให้อธิบายว่าการจัดสรรการตัดสินใจขึ้นอยู่กับลำดับชั้นขององค์กรอย่างไร
ขั้นตอนที่ 4 ระบุด้านต่างๆ ขององค์กรที่จะจัดการตามแผน
แบ่งกระบวนการและฟังก์ชันทั้งหมดออกเป็นหมวดหมู่ หมวดหมู่สามารถกำหนดได้ตามแผนกในธุรกิจขนาดใหญ่ หรือตามกระบวนการทางธุรกิจในธุรกิจขนาดเล็ก ด้านของการดำเนินงานที่รวมอยู่โดยทั่วไป ได้แก่ การจัดการพนักงาน การควบคุมทางการเงิน การควบคุมสินค้าคงคลังหรืออุปทาน การตลาดหรือการประชาสัมพันธ์ และการดำเนินงาน (เช่น การผลิตหรือการขาย) แบ่งทุกแง่มุมขององค์กรเพื่อให้คุณสามารถกำหนดบทบาทและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องได้
ส่วนที่ 2 จาก 4: การอธิบายความเป็นเจ้าของและการจัดการ
ขั้นตอนที่ 1 ให้ความสนใจกับประเภทความเป็นเจ้าของขององค์กร
อธิบายความเป็นเจ้าของบริษัทอย่างชัดเจน ระบุว่าองค์กรเป็นภาครัฐ เอกชน หรือไม่แสวงหาผลกำไร นอกจากนี้ หากมีเจ้าของหรือนักลงทุนหลายราย คุณจะต้องอธิบายการแบ่งอำนาจ หนี้สิน และหุ้น ตัวอย่างเช่น อาจมีการแบ่งปันความเป็นเจ้าของขององค์กรในข้อตกลงหุ้นส่วนหรือผู้ถือหุ้นของบริษัท
ขั้นตอนที่ 2 ระบุรายชื่อสมาชิกคณะกรรมการ
หากธุรกิจของคุณมีบอร์ด ให้ระบุรายชื่อสมาชิก เขียนสรุปความเป็นผู้นำ ประสบการณ์ จุดแข็ง และจุดอ่อนของพวกเขา ธุรกิจส่วนตัวอาจไม่มีคณะกรรมการ หากไม่มีบอร์ด คุณไม่จำเป็นต้องเข้าสู่ส่วนนี้
รวมสำเนานโยบายของคณะกรรมการ รวมถึงเงื่อนไขการเลือกตั้ง วาระ ความรับผิดชอบ อำนาจ และการแก้ไขข้อขัดแย้ง ข้อมูลนี้ต้องระบุไว้ในข้อตกลงการดำเนินธุรกิจหรือเอกสารการจดทะเบียนอื่น ๆ
ขั้นตอนที่ 3 แนะนำสมาชิกผู้บริหารหลัก
เขียนคุณสมบัติและประสบการณ์ของสมาชิกแต่ละคน นอกจากเจ้าของและสมาชิกในคณะกรรมการแล้ว ส่วนนี้รวมถึงนักลงทุน ผู้บริหาร ผู้จัดการ พนักงานและพนักงานหลัก และผู้ประกอบการ อธิบายความเป็นมาของสมาชิก ตลอดจนคุณลักษณะและการมีส่วนร่วมของสมาชิกเพื่อความสำเร็จของธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 4 นำเสนอจุดแข็งของแต่ละคนในทีมผู้บริหาร
อธิบายว่าคุณสมบัติเหล่านี้มีค่าเพียงใดต่อตำแหน่งที่สมาชิกแต่ละคนมี รวมคุณลักษณะต่างๆ เช่น ความสามารถในการจูงใจ ความถนัดทางการเงิน และความสามารถทางธุรกิจ
- ระบุตำแหน่งและหน้าที่ก่อนหน้าของสมาชิกแต่ละคน ซึ่งใช้กับภาระหน้าที่ปัจจุบันของพวกเขา อธิบายว่าภาระผูกพันใช้ประโยชน์จากความสามารถและเสริมความแข็งแกร่งให้กับตำแหน่งของผู้บริหารได้อย่างไร
- ป้อนภูมิหลังทางการศึกษาของผู้จัดการแต่ละคน อธิบายว่าการฝึกอบรมมีประโยชน์ต่อบริษัทอย่างไร รวมการศึกษาที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งปัจจุบันเท่านั้น
- หากคุณเป็นพนักงานเพียงคนเดียว ให้รวมประสบการณ์และจุดแข็งของคุณเอง
ขั้นตอนที่ 5. อธิบายกระบวนการจ้างงาน
อธิบายพื้นฐานการสรรหาพนักงานใหม่ ระบุคุณสมบัติและประสบการณ์ที่จำเป็นสำหรับแต่ละตำแหน่ง นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณไม่ได้จ้างผู้จัดการ รวมถึงกระบวนการฝึกอบรมและโปรแกรมสิ่งจูงใจหรือรางวัลที่ดำเนินการ รายละเอียดของผลประโยชน์สามารถรวมไว้ที่นี่
ขั้นตอนที่ 6 รวมชื่อที่ปรึกษาหรือที่ปรึกษาภายนอกที่คุณจะใช้
มีบุคคลที่คุณอาจติดต่อเพื่อการตลาด คำแนะนำส่วนบุคคล และที่ปรึกษาทางการเงิน ตัวอย่างเช่น ธุรกิจของคุณอาจต้องการ:
- ทนายความ
- นักบัญชี
- ตัวแทนประกันภัย
- ที่ปรึกษา
ขั้นตอนที่ 7 รวมสรุปความสามารถของทีมผู้บริหาร
เขียนคำอธิบายสั้น ๆ เพื่ออธิบายว่าเหตุใดทีมของคุณจึงประสบความสำเร็จ เมื่อสิ้นสุดแผนการจัดการ ให้ระบุว่าเหตุใดทีมของคุณจะเป็นตัวกำหนดความสำเร็จของธุรกิจ อธิบายว่าการรวมตัวของผู้จัดการในรูปแบบธุรกิจนี้จะช่วยบริษัทในปีต่อๆ ไปได้อย่างไร ส่วนนี้รวมจุดต่างๆ ของแผน
ตัวอย่างเช่น “ทีมงานของเราที่มีความสามารถหลากหลายมีประสบการณ์รวมกัน 40 ปีในสาขานี้ ด้วยโครงสร้างแบบประชาธิปไตยที่ประสานกัน พวกเขาสามารถทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ ด้วยทีมงานนี้ เราเชื่อว่าธุรกิจจะทำกำไรได้ภายในสองปี”
ขั้นตอนที่ 8 อธิบายความสัมพันธ์ระหว่างผู้บริหาร เจ้าของ และพนักงาน
ลักษณะสำคัญของการดำเนินงานด้านการจัดการคือการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างระดับการจัดการและระหว่างผู้บริหาร/เจ้าของและพนักงาน อธิบายอำนาจหน้าที่ ความรับผิดชอบ และบทบาทของแต่ละระดับในการดำเนินธุรกิจ รวมกระบวนการตัดสินใจและการทำงานร่วมกันร่วมกันตลอดจนการประชุมหรือสายการสื่อสารที่จำเป็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเห็นด้วยกับวิธีแก้ไขข้อพิพาทและแบ่งปันอำนาจ
ส่วนที่ 3 ของ 4: การเขียนนโยบายและขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 พิจารณาความจำเป็นในการจัดทำนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษร
นโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีวัตถุประสงค์เพื่อกำหนดการดำเนินงานในองค์กรขนาดใหญ่ นโยบายจะสร้างความสอดคล้องและทำให้กระบวนการทั้งหมดดำเนินไปอย่างราบรื่น อย่างไรก็ตาม ธุรกิจหรือองค์กรขนาดเล็กมากอาจไม่ต้องการนโยบาย อันที่จริง บางครั้งนโยบายอาจจำกัดการทำงานร่วมกันและทำให้งานกลุ่มย่อยช้าลง พิจารณาขนาดและความต้องการขององค์กรของคุณก่อนร่างนโยบาย
ขั้นตอนที่ 2. รวบรวมกลุ่มผู้บริหารและพนักงาน
ในการพิจารณาแต่ละด้านของการดำเนินงาน ให้รวบรวมผู้บริหารและพนักงานที่ได้รับผลกระทบโดยตรงหรือรับผิดชอบในกระบวนการหรือพื้นที่ กำหนดนโยบายและขั้นตอนกับพวกเขา ยอมรับข้อมูล และชี้แจงรายละเอียดทั้งหมด สิ่งนี้ทำให้แผนสามารถนำไปใช้ในการปฏิบัติงานจริงและให้พนักงานรู้สึกเป็นเจ้าของ
ขั้นตอนที่ 3 จดนโยบายและขั้นตอนสำหรับแต่ละด้านของธุรกิจ
ซึ่งจะใช้เป็นคำอธิบายให้ผู้บริหารและพนักงานทราบถึงวิธีดำเนินการในส่วนนี้ขององค์กร นโยบาย ปรัชญา และข้อบังคับขององค์กรได้รับการออกแบบมาเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์และเพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินงานเป็นไปตามหลักการขององค์กร นโยบายนี้เกิดขึ้นจากขั้นตอนต่างๆ ซึ่งเป็นวิธีการเฉพาะสำหรับการดำเนินธุรกิจ
ตัวอย่างเช่น นโยบายที่จะใช้และขายเฉพาะวัสดุและผลิตภัณฑ์ที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม ขั้นตอนในการสนับสนุนนโยบายนี้คือการซื้อสินค้าจากผู้ขายที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมหรือตรวจสอบผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมของวัสดุหรือผลิตภัณฑ์ที่ใช้
ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายสอดคล้องกับวัฒนธรรมและปรัชญาของคุณ
นโยบายและขั้นตอนต้องเป็นไปตามปรัชญาและวัตถุประสงค์ ตรวจสอบแต่ละจุดนโยบายเพื่อให้แน่ใจว่าทั้งหมดนำไปสู่การสิ้นสุดเดียวกัน หากมีบางอย่างไม่สอดคล้องหรือน่าสงสัย ให้ทำการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้เข้ากับภารกิจมากขึ้น
ส่วนที่ 4 จาก 4: ทบทวนแผน
ขั้นตอนที่ 1 อ่านแผนอย่างละเอียดอีกครั้ง
แผนการจัดการต้องเป็นมืออาชีพ เอกสารต้องไม่มีข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์ พิมพ์บนกระดาษขาวไร้รอยยับและรอยเปื้อน
ขั้นตอนที่ 2. เลือกรูปแบบที่ชัดเจน
รูปแบบแผนการจัดการควรเหมือนกับข้อเสนอทางธุรกิจอื่นๆ คุณสามารถทำเครื่องหมายส่วนหลักด้วยหัวเรื่องตัวหนา ใช้แบบอักษรที่อ่านง่าย แบบอักษรมาตรฐานคือ Times New Roman ขนาด 12 คุณสามารถใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อแสดงรายการประสบการณ์ ความสามารถ และความรับผิดชอบของคุณ หรือนำเสนอข้อมูลสำคัญในย่อหน้าสั้นๆ
ขั้นตอนที่ 3 พิจารณาขอให้ที่ปรึกษาทางธุรกิจตรวจสอบร่างแผน
ยิ่งมีคนอ่านมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดี ที่ปรึกษาทางธุรกิจหรือนักวางแผนทางการเงินสามารถให้คำแนะนำที่ดีขึ้นได้ ปรึกษาหารือกับที่ปรึกษา พวกเขาอาจจะสามารถค้นหาช่องว่างหรือความขัดแย้งในนั้นได้
ขั้นตอนที่ 4. ส่งให้เจ้าของทั้งหมด
เจ้าของและผู้จัดการระดับสูงทุกคนในบริษัทต้องอนุมัติแผนการจัดการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเจ้าของแต่ละคนมีสำเนา พวกเขาสามารถส่งการแก้ไขและแก้ไขให้คุณได้ พิจารณาข้อมูลของพวกเขาอย่างรอบคอบ ถ้าคุณไม่เห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลง พูดคุยกับพวกเขาเพื่อหาทางประนีประนอม
เมื่อตกลงกันได้แล้ว ให้เจ้าของทั้งหมดลงนามในแผนการจัดการก่อนที่คุณจะมอบให้แก่นักลงทุน ธนาคาร หรือหน่วยงานด้านเงินทุน
ขั้นตอนที่ 5. ให้คำมั่นว่าจะเปลี่ยนแปลงแผนหากจำเป็น
แผนการจัดการที่สร้างขึ้นใหม่ทั้งหมดยังไม่ได้รับการทดสอบ และมีแนวโน้มว่าจะต้องมีการแก้ไขเมื่อดำเนินการแล้ว ดังนั้น คุณควรระบุเงื่อนไขว่าแผนสามารถเปลี่ยนแปลงและแก้ไขได้เมื่อเดินทางเพื่อธุรกิจ เริ่มต้นด้วยการจัดทำตารางการประเมิน โดยระบุว่าจะมีการประชุมเมื่อใดเพื่อหารือเกี่ยวกับประสิทธิภาพของแผนและความสำเร็จหรือความล้มเหลวของการดำเนินการ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีวิธีสำหรับผู้บริหารและพนักงานทุกคนในการส่งข้อเสนอแนะที่เกี่ยวข้องกับแผนการจัดการ
- จากนั้นสร้างวิธีการอนุมัติและใช้การเปลี่ยนแปลง
