แผนฉุกเฉินซึ่งรู้จักกันดีในชื่อแผนรับมือเหตุฉุกเฉิน มีประโยชน์อย่างมากในการคาดการณ์เหตุการณ์ต่างๆ ที่ส่งผลให้กิจกรรมปฏิบัติการหยุดชะงัก ในการจัดการองค์กร ความเสี่ยงต่างๆ อาจเกิดขึ้นได้จริงตั้งแต่การรบกวนทางเทคนิค (เช่น การสูญหายของข้อมูล) ไปจนถึงเหตุการณ์ทางธรรมชาติ (เช่น น้ำท่วม) ดังนั้น ทุกองค์กรจึงต้องพัฒนาแผนฉุกเฉินที่มีประสิทธิภาพ เพื่อเตรียมพร้อมรับมือกับเหตุการณ์ไม่พึงประสงค์ต่างๆ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การคาดการณ์ความเสี่ยงต่างๆ
ขั้นตอนที่ 1 เตรียมความพร้อมก่อนพัฒนาแผนฉุกเฉิน
วัตถุประสงค์หลักของการเตรียมแผนฉุกเฉินคือการรักษาความต่อเนื่องของกิจกรรมการดำเนินงานขององค์กรในกรณีที่เกิดภัยพิบัติ
- ขั้นแรก กำหนดนโยบายอย่างเป็นทางการที่ระบุว่าองค์กรต้องจัดทำแผนฉุกเฉิน
- วางแผนที่ง่ายและใช้ได้จริง ใช้คำที่เข้าใจง่ายและให้แนวทางที่ผู้อ่านนำไปใช้ได้ง่ายเพราะแผนนี้ต้องดำเนินการโดยบุคลากรทุกคนในองค์กร
- กำหนดเหตุผลเฉพาะที่คุณต้องจัดทำแผนฉุกเฉิน นึกถึงตัวบ่งชี้ที่ทำหน้าที่เป็นเกณฑ์มาตรฐานในการพิจารณาการดำเนินการตามแผนฉุกเฉินที่ประสบความสำเร็จ เพื่อให้องค์กรสามารถดำเนินกิจกรรมได้ตามปกติ กำหนดกิจกรรมการดำเนินงานที่มีบทบาทสำคัญในความต่อเนื่องของธุรกิจของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 สร้างแผนฉุกเฉินโดยตอบคำถามสำคัญสามข้อ
การสร้างแผนที่สามารถตอบคำถามทั้งสามข้อนี้เป็นวิธีการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดแง่มุมเดียวที่ต้องพิจารณา
- เหตุการณ์ใดที่อาจเกิดขึ้น?
- เราจะดำเนินการอย่างไรเพื่อแก้ไขปัญหานี้
- เราต้องเตรียมตัวอย่างไรบ้าง?
ขั้นตอนที่ 3 ค้นหาความเสี่ยงที่องค์กรของคุณอาจเผชิญ
การพิจารณาความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นเป็นประเด็นสำคัญในการจัดทำแผนฉุกเฉิน อย่างไรก็ตามกระบวนการจะแตกต่างกันไปตามสถานการณ์และสภาพของแต่ละองค์กร คุณควรพิจารณาสถานการณ์ขององค์กรของคุณเองเมื่อพิจารณาความเสี่ยง จำเป็นต้องมีแผนฉุกเฉินเพื่อคาดการณ์ความเสี่ยงทางธุรกิจในรูปแบบของ:
- ภัยธรรมชาติ เช่น อุทกภัย พายุเฮอริเคน และภัยแล้ง ความเสี่ยงอื่นๆ: วิกฤตการณ์ทางการเงิน อุบัติเหตุในการทำงาน ปัญหาด้านบุคลากร (เช่น การเสียชีวิตของผู้นำองค์กรหรือการหยุดงานประท้วงของพนักงาน) การสูญหายของข้อมูล ความวุ่นวายในการจัดการ และปัญหาผลิตภัณฑ์ (เช่น ผลิตภัณฑ์ที่มีข้อบกพร่อง)
- มุ่งเน้นการจัดทำแผนงานด้านการจัดการ การสื่อสาร การเงิน การประสานงาน การขนส่ง และการแก้ปัญหาทางเทคนิค
- ปัญหาทางเทคนิคมักจะเผชิญโดยทีมงานที่จัดการโครงสร้างพื้นฐานด้านการสื่อสาร คุณต้องพิจารณาถึงความเสี่ยงของการสูญเสียข้อมูลหรือลูกค้า
ขั้นตอนที่ 4 พิจารณาความเสี่ยงตามลำดับความสำคัญ
กำหนดระดับความเสี่ยงตามขนาดของโอกาสที่ความเสี่ยงจะเกิดขึ้น โดยทั่วไป แผนฉุกเฉินไม่สามารถคาดการณ์ความเสี่ยงทั้งหมดได้ เนื่องจากโอกาสที่จะเกิดขึ้นไม่เหมือนกัน พยายามค้นหาความเสี่ยงที่มีโอกาสเกิดขึ้นมากที่สุดและจะส่งผลกระทบต่อกิจกรรมการดำเนินงานอย่างมาก
- มุ่งเน้นไปที่เหตุการณ์ที่มีผลกระทบร้ายแรงที่สุด จดบันทึกเหตุการณ์ทั้งหมดที่ส่งผลกระทบต่อการปฏิบัติงานและกำหนดระดับคะแนนตั้งแต่ 1 ถึง 10 ลองนึกถึงผลกระทบของแต่ละเหตุการณ์เหล่านี้ เช่น ไฟไหม้เครื่องยนต์มีคะแนนต่ำกว่าไฟไหม้โรงงาน
- หลังจากนั้นให้กำหนดอันดับตามความถี่ของการเกิดความเสี่ยง ตัวอย่างเช่น ให้คะแนน 1 สำหรับความเสี่ยงที่เกิดขึ้นเดือนละครั้ง และให้คะแนน 10 สำหรับความเสี่ยงที่เกิดขึ้นทุกๆ 100 ปี คูณตัวเลขทั้งสองเพื่อให้ได้คะแนนรวมที่แสดงขนาดของความเสี่ยงและผลกระทบต่อองค์กร
- จัดทำแผนฉุกเฉินโดยเริ่มจากกิจกรรมที่มีคะแนนสูงสุด เตรียมวิธีแก้ปัญหาเพื่อคาดการณ์เหตุการณ์เหล่านี้ นอกจากนี้ คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานสำหรับกิจกรรมที่มีคะแนนต่ำ แง่มุมพื้นฐานที่รับรองความต่อเนื่องของกิจกรรมขององค์กรต้องมีความสำคัญสูงสุด ตัวอย่างเช่น การจัดการกระแสเงินสด การพัฒนาส่วนแบ่งการตลาด และการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน
ส่วนที่ 2 ของ 3: การกำหนดหลายสถานการณ์
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดสถานการณ์สมมติสำหรับเหตุการณ์ที่มีความเสี่ยงสูงสุด
เพื่อพัฒนาแผนฉุกเฉินที่มีประสิทธิภาพ ให้กำหนดสถานการณ์จริงสำหรับแต่ละความเสี่ยง สร้างกรอบการทำงานเฉพาะเพื่อคาดการณ์ผลกระทบที่จะเกิดขึ้นหากมีความเสี่ยงสูงสุดเกิดขึ้น
- คุณสามารถกำหนดผลกระทบได้หลังจากรวบรวมภาพจำลองอย่างละเอียด นึกถึงผลกระทบที่ใหญ่ที่สุดของแต่ละสถานการณ์โดยละเอียด
- จากสถานการณ์สมมติ ให้เตรียมแผนหลายเวอร์ชันที่มีความเข้มของแรงกระแทกแบบค่อยเป็นค่อยไป เช่น ผลกระทบเล็กน้อย ผลกระทบปานกลาง และผลกระทบรุนแรง
ขั้นตอนที่ 2 จัดทำตารางเวลาสำหรับการดำเนินการตามแผนตามสถานการณ์
กำหนดว่าบุคลากรคนใดรับผิดชอบการกระทำใดและเมื่อใด เตรียมรายการอัพเดทหรือรายชื่อผู้ติดต่อและกำหนดว่าใครควรให้การแจ้งเตือน
- จัดทำตารางเวลาเพื่อให้บุคลากรที่รับผิดชอบทุกคนรู้ว่าต้องทำอะไรในวันแรกหรือในสัปดาห์แรก จัดทำตารางเวลาเฉพาะสำหรับแต่ละสถานการณ์
- จัดทำตารางตามสถานการณ์เพื่อคาดการณ์การเกิดขึ้นของอุปสรรคในด้านต่างๆ ขององค์กร เช่น ด้านสิ่งอำนวยความสะดวกในการทำงาน (ข้อจำกัดด้านโครงสร้างพื้นฐาน) องค์กร (ไม่มีระบบเตือนภัยสำหรับเหตุฉุกเฉินหรือทีมรับมือที่มีทักษะ) และสถาบัน (เช่น ขาดแหล่งเงินทุนหรือหุ้นส่วนธุรกิจภายนอก) กำหนดบุคลากรที่ควรรับผิดชอบด้านใดด้านหนึ่ง
ขั้นตอนที่ 3 คิดถึงปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการทำให้ธุรกิจของคุณกลับมาทำงานได้อีกครั้ง
อภิปรายในรายละเอียดโดยทำการตรวจสอบความสามารถและจุดอ่อนภายในองค์กร องค์กรมีความสามารถเพียงพอที่จะจัดการหรือจัดการกับความเสี่ยงแต่ละอย่างหรือไม่?
- ตัวอย่างเช่น ภัยพิบัติที่อาจเกิดขึ้นคือน้ำท่วมเนื่องจากน้ำในแม่น้ำล้นและท่วมที่อยู่อาศัยริมฝั่งแม่น้ำ โครงสร้างพื้นฐานที่ไม่ดีอาจทำให้เกิดช่องโหว่และความพร้อมใช้งานของบุคลากรที่มีทักษะคือความสามารถขององค์กร
- ทำการประเมินทรัพยากรอย่างซื่อสัตย์ กำหนดสิ่งที่จำเป็นต้องเปลี่ยนหรือลดเนื่องจากทรัพยากรที่จำกัด? ทำการวิเคราะห์เพื่อกำหนดผลกระทบต่อกิจกรรมทางธุรกิจ เพื่อให้คุณสามารถกำหนดการดำเนินการที่ต้องทำเพื่อให้องค์กรดำเนินการต่อไปและสามารถบรรลุเป้าหมายได้
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดวิธีการลดความเสี่ยง
หลังจากวางแผนฉุกเฉินแล้ว อย่านั่งเฉยๆ และหวังว่าจะไม่มีอะไรเลวร้ายเกิดขึ้น ดำเนินขั้นตอนต่างๆ เพื่อลดความเสี่ยงและป้องกัน
- ค้นหาว่ามีเพื่อนร่วมงานที่เต็มใจช่วยเหลือหรือไม่ มีทรัพยากรในท้องถิ่นที่สามารถนำมาใช้ในกรณีที่เกิดภัยพิบัติหรือไม่? มีเพื่อนบ้านยินดีช่วยเหลือหรือไม่?
- แผนฉุกเฉินที่มีประสิทธิภาพสามารถเปิดเผยแง่มุมต่าง ๆ ที่ต้องปรับปรุงเพื่อให้แผนเดิมมีประโยชน์มาก ตอนนี้อาจไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไป
- ตัวอย่างเช่น คุณตระหนักถึงความจำเป็นในการคุ้มครองการประกันหรือดำเนินการจำลองการจัดการภัยพิบัติ ติดตั้งระบบสำรองข้อมูลเพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย วางแผนสำหรับแต่ละสถานการณ์
ส่วนที่ 3 ของ 3: การใช้แผนฉุกเฉิน
ขั้นตอนที่ 1 สื่อสารแผนฉุกเฉินให้กับพนักงานทุกคน
คุณต้องแจ้งแผนฉุกเฉินให้ฝ่ายจัดการขององค์กรทุกระดับทราบโดยเร็วที่สุดก่อนเกิดเหตุฉุกเฉิน
- อธิบายบทบาทและความรับผิดชอบของบุคลากรแต่ละคนเพื่อไม่ให้สับสนว่าจะต้องดำเนินการตามแผนนี้เมื่อใดเพื่อป้องกันความตื่นตระหนก
- จัดให้มีการฝึกอบรมที่เป็นประโยชน์เพื่อให้บุคลากรแต่ละคนสามารถปฏิบัติหน้าที่ตามแผนได้ ดำเนินการจำลองที่จำเป็นและทำการปรับเปลี่ยนหลังจากการสังเกตแล้ว
ขั้นตอนที่ 2 ทดสอบแผนของคุณ
ทำการทดสอบใน 4 ขั้นตอนให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น หากมีปัญหาหรือความขัดแย้งระหว่างแผนก ให้ปรับแผนและทดสอบใหม่
- จัดประชุมกับเจ้าหน้าที่อาวุโส ให้เขากำหนดวันและเวลาในการประชุมเพื่อทบทวนแผนฉุกเฉินฉบับสมบูรณ์และชื่นชมคนที่ทำงานจนจบ
- จัดการประชุมระหว่างแผนกเพื่อทบทวนแผนของแผนก ในขั้นตอนนี้ คุณต้องจัดสรรทรัพยากรและระบุความขัดแย้งที่เกิดขึ้นใหม่
- ค้นหาสาเหตุของความล้มเหลวของระบบที่สำคัญ การประเมินแผนสามารถทำได้ภายในแผนกโดยการจำลองระบบและ/หรือความล้มเหลวของผู้ขาย การจำลองสถานการณ์สามารถทำได้โดยไม่ต้องปิดอุปกรณ์หรือชะลอกระบวนการที่ต้องทำงานต่อไป
- ทำการทดสอบการทำงาน อย่างไรก็ตาม คุณต้องทดสอบแผนฉุกเฉินโดยหยุดการดำเนินการชั่วคราว
ขั้นตอนที่ 3 เก็บแผนฉุกเฉินไว้ในที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่าย
ในกรณีที่เกิดภัยพิบัติอย่าปล่อยให้แผนถูกไฟไหม้หรือถูกน้ำท่วมพัดพาไป เพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายเมื่อจำเป็น อย่าเก็บที่เก็บไฟล์แผนของคุณเป็นความลับ
- เก็บไฟล์แผนและคัดลอกไว้ในหลายๆ ที่ เพื่อให้สามารถใช้งานได้โดยเร็วที่สุดเมื่อจำเป็น
- เก็บสำเนาแผนไว้ ณ ที่ต่างๆ จากต้นฉบับ โปรดบอกผู้มีอำนาจบางคนถึงวิธีการเข้าถึง
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดตารางเวลาปกติสำหรับการดำเนินการตรวจสอบ
การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นตลอดเวลาเพื่อให้สมมติฐานที่รองรับการจัดทำแผนใช้ไม่ได้อีกต่อไป ความเสี่ยงอาจมากกว่าเมื่อวางแผนไว้
- มีส่วนร่วมหลายคนเมื่อร่างและปรับแผน ตัวอย่างเช่น ขอให้พนักงานใหม่ให้ข้อมูลหรือทำการปรับปรุงจากมุมมองที่ต่างออกไป
- เปรียบเทียบสมมติฐานทั้งหมดที่ใช้ในการร่างแผนกับข้อมูลปัจจุบันหรือให้บุคคลที่สามตรวจสอบ ระบบสำรองข้อมูลในคอมพิวเตอร์ของคุณอาจเก็บข้อมูลได้น้อยกว่าที่คุณคิด
เคล็ดลับ
- อย่ามองข้ามความสำคัญของแผนฉุกเฉินเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องสร้างมันขึ้นมา!
- จัดทำแผนฉุกเฉินในสถานการณ์ต่างๆ
- เริ่มวางแผนด้วยการตั้งคณะกรรมการและแต่งตั้งประธาน เลือกคนที่มีทักษะ เครื่องมือ และความรู้ เพื่อให้แต่ละแผนกสามารถพัฒนาแผนของตนเองได้
- อ่านแผนการที่วาดขึ้นใหม่เพื่อค้นหาสิ่งที่พลาดไป
