ข้อเสนอการให้คำปรึกษาคือเอกสารที่ที่ปรึกษาส่งถึงลูกค้าที่คาดหวังเพื่ออธิบายงานที่ต้องทำและเงื่อนไขที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อให้ที่ปรึกษาสามารถดำเนินการได้ ข้อเสนอการปรึกษาหารือมักจะจัดทำขึ้นหลังจากที่ที่ปรึกษาและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าได้พูดคุยกันในรายละเอียดเกี่ยวกับงานแล้ว ที่ปรึกษาอิสระทุกคนจำเป็นต้องมีทักษะในการทำข้อเสนอ เพราะคุณสามารถได้ลูกค้าใหม่หากคุณสามารถส่งข้อเสนอที่ดีได้
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 ของ 3: รู้พื้นฐานสำหรับการทำข้อเสนอ
ขั้นตอนที่ 1 ศึกษางานที่คุณจะทำอย่างละเอียด
ข้อเสนอการให้คำปรึกษาแตกต่างจากไบโอดาต้า คุณไม่สามารถส่งข้อเสนอได้มากเท่าที่ต้องการ เนื่องจากคุณต้องการได้รับการยอมรับให้ทำงาน ข้อเสนอแต่ละรายการจะต้องจัดทำขึ้นโดยเฉพาะตามความต้องการของลูกค้าที่ต้องการใช้บริการของคุณ ยิ่งคุณรู้เกี่ยวกับลูกค้าและสิ่งที่เขาต้องการมากเท่าไหร่ ข้อเสนอของคุณก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น ดังนั้น เรียนรู้วิธีการทำข้อเสนอที่ดีโดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- ขั้นแรก เชิญลูกค้าเข้าพบเพื่อหารือเกี่ยวกับแผนงาน พยายามบันทึกผลของการสนทนาอย่างรอบคอบและถามคำถามเพื่อให้คุณเข้าใจอย่างถูกต้องว่าต้องทำอะไร
- หลังจากนั้นคุณสามารถโทรหรือส่งอีเมลได้หากยังมีสิ่งที่ต้องชี้แจงหรือสอบถาม
- เมื่อทำข้อเสนอ (ซึ่งจะอธิบายในหัวข้อถัดไป) ให้พยายามค้นคว้าหาข้อมูลเล็กน้อย ตัวอย่างเช่น เพื่อพิสูจน์ว่าบริการที่คุณนำเสนอสามารถนำไปสู่ความสำเร็จสำหรับลูกค้า ให้มองหาผลการสำรวจธุรกิจที่สนับสนุนข้อเสนอของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 จดข้อกำหนดที่ตกลงกันเกี่ยวกับการมอบหมายงานของคุณ
อย่าทำสัญญาจ้างงานในฐานะที่ปรึกษา แต่สุดท้ายคุณจะถูกบังคับให้ทำงานที่คุณไม่เห็นด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้อย่างชัดเจนว่าลูกค้าคาดหวังอะไรจากคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถยื่นข้อเสนอโดยระบุงานที่จำกัดซึ่งทั้งสองฝ่ายตกลงกันไว้ มีหลายสิ่งที่คุณต้องแน่ใจก่อนทำข้อเสนอ เช่น
- งานของคุณและผลลัพธ์ที่ลูกค้าต้องการ
- ตารางงาน
- เป้าหมายเฉพาะที่คุณต้องทำให้สำเร็จภายในวันที่กำหนด
- บางครั้งคุณต้องพูดคุยกับหลาย ๆ คน ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเสนอบริการให้คำปรึกษาเพื่อแก้ไขข้อพิพาทระหว่างผู้บริหารและพนักงาน คุณควรพูดคุยกับตัวแทนของทั้งสองฝ่ายและลูกค้าที่ต้องการบริการของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าได้ทำสัญญาในแง่ของการชำระเงิน
ข้อมูลการชำระเงินเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของข้อเสนอทั้งหมด คุณไม่จำเป็นต้องทำข้อเสนอหากลูกค้าไม่สามารถจ่ายค่าบริการของคุณได้อย่างถูกต้อง ก่อนทำข้อเสนอ ทำข้อตกลงกับลูกค้าเกี่ยวกับจำนวนเงินที่คุณจะได้รับและเงื่อนไข ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถอ้างอิงถึงข้อตกลงเพื่อสร้างข้อเสนอที่ลูกค้าต้องลงนามและตกลง
- นอกจากจำนวนเงินค่าที่ปรึกษาแล้ว คุณต้องทำข้อตกลงกับลูกค้าในแง่ของค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานในขณะที่คุณทำงาน เช่น ค่าน้ำมัน ค่าเครื่องเขียน ค่าเดินทาง และอื่นๆ เพื่อประโยชน์ของคุณเอง ให้ลูกค้าเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายทั้งหมด
- อย่าเสนอคำปรึกษาหากลูกค้าไม่สามารถยืนยันได้ว่าคุณจะได้รับเงินจำนวนเท่าใดและเมื่อใด
ขั้นตอนที่ 4 ถ้าเป็นไปได้ หางานโดยไม่ต้องยื่นข้อเสนอ
ที่ปรึกษามักจะให้คำแนะนำว่า “การเตรียมคำยืนยันง่ายกว่าการเสนอบริการให้คำปรึกษา” โปรดจำไว้ว่าข้อเสนอการให้คำปรึกษาเป็นเพียงข้อเสนอที่ไม่ได้รับประกันว่าคุณจะได้งาน ลูกค้าอาจขอข้อเสนอจากที่ปรึกษาหลายคนและเลือกหนึ่งข้อเสนอให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ทำข้อตกลงกับลูกค้าก่อนทำข้อเสนอ ด้วยวิธีนี้ ลูกค้าเพียงต้องการยืนยันว่าคุณพร้อมที่จะเริ่มทำงาน แทนที่จะพิจารณาว่าข้อเสนอของคุณได้รับการยอมรับหรือไม่
ส่วนที่ 2 จาก 3: การเขียนข้อเสนอ
ขั้นตอนที่ 1 เริ่มต้นด้วยการทักทายผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า
เริ่มต้นข้อเสนอของคุณ เช่น การเขียนจดหมายโดยอธิบายในย่อหน้าสั้นๆ ว่าคุณต้องการทำงานกับลูกค้า และว่าคุณคือผู้สมัครที่ดีที่สุดสำหรับงานเฉพาะ (ซึ่งคุณจะพบกับรายละเอียดเพิ่มเติมในภายหลัง) สำหรับส่วนนี้ คุณสามารถเปิดได้ด้วยคำทักทายที่ "อบอุ่น" และเป็นส่วนตัว แต่ก็ยังต้องฟังดูเป็นมืออาชีพ
- เขียนชื่อลูกค้าอาจใช้ชื่อหรือคำทักทาย "พ่อ" / "แม่" วิธีนี้แสดงว่าข้อเสนอนี้จัดทำขึ้นสำหรับลูกค้าที่ยอมรับโดยเฉพาะ
- ค้นหาข้อเสนอตัวอย่างทางอินเทอร์เน็ตเพื่อให้คุณทราบวิธีการเขียนย่อหน้าเริ่มต้น
ขั้นตอนที่ 2 ระบุงานที่คุณต้องการทำในย่อหน้าแรก
อธิบายสองสามประโยคเกี่ยวกับงานที่ตกลงกันเพื่อแสดงว่าคุณเข้าใจสิ่งที่ต้องทำ ปัญหาที่ต้องแก้ไข ความรับผิดชอบที่ต้องทำให้สำเร็จ และขอบเขตของงาน (โครงการระยะสั้น ระยะยาว ฯลฯ).
อธิบายงานที่คุณจะทำโดยเฉพาะในส่วนนี้ แต่อย่ารวมประเด็นอื่น ๆ โดยละเอียด เช่น ค่าใช้จ่าย ชั่วโมงการทำงาน ฯลฯ เพราะไม่จำเป็น
ขั้นตอนที่ 3 ในย่อหน้าที่สอง ให้อธิบายคุณสมบัติของคุณ
พยายามเสนอตัวเองให้เป็นคนที่เหมาะสมที่สุดสำหรับงานนี้ เพื่อดึงดูดความสนใจของลูกค้า ให้ใส่ภูมิหลังของคุณในด้านการศึกษา การฝึกอบรม และประสบการณ์การทำงานที่ได้รับการตอบรับเชิงบวก นอกจากนี้ คุณอาจอธิบายบุคลิกภาพและค่านิยมของความเชื่อของคุณ แม้ว่าจะต้องได้รับการสนับสนุนจากหลักฐานที่เป็นรูปธรรม
พิจารณาความเป็นไปได้ของการแข่งขันกับที่ปรึกษาอื่นๆ ลองจินตนาการถึงวิธีการให้ผลประโยชน์ที่วัดได้แก่ลูกค้าผ่านด้านการเงินหรือด้านเวลา ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถแสดงความได้เปรียบในการแข่งขันเหนือคู่แข่งด้วยคุณสมบัติที่เท่าเทียมกันหรือดีกว่า แต่ไม่สามารถให้มูลค่าเพิ่มแก่ลูกค้าได้
ขั้นตอนที่ 4 ในย่อหน้าถัดไป ให้อธิบายงานที่คุณเสนอ
ใช้คำศัพท์ที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจงเพื่ออธิบายรายละเอียดว่าคุณจะทำอะไรเพื่อแก้ไขปัญหาของลูกค้า แสดงผลลัพธ์ที่ลูกค้าจะได้รับหลังจากปรึกษาคุณ ระบุคำอธิบายเฉพาะเกี่ยวกับวิธีการทำงานและกำหนดการของคุณ
เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหา คุณต้องอธิบายสิ่งที่คุณต้องการให้ลูกค้าทำในขณะทำงานในแง่ของบุคลากร การเข้าถึงงาน และอุปกรณ์การทำงาน เช่น โดยระบุชื่อบุคลากรที่จะทำงานเต็มเวลากับคุณ แนะนำ พื้นที่สำนักงานที่คุณได้รับอนุญาตให้ทำงาน เข้า ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 5. อธิบายสิ่งที่คุณจะไม่ทำในระหว่างการปรึกษาหารือ
ในฐานะที่ปรึกษา คุณต้องป้องกันปัญหาไม่ให้เกิดขึ้นเนื่องจากขอบเขตงานกว้างขึ้นเพื่อให้ความรับผิดชอบของคุณใหญ่ขึ้น แต่คุณไม่ได้รับค่าตอบแทนเพิ่มเติม กำหนดปัญหาที่คุณจะแก้ไขและอธิบายว่าปัญหาอื่นที่เกี่ยวข้องไม่รวมอยู่ในข้อเสนอ
วิธีที่ถูกต้องในการถ่ายทอดสิ่งนี้คือการนำเสนอทีละจุดเพื่อให้ลูกค้าได้รับข้อมูลอย่างครบถ้วน
ขั้นตอนที่ 6 ส่งใบเสนอราคาสำหรับการให้คำปรึกษาที่คุณจะให้
ข้อเสนอนี้ขึ้นอยู่กับขอบเขตของงานที่คุณต้องทำและใครเป็นลูกค้าของคุณ จำไว้ว่าคุณอาจต้องแข่งขันกับที่ปรึกษาอื่นๆ ดังนั้นให้ตั้งราคาที่แข่งขันได้ตามเงื่อนไขและความต้องการทางธุรกิจของคุณเอง
รวมถึงค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่จำเป็น เช่น ค่าอาหาร ห้องพักในโรงแรม ค่าเดินทาง ฯลฯ จะต้องรับผิดชอบโดยผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า พยายามขออนุมัติตั้งแต่เนิ่นๆ เช่น โดยยืนยันว่าคุณจะส่งใบเสร็จทุกสิ้นเดือน วิธีนี้ช่วยป้องกันไม่ให้ลูกค้าปฏิเสธใบเรียกเก็บเงินของคุณด้วยข้อแก้ตัว: "ไม่เคยให้ความยินยอมในการชำระค่าธรรมเนียม"
ขั้นตอนที่ 7 สรุปข้อเสนอด้วยการสรุป
เช่นเดียวกับการเขียนเรียงความเชิงวิชาการ จุดประสงค์ของย่อหน้าสรุปคือเพื่อให้สรุปเนื้อหาของข้อเสนอทั้งหมด กล่าวถึงความสามารถของคุณในการทำงาน ความพร้อมในการให้คำปรึกษา และความเชื่อของคุณในการส่งมอบผลลัพธ์ที่ลูกค้าคาดหวัง ในย่อหน้าเริ่มต้น คุณอาจปิดท้ายข้อเสนอด้วยการทักทายปิดโดยใส่ชื่อลูกค้าเพื่อให้รู้สึกใกล้ชิดยิ่งขึ้น
เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้ลงนามในข้อเสนอ เขียนวันที่ และเว้นที่ว่างสำหรับลายเซ็นของลูกค้า
ส่วนที่ 3 ของ 3: การสร้างข้อเสนอที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 1 สร้างข้อเสนอที่สั้นและน่าสนใจ
ให้ข้อเสนอของคุณสั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่ให้อธิบายอย่างถูกต้องว่าคุณเป็นใครและงานที่จะทำ ให้ความสำคัญกับคุณภาพ ไม่ใช่ปริมาณ พยายามป้องกันไม่ให้ลูกค้าหาเหตุผลที่จะยกเลิกข้อเสนอของคุณและเลือกข้อเสนอของที่ปรึกษาคนอื่น ดังนั้นทำให้เป็นข้อเสนอที่อ่านง่าย
โดยทั่วไป ข้อเสนอก็เพียงพอที่จะทำในสองหน้า หากคุณต้องการให้ข้อมูลจำนวนมาก ให้แสดงเป็นไฟล์แนบเพื่อไม่ให้ข้อเสนอของคุณยาวเกินไป
ขั้นตอนที่ 2 มุ่งเน้นไปที่ลูกค้า
คุณอาจต้องการใช้ช่องว่างเพื่อแสดงคุณสมบัติของคุณ แต่ลูกค้าคือบุคคลที่สำคัญที่สุดในข้อเสนอ ไม่ใช่คุณ แม้ว่าคุณจะต้องการเล่าเกี่ยวกับตัวเองมากขึ้นก็ตาม ให้ทำเช่นนั้นโดยแสดงให้เห็นว่าคุณเป็นคนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุด ไม่ใช่เฉพาะที่ยิ่งใหญ่ที่สุด
อย่าพูดมากเกินไปเกี่ยวกับประสบการณ์การทำงานของคุณ (หรือสถานที่ที่คุณทำงาน หากคุณไม่ใช่ที่ปรึกษาอิสระ)
ขั้นตอนที่ 3 อย่าใช้ความคิดโบราณ
ลูกค้าจำนวนมาก โดยเฉพาะบริษัทต่างๆ เคยชินกับการได้ยินคำพูดที่ซ้ำซากจำเจที่ไร้ความหมายจากผู้ที่ต้องการมีความสำคัญ อย่าปล่อยให้คุณนำเสนอสิ่งที่น่าเบื่อ เขียนข้อเสนอด้วยประโยคที่กระชับชัดเจน อย่าให้คำมั่นสัญญาที่ฟังดูน่าพึงพอใจกว่าโดยใช้ศัพท์แสงที่ไพเราะ คุณเพียงแค่ต้องสัญญากับผลลัพธ์ที่น่าพึงพอใจ
ตัวอย่างของความคิดโบราณ: "ประสิทธิภาพที่ดีที่สุด", "การทำงานร่วมกัน", "ประสิทธิผล", "เหมาะสมที่สุด" เป็นต้น และแต่ละสายธุรกิจก็มีเงื่อนไขเป็นของตัวเอง คำเหล่านี้หมดความหมายเพราะมีการใช้บ่อยเกินไปและไม่มีประสิทธิภาพอีกต่อไป
ขั้นตอนที่ 4 ให้ความสนใจกับการสะกดคำและไวยากรณ์
แม้ว่าจะดูลำบาก แต่สองสิ่งนี้มีความสำคัญมากในการยื่นข้อเสนอ แม้ว่าคุณจะไม่ได้ให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการเขียนก็ตาม การสื่อสารที่ปราศจากข้อผิดพลาดและเป็นมืออาชีพแสดงให้เห็นว่าคุณได้ทุ่มเทเวลาและความพยายามเพื่อดึงสิ่งที่ดีที่สุดในตัวคุณออกมา ข้อผิดพลาดไม่ได้หมายความว่าคุณไม่มีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับงาน แต่แสดงให้เห็นว่าคุณไม่ได้พยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้ข้อเสนอของคุณถูกต้องทั้งหมด ในการแข่งขันที่ดุเดือดระหว่างผู้แข่งขันสองคนนี้ จะเป็นปัจจัยในการตัดสินใจ
เมื่อข้อเสนอของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว โปรดอ่านอีกครั้งเพื่อปรับปรุงโครงสร้างไวยากรณ์และประโยค หากคุณมีเวลา ขอให้เพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวอ่านและแสดงความคิดเห็น ง่ายต่อการระบุข้อผิดพลาดที่คุณไม่ทราบเพราะไม่ได้เกี่ยวข้องโดยตรงในกระบวนการเขียน
เคล็ดลับ
- เตรียมข้อเสนอที่ทำหน้าที่เป็นจดหมายยืนยันมากกว่าหนังสือชี้ชวน กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณและลูกค้ารู้จักกันดีอยู่แล้ว ได้พูดคุยกันในรายละเอียดเกี่ยวกับงาน และบรรลุข้อตกลงเรื่องค่าใช้จ่ายแล้ว
- อย่าเสนอคำปรึกษาโดยไม่เข้าใจงานที่จะทำ เพราะจะทำให้คุณมีปัญหาขณะทำงานเท่านั้น นอกจากนี้ คุณจะประสบปัญหาร้ายแรงมากขึ้น เนื่องจากคุณต้องเสียค่าใช้จ่ายจำนวนมากและต้องเผชิญกับข้อพิพาทกับลูกค้าในการทำงานที่คุณไม่เข้าใจ
