ใครบอกว่าการเขียนอีเมลเป็นวิธีสื่อสารที่ง่ายที่สุด? อันที่จริง การเขียนอีเมลก็มีจริยธรรมเช่นกัน กล่าวอีกนัยหนึ่ง รูปแบบของภาษาในอีเมลที่มุ่งเป้าไปที่เพื่อนร่วมชั้นและสำหรับอาจารย์ แน่นอนว่าต้องมีความโดดเด่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากการศึกษาในระบบเป็นประตูสู่อาชีพที่มีศักยภาพ ด้วยเหตุนี้ การโต้ตอบทั้งหมดที่เกิดขึ้นจึงต้องดำเนินการอย่างมืออาชีพ รวมถึงการส่งอีเมลด้วย ตัวอย่างเช่น อีเมลควรส่งด้วยที่อยู่อีเมลวิชาการของคุณเสมอ และควรเปิดด้วยคำทักทายที่เป็นทางการเสมอ ปฏิบัติต่อปฏิสัมพันธ์เหมือนจดหมายธุรกิจที่เป็นทางการ นั่นคือ ทำความเข้าใจประเด็นของคุณให้ชัดเจน รัดกุม และชัดเจน และใช้ไวยากรณ์ที่ดี!
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การสร้างความประทับใจเชิงบวก
ขั้นตอนที่ 1 อ่านหลักสูตรเพื่อหาคำตอบสำหรับคำถามของคุณ
โดยทั่วไป คำถามของคุณจะได้รับการตอบในเอกสารที่อาจารย์ให้ไว้เมื่อเริ่มต้นกระบวนการบรรยาย ด้วยเหตุนี้ การยืนกรานที่จะถามอาจารย์ของคุณจะทำให้คุณดูเหมือนนักเรียนที่ไม่จริงจัง และยังอาจทำให้อาจารย์ไม่พอใจว่าเนื้อหาในอีเมลของคุณใช้เวลาอันมีค่า
- หลักสูตรโดยทั่วไปจะมีข้อมูลเกี่ยวกับการมอบหมาย กำหนดเวลาส่งงาน นโยบายในชั้นเรียน และรูปแบบการมอบหมาย
- หากอาจารย์ให้แต่รายการอ่าน การส่งอีเมลเพื่อขอเนื้อหาที่ไม่ได้อธิบายไว้ในหลักสูตรการบรรยายก็ไม่ผิด
ขั้นตอนที่ 2 ใช้ที่อยู่อีเมลวิชาการของคุณ
เป็นไปได้ว่าอาจารย์ของคุณจะได้รับอีเมลหลายสิบฉบับในแต่ละวัน นั่นเป็นเหตุผลที่คุณควรใช้ที่อยู่อีเมลของนักวิชาการเพื่อไม่ให้อีเมลไปอยู่ในกล่องสแปมโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ การส่งอีเมลด้วยที่อยู่อีเมลทางวิชาการจะดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น และจะช่วยให้อาจารย์ระบุชื่อผู้ส่งได้อย่างชัดเจน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากที่อยู่อีเมลทางวิชาการโดยทั่วไปจะมีชื่อเต็มของนักเรียนด้วย
ขั้นตอนที่ 3 รวมเรื่องตัวแทน
กล่าวอีกนัยหนึ่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอาจารย์รู้จักเนื้อหาในอีเมลของคุณ แม้ว่าเขาจะอ่านเฉพาะหัวข้อก็ตาม การรู้จุดประสงค์ของอีเมลตั้งแต่เริ่มต้นจะช่วยให้ผู้สอนจัดสรรเวลาที่เหมาะสมในการอ่านและตอบกลับ ดังนั้น ให้ใส่หัวเรื่องอีเมลที่ชัดเจนและรัดกุมเสมอ!
ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า “คำถามเกี่ยวกับการมอบหมายงานล่าสุด” หรือ “เรียงความขั้นสุดท้าย”
ขั้นตอนที่ 4 เริ่มอีเมลโดยระบุชื่อและตำแหน่งอาจารย์ผู้สอน
ไม่ว่าความปรารถนาของคุณจะสำคัญแค่ไหน ให้เริ่มอีเมลของคุณด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการ เหมือนกับที่คุณทำเมื่อคุณเขียนจดหมายทางการที่คล้ายกัน ตัวอย่างเช่น เริ่มต้นอีเมลโดยเขียนว่า “Dear. ดร. โจนส์” ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค อย่าลืมใช้ชื่อเล่นที่ตรงกับความชอบของอาจารย์ด้วยล่ะ!
- หากคุณไม่แน่ใจว่าอาจารย์ที่เป็นปัญหาได้รับปริญญาเอก ให้เรียกเขาว่า “คุณโจนส์”
- หากคุณสองคนมีปฏิสัมพันธ์ส่วนตัวกันบ่อยๆ การใช้คำทักทายแบบเป็นกันเองก็ไม่ผิดอะไร เช่น “สวัสดีครับท่าน/ดร. โจนส์”
ส่วนที่ 2 จาก 3: การเขียนเนื้อหาอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 ระบุตัวตนให้ชัดเจน
เนื่องจากอาจารย์ที่เป็นปัญหาไม่ได้เพียงสอนคุณเท่านั้น จึงมีแนวโน้มว่าเขาหรือเธอจะต้องได้รับการเตือนถึงตัวตนของคุณ ดังนั้นควรเริ่มอีเมลโดยระบุชื่อของคุณตลอดจนชื่อหลักสูตรที่นำคุณมารวมกันและชั่วโมงการบรรยายเช่น "ชั้นเรียนการตลาดในช่วงบ่าย"
ขั้นตอนที่ 2 มุ่งเน้นที่จุดของคุณ
จำไว้ว่าอาจารย์เป็นคนที่ยุ่งมาก ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาของอีเมลของคุณไม่ซับซ้อน เพื่อไม่ให้ใช้เวลามากเกินไปกับสิ่งที่ไม่สำคัญ อธิบายประเด็นของคุณอย่างกระชับ ตรงไปตรงมา และชัดเจน และหลีกเลี่ยงรายละเอียดที่ไม่สำคัญหรือไม่เกี่ยวข้อง
ตัวอย่างเช่น หากคุณมีคำถามเกี่ยวกับงานที่ได้รับมอบหมาย ให้พูดให้ชัดเจน: “มีบางอย่างที่ฉันต้องการถามคุณเกี่ยวกับงานที่คุณมอบหมายเมื่อวันพฤหัสบดีที่แล้ว งานต้องทำเป็นกลุ่มหรือเป็นรายบุคคลใช่ไหมครับคุณผู้หญิง”
ขั้นตอนที่ 3 เขียนประโยคที่สมบูรณ์
จำไว้ว่าอีเมลเหล่านี้ไม่ใช่การอัพโหลดบน Facebook หรือข้อความถึงเพื่อนของคุณ! นั่นคือ ใช้ประโยคที่สมบูรณ์และเป็นทางการเสมอเพื่อแสดงความเป็นมืออาชีพของคุณ
- ตัวอย่างเช่น อย่าเขียนว่า "เนื้อหาในคลาสที่แล้วเจ๋งมาก คุณนาย!"
- ให้ลองเขียนว่า "ขอบคุณสำหรับเนื้อหาสุดท้ายที่คุณสอนซึ่งทำให้เข้าใจของฉันได้กระจ่างขึ้น"
ขั้นตอนที่ 4 ใช้เสียงอีเมลที่ถูกต้อง
เมื่อติดต่อกับครูเป็นครั้งแรก อย่าลืมใช้น้ำเสียงและไวยากรณ์แบบมืออาชีพ นั่นคืออย่าใช้อีโมติคอนด้วยเหตุผลใดก็ตาม! หากคุณส่งข้อความถึงวิทยากรหลายครั้ง คุณควรเขียนอีเมลด้วยน้ำเสียงที่เป็นกันเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้สอนเป็นคนแรกที่ทำตัวไม่เป็นทางการ (เช่น ส่งอีโมติคอนให้คุณ)
ขั้นตอนที่ 5. แสดงคำขอของคุณอย่างสุภาพ
อันที่จริง นักเรียนจำนวนมากชอบเรียกร้องอาจารย์ของตน อย่าทำอย่างนั้น เพราะมันจะไม่ช่วยให้คุณได้อะไรเลย! ให้ระบุความตั้งใจของคุณในรูปแบบของคำขอที่อาจารย์ของคุณอาจเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วย
ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการขอขยายเวลาส่งงาน อย่าเขียนว่า "คุณยายของฉันเพิ่งเสียไป ดังนั้นโปรดขยายเวลาส่งงาน ตกลงไหม" ให้เขียนประโยคที่สุภาพกว่านี้แทน "ฉันขอโทษครับ/คุณผู้หญิง สัปดาห์นี้เป็นเรื่องยากสำหรับฉันเพราะคุณยายของฉันเพิ่งจากไป ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณจะยินดีที่จะขยายเวลาให้ฉันเกี่ยวกับการส่งเอกสารหรือไม่"
ขั้นตอนที่ 6 ใช้เครื่องหมายวรรคตอนที่ถูกต้อง
หากอีเมลมุ่งเป้าไปที่เพื่อน แน่นอนว่าผู้รับอีเมลจะไม่มีปัญหากับการใส่จุดหรือจุลภาคอย่างไม่ถูกต้อง แต่ถ้าเป็นอีเมลสำหรับครู ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องหมายวรรคตอนแต่ละอันอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 7 เขียนแต่ละคำด้วยการสะกดคำที่ถูกต้อง
แม้จะมีการใช้ภาษาข้อความอย่างแพร่หลายบนอินเทอร์เน็ต แต่อย่าใช้ในอีเมลแบบมืออาชีพ! กล่าวอีกนัยหนึ่ง เขียนแต่ละคำในรูปแบบเต็ม เช่น "นาย" แทนที่จะเป็น "นาย" ใช้การสะกดคำที่ถูกต้องเพื่อทำให้อีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น!
อย่าลืมตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหาของอีเมลด้วยความช่วยเหลือของแอปพลิเคชันหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อตรวจสอบการสะกดคำ
ขั้นตอนที่ 8 วางตัวพิมพ์ใหญ่อย่างถูกต้อง
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คำที่ขึ้นต้นประโยคต้องเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ เช่นเดียวกับคำนามบางประเภท (เช่น ชื่อเล่น) อย่าปฏิบัติกับอีเมลเช่นการสนทนาทางข้อความและให้แน่ใจว่าคุณใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่อย่างถูกต้องเสมอ
ส่วนที่ 3 จาก 3: การสิ้นสุดอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 ระบุการดำเนินการที่ครูของคุณต้องทำ
กล่าวอีกนัยหนึ่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าความต้องการหรือคำขอของคุณระบุไว้อย่างชัดเจนที่ส่วนท้ายของอีเมล ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการคำตอบจากเขา อย่าลืมพูดออกไป หากคุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องพบกับเขา ให้สื่อถึงจุดประสงค์นั้นด้วย
ขั้นตอนที่ 2 อ่านไวยากรณ์ที่ใช้ในอีเมลอีกครั้ง
สแกนอีเมลเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ บ่อยครั้ง กระบวนการนี้จะช่วยให้คุณระบุข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ หนึ่งหรือสองข้อที่ต้องแก้ไข
ขั้นตอนที่ 3 อ่านอีเมลซ้ำจากมุมมองของครู
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณไม่ได้ดูเหมือนคุณต้องการอะไร ตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าเจตนาของคุณได้รับการถ่ายทอดอย่างตรงไปตรงมา ชัดเจน และไม่ถูกแต่งแต้มด้วยข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความสำคัญน้อยกว่า นอกจากจะไม่มีประสิทธิภาพแล้ว พฤติกรรมนี้ยังถือว่าไม่เป็นมืออาชีพอีกด้วย
ขั้นตอนที่ 4 จบอีเมลด้วยคำทักทายปิดอย่างเป็นทางการ
เช่นเดียวกับเมื่อคุณเริ่มอีเมลด้วยคำทักทายแบบมืออาชีพ ให้ทำเช่นเดียวกันนี้เพื่อสิ้นสุดอีเมล ตัวอย่างเช่น ใช้คำทักทายปิดอย่างเป็นทางการ เช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "คำทักทาย" ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาคและลงท้ายด้วยชื่อเต็มของคุณ
ขั้นตอนที่ 5. ส่งอีเมลอีกครั้งหลังจากผ่านไปหนึ่งสัปดาห์
เมื่อส่งอีเมลแล้ว อย่าข่มขู่อาจารย์เพื่อตอบกลับ อย่างไรก็ตาม หากไม่มีการตอบกลับอีเมลของคุณเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์หรือนานกว่านั้น คุณควรลองส่งอีเมลเดิมกลับมา เผื่อว่าเขาจะพลาดอีเมลฉบับแรกของคุณไป
ขั้นตอนที่ 6 ตอบกลับอีเมลตอบกลับที่คุณได้รับ
หลังจากได้รับอีเมลตอบกลับจากอาจารย์ที่เป็นปัญหาแล้ว อย่าลืมตอบกลับเพื่อแสดงว่าคุณได้รับอีเมลอย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งข้อความขอบคุณสั้นๆ หรือหากจำเป็น ให้ตอบกลับด้วยกฎการเขียนเดียวกันเพื่อให้ฟังดูเป็นมืออาชีพ หากปัญหาหรือคำถามของคุณยังไม่ได้รับคำตอบทางอีเมล ให้ลองขอให้เขาไปพบด้วยตนเอง
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า “ขอบคุณสำหรับคำตอบครับท่าน แล้วเจอกันในชั้นเรียน”
- หากคุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องพบอาจารย์ในภายหลัง ให้ลองเขียนว่า “ฉันซาบซึ้งในความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้ ถ้าคุณต้องการ ฉันสามารถพบคุณโดยตรงเพื่อพูดคุยในรายละเอียดเพิ่มเติมได้หรือไม่”
