ใบเรียกเก็บเงินคือรายการราคาสินค้าที่ขายหรือให้บริการ Microsoft Word ช่วยให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยเทมเพลตที่มีอยู่หรือด้วยการออกแบบของคุณเอง ขั้นตอนด้านล่างแนะนำคุณในการสร้างใบแจ้งหนี้ใน Word 2003, 2007 และ 2010
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 1: ดาวน์โหลดเทมเพลตสำเร็จรูป
ขั้นตอนที่ 1 สร้างเอกสารใหม่
แม้ว่าเทมเพลตสำเร็จรูปจะไม่ใช่เอกสารใหม่ ให้เริ่มการเรียกเก็บเงินเสมือนว่าคุณกำลังสร้างเอกสารใหม่
- ใน Word 2003 เลือก "ใหม่" จากเมนูไฟล์
- ใน Word 2007 ให้คลิกปุ่ม Office ที่มุมซ้ายบนของหน้าต่าง จากนั้นเลือก "ใหม่" จากเมนูไฟล์
- ใน Word 2010 ให้คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วเลือกตัวเลือก ใหม่ จากรายการตัวเลือกทางด้านซ้ายของหน้าต่าง
- อย่าคลิกแถบเครื่องมือใหม่ใน Word 2003 หรือปุ่ม New ในแถบเครื่องมือด่วนใน Word 2007/2010 ปุ่มนี้อนุญาตให้คุณสร้างเอกสารใหม่โดยใช้เทมเพลต Normal.dot หรือ Normal.dotx ใช้วิธีนี้หากต้องการสร้างใบเรียกเก็บเงินจากเอกสารเปล่า
ขั้นตอนที่ 2 ค้นหาเทมเพลตที่คุณต้องการ
- ใน Word 2003 และ 2007 ให้เลือก Invoices จากตัวเลือก "Available Office Templates" ที่ด้านซ้ายของบานหน้าต่างงาน New Document เลือกประเภทเทมเพลตจากรายการในหน้าต่างตรงกลาง จากนั้นเลือกเทมเพลตการเรียกเก็บเงินที่ปรากฏขึ้น
- ใน Word 2010 ให้เลือกใบแจ้งหนี้จากส่วนเทมเพลต Office ที่พร้อมใช้งานของเทมเพลต Office.com คลิกสองครั้งที่โฟลเดอร์แม่แบบที่คุณต้องการสร้าง จากนั้นเลือกหนึ่งในแม่แบบการเรียกเก็บเงินที่ปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 ดาวน์โหลดเทมเพลตโดยคลิกปุ่ม "ดาวน์โหลด" ตรงกลางหน้าจอ
จากนั้น คุณสามารถเปลี่ยนแปลงใบเรียกเก็บเงิน โดยมีข้อมูลอยู่ที่ด้านล่างของบทความนี้ หลังจากทำการเปลี่ยนแปลงแล้ว ให้บันทึกค่าใช้จ่าย
คุณยังสามารถเข้าถึงเทมเพลตการเรียกเก็บเงินสำหรับ Word และ Excel ได้โดยตรงจากเว็บไซต์ของ Microsoft ที่ https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1.. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกที่เหมาะสม ใบแจ้งหนี้ ด้วย Word รุ่นของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 วิธีที่สอง:
การสร้างใบแจ้งหนี้จากเอกสารเปล่า
ขั้นตอนที่ 5. สร้างหัวบิล
จดชื่อบริษัทของคุณและใส่คำอธิบาย "การเรียกเก็บเงิน" ที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแสดงรายการ "ข้อเสนอ" หากเอกสารนั้นเป็นเพียงใบเสนอราคา ไม่ใช่ใบเรียกเก็บเงิน
- คุณสามารถใส่ส่วนหัวที่ด้านบนของหน้า หรือใช้ฟังก์ชันส่วนหัวของ Word หากคุณกำลังใช้ฟังก์ชันส่วนหัวของ Word และคาดคะเนว่าใบเรียกเก็บเงินจะเกินหนึ่งแผ่น คุณสามารถใช้ตัวเลือก หน้าแรกต่างกัน เพื่อแสดงรายการส่วนหัวแบบเต็มในหน้าแรกและส่วนหัวสรุปในหน้าถัดไป
- ชื่อบริษัทจะต้องเป็นแบบอักษรเดียวกับเอกสารอื่นๆ ของบริษัท
- ใบเรียกเก็บเงินต้องเขียนในขนาดที่ใหญ่เพียงพอเพื่อให้ผู้รับเอกสารสามารถระบุได้
ขั้นตอนที่ 6 เขียนวันที่เรียกเก็บเงินใกล้กับด้านบนของเอกสารทางด้านขวาของใบแจ้งยอด
อย่างไรก็ตาม คุณไม่จำเป็นต้องใส่วันที่เท่ากับคำอธิบาย
Word มีฟีเจอร์วันที่อัตโนมัติที่สามารถแทรกวันที่ของวันนี้ให้คุณได้ แม้ว่าจะมีประโยชน์มาก แต่อย่าใช้คุณลักษณะนี้สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากวันที่จะเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาเมื่อเปิดเอกสาร แม้ว่าวันที่เก็บรักษาจะไม่เปลี่ยนแปลง การเรียกเก็บเงินจะดูที่วันที่ในใบเรียกเก็บเงินเพื่อดูว่าคุณได้รับเงินเมื่อใด
ขั้นตอนที่ 7 ระบุบิล
หมายเลขนี้ควรปรากฏที่ด้านบนของใบเรียกเก็บเงินด้วย การกำหนดหมายเลขบิลจะทำให้คุณติดตามบิลได้ง่ายขึ้นหากคุณเปิดบิลไว้หลายใบ คุณสามารถกำหนดหมายเลขใบเรียกเก็บเงินของคุณได้สองวิธีดังต่อไปนี้:
- การกำหนดหมายเลขโกลบอลที่ไม่เกี่ยวข้องกับไคลเอ็นต์ ดังนั้น คุณสามารถจัดเก็บเอกสารการเรียกเก็บเงินทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์เดียว
- การกำหนดหมายเลขพิเศษสำหรับลูกค้าแต่ละราย ใช้การกำหนดหมายเลขนี้หากคุณต้องการสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับลูกค้าแต่ละราย คุณอาจต้องการใส่ชื่อลูกค้าบางส่วนในหมายเลขการเรียกเก็บเงิน เช่น "Swithin1"
ขั้นตอนที่ 8 แสดงที่อยู่ของผู้ส่งและผู้รับ
รวมที่อยู่และชื่อของคุณ ตลอดจนที่อยู่ของลูกค้าในใบเรียกเก็บเงิน
ข้อมูลติดต่อของคุณควรประกอบด้วยชื่อบริษัท ชื่อผู้รับเงิน ที่อยู่ลูกค้า และโทรศัพท์ แฟกซ์และอีเมล หากจำเป็น
ขั้นตอนที่ 9 จดข้อมูลการเรียกเก็บเงิน
ฟีเจอร์ตารางใน Microsoft Word ช่วยให้คุณสร้างแถวและคอลัมน์สำหรับข้อมูลการเรียกเก็บเงินได้ง่าย เช่น ปริมาณรายการ คำอธิบายรายการ/บริการ ราคาต่อหน่วย/ค่าบริการ และราคารวมของรายการที่ซื้อ
ฟีเจอร์ตารางใน Word ยังให้คุณทำการคำนวณได้ แทนที่จะคำนวณราคารวมของสินค้าที่ซื้อด้วยตนเอง คุณสามารถคูณปริมาณด้วยราคาได้ หลังจากนั้นคุณสามารถคำนวณผลรวมย่อยทั้งหมดเพื่อค้นหายอดรวม
ขั้นตอนที่ 10. เขียนบิลทั้งหมดทางด้านขวาของบิล ใต้ราคาต่อรายการ
คุณสามารถระบุการเรียกเก็บเงินทั้งหมดเป็นตัวหนาเพื่อให้ดูได้ง่ายขึ้น
หากคุณกำลังเรียกเก็บภาษีขาย ให้แสดงผลรวมย่อยของสินค้า/บริการทั้งหมด จากนั้นจดภาษีที่เรียกเก็บ และรวมเปอร์เซ็นต์ภาษีทางด้านซ้ายของมูลค่าภาษี หลังจากนั้นให้เขียนยอดรวมด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 11 รวมกฎการชำระเงิน
คุณสามารถแสดงกฎการชำระเงินที่ด้านบนหรือด้านล่างของข้อมูลการเรียกเก็บเงิน กฎการชำระเงินที่ใช้กันทั่วไปคือ "จ่ายเมื่อบิลมาถึง" "ครบกำหนดใน 14 วัน" "ครบกำหนดใน 30 วัน" หรือ "ครบกำหนดใน 60 วัน"
คุณอาจต้องการรวมบันทึกช่วยจำที่ด้านล่างของบิลเพื่ออธิบายวิธีชำระเงิน ข้อมูลทั่วไป หรือขอบคุณลูกค้าที่ใช้บริการของคุณ
ขั้นตอนที่ 12. บันทึกบิลด้วยชื่อที่เข้าใจง่ายและอธิบายประเภทของบิล
คุณยังสามารถใส่ชื่อบริษัท หมายเลขการเรียกเก็บเงิน และชื่อลูกค้าได้
เคล็ดลับ
- หลังจากบันทึกเอกสารใบแจ้งหนี้ คุณสามารถใช้เอกสารเป็นเทมเพลตเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้อื่นได้โดยใช้ฟังก์ชัน "ใหม่จากที่มีอยู่" เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ คุณยังสามารถบันทึกใบแจ้งหนี้ในรูปแบบเทมเพลต.dot หรือ.dotx เพื่อใช้ในอนาคตได้อีกด้วย
- อีกวิธีในการดูใบแจ้งหนี้และข้อมูลอื่นๆ คือการสร้างสมุดงาน Microsoft Excel และวางลิงก์ไปยังไฟล์จากใบเรียกเก็บเงินในรูปแบบ Word เมื่อคุณอัปเดตเวิร์กบุ๊ก ให้คลิกขวาที่เวิร์กชีตที่วางแล้วเลือก "อัปเดตลิงก์" เพื่อดูการเปลี่ยนแปลง
