การเขียนที่อยู่อย่างเป็นทางการบนซองจดหมายมีประโยชน์สำหรับหลาย ๆ อย่าง รวมถึงการแสดงความเคารพต่อผู้รับและการแสดงความเป็นทางการของงาน วิธีดำเนินการจะขึ้นอยู่กับว่างานนั้นเป็นทางการหรือไม่ เช่น งานแต่งงาน งานการกุศล หรือเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ (รวมถึงการส่งประวัติย่อหรือติดต่อลูกค้าใหม่) คู่มือนี้จะแสดงวิธีการเขียนที่อยู่อย่างเป็นทางการอย่างสุภาพและเหมาะสมสำหรับทุกสถานการณ์ทางธุรกิจ/ที่เป็นทางการ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การเขียนที่อยู่สำหรับโอกาสทางการ
ขั้นตอนที่ 1. ตรวจสอบข้อมูล
ก่อนที่คุณจะเขียนที่อยู่ของคุณลงบนซองสำหรับงานที่เป็นทางการ (เช่น งานแต่งงาน งานการกุศล การขลิบ) คุณควรตรวจสอบที่อยู่และข้อมูลตำแหน่งงานของแต่ละคน
- เขียนที่อยู่ด้วยมือหรือพิมพ์ลงบนซองจดหมาย คุณสามารถจ้างบริการของนักเขียนที่สวยงามหรือผู้ที่ได้รับการฝึกฝนอย่างมืออาชีพในการเขียนเอกสารที่มีฝีมือ ซึ่งเป็นทางเลือกที่คุณสามารถทำได้
- ซองจดหมายที่เขียนด้วยมือคุณเองหรือนักเขียนคนสวยที่ใช้หมึกสีเข้มเป็นตัวเลือกปกติสำหรับโอกาสทางธุรกิจที่ไม่ใช่ทางการ
- ซื้อกระดาษและซองจดหมายคุณภาพสูงซึ่งมักจะขายเป็นชุด ทั้งสองสิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับการแสดงระดับอย่างเป็นทางการของกิจกรรมของคุณ
- จำไว้ว่าซองจดหมายเหล่านี้มีไว้สำหรับโอกาสทางการ: สะกดทุกคำที่คุณเขียน อย่าย่ออะไรนอกจาก "นาย" "นาง" หรือ "นาง"
ขั้นตอนที่ 2 เขียนชื่อแขกที่บรรทัดแรกของซองจดหมาย
วิธีที่คุณเขียนชื่อเหล่านี้ควรขึ้นอยู่กับสถานภาพการสมรสและ/หรืออาชีพของพวกเขา
- เขียนชื่อผู้หญิงตามสถานภาพสมรสหรือตำแหน่งทางอาชีพของเธอ ผู้หญิงที่แต่งงานแล้วมักใช้ "นาง" ในบางกรณี ผู้หญิงคนนั้นอาจยังต้องการถูกเรียกว่า "คุณหญิง" ผู้หญิงที่หย่าร้างหรืออายุเกิน 18 ปีมักใช้ "นน" สำหรับผู้หญิงที่อายุน้อยกว่า คุณยังสามารถเขียนว่า "นางสาว" ได้ด้วย ตัวอย่างเช่น: "นางกฤษดายานี" "นางเชอริน่า มูนาฟ"
- รายชื่อผู้ชายทั้งหมดที่ขึ้นต้นด้วย "นาย" ตัวอย่างเช่น "นายอเด ไร"
- หากคุณกำลังเขียนชื่อบนซองสำหรับผู้ชายที่มีชื่อเดียวกับพ่อของเขา (ปกติจะเป็นชาวต่างชาติ) ให้ใช้ "จูเนียร์" หรือ "คุณชาย" ที่ส่วนท้ายของแต่ละชื่อ ตัวอย่างเช่น: "Mr. Christopher Smith, Jr." หรือ "นายคริสโตเฟอร์ สมิธ จูเนียร์"
- หากชายคนหนึ่งใช้ชื่อเดียวกับพ่อและปู่ของเขา และถือว่าเขาเป็นส่วนหนึ่งของ "รุ่นที่สาม" หรือหลังจากนั้น (โดยปกติเป็นคนต่างชาติ) ให้ใช้เลขโรมันเขียนชื่อของเขา ตัวอย่างเช่น: "Mr. Christopher Smith IV"
- เขียนชื่อคู่สมรสตามสถานภาพการสมรส การเขียนชื่อคู่สมรสจะแตกต่างจากคู่สมรส
- เขียนชื่อคู่สมรสว่า "คุณ" และ "นาง" ตามด้วยชื่อผู้ชาย ตัวอย่างเช่น "นายและนางโจนาธาน มาริโอ" จดชื่อคู่ที่ยังไม่ได้แต่งงานพร้อมชื่อและชื่อเล่นตามลำดับ ตัวอย่างเช่น "นางเจน โด" และ "นายจอห์น สมิธ"
- เขียนชื่อชายและหญิงพร้อมตำแหน่งมืออาชีพหากมี เขียนบนซองโดยไม่ต้องใช้ "คุณ" "นาง" "นางสาว" หรือ "คุณ" ต่อหน้าพระนามของพระองค์
- ชื่อเรื่องที่ผู้คนอาจใช้ ได้แก่ "ดร." “หลวงปู่(หลวงพ่อ)” หรือ “ผู้พิพากษา”. หากคุณไม่แน่ใจในชื่อที่เป็นทางการของบุคคลและไม่พบข้อมูล กฎทั่วไปคือการ "เพิ่ม" ตำแหน่งที่คุณคาดเดาสำหรับเขาหรือเธอ ตัวอย่างเช่น หากคุณไม่แน่ใจว่าตำแหน่งของบุคคลใดเป็นกัปตันหรือนายพลในกองทัพ ให้เขียนชื่อเป็น "นายพล" ด้วยวิธีนี้คุณจะไม่ทำให้ใครขุ่นเคือง ต่อไปนี้คือรายชื่อหนังสือที่คุณอาจพบเมื่อเขียนชื่อของคุณลงในซองสำหรับกิจกรรมที่เป็นทางการ:
- เขียนชื่อเด็กๆ ลงบนซองด้วย หากเด็กไม่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมกิจกรรมของคุณ อย่าจดชื่อพวกเขา หากคุณเชิญเด็ก ๆ ให้เขียนเฉพาะชื่อในบรรทัดที่สองใต้ชื่อพ่อแม่
ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มที่อยู่ในบรรทัดที่สอง
เขียนข้อมูลนี้ไว้ใต้ชื่อบุคคล รวมทั้งชื่อเด็กบนซองจดหมายด้วย
เช่นเดียวกับชื่อและชื่อเรื่อง ไม่ต้องย่อที่อยู่ เขียนคำเช่น "ถนน" "ถนน" หรืออย่างอื่น ตัวอย่างเช่น: "Jalan Musik Abubakar 200" "Bulevar Raya 13"
ขั้นตอนที่ 4. เขียนชื่อเมือง จังหวัด และรหัสไปรษณีย์ในบรรทัดสุดท้าย
ตัวอย่างเช่น: "จาการ์ตา DKI จาการ์ตา 14240"
- หากคุณไม่ทราบรหัสไปรษณีย์ ให้ค้นหาทางออนไลน์
- หากมีรูปแบบเฉพาะในประเทศของคุณ ให้ดูผลลัพธ์ของรูปแบบการจัดรูปแบบสำหรับที่อยู่ต่างประเทศ
วิธีที่ 2 จาก 2: การเขียนที่อยู่ในจดหมายธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด
ตรวจสอบชื่อ ตำแหน่ง และที่อยู่
- ใช้กระดาษสีงาช้างหรือกระดาษขาวล้วนคุณภาพสูงและซองจดหมายที่เหมาะสม บรรจุภัณฑ์แบบนี้แสดงถึงความรู้สึกแบบมืออาชีพ
- ใช้ที่อยู่สำหรับส่งคืนและไปรษณีย์ (ส่งคืน) หรือซองจดหมายที่เขียนด้วยลายมือ/พิมพ์ (ถ้าเป็นไปได้) ฉลากและซองจดหมายที่พิมพ์/พิมพ์และซองจดหมายมักจะถือว่ามีความเป็นมืออาชีพมากกว่า
- ใช้ซองจดหมายที่พิมพ์แล้วสำหรับธุรกิจของคุณ ซองธุรกิจที่เป็นทางการประกอบด้วยชื่อ ที่อยู่ และโลโก้ของธุรกิจ
- ใช้ซองจดหมายที่พิมพ์/พิมพ์พร้อมที่อยู่ธุรกิจของคุณ หากคุณไม่มีซองจดหมายธุรกิจที่เป็นทางการซึ่งพิมพ์โลโก้ของคุณ เขียนข้อมูลชื่อและที่อยู่ ทำด้วยมือด้วยตัวอักษรบล็อกเรียบร้อย และด้วยหมึกสีน้ำเงินหรือสีดำ หากคุณไม่สามารถพิมพ์หรือพิมพ์ซองจดหมายธุรกิจของคุณเองได้
ขั้นตอนที่ 2 เขียนชื่อธุรกิจในบรรทัดแรกของที่อยู่
ตัวอย่างเช่น "เจเนอรัลอิเล็กทริก" "Google, Inc."
- เขียนชื่อผู้รับในบรรทัดที่สอง ใช้ "UP (For Attention):" เพื่อระบุผู้รับ ตามด้วยชื่อเรื่อง ตัวอย่างเช่น "UP: Mr. John Smith" "UP: Dr. Charlotte Parker"
- ใช้กฎเดียวกันกับกฎสำหรับการเขียนปริญญาธุรกิจในงานที่เป็นทางการ อาจมีข้อยกเว้นบางประการสำหรับนักบัญชีและทนายความ ตัวอย่างเช่น: "UP: Mr. John Smith, CPA" หรือ UP: Attorney Charlotte Parker" คุณสามารถเขียน "Charlotte Parker, Lawyer" โดยไม่มี "Ms" สำหรับผู้สนับสนุนเหล่านี้
- ชื่อธุรกิจทั่วไปสำหรับผู้หญิงคือ "นาง" เว้นแต่คุณจะรู้ว่าเธอต้องการถูกเรียกว่า "นาง" ถ้าเขามีชื่ออื่นเช่น "ดร." หรือ "รับบี" ใช้ชื่อเรื่อง
- ใช้ชื่อตำแหน่งหากคุณไม่ทราบชื่อเต็มของผู้รับเท่านั้น ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งจดหมายถึงประธานของบริษัทใดบริษัทหนึ่ง ให้เขียนวลีแบบนี้บนซองจดหมาย: "ถึงประธานาธิบดี"
ขั้นตอนที่ 3 เขียนที่อยู่ในบรรทัดที่สองของซองจดหมาย
อย่าใช้ตัวย่อในที่อยู่ เขียนคำเช่น "ถนน" "ถนน" หรืออย่างอื่น ตัวอย่างเช่น: "Like Way 200" "Play Boulevard 15"
ขั้นตอนที่ 4 เขียนข้อมูลเมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์ในบรรทัดสุดท้าย
ตัวอย่างเช่น "สุราบายา ชวาตะวันออก 32177"
- หากคุณไม่ทราบรหัสไปรษณีย์ ให้ค้นหาทางออนไลน์
- หากมีรูปแบบเฉพาะในประเทศของคุณ ให้ดูผลลัพธ์ของรูปแบบการจัดรูปแบบสำหรับที่อยู่ต่างประเทศ
