การจัดการกิจกรรมเป็นประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยม ไม่ว่าจะเป็นงานเลี้ยงส่วนตัว งานองค์กร ครอบครัวและเพื่อนฝูง หรืองานแต่งงานและกิจกรรมทางการอื่นๆ งานนี้ทำยากมาก แต่ก็น่าพอใจมากเช่นกัน คุณสามารถสร้างความแตกต่างให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องได้อย่างแท้จริง ซึ่งจะซาบซึ้งในการต้อนรับและความพยายามของคุณในการจัดงานเลี้ยงวันเกิด วันครบรอบ งานแต่งงาน หรืองานเฉลิมฉลองอื่นๆ ขั้นตอนด้านล่างจะสอนวิธีการเป็นผู้จัดการกิจกรรมที่ดี ให้คำแนะนำในการแก้ปัญหา และหลีกเลี่ยงปัญหาทั้งหมดผ่านการวางแผนอย่างรอบคอบ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 5: การเรียนรู้พื้นฐาน
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดเป้าหมายและเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุ
ทั้งหมดนี้ดูสมเหตุสมผลเกินไป แต่คุณต้องจดไว้เพื่อดูว่าสถานที่จัดงานขนาดใดเหมาะที่สุด งบประมาณที่เหมาะสม วัตถุประสงค์ของงาน จำนวน (หรือประเภท) ของแขก และกลยุทธ์ที่ควรปฏิบัติตาม เหตุการณ์เฉพาะของคุณ ผลลัพธ์สุดท้ายในอุดมคติคืออะไร? คุณต้องการบรรลุอะไร
- เมื่อคุณตัดสินใจว่าจะจัดงานอะไร (งานเฉลิมฉลอง การระดมทุน การศึกษา การขาย ข้อเสนอ ฯลฯ) ให้คิดว่าทำไมคุณถึงทำ การรู้แรงจูงใจสามารถช่วยให้คุณจดจ่อและมีพลัง
- การกำหนดเป้าหมายบางอย่างสามารถช่วยให้คุณไปถึงเป้าหมายที่ถูกต้องได้เช่นกัน คุณไม่สามารถพยายามที่จะบรรลุเป้าหมายที่ไม่ได้กำหนดไว้! เมื่อคุณมีเงินเพียง IDR 40,000,000, 00 และต้องการเข้าถึง IDR 50,000,000, 00 ให้กำหนดเป้าหมายจำนวนนั้นและคุณจะได้รับความช่วยเหลือในการไปถึงเส้นชัย
ขั้นตอนที่ 2. เลือกวันที่และเวลา
สองสิ่งนี้เป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการวางแผนงาน อย่าเลือกวันและเวลาที่จะป้องกันไม่ให้ผู้คนจำนวนมากเข้าร่วม มิฉะนั้นความพยายามในการวางแผนงานทั้งหมดของคุณจะสูญเปล่า หลีกเลี่ยงการตั้งค่าองค์ประกอบทั้งสองนี้ให้ไกลจากปัจจุบันหรือใกล้เกินไป มิฉะนั้นแขกของคุณจะลืมเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณและวางแผนอื่นๆ อย่าโดน Goldilocks syndrome ขณะจัดการอีเวนท์!
ทางที่ดีควรแจ้งให้แขกทราบล่วงหน้าสองสัปดาห์ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจะมีเวลาวางแผนและคุณสามารถเตือนพวกเขาอีกสักหนึ่งหรือสองครั้งก่อนเวลาจะมาถึง ส่งคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรมล่วงหน้าสองสามสัปดาห์ถ้าเป็นไปได้
ขั้นตอนที่ 3 เลือกสถานที่
หลังจากกำหนดประเภทและเวลาของงานแล้ว ให้นึกถึงสถานที่ เข้าหาสถานที่ที่มีศักยภาพโดยเตรียมวันที่และสิ่งที่คุณต้องการ คุณต้องการใช้อาคารประเภทใดและจะจัดพื้นที่อย่างไร? แขกจะนั่งบนม้านั่งเป็นแถว ม้านั่งธรรมดา ให้โต๊ะอาหาร หรือพรมปิกนิกกลางแจ้งหรือไม่ สภาพอากาศจะมีผลกระทบหรือไม่? จะมีที่สำหรับเต้นรำ โพเดียม หรือเวทีหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น ให้วางแผนเพื่อให้แน่ใจว่าสถานที่ที่คุณต้องการมีขนาดใหญ่พอ
- เยี่ยมชมสถานที่ที่มีศักยภาพก่อนเสมอและวาดแผนที่ แผนที่นี้สามารถใช้เป็น "แผนสงคราม" และให้คุณร่างและจัดสรรพื้นที่โต๊ะ เส้นทางบริการอาหาร ทางเข้าสำหรับผู้พิการ (ถ้าจำเป็น) และเส้นทางทางออกของอาคาร ตลอดจนวิธีที่คุณจะโหลดอุปกรณ์ที่จำเป็นต่างๆ คุณควรทำเครื่องหมายตำแหน่งเครื่องกำเนิดไฟฟ้า อุปกรณ์ภายนอก เช่น ตู้เย็น เครื่องทำน้ำแข็ง เตาย่าง หรือเตา ฯลฯ นอกจากนี้ ให้ศึกษาตำแหน่งของปลั๊กไฟและสายไฟ (คุณสามารถคลุมไว้ใต้พรมได้) และสิ่งอื่นที่อาจเป็นอันตรายต่อความปลอดภัย
- คุณจะต้องมีใบอนุญาตจากรัฐบาลท้องถิ่นอย่างถูกกฎหมายหรือไม่? ในกรณีส่วนใหญ่ ใบอนุญาตนี้จำเป็นสำหรับการเปิดบาร์ แต่บางครั้งก็รวมถึงเสียงรบกวน การเข้าถึงยานพาหนะและการจอดรถ สิ่งก่อสร้างขนาดใหญ่ เช่น ศาลา ฝูงชน และวัตถุประสงค์อื่นๆ
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดจำนวนคนที่จะเชิญ
คุณสามารถเชิญคนได้กี่คนตามงบประมาณและสถานที่ งานบางอย่างจำกัดโดยเคร่งครัดให้เฉพาะผู้ได้รับเชิญเท่านั้นที่จะเข้าร่วม ทำให้การวางแผนง่ายขึ้น แต่งานอื่นๆ อีกมากอาจอนุญาตให้บุคคลอื่นเพิ่มได้ เช่น ลูก คู่สมรส หรือเพื่อน รู้ไว้ด้วยว่ายิ่งคุณมีแขกมากเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งต้องการสมาชิกในทีมมากเท่านั้น
- เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาด้านลอจิสติกส์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีพื้นที่เพียงพอสำหรับผู้ได้รับเชิญเสมอ
- ในสถานประกอบการที่มีอายุมากกว่า มักจะอ้างถึงจำนวนผู้เข้าพักว่า "pax" ดังนั้น หากคุณเห็นคำว่า "150 Pax" ในอาคารเอนกประสงค์ แสดงว่าสามารถรองรับแขกได้ 150 ท่าน
ขั้นตอนที่ 5. กำหนดงบประมาณ
ตามหลักการแล้วคุณมีคนหลายคนที่คุณสามารถวางใจได้ในการคำนวณจำนวนเงินที่คุณต้องการสำหรับงานนี้ คุณจะจ่ายพนักงาน? เช่าอุปกรณ์และสถานที่ประชุม? จัดหาอาหารและเครื่องดื่ม? พิมพ์แผ่นพับหรือโปสการ์ด? กำหนดจำนวนเงินที่เหมาะสมและปรับแผนตามจำนวนเงินนั้น อย่าปล่อยให้คุณใช้จ่ายเกินงบประมาณหากไม่จำเป็น
คุณอาจอยู่ในสถานการณ์ที่สามารถรับสปอนเซอร์หรือเงินบริจาคได้ แต่พวกเราส่วนใหญ่มักไม่ค่อยโชคดีนัก หากคุณไม่สามารถคาดเดาเงินพิเศษที่จะมาถึงได้ ให้เก็บออมให้ได้มากที่สุด แทนที่จะจ้างบริการจัดเลี้ยง ให้จัดงานหม้อโชค (แขกนำอาหารมาเอง) คุณยังสามารถเตรียมอาหารได้ แต่โดยทั่วไปสิ่งที่คุณต้องทำคือเตรียมโต๊ะรับประทานอาหาร อุปกรณ์ทำอาหาร และตู้เย็น แทนที่จะจ้างช่างภาพ ให้ถ่ายงานของคุณเอง สร้างสรรค์เมื่อจำเป็น
ขั้นตอนที่ 6 รวบรวมทีม
จัดตั้งทีมบริการ (แม้ว่าทีมนี้จะมีเพื่อน ญาติ หรืออาสาสมัครอื่นๆ) เพื่อจัดการส่วนต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง แม้ว่าคุณจะไม่ได้จัดกิจกรรมอย่างมืออาชีพและกำลังจัดกิจกรรมครอบครัวเล็กๆ เท่านั้น สาระสำคัญของการจัดการเหตุการณ์ขนาดใหญ่ที่ดีคือการทำให้ผู้คนเป็นผู้นำในพื้นที่เฉพาะ และทำให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทุกคนรู้แผนใหญ่
ลูกเรือของคุณควรได้รับแจ้งเรื่องสำคัญโดยเร็วที่สุด เช่นเดียวกับทีมอื่นๆ ที่คุณจ่ายให้และแขกที่คุณเชิญ แจ้งลูกเรือแต่ละคนเกี่ยวกับภารกิจโดยเร็วที่สุดและให้ทางเลือกแก่พวกเขาเมื่อทำได้ พยายามให้คนสองสามคนอยู่ในโหมดเตรียมพร้อม เพราะจะมีอาการสะอึกเล็กน้อยในทุกๆ ด้านของงาน
ขั้นตอนที่ 7 สร้างวาระการประชุม
ตัดสินใจว่าจะเกิดอะไรขึ้นในงานของคุณ ผู้พูดจะเริ่มพูดเมื่อไหร่? จะมีกำหนดการเกม กิจกรรม หรือการนำเสนอหรือไม่? แขกจะทานอาหารนานแค่ไหน? กำหนดตารางเวลาโดยละเอียดสำหรับกิจกรรมตลอดทั้งวัน
ปล่อยให้มีข้อผิดพลาดอยู่เสมอ จะไม่มีงานใดในโลกนี้ที่จะเป็นไปตามแผนที่วางไว้ทุกนาที ผู้คนจะมาสาย สุนทรพจน์จะยาวขึ้น คิวอาหารไม่ราบรื่น หรือปัญหาอื่นๆ อีกเป็นล้านอาจเข้ามาหาคุณ ดังนั้น ในขณะที่คุณจำเป็นต้องรู้ว่าเกิดอะไรขึ้น ให้เข้าใจว่ามันเป็นเพียงการช่วยเหลือองค์กรเท่านั้น และไม่มีอะไรแน่นอน
ส่วนที่ 2 จาก 5: กิจกรรมวิ่ง
ขั้นตอนที่ 1 ส่งคำเชิญ
ถ้าไม่ คนอื่นจะทราบได้อย่างไรว่าคุณกำลังจัดงาน ส่งคำเชิญ! อย่าละเลยสิ่งนี้ คำเชิญคือหน้าหลักของกิจกรรมของคุณ ความประทับใจครั้งแรกของสิ่งที่ผู้คนคาดหวังและทำให้พวกเขาตัดสินใจว่าควรจะมาหรือไม่ คำเชิญนี้จะต้องดี
-
พิจารณาคำเชิญทั่วไป เช่น ไปรษณียบัตร โบรชัวร์ ฯลฯ แต่ยังพยายามอย่าใช้กระดาษ: ส่งอีเมล จดหมายข่าว หรือใช้ไซต์เช่น Facebook, Twitter และ Eventbrite เพื่อส่งคำเชิญ จำนวนแขก และปฏิทิน
การแก้ไข: หากคุณต้องการนำผู้คนเข้ามาให้มากที่สุด ให้ใช้ Facebook และ Twitter หากคุณพยายามจำกัดให้เฉพาะแขก VIP เท่านั้น หลีกเลี่ยงบริการทั้งสองนี้ มิฉะนั้น คุณจะประสบปัญหา
ขั้นตอนที่ 2 จดบันทึกผู้ที่ยืนยันการมีอยู่ของพวกเขา
คุณจะต้องนับไปข้างหน้าเพื่อดูว่าคุณต้องการอะไรมากน้อยเพียงใด จดไว้! อาจไม่ใช่ตัวเลขที่จะปรากฏขึ้น แต่คุณจะยังคงได้รับภาพรวม ไซต์ที่ออกแบบมาเพื่อจัดการกิจกรรมสามารถช่วยในเรื่องนี้ได้ แม้ว่าคุณจะสามารถใช้เวิร์กชีตของ Facebook และ Excel ได้ก็ตาม
ขั้นตอนที่ 3 จัดการสิ่งที่คุณต้องเช่า
คุณต้องการค้นหา จ้าง จองหรือมอบหมายงานให้กับช่างภาพ ผู้สร้าง นักออกแบบและนักตกแต่ง วิทยากรรับเชิญ ผู้สนับสนุน ผู้ให้ความบันเทิงหรือวงดนตรี ผู้นำทางศาสนาหรือเจ้าหน้าที่ นักเต้น หรืองานสาธิตหรือไม่? คำนึงถึงแง่มุมเหล่านี้ทั้งหมดสำหรับที่นั่งและการจัดเลี้ยง เพื่อให้คุณสามารถเตรียมอาหารและโต๊ะสำหรับพวกเขาได้หากจำเป็น
- คุณจะเตรียมอาหารและเครื่องดื่มหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น สมาชิกในทีมคนใดจะดูแลการทำอาหาร การเสิร์ฟ และสุขอนามัยของอาหาร คุณควรเสิร์ฟอาหารประเภทใด? เป็นไปได้ไหมที่แขกจะเป็นโรคภูมิแพ้ มีความต้องการมังสวิรัติ เบาหวาน มีความต้องการทางศาสนา เช่น ฮาลาลหรือโคเชอร์ ปราศจากกลูเตน ฯลฯ จะมีเด็กทารก เด็กเล็ก หรือคนชรา/ผู้บาดเจ็บที่ไม่สามารถทานอาหารแข็งได้หรือไม่?
-
ด้านความบันเทิงและโลจิสติกส์ได้รับการดูแลหรือไม่? ส่วนนี้อาจพูดถึงเครื่องดนตรี ศาลา หรือเต็นท์ ตลอดจนเอฟเฟกต์การตกแต่งจากการจัดการเวทีที่คุณต้องการ เช่น ไมโครโฟนและเครื่องขยายเสียง แสงไฟ สายไฟ โปรเจ็กเตอร์และหน้าจอสำหรับสไลด์โชว์ เครื่องสูบควัน หรือเอฟเฟกต์มายากลบนเวที., เช่นกระจก, ป้ายบริษัทและป้าย, ฯลฯ.
หากคุณจ้างผู้รับเหมาช่วงเพื่อดำเนินการด้านความบันเทิง ปรึกษากับพวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถจัดหาและเตรียมอุปกรณ์ด้วยตนเอง นอกเหนือจากสถานที่ให้บริการ ระยะและตารางเวลา ด้วยวิธีนี้ คุณจะรู้ว่าต้องทำอะไรเพื่อช่วยพวกเขา
- ผู้ให้บริการจัดเลี้ยง ร้านดอกไม้ สถานบันเทิง และบุคคลสำคัญอื่นๆ ต้องใช้เวลาเตรียมการอย่างมาก คำขออย่างกะทันหันมักจะมีราคาสูงกว่า นอกจากนี้ หากพวกเขารักษาคำพูดไม่ได้ คุณยังมีเวลามองหาทางเลือกอื่น
ขั้นตอนที่ 4. หาคนที่จะเป็นเจ้าภาพ (MC)
พิธีกรไม่จำเป็นต้องจัดงานทั้งหมดเสมอไป แต่เขาหรือเธอจะเป็นผู้แนะนำ พิธีกรมักจะเป็นสมาชิกในปาร์ตี้ ซึ่งจะเป็นผู้กล่าวสุนทรพจน์ ประกาศชุดกิจกรรมต่างๆ เช่น มื้ออาหาร การเต้นรำ แขกคนสำคัญ หรือความบันเทิง สื่อสารกับบุคคลนี้บ่อยๆ และทำให้เขา/เธอทันสมัยอยู่เสมอ
บางครั้งคุณอาจต้องเป็น MC ถ้าเป็นเช่นนั้น งานของคุณจะยากขึ้นมากเพราะคุณต้องทำงานจนกว่ากิจกรรมทั้งหมดจะเสร็จสิ้น ตั้งหัวหน้ากลุ่มสำหรับทีมบริการของคุณ เพื่อให้สามารถมอบหมายงานปกติส่วนใหญ่ให้กับพวกเขาได้
ขั้นตอนที่ 5. รวบรวมอุปกรณ์
เมื่อจ้างทีม ให้ตรวจสอบอีกครั้งและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีสิ่งของที่จำเป็นติดตัวไปด้วย ในบางกรณีอาจเตรียมตัวเองหรือบางรายการเท่านั้น คุณอาจต้องจัดหาอุปกรณ์ที่ต้องการแยกต่างหาก คุณสามารถเช่า ซื้อ หรือแม้แต่ยืมเครื่องมือเหล่านี้จากเครือข่ายโซเชียลของคุณ ตรวจสอบรายการสิ่งของจำเป็น ตั้งแต่ผ้าเช็ดปากไปจนถึงระบบลำโพงและสายเชื่อมต่อ
การตกแต่งเป็นส่วนสำคัญของงานใดๆ ผ้าปูโต๊ะ ดอกไม้ ของขวัญ เทียน ลูกโป่ง แบนเนอร์หรือฉากหลังถ่ายภาพ พรมแดง ฯลฯ ควรวางแผนล่วงหน้าให้ดีเสมอ
ขั้นตอนที่ 6 ตอบสนองความต้องการขั้นพื้นฐาน
สิ่งหนึ่งที่ผู้เริ่มต้นหลายคนลืมไปก็คือความเหนือกว่าของสิ่งอำนวยความสะดวกในสถานที่จัดงาน สถานที่นี้มีสิ่งอำนวยความสะดวกเพียงพอหรือไม่? ตัวอย่าง ได้แก่ ห้องสุขาและห้องอาบน้ำ พื้นที่จอดรถ ผู้พิการสามารถเข้าถึงได้ง่าย ห้องเปลี่ยนเสื้อผ้า ห้องเก็บของและห้องครัว ท่อระบายน้ำ ตู้แช่ไวน์ ไฟฟ้าเข้าถึง เป็นต้น ดังนั้นคุณสามารถคาดเดาอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นได้
คิดนอกงานด้วย: คุณต้องการการขนส่งและที่พักสำหรับแขกนอกเมือง/ต่างประเทศ หรือตัวแทนโรงแรมหรือไม่? คุณต้องจองสถานที่สำหรับการเดินทางไปและกลับจากงานหรือไม่?
ขั้นตอนที่ 7 รู้ว่าคุณจะเจอใคร
การทำความเข้าใจลำดับชั้นทางสังคมของกิจกรรม แม้ว่าจะไม่ใช่กิจกรรมของคุณก็ตาม เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องรู้วิธีจัดการกับสถานการณ์ต่างๆ เนื่องจากลูกค้าจำเป็นต้องเชื่อมั่นในตัวคุณ ให้ค้นหาสิ่งเหล่านี้:
- ใครคือแขกคนสำคัญ ซึ่งมักจะสังเกตเห็นได้ง่ายเมื่องานเป็นงานเฉลิมฉลอง ตัวอย่างเช่น เจ้าสาวและเจ้าบ่าวในงานแต่งงาน อย่างไรก็ตาม ลูกค้าไม่ใช่แขกคนสำคัญเสมอไป แม้ว่าลูกค้าจะยังถูกจัดอยู่ในกลุ่มหนึ่งในกลุ่มก็ตาม หรือลูกค้าของคุณอาจไม่เข้าร่วมเลย
- ใครคือแขกที่เป็นแขกรับเชิญ - คนเหล่านี้มักจะทำหน้าที่เป็นเจ้าบ้านที่โต๊ะของตนและมีแนวโน้มที่จะเข้าสังคมและจูงใจแขกคนอื่น ๆ ได้ดี มีประโยชน์ในการรักษาบรรยากาศที่น่ารื่นรมย์และสนทนาเมื่อสิ่งต่างๆ สงบลง กระตุ้นให้ผู้คนเต้นรำ หรือแนะนำแขกคนอื่นๆ เพื่อทำความรู้จักกับเพื่อนใหม่ พวกเขามักจะเชื่อถือได้และมีประโยชน์สำหรับการติดตามเหตุการณ์ล่าสุด เนื่องจากพวกเขาสามารถช่วยเหลือหรือแม้กระทั่งทำหน้าที่เป็นวิทยากรรับเชิญ/พิธีกรในกรณีฉุกเฉิน คนแบบนี้ทำให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่นในระดับแนวหน้า
- แขกประเภทผู้สร้างสันติคือใคร? คุณควรนึกถึงคนเหล่านี้ตลอดเวลา เนื่องจากพวกเขาคือคนที่คุณต้องการปรึกษาเกี่ยวกับปัญหา คุณจะมีส่วนร่วมกับพวกเขาในการจัดการและอภิปรายหากจำเป็น แขกในกลุ่มนี้มักจะเป็นหัวหน้าครอบครัว ผู้ปกครอง หรือหัวหน้าหน่วยรักษาความปลอดภัย
- ใครเป็นคนตัดสินใจ. ในกรณีส่วนใหญ่ ผู้มีอำนาจตัดสินใจคือตัวคุณเองในฐานะผู้จัดการ แต่เมื่อคุณต้องการปรึกษากับแขกโดยไม่เกี่ยวข้องกับกลุ่มคนสำคัญ (เนื่องจากพวกเขามักจะมุ่งเน้นไปที่การเป็นเจ้าภาพที่ดี) ให้ค้นหาว่าคุณควรพบใครในกรณีฉุกเฉิน พูดง่ายๆ ก็คือ บุคคลนี้จะเป็นผู้จ่ายค่าบริการของคุณ หรือใครก็ตามที่คุณเรียกว่า "ลูกค้า"
ส่วนที่ 3 จาก 5: ใกล้เส้นชัย
ขั้นตอนที่ 1. ทำความรู้จักกับสถานที่
ก่อนเริ่มงาน ให้ตรวจสอบสถานที่และตัดสินใจว่าคุณจะรวบรวมสิ่งต่างๆ อย่างไร คุณอาจต้องระบุการจัดเตรียมเพิ่มเติมเพื่อรองรับแผนผังชั้น เช่น ในด้านการเดินสายไฟ แสงสว่าง ฯลฯ และหากสิ่งเหล่านี้หายากสำหรับคุณ แขกก็อาจประสบเช่นเดียวกัน ดังนั้นให้พิจารณาแง่มุมที่ใช้งานได้จริง!
วาดแผนการปรับใช้และกำหนดเวลาทุกครั้งที่ทำได้ ถ้ามีอะไรไม่เหมาะสมก็กำจัดมันซะ พูดคุยกับผู้จัดการสถานที่และค้นหาว่าเขาหรือเธอสามารถช่วยอะไรได้บ้าง และหากมีกฎการแบ่งเขตใด ๆ คุณต้องปฏิบัติตาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีฉุกเฉิน
ขั้นตอนที่ 2 พิจารณาเตรียมของขวัญสำหรับทีมของคุณ
ลูกเรือในนั้นจะทำงานหนัก เพื่อแสดงความขอบคุณและรักษาผลงาน ให้เตรียมของขวัญเล็กๆ น้อยๆ ที่จะมอบให้หลังจากจบกิจกรรม เครื่องดื่มบรรจุขวด กราโนล่าบาร์ ช็อคโกแลต หรือสิ่งของชิ้นเล็กๆ อื่นๆ ที่เหมาะกับคุณ จะช่วยทำให้พวกเขามีขวัญกำลังใจ
พิจารณาให้เข็มกลัดหรือเครื่องหมายสำหรับงานปาร์ตี้เล็กๆ แก่พวกเขาด้วย เพื่อให้พวกเขารู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งของงานและจดจำไว้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับอาหารและรดน้ำอยู่เสมอ! ทีมงานคือทรัพยากรที่คุณน่าจะใช้ต่อไปได้ในอนาคต
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบทุกทีมและบุคคลภายนอก
ก่อนงานต้องแน่ใจว่าทุกคนเห็นด้วย ให้คำแนะนำที่ชัดเจนแก่ลูกเรือเกี่ยวกับวิธีการเดินทางไปยังสถานที่จัดงาน และแจ้งหมายเลขติดต่อหรือนามบัตรของคุณเพื่อให้พวกเขาสามารถโทรสอบถามเส้นทางได้ สรุปโดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างไม่มีคำถาม
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนพอใจกับงาน บางคนอาจไม่อยากพูดแบบนี้ ลองอ่านดู พวกเขาดูมั่นใจและมั่นใจหรือไม่? ถ้าไม่ ทำให้พวกเขามั่นใจ ทบทวนงาน และถามคำถามพื้นฐาน เมื่อมีข้อสงสัย ให้จับคู่ผู้สงสัยกับพันธมิตรที่มีความสามารถมากกว่า
ขั้นตอนที่ 4 เตรียมรายชื่อผู้ติดต่อและไฟล์อื่นๆ หากจำเป็น
การตั้งค่าส่วนบุคคลมีความสำคัญพอๆ กับการจัดเตรียมกิจกรรม หากคุณเป็นระเบียบเรียบร้อยอยู่เสมอ แม้ว่าบางอย่างจะเลอะเทอะ ทุกอย่างก็จะเรียบร้อย แต่มิฉะนั้น สถานะของเหตุการณ์จะถูกทำลายอย่างสิ้นเชิง ต่อไปนี้เป็นวิธีเตรียมตัวให้พร้อม:
- สร้างแผ่นติดต่อพร้อมหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่ ร้านขนมคิดว่าคุณเป็นคนมารับออเดอร์เหรอ? ไม่เป็นไร. โทรหาสมาชิกในทีมของคุณที่อาศัยอยู่ใกล้ร้านและให้พนักงานมารับระหว่างทางไปยังสถานที่จัดงาน
- สร้างรายการตรวจสอบ คุณจะรู้ว่าไอเท็ม อุปกรณ์ และไอเท็มใดที่ยังขาดหายไปตามรายงานของทีม
- เตรียมหลักฐานการชำระเงินและการเรียกเก็บเงินตามต้องการ ยิ่งคุณละเอียดมากเท่าไร ปัญหาในอนาคตก็จะน้อยลงเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 5. หลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย
จะมีการเปลี่ยนแปลงทางศิลปะเป็นประจำหรือไม่? งานแต่งงานมักจะเป็นเช่นนี้ โดยลูกค้าต้องการเปลี่ยนการออกแบบในนาทีสุดท้าย ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณบอกเขาหรือเธอถึงวันสุดท้ายของการเปลี่ยนแปลง โดยปกติ กำหนดเส้นตายนี้คือ 1 สัปดาห์ก่อนกิจกรรม เพื่อให้ลูกค้าว่าง แต่คุณยังได้รับการปกป้องจากการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายที่ยุ่งยากและมีค่าใช้จ่ายสูง
หากการเปลี่ยนแปลงนั้นง่าย เล็กน้อย หรือพื้นฐาน และสามารถใช้ของตกแต่งที่ติดตั้งไว้แล้วได้ พยายามอย่าปฏิเสธคำขอของลูกค้าให้มากที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตอบสนองความต้องการของลูกค้าให้ดีที่สุดเท่าที่จะทำได้ในกรณีที่อาจมีอารมณ์ร่วม
ตอนที่ 4 จาก 5: การจัดการเหตุการณ์จริง
ขั้นตอนที่ 1. เตรียมทุกอย่าง
เป็นคนแรกที่อยู่ในที่เกิดเหตุเพื่อดูแลการเตรียมการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนรายงานอย่างถูกต้องและเริ่มโทรถ้าไม่ ช่วยเหลือผู้ที่ต้องการความช่วยเหลือ ชี้คนที่ต้องการการชี้นำ และหลีกทางเมื่อจำเป็น ระวังตัวไม่ให้บาดเจ็บจนกว่างานจะจบลง
คุณจะรู้สึกสงบขึ้นเล็กน้อยถ้าคุณมีรายการตรวจสอบ เตรียมรายการนี้สำหรับลูกเรือ ลูกเรือภายนอก อุปกรณ์ตกแต่งและการติดตั้งเมื่อตรวจสอบทุกอย่างแล้ว คุณสามารถถอนหายใจด้วยความโล่งอก
ขั้นตอนที่ 2 มอบหมายงาน
อย่ากลัวที่จะทำ ปัจจัยหลักที่ทำให้เกิดความเครียดในเหตุการณ์คือเวลา เพื่อประหยัดเงินเตรียมแบ่งงาน หากใครทำงานไม่เต็มประสิทธิภาพ ให้มอบหมายงานอื่นที่เหมาะกับเขามากกว่า คุณไม่ได้เป็นผู้แก้ไขหรือก้าวข้ามขอบเขต คุณกำลังทำงานที่เป็นภาระหน้าที่ของคุณเท่านั้น
เวลามอบหมายงานให้หนักแน่นแต่สุภาพ พูดว่า "จอห์น ฉันต้องการให้คุณมาช่วยทำอาหารตอนนี้ ขอบคุณ" ทีมงานของคุณต้องมีความกระตือรือร้นในการจัดการงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นด้วยการเป็นผู้นำที่จำเป็น
ขั้นตอนที่ 3 มีความยืดหยุ่น
ซึ่งหมายความว่าคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามแผนและช่วยเหลือหรือเรียกใช้แผนสำรองในกรณีที่มีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น และสามารถยอมรับได้ ถ้าคุณเริ่มเครียด คุณจะไม่สามารถคิดอย่างตรงไปตรงมาได้ เมื่อจิตไม่แจ่มใส ย่อมไม่มีวันได้ผลลัพธ์ที่ดี ดังนั้นเมื่อผู้พูดใช้เวลานานเกินไปสิบนาทีและเพิกเฉยต่อสัญญาณของคุณหรือพยายามกวนใจเขา ให้ผ่อนคลาย แค่ปรับเซสชั่นของหวานจะไม่มีใครสังเกตเห็น งานยังดำเนินไปอย่างราบรื่น
ปัญหาจะเกิดขึ้นเสมอ คุณไม่สามารถคาดเดาทุกอย่างได้ และยิ่งคุณยอมรับสิ่งนี้ได้เร็วเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น ผู้จัดการเหตุการณ์ที่สงบและมั่นคงจะมีประโยชน์มากสำหรับกิจกรรมใดๆ แต่ถ้าคุณเครียดและไม่สงบ เหตุการณ์ต่างๆ อาจไม่ดีนัก ผ่อนคลายและไหลไปตามกระแส การแสดงของคุณใกล้จะสิ้นสุดแล้ว
ขั้นตอนที่ 4 บอกทุกคนถึงพัฒนาการล่าสุด
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจำนวนและความต้องการของแขกยังคงถูกต้องในวันที่จัดงาน และแจ้งทีมบริการหากมีการเปลี่ยนแปลงโดยเร็วที่สุด คุณต้องเป็นตาคู่แรกจึงจะสังเกตเห็นได้หากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น
ปรึกษาลูกค้าเพื่อดูว่าเขารู้สึกอย่างไร เขาอาจจะตื่นเต้น ประหม่า กังวล เบื่อ หรือหมดแรงและมีปัญหา คุณสามารถช่วยเขาได้ด้วยการเข้าใจ พูดจาที่กรุณา และช่วยเหลือเขาในทางปฏิบัติ ใช้เวลาในการสร้างความกระตือรือร้นให้กับแขกและทีมงานเมื่อจำเป็น
ขั้นตอนที่ 5. ทำงานของคุณ
เชื่อมั่นและเคารพทีมบริการในการทำสิ่งของพวกเขาเอง เมื่อคุณได้ให้รากฐานที่มั่นคงแล้ว พวกเขาจะไม่เป็นไร เสนอความช่วยเหลือหากจำเป็น แต่สมาชิกในทีมนี้ควรมีประสบการณ์มากพอที่จะไม่ต้องการความช่วยเหลือใดๆ เลย นี่คือสิ่งที่คุณควรจำไว้:
- ทำหน้าที่เป็นพนักงานต้อนรับหรือพนักงานต้อนรับในตอนแรก พบปะและทักทาย (ถ้าจำเป็น) แขกแต่ละคนเมื่อพวกเขามาถึง โอนบทบาทไปยัง MC เมื่อกิจกรรมเริ่มต้น ที่นี่ บทบาทของคุณในฐานะผู้จัดการจะกระตือรือร้นมากขึ้นโดยการแก้ปัญหาและดูแลให้งานเบื้องหลังทั้งหมด เช่น การเตรียมอาหารและการบริการเป็นไปตามแผน
- เอาใจใส่แขกและติดต่อกับ MC ทำเป็นความลับในกรณีที่คุณจำเป็นต้องเปลี่ยนแผน
- รักษาระยะห่างจากแขกคนสำคัญ – การแสดงนี้เป็นเรื่องเกี่ยวกับพวกเขา – แต่ให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในระยะที่เอื้อมถึงได้ง่ายโดยการเช็คอินในบางช่วงเวลา ถามพวกเขาว่ารู้สึกอย่างไรกับการแสดง รวมถึงปัญหา คำขอ หรือข้อเสนอแนะที่พวกเขามี
ขั้นตอนที่ 6 สำหรับกิจกรรมการตลาดเตรียมของที่ระลึก
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแขกทุกคนจดจำช่วงเวลาดีๆ ที่พวกเขามี คุณอาจต้องการมากกว่าความทรงจำที่มีความสุข เช่น การเยี่ยมชมเว็บไซต์ การบริจาคในอนาคต แง่มุมของการบอกต่อ เป็นต้น แบ่งปันของที่ระลึกเพื่อให้แน่ใจว่างานของคุณประสบความสำเร็จ ไม่ว่าจะเป็นรูปภาพ โปสเตอร์ หรือปากกาลูกลื่น การให้บางสิ่งแก่แขกเพื่อเตือนแขกถึงงานเป็นวิธีที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะจดจำคุณ
ขั้นตอนที่ 7 ขอแสดงความยินดีกับตัวเองหลังจากสิ้นสุดกิจกรรม
เหตุการณ์ส่วนใหญ่เกิดขึ้นได้ในตัวเองเมื่อเริ่มต้น แต่การทำงานหนักอยู่ในช่วงเตรียมการซึ่งไม่มีใครรู้ ขอแสดงความยินดีตัวเองเพราะคุณสมควรที่จะมีความสุข!
หลังจบกิจกรรมใช้เวลาพบปะและขอบคุณลูกค้า ขอแนะนำให้คุณมอบของขวัญที่เหมาะสมและจริงใจเพื่อระลึกถึงเวลาที่คุณมีกับพวกเขา เนื่องจากสิ่งเล็กๆ น้อยๆ เช่นนี้จะช่วยเสริมสร้างประสบการณ์และช่วยให้พวกเขาสามารถแนะนำบริการของคุณได้ในอนาคต หากคุณกำลังให้ของขวัญในงาน ของขวัญหลังงาน เช่น ดอกไม้ ภาพถ่ายช่วงเวลาโปรดในงาน (เช่น การตัดริบบิ้น การแสดงจุดไคลแม็กซ์ พิธีมอบรางวัล จูบแต่งงาน เป่าเทียนวันเกิด เป็นต้น) หรือของขวัญอื่นๆ อาจจะเหมาะสม
ขั้นตอนที่ 8 ทำความสะอาดสถานที่และกลับบ้าน
อย่างที่คุณแม่พูดว่า "ปล่อยให้อยู่ในสภาพเดียวกับที่คุณทำ" หลักการที่ใช้กับสถานที่ก็เช่นกัน สิ่งต่าง ๆ ควรอยู่ในสภาพเดิมก่อนที่คุณจะมาถึงพวกเขา – ธุรกิจการจัดการเหตุการณ์เป็นธุรกิจที่มีความละเอียดอ่อนซึ่งไม่มีช่องว่างมากสำหรับข้อผิดพลาด ดังนั้นให้ลูกเรือของคุณรู้ว่าถึงเวลาต้องทำความสะอาดไซต์และอย่าปล่อยให้พวกเขากลับบ้านจนกว่าทุกอย่างจะเรียบร้อย ควรเข้าไปแทรกแซงด้วย!
นอกจากจะเป็นสิ่งที่ดีแล้ว ยังป้องกันไม่ให้คุณถูกเรียกเก็บเงินจากบิลที่แพงกว่าอีกด้วย หลายๆ แห่งจะคิดค่าบริการเพิ่มเติมสำหรับการทำความสะอาดหากมีโอกาส ดังนั้นพยายามอย่างเต็มที่เพื่อหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมที่ซ่อนอยู่
ขั้นตอนที่ 9 ทำธุรกิจเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง การชำระเงิน และขอขอบคุณทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
คุณอาจต้องจัดเตรียมการคืนอุปกรณ์ที่เช่าหรือยืมและปรึกษากับลูกค้าเกี่ยวกับประสบการณ์ของเขาหรือเธอ แม้ว่าคุณจะไม่ได้รับเงินก็ตาม ให้ใช้เวลาขอบคุณพวกเขาและบอกว่าคุณสนุกกับการจัดงานร่วมกับพวกเขา คุณสามารถแลกเปลี่ยนนามบัตรกัน?
ขอบคุณลูกเรือเช่นกัน! ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายได้รับเงินแล้ว (และได้ชำระเงินแล้ว) บันทึกใบแจ้งหนี้ และทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้น คุณต้องเป็นคนสุดท้ายที่จะออกจากสถานที่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างอยู่ในลำดับ
ส่วนที่ 5 จาก 5: การแก้ไขปัญหา
ขั้นตอนที่ 1. รู้จักวิธีจัดการกับแขกที่มาสายและมีปัญหาอื่นๆ
นี่เป็นปัญหาทั่วไป ดังนั้นคุณควรเตรียมตัวให้พร้อม ความล่าช้าเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ (เช่น เนื่องจากปัญหาการจราจรที่ไม่คาดฝัน) และแขกคนอื่นๆ ที่มาถึงตรงเวลาสามารถยอมรับได้ ดังนั้น มีหลายสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อป้องกัน:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวลาของกิจกรรมถูกเขียนไว้อย่างชัดเจนบนคำเชิญ หากคุณกำลังใช้ระบบ RSVP ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวลาได้รับการยืนยันแล้ว สื่อสารกับ MC แขกที่เกี่ยวข้อง (โดยปกติคือหัวหน้าปาร์ตี้) ผู้ให้ความบันเทิง และพนักงานในครัว (ผ่านใบติดต่อของคุณ) เมื่อคุณพบอุปสรรคที่ไม่สามารถแก้ไขได้ง่ายๆ หากแขกที่มาล่าช้าเป็นจุดสนใจของงาน (เช่น เจ้าบ่าวและเจ้าสาว) โดยทั่วไป:
- คุณต้องติดต่อผู้เข้าพักที่รอดำเนินการโดยตรงเพื่อตรวจสอบเวลาที่จะมาถึงโดยประมาณ ติดต่อครัวทันทีเกี่ยวกับการพัฒนาล่าสุด เพื่อปรับความเร็วในการทำอาหารให้ตรงกับเวลา
- หลีกเลี่ยงการประกาศว่างานถูกเลื่อนออกไปเนื่องจากมีแขกบางคน (เพราะปาร์ตี้จะคิดออกเอง) แต่ให้แขกหลักรู้ว่าคุณทราบสถานการณ์แล้ว บอกพวกเขาว่าคุณกำลังวางแผนอะไร แต่ให้พวกเขาเสนอคำแนะนำด้วย เนื่องจากพวกเขามักจะรู้จักแขกและรู้ว่าต้องทำอะไรในบริบทนั้น
- ให้ความสนใจกับจังหวะเวลาของการพูด หากแขกคนสำคัญมาถึงช้า ให้เสิร์ฟอาหารเรียกน้ำย่อยเพิ่มเติมและ/หรือเครื่องดื่มก่อนเวลา เพื่อป้องกันไม่ให้แขกคนอื่นๆ ที่มาถึงตรงเวลารู้สึกเบื่อและให้แน่ใจว่าพวกเขาไม่ว่าง
- หากแขกจะไปสายมาก (เช่น เมื่อเสิร์ฟอาหารที่รอช้าไม่ได้ เช่น ซูเฟล่) ให้เริ่มงานตามแผนที่วางไว้ เมื่อมาถึงก็เสิร์ฟส่วนต่อไป (แม้ว่าส่วนนี้จะเป็นของหวานก็ตาม)
- เตรียมตัวสำหรับการเต้นรำ เกม การแสดงตลก หรือความบันเทิงประเภทอื่นๆ (โดยเฉพาะดนตรี) และให้แน่ใจว่ามีสิ่งรบกวนเพิ่มเติม เช่น ภาพถ่ายหมู่ กลยุทธ์การสำรองข้อมูลนี้ควรเริ่มต้นเมื่อวันก่อน
-
สำหรับแขกที่มาสายโดยเจตนา อย่าถือเป็นความผิดของคุณในฐานะผู้จัดการ ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ของคุณที่จะให้แขกคนอื่นๆ มาร่วมงานก่อน และทำให้แน่ใจว่าพวกเขาตอบสนองความต้องการของพวกเขา โดยพื้นฐานแล้ว จงทำตัวราวกับว่าไม่มีอะไรผิดปกติและดำเนินกิจกรรมต่อไป
ขั้นตอนที่ 2. รู้จักวิธีจัดการกับปัญหาอาหาร
ปัญหาในพื้นที่นี้เกิดขึ้นได้ยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณวางแผนอย่างรอบคอบแล้ว แต่อุบัติเหตุก็เกิดขึ้นเป็นครั้งคราว (เช่น แขกรับเชิญหรือเด็กเล็กเลอะโต๊ะอาหารค่ำ หรือเหตุการณ์ในครัว) ก่อนอื่นคุณต้องทราบประเภทของแขกที่จะเข้าร่วม ดังนั้นคุณสามารถพิจารณาเวลาและสถานที่ที่จะแสดงอาหาร (เช่น สำหรับอาหารประเภทบุฟเฟ่ต์) และตำแหน่งที่นั่งของแขก
- สารที่หกควรทำความสะอาดทันทีด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย แม้ว่าคุณจะต้องกำจัดพรมแดงหรือของตกแต่งหรูหราและเฟอร์นิเจอร์เพื่อทำเช่นนั้น การซ่อนรอยเปื้อนโดยไม่กระทบต่อรูปลักษณ์หรือความสมบูรณ์ของสิ่งของ (เช่น เฟอร์นิเจอร์โบราณ) เป็นไปไม่ได้ ดังนั้นควรกำจัดทิ้งเสียก่อน หากคุณมีข้อมูลสำรองให้ใช้ มิฉะนั้น ให้ย้ายวัตถุอย่างสุขุมเพื่อไม่ให้แขกสังเกตเห็น
- ขอแนะนำให้ใช้เชือก ผ้าม่าน หรือม่านบังตาเพื่อซ่อนอาหาร (เช่น โต๊ะรก หรือขณะเตรียมอาหารจานต่อไป) เนื่องจากแขกบางคนอาจมองว่าอาหารที่มองเห็นได้นั้นสามารถบริโภคได้ตลอดเวลา – ในขณะที่สิ่งนี้อาจไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น ตามเจตนาของคุณ
- ผสมเมนู. หากไม่สามารถเสิร์ฟอาหารได้ (เช่น เพราะมันไหม้) ให้กำจัดมันให้หมด หรือหาทางเลือกใหม่ ลดบางส่วนเพื่อประหยัดอาหาร แต่เพิ่มส่วนของอาหารอื่น ๆ เพื่อให้สมดุล แจ้งแขกตามความจำเป็น
- ผู้ที่ทานมังสวิรัติ ผู้กินจุ ผู้ที่เป็นโรคภูมิแพ้ หรือผู้ที่รับประทานอาหารพิเศษ/ผู้เคร่งศาสนา ควรได้รับการดูแลตามความต้องการ คุณควรทำเช่นนี้ได้ด้วยการวางแผนที่ดี อย่างไรก็ตาม บางครั้งแขกจะนำสมาชิกในครอบครัว คู่สมรส หรือเพื่อนสนิทมาด้วยโดยไม่แจ้งให้คุณทราบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคำเชิญนั้นฟรี เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น วิธีแก้ปัญหาก็ง่าย นับแขกที่เข้าพักล่าสุดและเมื่อพวกเขามาถึงประตู ถามเกี่ยวกับความต้องการอาหารพิเศษ และบอกพนักงานบริการและครัวทันที
- สำหรับกลุ่มใหญ่ที่ไม่ได้เข้าร่วมงานในฐานะแขกมืด ให้ส่งสมาชิกในทีมไปที่ครัวและให้เขานับสต๊อก หากจำเป็น ให้ซื้อเสบียงอาหารเพิ่มเติม แผนกครัวมักจะพูดเกินจริงบางส่วน เผื่อไว้ ดังนั้นการยกเลิกจึงเป็นเรื่องปกติมากกว่าการขาดแคลนอาหาร คุณยังสามารถประหยัดการเสิร์ฟที่จำกัดได้หากคุณใส่ไส้เพิ่มเติม เช่น ขนมปัง สลัด หรืออาหารประเภทผัก ส่วนผสมที่หาซื้อได้ง่ายจากซูเปอร์มาร์เก็ตในพื้นที่ของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 รู้วิธีจัดการกับเด็กเล็ก
โปรดทราบว่าผู้จัดการหลายคนมักลืมหรือประเมินความฉลาดและความต้องการและความต้องการของเด็กในกิจกรรมต่ำเกินไป พวกเขาเหมือนกับผู้ใหญ่ที่ต้องการความสนุกสนานและไม่เบื่อ จำไว้ว่าพ่อแม่จะไม่พอใจหากเหตุการณ์ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกได้ เป็นความคิดที่ดีที่จะขอคำยืนยันการเข้าร่วม (RSVP) สำหรับเด็กที่อาจเข้าร่วม
- เด็กที่อายุน้อยกว่า (อายุต่ำกว่า 10 ปี) ควรเสิร์ฟอาหารหรือของว่างล่วงหน้า จะดีกว่า เนื่องจากอาหารเย็นอาจไม่เสิร์ฟจนถึงเวลา 20:00 น. เวลาเสิร์ฟนี้มักจะสายเกินไปสำหรับเวลาอาหารของเด็กส่วนใหญ่ อาหารที่คุณให้ลูกของคุณควรจะสนุกและดีต่อสุขภาพ แต่ยังคงพิเศษด้วยสัมผัสพิเศษสำหรับพวกเขา ซึ่งจะช่วยให้ผู้ปกครองได้รับความช่วยเหลือและสามารถเพลิดเพลินกับงานในฐานะแขกได้
- เด็กที่อายุเกิน 10 ปีมักจะได้รับอาหารและอาหารสำหรับผู้ใหญ่ แม้ว่าพวกเขาจะทำไม่เสร็จ แต่ก็เสนอเมนูสำหรับเด็กด้วย (แน่นอนว่าต้องได้รับอนุญาตจากผู้ปกครอง) หากดูเหมือนไม่ชอบ โดยปกติ วัยรุ่นอายุ 13-18 ปีมักจะขออาหารแบบเดียวกับเด็กเล็ก เช่น แฮมเบอร์เกอร์และมันฝรั่งทอด แทนที่จะรับประทานอาหารในร้านอาหารที่เป็นทางการ อาหารสำหรับเด็กมักเขียนด้วยคำว่า "Alternative Menu" เล่นอย่างปลอดภัยและพูดคุยกับแขกคนสำคัญของคุณเกี่ยวกับแผนการของคุณเพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับเด็กและผู้ใหญ่มานานแล้ว
- จัดให้มีพื้นที่สำหรับคุณแม่ที่มีลูกเล็กๆ ตอบสนองความต้องการของพวกเขา เช่น การพักในห้องส้วม การเลี้ยงลูกด้วยนมแม่ ฯลฯ และเตรียมสถานที่พักผ่อนสำหรับเด็กเล็กเพื่อให้พวกเขานอนหลับได้หากเหนื่อย
ขั้นตอนที่ 4 รู้วิธีจัดการกับแขกที่เมาหรือหยาบคาย ผู้บุกรุก และอื่นๆ
แขกเหล่านี้บางครั้งสร้างปัญหาทั้งที่งานครอบครัวและองค์กร พวกเขามีทั้งการเมืองและละคร และในฐานะคนนอก คุณอาจไม่รู้ตัว ดังนั้นจงตื่นตัวอยู่เสมอ
- ตรวจสอบกับลูกค้าหรือแขกคนสำคัญก่อนเริ่มงานเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเช่นนี้ หรือเลือกเพียงไม่กี่คนหากไม่ควรรบกวนแขกคนสำคัญ วิธีนี้จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าผู้คนจะนั่งอยู่ในที่ที่ถูกต้องและจะไม่ทำให้เกิดปัญหาใดๆ เตรียมพนักงานบริการหรือแขกคนสำคัญให้ทำหน้าที่เป็นหัวหน้างานอย่างไม่เป็นทางการ ตื่นตัว และช่วยเหลือเมื่อจำเป็น งานของคุณคือดูแลให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่นและอยู่ห่างจากเรื่องส่วนตัว เว้นแต่จำเป็นจริงๆ ดังนั้น ต้องแน่ใจว่าคุณรู้ว่าใครในงานนี้ถูกจัดประเภทเป็นแขกรับเชิญประเภท "ผู้สร้างสันติ" (ผู้ที่สามารถช่วยให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น)
- เนื่องจากการปฏิเสธที่จะให้แอลกอฮอล์แก่แขกที่เมาหรือจัดการกับแขกที่โกรธจัดและหยาบคายอาจเป็นเรื่องยาก วิธีที่ดีที่สุดคือการมีส่วนร่วมกับแขกผู้สร้างสันติ ติดต่อเจ้าหน้าที่ทางกฎหมายเฉพาะเมื่อจำเป็นและหลังจากที่คุณได้ปรึกษากับแขกคนสำคัญแล้ว คุณยังคงต้องระวังตัว แม้จะจัดงานเล็กๆ หรือในสวนหลังบ้านก็ตาม
- แขกไม่ได้รับเชิญเป็นเรื่องที่ยากลำบาก หากพวกเขามาเอะอะ ให้โยนพวกเขาทิ้งหากจำเป็น - ปรึกษาแขกคนสำคัญเพื่อตรวจสอบว่าบุคคลเหล่านี้ไม่ต้องการ หากมีผู้ก่อการจลาจลจำนวนมาก งานของคุณคือปกป้องแขกคนอื่น ๆ และติดต่อหน่วยรักษาความปลอดภัยหรือตำรวจหากผู้ก่อจลาจลเหล่านี้ปฏิเสธที่จะออกจากสถานที่หลังจากถูกถามโดยคุณในฐานะผู้จัดการและ/หรือแขกคนสำคัญ
- แขกมักจะชอบย้ายนามบัตรไปรอบๆ โต๊ะ เพื่อที่พวกเขาจะได้นั่งข้างๆ คนที่พวกเขาต้องการ หรือที่โต๊ะที่พวกเขาต้องการ ปรึกษาแขกคนสำคัญเกี่ยวกับการอนุญาต โดยปกติ คุณต้องจัดเตรียมแผนโต๊ะล่วงหน้าและต้องได้รับการอนุมัติจากแขกคนสำคัญ หากตำแหน่งของโต๊ะนี้ถูกต้อง ควรกันแขกให้ห่างจากพื้นที่รับประทานอาหารก่อนเวลาจะมาถึง โดยปกติแล้ว บริเวณบาร์ ล็อบบี้ หรือห้องรอสามารถใช้เพื่อรองรับแขกได้ หากบางกลุ่มมีความสำคัญเป็นพิเศษเนื่องจากเรื่องครอบครัว ให้นำผู้คนมารวมกันและแนะนำพวกเขาในแต่ละกลุ่มเพื่อแยกโต๊ะและนั่งในลำดับที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 5. รู้วิธีจัดการกับสภาพอากาศที่ไม่เอื้ออำนวย
ทั่วโลก บางครั้งอาจมีสภาพอากาศเลวร้ายอย่างไม่คาดคิด เช่น ฝนหรือหิมะ ลมหนาวหรืออากาศร้อนก็สร้างปัญหาได้เช่นกัน แม้ว่าสภาพอากาศโดยทั่วไปจะไม่ส่งผลกระทบมากนักเมื่อจัดงานในร่ม แต่คุณควรเตรียมพร้อมสำหรับความท้าทายในการอยู่กลางแจ้ง หากคุณสามารถคาดการณ์สภาพอากาศที่ไม่เอื้ออำนวย ให้ลองเปลี่ยนสถานที่จัดงาน หากคุณทำไม่ได้ ให้เช่าเต็นท์หรือศาลาขนาดใหญ่ (ราคาอาจแพง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากทำโดยไม่ได้ตั้งใจ) การติดตามสภาพอากาศเป็นสิ่งสำคัญ หากงานนั้นเกิดความสับสนเพราะเหตุนี้ แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะแก้ไขกิจกรรม ดังนั้นจงใช้สิ่งที่คุณรู้อยู่แล้วให้เกิดประโยชน์สูงสุด
หลายส่วนของโลกในปัจจุบันมีกรมธรรม์ประกันภัยสำหรับสภาพอากาศเลวร้ายหรือปัญหาอื่นๆ หากคุณอยู่ในพื้นที่ที่ทราบว่าสภาพอากาศเปลี่ยนแปลงอย่างกะทันหัน ให้ขอคำยืนยันว่าสามารถเลื่อนกำหนดการงานได้หรือไม่ เพื่อให้ลูกค้าประหยัดค่าใช้จ่ายในการเช่าอุปกรณ์ สถานที่ และพนักงานบริการเป็นอย่างน้อย
เคล็ดลับ
- เตรียมพื้นที่เล็กๆ ที่เต็มไปด้วยสิ่งของต่างๆ เช่น ผ้าเช็ดปากสำหรับเช็ดคราบน้ำที่หก ถังดับเพลิง ชุดปฐมพยาบาล และชุดอุปกรณ์เบ็ดเตล็ดอื่นๆ คุณไม่จำเป็นต้องใช้มันหากทุกอย่างเป็นไปด้วยดี แต่ควรระวังงานใหญ่จะดีกว่า
- แขกและผู้บรรยายที่เหนื่อยล้าหรือมีอาการเจ็ตแล็กควรได้รับการตรวจสุขภาพ หากจำเป็น ให้ปรึกษาโดยตรงกับพวกเขาหรือผู้ช่วยของพวกเขาเพื่อสั่งสปาและนวดบำบัด หรือวิธีอื่นๆ ในการฟื้นฟูร่างกาย คุณยังสามารถส่งอาหารให้พวกเขาได้หากพวกเขาไม่ได้กินมาระยะหนึ่ง หรือให้ยาหากพวกเขารู้สึกไม่สบายนิดหน่อย (เช่น ปวดหัวจากการบินหรือประหม่า หรือปวดท้อง) ไปพบแพทย์หากจำเป็น แขกผู้เหนื่อยล้าและผู้บรรยายสามารถทำลายงานได้ แม้ว่าความท้าทายอื่น ๆ ทั้งหมดที่คุณอาจเอาชนะได้
- ให้ทุกคนได้เห็นและได้ยินเวที ดนตรี หรือสุนทรพจน์
- พึงระลึกไว้เสมอว่าการจัดการกับงานของผู้อื่นถือเป็นเกียรติ แม้ว่าสิ่งนี้อาจดูเครียดและยากลำบาก แต่การมีส่วนร่วมของคุณสามารถทำให้ผู้คนจำนวนมากมีความสุข ดังนั้นพวกเขาจะจดจำเหตุการณ์นี้ไปตลอดชีวิตที่เหลือ นอกจากนี้ คุณยังคุ้นเคยกับความสามารถที่เป็นประโยชน์ในชีวิตประจำวันอีกด้วย
- ในฐานะผู้จัดการ คุณอาจต้องทำหน้าที่เป็นเจ้าบ้านอย่างกะทันหัน หรือแม้แต่คู่เต้นรำเพื่อให้แน่ใจว่างานจะดำเนินไปอย่างราบรื่น พัฒนาทักษะการพูดและการเต้น แต่ในขณะเดียวกัน มอบหมายบทบาทการจัดการให้กับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ที่สามารถเข้ามาแทนที่คุณได้ชั่วคราว เป้าหมายที่นี่คือเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีใครนั่งนิ่งอยู่ที่โต๊ะ
