การเข้าใจวิธีการเขียนจดหมายที่ดีเป็นทักษะพื้นฐานอย่างหนึ่งที่สามารถนำไปใช้ในด้านต่างๆ ทั้งในด้านธุรกิจ วิชาการ และความสัมพันธ์ส่วนตัว ดังที่คุณทราบแล้ว จดหมายเป็นวิธีการสื่อสารทั่วไปที่ใช้ในการถ่ายทอดข้อมูล ความปรารถนาดี หรือเพียงแค่ความรักของผู้ส่งที่มีต่อผู้รับจดหมาย หากต้องการทราบวิธีการเขียนจดหมายที่ดีและถูกต้อง ลองอ่านบทความนี้!
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ
ขั้นตอนที่ 1 ทำความเข้าใจกับเวลาที่เหมาะสมในการเขียนจดหมายเสียงหรือจดหมายที่เป็นทางการ
โดยทั่วไปแล้ว จดหมายที่เป็นทางการจะส่งถึงบุคคลที่คุณมีความสัมพันธ์ทางวิชาชีพเท่านั้น เช่น ผู้ร่วมธุรกิจหรือหน่วยงานของรัฐบางแห่ง แทนที่จะส่งถึงบุคคลที่คุณมีความสัมพันธ์ส่วนตัวด้วย
- จากนั้นคุณสามารถพิมพ์จดหมายอย่างเป็นทางการโดยใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ เช่น Microsoft Word, OpenOffice หรือ Text Edit แล้วพิมพ์ก่อนส่ง หากจำเป็นต้องได้รับจดหมายทันทีหรือหากผู้รับต้องการรับอีเมล เราขอแนะนำให้คุณส่งจดหมายทางอีเมล
- ถ้าผู้รับเป็นเจ้านายหรือเพื่อนร่วมงานคนปัจจุบันของคุณ คุณอาจต้องการใช้รูปแบบที่เข้มงวดน้อยกว่า โดยทั่วไปแล้ว จดหมายดังกล่าวสามารถส่งทางอีเมลและไม่จำเป็นต้องระบุที่อยู่ด้านบนของจดหมาย
ขั้นตอนที่ 2 เขียนที่อยู่ของคุณและวันที่ที่เขียนจดหมายไว้ที่ด้านบนของจดหมาย
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ใส่ชื่อและที่อยู่ของคุณที่มุมซ้ายของจดหมาย หากเป็นจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการ ให้ระบุชื่อและที่อยู่ของบริษัท หรือเพียงแค่ติดหัวจดหมายของบริษัทในที่เดียวกัน หลังจากนั้นให้เว้นช่องว่างสองบรรทัดก่อนเขียนวันที่เขียนจดหมาย
- ใส่วันที่แบบเต็มในรูปแบบที่ถูกต้อง เช่น 19 กันยายน 2021 ทางที่ดีควรหลีกเลี่ยงรูปแบบที่เป็นทางการน้อยกว่า เช่น 19-Sept-2021 หรือ 19/9/21
- ไม่จำเป็นต้องระบุวันที่ในจดหมายที่ส่งทางอีเมล
ขั้นตอนที่ 3 ป้อนชื่อและที่อยู่ของผู้รับจดหมาย
ถ้าจดหมายไม่ได้ส่งทางอีเมล ให้เว้นวรรคสองบรรทัดและใส่ข้อมูลติดต่อของผู้รับในช่องว่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง แสดงรายการข้อมูลเหล่านี้ในบรรทัดแยก:
- ชื่อเต็มและชื่อผู้รับจดหมาย
- ชื่อองค์กรและบริษัท ถ้ามี
- ที่อยู่แบบเต็มของผู้รับจดหมาย (เพิ่มสองบรรทัดขึ้นไปตามต้องการ)
ขั้นตอนที่ 4. รวมคำทักทาย
หยุดหนึ่งบรรทัด แล้วใส่คำทักทาย เช่น “เรียน” ตามด้วยชื่อของคุณในฐานะผู้รับจดหมาย หากต้องการ คุณสามารถใส่ชื่อนามสกุล นามสกุล หรือแค่ชื่อได้ หากจำเป็น ให้ระบุที่อยู่หรือตำแหน่งอย่างเป็นทางการของบุคคลนั้นด้วย
- ถ้าคุณรู้แค่ตำแหน่งของบุคคลในสำนักงานแต่ไม่รู้ชื่อ อย่าลังเลที่จะเขียนว่า “เรียน ผู้จัดการด้านสุขภาพ:” หรือวลีที่คล้ายกัน อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปชื่อของผู้ดำรงตำแหน่งสามารถเป็น ค้นหาออนไลน์เพื่อให้คุณลองก่อน
- หากคุณไม่รู้จักผู้รับจดหมายจริงๆ หรือไม่ทราบตำแหน่งของเขาหรือเธอ ให้เขียนว่า "เรียน ท่านหญิง:" หรือเพียงแค่ "เรียน:" อย่างไรก็ตาม คำทักทายดังกล่าวฟังดูหยิ่งและเชย และควรหลีกเลี่ยงหากเป็นไปได้
ขั้นตอนที่ 5. เขียนจดหมายของคุณ
จดหมายที่เป็นทางการควรเปิดด้วยคำชี้แจงวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน (SOP) โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ให้หลีกเลี่ยงคำย่อและใช้คำถามที่เป็นทางการ เช่น “คุณสนใจไหม…” แทนที่จะเป็น “คุณสนใจ… หรือไม่” จากนั้น ให้อ่านเนื้อความของจดหมายใหม่อีกครั้ง ไม่ว่าจะได้รับความช่วยเหลือจากบุคคลอื่นหรือไม่ก็ตาม เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการสะกดหรือไวยากรณ์ผิดพลาด
หากคุณกำลังเขียนจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาของจดหมายนั้นสั้นและตรงประเด็นเสมอ ในขณะเดียวกัน หากจดหมายส่งถึงญาติหรือเพื่อนสนิทด้วยเหตุผลในการแลกเปลี่ยนข่าว โปรดใช้ประโยคที่ผ่อนคลายและ/หรือต่อเนื่องมากขึ้น อย่างไรก็ตาม คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณมีความยาวไม่เกินหนึ่งหน้า
ขั้นตอนที่ 6 รวมคำทักทายปิด
โดยทั่วไปแล้ว คำทักทายปิดจะรวมไว้เพื่อจบจดหมายในทางบวกและเพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นกับผู้รับจดหมาย ดังนั้นหลังจากเขียนย่อหน้าสุดท้ายแล้ว ให้ใส่คำทักทายปิดที่เหมาะกับประเภทของจดหมายด้วย สำหรับจดหมายที่เป็นทางการ ให้ลองใส่คำปิดท้ายเช่น “ขอแสดงความนับถือ” “สวัสดี” หรือ “โชคดี” จากนั้นให้ใส่ชื่อเต็มของคุณด้านล่างตามที่ระบุไว้ในแนวทางต่อไปนี้:
- สำหรับตัวอักษรที่พิมพ์อย่างเป็นทางการ ให้เว้นช่องว่างประมาณสี่ช่องระหว่างคำปิดและชื่อเต็มของคุณ จากนั้นพิมพ์จดหมายและลงลายมือชื่อด้วยหมึกสีน้ำเงินหรือสีดำบนช่องว่าง
- ในอีเมลที่เป็นทางการ ให้ใส่ชื่อเต็มของคุณใต้คำทักทายปิด
- ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถใส่คำทักทายข้างหน้าชื่อของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในจดหมายที่เป็นทางการ ตัวอย่างเช่น หากคุณแต่งงานแล้ว โปรดใส่ชื่อ “Bu Amanda Surya” ใต้คำทักทายปิด
ขั้นตอนที่ 7 พับจดหมาย (ไม่จำเป็น)
หากจดหมายอยู่ในจดหมาย ให้ลองพับเป็นสามส่วน เคล็ดลับคือการพับครึ่งล่างไปตรงกลางจนครอบคลุมพื้นที่ตัวอักษร 2/3 จากนั้นพับครึ่งบนไปตรงกลางจนไม่มีพื้นที่ตัวอักษรเปิดอีกต่อไป ด้วยวิธีนี้ ขนาดตัวอักษรจะพอดีกับซองจดหมายส่วนใหญ่ที่มีในตลาด
ขั้นตอนที่ 8 เขียนที่อยู่ของผู้รับที่ด้านหน้าของซองจดหมาย (ไม่บังคับ)
หาตรงกลางซอง แล้วเขียนที่อยู่ของผู้รับลงไป เช่น
- นายโจโกะ ซูซิโล
- เจแอล เอบีซีหมายเลข 123
- จาการ์ตา 12345
ขั้นตอนที่ 9 เขียนที่อยู่สำหรับส่งคืนที่ด้านหลังซองจดหมาย (ไม่บังคับ)
ด้วยวิธีนี้ ที่ทำการไปรษณีย์สามารถส่งคืนจดหมายที่ไม่สามารถส่งไปยังที่อยู่ของคุณได้ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ใช้วิธีการเดียวกับที่คุณเขียนที่อยู่ของผู้รับจดหมาย แต่ให้ใส่ชื่อเล่นแทนชื่อเต็มของคุณที่นั่น
วิธีที่ 2 จาก 2: การเขียนจดหมายทางการ
ขั้นตอนที่ 1 ระบุระดับอย่างเป็นทางการของจดหมาย
โดยทั่วไป น้ำเสียงของจดหมายจะขึ้นอยู่กับระดับความใกล้ชิดของความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับจดหมาย เพื่อระบุความเป็นทางการของจดหมายของคุณ ให้ลองทำตามแนวทางเหล่านี้:
- หากจดหมายส่งถึงญาติห่าง ๆ ญาติผู้สูงอายุ หรือคู่สังคม ให้ลองใช้น้ำเสียงกึ่งทางการ หากบุคคลนั้นส่งอีเมลถึงคุณแล้ว โปรดส่งอีเมลถึงพวกเขา ถ้าไม่เช่นนั้น การเขียนจดหมายด้วยตนเองเป็นตัวเลือกที่ปลอดภัยที่สุด
- หากจดหมายส่งถึงเพื่อนสนิทหรือญาติ โปรดเขียนด้วยตนเองหรือส่งทางอีเมล
ขั้นตอนที่ 2 เริ่มจดหมายด้วยคำทักทาย
คำทักทายที่ใช้จะขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดระหว่างคุณกับผู้รับจดหมาย ตลอดจนระดับความเป็นทางการของจดหมาย ความเป็นไปได้บางประการที่คุณสามารถพิจารณาได้:
- หากจดหมายกึ่งทางการ ใช้คำทักทายเช่น "สวัสดี" ได้ตามสบาย จากนั้นให้ทำตามคำทักทายด้วยชื่อเล่นของผู้รับหากคุณสองคนอายุไม่ห่างกันเกินไป หรือชื่อผู้รับที่ขึ้นต้นด้วยคำทักทาย เช่น "ท่าน" หรือ "มาดาม" หากผู้รับอายุมากกว่าคุณมาก
- หากจดหมายนั้นไม่เป็นทางการ คุณสามารถใช้คำทักทายเช่น "สวัสดี" หรือคำทักทายที่ไม่เป็นทางการ เช่น "สวัสดี" หรือ "สวัสดี" ตามคำทักทายที่มีชื่อผู้รับ
ขั้นตอนที่ 3 เริ่มเขียนเนื้อความของจดหมาย
ไปที่บรรทัดถัดไปและเริ่มเขียน หากจดหมายนั้นมีจุดประสงค์เพื่อใช้เป็นสื่อในการสื่อสารส่วนบุคคล ให้ลองเริ่มต้นด้วยการยืนยันข้อมูลของผู้รับ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ประโยคที่เป็นทางการ เช่น "ฉันหวังว่าคุณจะสบายดี" หรือประโยคที่ไม่เป็นทางการ เช่น "คุณเป็นอย่างไรบ้าง" โดยเฉพาะ ใช้คำที่คุณจะพูดหากผู้รับจดหมายอยู่ข้างหน้า คุณ.
ขั้นตอนที่ 4 ระบุสิ่งที่ต้องสื่อสาร
เนื่องจากบทบาทหลักของจดหมายนี้เป็นสื่อกลางในการสื่อสาร โปรดระบุสิ่งที่คุณคิดว่าผู้รับจดหมายต้องการทราบ เช่น รายละเอียดของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในชีวิตของคุณ ตัวอย่างเช่น หากเป็นจดหมายถึงคุณยายของคุณ อย่าเพียงแค่เขียนว่า "ขอบคุณสำหรับของขวัญ!" ให้แสดงให้เห็นว่าของขวัญมีความหมายต่อคุณมากแค่ไหน เช่น พูดว่า “เมื่อคืนฉันกับเพื่อนนอนไม่หลับเพราะเราเล่นเกมที่คุณยายส่งมา ขอขอบคุณ!" ไม่ว่าหัวข้อของจดหมายจะเป็นอย่างไร จุดเน้นหลักควรอยู่ที่ความปรารถนาที่จะแบ่งปันข้อมูล
ทำความเข้าใจข้อมูลที่ไม่ควรรวม โดยพื้นฐานแล้ว ไม่ควรส่งจดหมายที่เขียนเพื่อแสดงความโกรธหรือความพยายามที่จะขอความเมตตา หากคุณได้เขียนจดหมายดังกล่าวไปแล้วแต่ไม่แน่ใจว่าจะส่งไปหรือไม่ ปล่อยให้รอสักสองสามวัน บางทีสองสามวันเหล่านั้นอาจเปลี่ยนการตัดสินใจของคุณได้
ขั้นตอนที่ 5. จบจดหมาย
ในการลงท้ายจดหมายอย่างไม่เป็นทางการ ให้ใช้คำทักทายปิดที่สะท้อนถึงความใกล้ชิดของความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ หากจดหมายส่งถึงคู่สมรส เพื่อน หรือญาติสนิท โปรดใช้คำทักทายปิด เช่น “ทักทาย” “คำทักทายแห่งความรัก” หรือเพียงแค่ “เรียน” ในขณะเดียวกัน สำหรับจดหมายกึ่งทางการ คุณสามารถใช้คำทักทายปิดอย่างอบอุ่นแต่ยังคงเป็นทางการ เช่น "คำทักทาย" หรือ "คำทักทาย"
- เคยได้ยินคำว่า "valediction" ไหม? อันที่จริง valediction เป็นสำนวนที่เป็นทางการในภาษาอังกฤษที่ใช้กันทั่วไปในสมัยโบราณเป็นคำทักทายปิดจดหมาย หากคุณกำลังเขียนจดหมายภาษาอังกฤษถึงเพื่อนและต้องการปิดจดหมายในลักษณะบ๊องๆ ให้ใช้วิธีนี้ ตัวอย่างเช่น ใส่คำทักทายปิดในรูปแบบของวาจาเช่น "ฉันยังคงเป็นผู้รับใช้ที่ทุ่มเทของคุณเช่นเคย" ที่ลงท้ายด้วยชื่อของคุณ
- หากคุณต้องการเพิ่มข้อมูลหลังจากเขียนจดหมายแล้ว ให้ใช้คำบรรยาย ป.ล. ซึ่งในภาษาอังกฤษหมายถึง Postscript ("หลังจากเขียน")
ขั้นตอนที่ 6. ส่งจดหมาย
ใส่จดหมายลงในซอง ประทับตรา ใส่ที่อยู่ของผู้รับ แล้วส่งทางไปรษณีย์ทันที
เคล็ดลับ
- พยายามเน้นเนื้อหาของจดหมายในหัวข้อที่ผู้รับสนใจ
- โดยทั่วไป คำทักทายมักจะตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค อย่างไรก็ตาม ในตัวอักษรที่เป็นทางการ เครื่องหมายวรรคตอนที่ใช้มักจะเป็นโคลอนแทนที่จะเป็นลูกน้ำ
- ใช้ภาษาสุภาพและการโต้แย้งที่ดีเสมอเมื่อเขียนจดหมายร้องเรียน การทำเช่นนี้จะเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบรับที่ดี
- หากคุณต้องการพิมพ์จดหมายที่เป็นทางการ เราขอแนะนำให้ใช้กระดาษที่หนักกว่ากระดาษถ่ายเอกสารมาตรฐานเล็กน้อย
- หากคุณต้องการส่งอีเมลแบบเป็นทางการหรือกึ่งทางการ ให้ใช้ที่อยู่อีเมลที่ฟังดูเป็นมืออาชีพเสมอ อีเมลที่ส่งโดย “sweetstar189” จะไม่ถือว่าจริงจังเท่ากับอีเมลที่ส่งโดย “jeni.sandra” ใช่ไหม
- เขียนจดหมายด้วยปากกาหมึกสีน้ำเงินหรือสีดำเสมอ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่อยู่ที่ระบุไว้ถูกต้อง
- เริ่มย่อหน้าด้วยประโยคที่เขียนหรือพิมพ์โดยเว้นวรรคเสมอ
- ตรวจสอบเนื้อหาในจดหมายของคุณอีกครั้ง อย่างน้อยสองครั้ง
- หากเขียนจดหมายด้วยตนเอง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ปากกาลูกลื่นที่ไม่รั่วไหลของหมึกเสมอ
