เมื่อสมัครงาน คุณมักจะต้องส่งประวัติย่อหรือประวัติย่อ (CV) ของคุณทางอีเมล ฟิลด์หัวเรื่องเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับเห็น การตั้งชื่อเรื่องสั้นๆ จะทำให้ผู้รับเข้าใจความหมายของอีเมลได้อย่างรวดเร็ว และจะทำให้พวกเขาต้องการอ่านอีเมล โดยทั่วไป การตั้งชื่อหัวเรื่องของอีเมลจะต้องมีคำว่า "resume" หรือ "CV" ตามด้วยชื่อเต็มและตำแหน่งที่สมัคร
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การป้อนข้อมูลที่จำเป็น
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบคำแนะนำที่ได้รับจากนายหน้า
นายหน้าอาจต้องการให้คุณใส่ข้อมูลบางอย่างในหัวเรื่องของอีเมล หากข้อมูลตำแหน่งงานว่างมีคำแนะนำเหล่านี้ ให้ทำตามรูปแบบและอย่าสร้างหัวข้อด้วยตนเอง
นายหน้ามักให้รูปแบบเฉพาะเนื่องจากใช้ตัวกรองอีเมลที่ตั้งโปรแกรมได้เพื่อแยกอีเมลที่มาจากผู้หางาน หากไม่ปฏิบัติตามรูปแบบนี้ อีเมลของคุณอาจยังไม่ได้อ่าน
ขั้นตอนที่ 2 รวมชื่อและตำแหน่งที่สมัคร
เขียนหัวเรื่องของอีเมลที่ขึ้นต้นด้วยคำว่า “CV” หรือ “Resume” หลังจากนั้น ให้ตรวจสอบข้อมูลตำแหน่งงานว่างที่ให้มาเพื่อค้นหาชื่อตำแหน่งที่สมัคร รวมทั้งรหัสประจำตัว (ถ้ามี) พิมพ์ชื่อเต็มของคุณที่ส่วนท้ายของฟิลด์เรื่อง
- คัดลอกตำแหน่งที่คุณกำลังมองหาจากหน้าข้อมูลงาน อย่าใช้คำอธิบายทั่วไป เช่น “ตำแหน่งเริ่มต้น” หรือ “ผู้จัดการ”
- เขียนชื่อเต็มของคุณในฟิลด์หัวเรื่องของอีเมล ไม่ควรใช้ชื่อเล่นหรือนามแฝงในขั้นตอนนี้ หากคุณถูกเรียกสัมภาษณ์ คุณอาจให้ชื่อเล่นของคุณในระหว่างเซสชั่น
ขั้นตอนที่ 3 แยกแต่ละองค์ประกอบด้วยเครื่องหมายขีดกลางหรือทวิภาค
การใช้เครื่องหมายวรรคตอนเพียงเล็กน้อยจะทำให้หัวเรื่องของอีเมลดูเรียบร้อยและอ่านง่าย หากทำได้ อย่าใช้เครื่องหมายวรรคตอนมากกว่าสองประเภท ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์หัวเรื่องเขียนในลักษณะที่เป็นตรรกะ
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียน “CV – Product Developer – Fairuz Zein”
- รูปแบบหัวเรื่องอีเมลอื่นที่ต้องลองคือ "CV: Fairuz Zein สำหรับตำแหน่งการพัฒนาผลิตภัณฑ์" คุณยังสามารถเปลี่ยนองค์ประกอบในเรื่องได้ เช่น “Fairuz Zein CV: Product Developer”
เคล็ดลับ:
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาของฟิลด์เรื่องยังคงสั้น หากนายหน้าอ่านอีเมลบนโทรศัพท์มือถือหรืออุปกรณ์อื่น เขาอาจเห็นเฉพาะอักขระ 25-30 ตัวแรกเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 4 พิมพ์เนื้อหาของเขตข้อมูลเรื่องเป็นตัวพิมพ์ใหญ่
การใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ในการเขียนเนื้อหาของคอลัมน์หัวเรื่องดูเหมือนจะเป็นวิธีดึงดูดความสนใจที่ดีที่สุด อย่างไรก็ตาม จริงๆ แล้วสิ่งนี้ดูเหมือนเป็นเสียงกรีดร้องและสามารถสร้างความประทับใจที่ไม่ดีได้ ใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ขึ้นต้นคำนามและกริยา แล้วปล่อยให้ส่วนที่เหลือเป็นตัวพิมพ์เล็ก
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพิมพ์ "Fairuz Zein for Product Development Position: Attached CV"
วิธีที่ 2 จาก 3: การแปรงหัวเรื่องอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 ค้นหาว่าใครเป็นผู้รับอีเมลของคุณ
หากคุณทราบชื่อผู้รับอีเมล ให้ค้นหาประวัติและประสบการณ์ทางอาชีพของเขาทางออนไลน์ คุณอาจพบวิธีทำให้ฟิลด์หัวเรื่องโดดเด่นและดึงดูดใจผู้รับ
- หากผู้รับมีบัญชี LinkedIn คุณสามารถใช้เครือข่ายโซเชียลเพื่อค้นหาภูมิหลังได้
- การอ่านบทความที่เขียนโดยผู้รับอีเมลสามารถช่วยคุณเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์หรือค้นหาข้อมูลเพื่อเพิ่มในการตอบกลับของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 ระบุชื่อคนที่คุณทั้งคู่รู้จัก ถ้าเป็นไปได้
หากคุณรู้จักใครที่ทำงานให้กับบริษัทที่บุคคลนั้นสมัครหรือได้รับการแนะนำจาก ให้ใส่ชื่อของเขาในคอลัมน์เรื่อง สิ่งนี้จะทำให้คุณโดดเด่นกว่าผู้สมัครคนอื่นๆ
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียน “CV Recommendation จาก Ardian Nugroho: Fairuz Zein สำหรับตำแหน่งนักพัฒนาผลิตภัณฑ์”
- หากมีคนแนะนำตำแหน่ง ให้ใส่ไว้ที่จุดเริ่มต้นของเรื่อง คุณต้องการสิ่งแรกที่ผู้รับอ่านคือข้อมูล
ตัวเลือกสินค้า:
การติดต่อที่เป็นปัญหาไม่เพียงแต่เป็นมนุษย์เท่านั้น แต่ยังเป็นสถานที่ได้อีกด้วย หากคุณเข้าเรียนในโรงเรียนเดียวกันกับผู้รับอีเมลหรือเคยฝึกงานที่เดียวกัน คุณอาจต้องรวมข้อมูลนี้ด้วย
ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มคุณสมบัติที่ดีที่สุดของคุณสำหรับตำแหน่ง
โดยทั่วไป คุณควรทำให้ฟิลด์หัวเรื่องสั้น อย่างไรก็ตาม หากคุณมีภูมิหลังหรือประสบการณ์พิเศษที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงาน ให้ระบุลงในคอลัมน์เรื่อง
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า “CV:Fairuz Zein for Product Developer Position, 20 Years Experience”
ขั้นตอนที่ 4 อ่านหัวเรื่องของอีเมลที่เขียนซ้ำอย่างระมัดระวัง
แม้ว่าคุณจะคุ้นเคยกับการอ่านอีเมลที่เขียนซ้ำแล้วก็ตาม หัวข้อเรื่องก็มักจะถูกมองข้ามไป นี่อาจเป็นข้อผิดพลาดร้ายแรงเนื่องจากคอลัมน์เป็นส่วนแรก (หรือเฉพาะ) ที่ผู้รับอีเมลอ่าน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีการพิมพ์ผิดหรือสะกดผิด ตรวจสอบการสะกดชื่ออีกครั้ง รวมทั้งของคุณเองด้วย เพื่อให้แน่ใจว่าสะกดถูกต้อง
วิธีที่ 3 จาก 3: เขียนอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 ใช้ชื่อเฉพาะ ถ้าเป็นไปได้
ตรวจสอบประกาศรับสมัครงานหรือเว็บไซต์ของบริษัทที่สมัครเพื่อดูชื่อเต็มของผู้รับหรือนายหน้า หากไม่มีข้อมูลเฉพาะ อย่าใส่ชื่อนายหน้าและเปิดอีเมลด้วยคำทักทายทั่วไป เช่น “สวัสดี”
การเขียนอีเมลที่เป็นทางการในบางครั้งอาจดูยุ่งยาก แทนที่จะพิมพ์ “Dear Mr. Yanto” ให้ลองพิมพ์ว่า “Hello Mr. Ahmad Yanto”
ขั้นตอนที่ 2 อธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ
เริ่มต้นอีเมลด้วยประโยคที่ระบุว่าคุณกำลังสมัครงานที่เขียนในคอลัมน์หัวเรื่อง หากจำเป็น ให้ระบุตำแหน่งที่คุณเห็นโฆษณาด้วย หากมีคนแนะนำคุณ ให้ใส่ข้อมูลนั้นไว้ที่ส่วนต้นของเนื้อหาอีเมล
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า “ฉันกำลังสมัครตำแหน่ง Product Designer ซึ่งอยู่ในป้ายประกาศตำแหน่งงานว่างของ Universitas Indonesia”
ขั้นตอนที่ 3 สรุปความสนใจของคุณในตำแหน่ง
รวมข้อความสั้น ๆ เพื่อให้นายหน้าทราบว่าเหตุใดคุณจึงสนใจงานนั้นหรือทำไมคุณจึงต้องการทำงานให้กับบริษัท คุณยังสามารถพูดถึงทักษะหรือวุฒิการศึกษาที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งที่คุณกำลังสมัคร
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า “ฉันสนใจตำแหน่งนี้มาก ฉันเรียนการออกแบบผลิตภัณฑ์ตั้งแต่วิทยาลัยและได้คะแนนสูงสุดในหลักสูตร ฉันแน่ใจว่ามันจะเป็นทรัพย์สินที่มีค่าสำหรับทีมออกแบบของบริษัทของคุณ”
ขั้นตอนที่ 4 รวมรายละเอียดเพิ่มเติมหากคุณไม่ได้ถูกขอให้รวมจดหมายปะหน้า
หากตำแหน่งว่างขอให้คุณส่งประวัติย่อหรือประวัติย่อและจดหมายสมัครงาน ให้เขียนจดหมายแยกกันและส่งเป็นไฟล์แนบพร้อมประวัติย่อและประวัติย่อของคุณ อย่างไรก็ตาม หากไม่มีคำขอเฉพาะเจาะจงในเรื่องนี้ คุณอาจรวมข้อมูลโดยปกติในจดหมายปะหน้าในเนื้อหาของอีเมล
- ใช้รูปแบบเดียวกับการเขียนจดหมายปะหน้าโดยทั่วไป เป็นความคิดที่ดีที่จะจำกัดเนื้อหาของจดหมายให้เหลือไม่เกินหน้าเดียว และใช้ภาษาที่ตรงไปตรงมาและใช้งานจริงเพื่ออธิบายทักษะและประสบการณ์ของคุณ
- โปรดทราบว่าผู้รับอีเมลของคุณอาจกำลังอ่านอีเมลของคุณบนคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ หรืออุปกรณ์อื่นๆ ใช้ย่อหน้าสั้นๆ 3-4 ประโยคเพื่อทำให้อีเมลของคุณอ่านง่าย
ขั้นตอนที่ 5. ระบุว่ามีการแนบเรซูเม่หรือ CV ของคุณ
ในตอนท้ายของอีเมล แจ้งให้เราทราบว่าคุณได้แนบประวัติย่อหรือประวัติย่อของคุณ (พร้อมด้วยจดหมายปะหน้าอย่างเป็นทางการ ถ้าทำได้) คุณต้องระบุรูปแบบของเอกสารที่แนบมาด้วย
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า "ฉันกำลังแนบสำเนา CV ของฉันกับอีเมลฉบับนี้ในรูปแบบ PDF รวมทั้งจดหมายปะหน้าอย่างเป็นทางการ"
ขั้นตอนที่ 6 ขอให้ผู้รับอีเมลติดต่อคุณหากมีคำถาม
ที่ท้ายอีเมล ให้พูดว่าคุณกำลังรอการตอบกลับจากผู้รับและบอกว่าคุณรู้สึกขอบคุณสำหรับโอกาสนี้ คุณยังสามารถพิมพ์สิ่งที่คุณอยากได้ยินจากเขาทันทีและเขายินดีที่จะตอบคำถามที่เขามี
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า “Please contact me if you need ข้อมูลเพิ่มเติมหรือต้องการนัดหมาย ฉันหวังว่าจะได้ข่าวเพิ่มเติม”
- คุณยังระบุได้ด้วยว่าคุณจะโทรกลับหลังจากผ่านไปหนึ่งสัปดาห์หากไม่มีการตอบกลับ หากคุณรวมข้อความนี้ไว้ในอีเมลของคุณ อย่าลืมจำไว้เพื่อที่คุณจะรักษาคำพูดได้
ตัวเลือกสินค้า:
หากคุณมั่นใจ ให้แทนที่คำว่า "หลัง" ด้วย "เมื่อ" วิธีนี้จะขจัดความไม่แน่นอน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า "Please contact me when youพร้อมที่จะนัดสัมภาษณ์"
ขั้นตอนที่ 7 ปิดอีเมลโดยเขียนชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณ
เลือกคำทักทายปิดที่ใช้กันทั่วไป เช่น “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “ทักทาย” จากนั้นเว้นวรรคสองครั้งแล้วเขียนชื่อนามสกุลและหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ
- หากคุณมีเว็บไซต์ ให้ระบุที่อยู่ของเว็บไซต์ในอีเมลของคุณด้วย อย่างไรก็ตาม ทำเช่นนี้หากเว็บไซต์ของคุณเกี่ยวข้องกับประเภทของงานที่คุณสมัครหรือสามารถแสดงภูมิหลังและประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งนั้นได้
- หากคุณได้ตั้งค่าลายเซ็นอัตโนมัติสำหรับอีเมล ไม่จำเป็นต้องเขียนชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณใหม่
ขั้นตอนที่ 8 แปลงประวัติย่อหรือ CV ของคุณให้เป็นรูปแบบทั่วไป
นายหน้าบางคนมีกฎเกณฑ์เกี่ยวกับรูปแบบเอกสารที่ต้องใช้ หากข้อมูลนี้ไม่อยู่ในประกาศรับสมัครงาน ให้ใช้รูปแบบ.doc หรือ.pdf คุณยังสามารถใช้รูปแบบ.rtf ได้ แต่รูปแบบการเขียนบางรูปแบบอาจสูญหายไปหากคุณเลือกรูปแบบนั้น
- PDF เป็นรูปแบบที่ดีที่สุดสำหรับการส่งเรซูเม่หรือ CV เนื่องจากเนื้อหาของเอกสารของคุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงหรือลบได้
- หากคุณรวมจดหมายสมัครงานแบบเป็นทางการด้วย ให้แนบแบบแยกกันในรูปแบบเอกสารเดียวกับประวัติย่อของคุณหรือประวัติย่อ
- บันทึกเอกสารด้วยชื่อเฉพาะที่มีชื่อเต็มของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า “Resume Fairuz Zein Balafif.pdf”
เคล็ดลับ:
ห้ามใช้ช่องว่างหรืออักขระพิเศษในการตั้งชื่อเอกสาร ระบบปฏิบัติการบางระบบไม่ยอมรับอักขระเหล่านี้ และอาจทำให้ผู้ที่ได้รับอีเมลเปิดได้ยาก
เคล็ดลับ
- ส่งอีเมลไปยังที่อยู่อีเมลของคุณเองเพื่อดูว่ามีลักษณะอย่างไร และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเปิดไฟล์แนบได้ง่าย คุณยังสามารถส่งให้เพื่อนที่ใช้คอมพิวเตอร์ที่มีระบบปฏิบัติการอื่นเพื่อตรวจสอบได้
- ใช้ที่อยู่อีเมลที่เป็นมืออาชีพและสมเหตุสมผลในการส่งประวัติย่อหรือประวัติย่อ เช่น ที่อยู่โดยใช้ชื่อเต็มของคุณ
- หากนายหน้าไม่ขอให้คุณส่งอีเมลประวัติย่อและประวัติย่อของคุณ โดยทั่วไป คุณควรส่งทั้งเอกสารและจดหมายสมัครงานทางไปรษณีย์หลังอีเมล
