เรามักจะได้ยินคนบ่นว่าไม่มีเวลาพอที่จะทำงานให้เสร็จ หากคุณประสบปัญหาเดียวกันไม่ต้องกังวล! คุณสามารถใช้เวลาว่างให้เกิดประโยชน์สูงสุดโดยการเรียนรู้ทักษะขั้นพื้นฐานขององค์กรและการจัดการเวลา ยิ่งคุณจัดการเวลาของคุณอย่างชาญฉลาด งานก็จะสำเร็จมากขึ้นเท่านั้น
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: ระบุว่าคุณใช้เวลาอย่างไร
ขั้นตอนที่ 1 บันทึกกิจกรรมประจำวันทั้งหมด
สังเกตกิจกรรมที่คุณทำทุกวันและสังเกตว่าคุณใช้เวลานานเท่าใดกว่าจะเสร็จ บางทีคุณอาจไม่คิดว่าเวลาที่เสียไปจะกลายเป็นมากกว่าเวลาที่ใช้ในการทำงานประจำวันจริงๆ
อย่าลืมบันทึกกิจกรรมประจำที่บ้าน เช่น เตรียมอาหารเช้า กวาดบ้าน อาบน้ำ เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 2 บันทึกกิจกรรมทั้งหมดในสมุดบันทึก
เมื่อคุณรู้กิจกรรมที่คุณทำตลอดทั้งวันและเวลาที่ต้องใช้แล้ว ให้จดลงในสมุดจด หากรวมข้อมูลทั้งหมดและนำเสนอใน 1 หน้า คุณจะเห็นรูปแบบและกิจกรรมที่อาจก่อให้เกิดการเสียเวลา
- จดบันทึกที่สมบูรณ์และชัดเจน อย่าบันทึกหลายกิจกรรมในรายการเดียว อย่าละเลยงานที่ดูเหมือนเล็กน้อย และติดตามเวลาได้อย่างแม่นยำเมื่อตรวจสอบการใช้งานกิจกรรมประจำวัน
- กิจกรรมกลุ่มเป็นหมวดหมู่ ตัวอย่างเช่น จดงานบ้านเป็นสีน้ำเงิน งานในสำนักงานเป็นสีแดง และกิจกรรมยามว่างเป็นสีดำ วิธีนี้จะช่วยให้คุณประเมินได้ว่าแต่ละกลุ่มจะใช้เวลาเท่าไร
ขั้นตอนที่ 3 ค้นหาว่าคุณใช้เวลาอย่างไร
คุณใช้เวลา: 1 ชั่วโมงต่อวันฝันกลางวันหรือไม่? 2 ชั่วโมงตัดสินใจว่าจะกินที่ไหน? 8 ชั่วโมงในการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต? ค้นหารูปแบบที่อธิบายว่าคุณใช้เวลาอย่างไร แล้วพิจารณาว่ากิจกรรมใดมีประโยชน์และกิจกรรมใดไม่มีประโยชน์
- คุณเสียเวลาเพราะคุณขาดการควบคุมตนเองหรือไม่? คุณเคยชินกับการงานผัดวันประกันพรุ่งหรือไม่? คุณมีความรับผิดชอบอย่างมากหรือไม่? ถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้เมื่อประเมินว่าคุณใช้เวลาอย่างไร
- บางทีคุณอาจจัดตารางเวลากิจกรรมประจำวันของคุณอย่างไม่มีเหตุผล ตัวอย่างเช่น คุณไม่ได้จัดการเวลาอย่างชาญฉลาด ถ้าคุณทำงานเป็นเวลา 30 นาที หยุดพัก 10 นาทีเพื่อดูแลเรื่องเล็กน้อย แล้วกลับไปทำงานอีก 30 นาที คุณจะมีสมาธิและประสิทธิผลมากขึ้นถ้าคุณทำงานเป็นเวลา 1 ชั่วโมงแล้วดูแลเรื่องเล็กน้อย
- ทำงานให้เสร็จโดยกำหนดเส้นตาย ทำได้โดยระบุระยะเวลาในการทำงานบางอย่างให้เสร็จโดยไม่ฟุ้งซ่าน
ขั้นตอนที่ 4 ทำการปรับเปลี่ยนกำหนดการ
เมื่อคุณรู้แน่ชัดแล้วว่าต้องทำกิจกรรมอะไรและใช้เวลาไปกับอะไร ให้ปรับตารางเวลาประจำวันของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่ากิจกรรมใดที่คุณไม่สามารถหรือไม่สามารถกำจัดได้เนื่องจากไม่มีเวลา กิจกรรมที่ใช้เวลานานไม่เสียเวลาเสมอไป
ขั้นตอนที่ 5. หากคุณใช้เวลา 3 ชั่วโมงต่อวันในการส่งอีเมลเกี่ยวกับงาน ไม่น่าจะลดเวลาที่จัดสรรไว้สำหรับกิจกรรมนี้
อย่างไรก็ตาม หากคุณตอบกลับอีเมลส่วนตัว 4-5 ฉบับขณะส่งอีเมลที่ทำงาน ให้ลดเวลาที่ได้รับ
ขั้นตอนที่ 6 เปลี่ยนนิสัยและมุมมองของคุณ
แม้ว่าคุณจะมีปัญหาในการจัดการเวลา แต่ก็มีวิธีแก้ไขอยู่เสมอ ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าทำไมคุณถึงเสียเวลาหรือควรใช้เวลาอย่างไร ขั้นตอนต่อไปคือเปลี่ยนวิธีจัดการเวลาของคุณเพื่อสร้างนิสัยใหม่
- หากคุณใช้เวลามากในการทำความสะอาดบ้านหรือทำอาหาร คุณควรจ้างแม่บ้านหรือสมัครใช้บริการจัดเลี้ยง สำหรับบางคน เวลามีค่ามากกว่าเงิน
- บางทีคุณอาจใช้เวลาเล็กน้อยในการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตโดยไม่มีจุดประสงค์เฉพาะ จำกัดเวลาที่คุณเข้าถึงบางเว็บไซต์หรือโซเชียลมีเดีย หากคุณมีงานที่สำคัญกว่าที่ต้องทำ
วิธีที่ 2 จาก 3: หลีกเลี่ยงการเบี่ยงเบน
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดสิ่งที่กวนใจคุณระหว่างทำกิจกรรมประจำวัน
ความฟุ้งซ่านอย่างต่อเนื่องเป็นอุปสรรคสำคัญในการจัดการเวลาอย่างชาญฉลาด ค้นหากิจกรรมหรือผู้คนที่ใช้เวลาส่วนใหญ่ของคุณ เช่น เพื่อนที่ชอบพูดคุยหรือต้องการพักผ่อนเพื่อที่คุณจะได้ละเลยงาน พยายามหลีกเลี่ยงสิ่งที่ทำให้คุณเสียเวลา
- หากคุณเสียเวลาไปมากแต่ไม่ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ คุณอาจต้องหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนสมาธิ
- ขณะทำงานในสำนักงาน คุณอาจพบเพื่อนร่วมงานที่เสียสมาธิ อย่าพูดคุยเล็ก ๆ น้อย ๆ หรือแชทอย่างไร้จุดหมายในช่วงเวลาทำการ อย่างไรก็ตาม จงสุภาพกับพวกเขาเพราะพฤติกรรมในสำนักงานมีความสำคัญเท่ากับความสามารถในการจัดการเวลาเพื่อความสำเร็จในอาชีพการงาน
ขั้นตอนที่ 2 อย่าอยู่ในโทรศัพท์นานเกินไป
หากคุณใช้เวลากับการสนทนาทางโทรศัพท์เป็นเวลานาน ให้เปลี่ยนนิสัยนั้น บ่อยครั้ง การพูดแบบเห็นหน้ากันจะได้ผลมากกว่าทางโทรศัพท์ ดังนั้น เลิกนิสัยคุยโทรศัพท์นานๆ
เมื่อสนทนาทางโทรศัพท์ จุดเริ่มต้นหรือจุดสิ้นสุดของการสนทนามักเป็นเพียงเรื่องเล็กน้อยเท่านั้น หลายคนไม่สามารถโฟกัสและฝันกลางวันบนโทรศัพท์ได้ ดังนั้น พยายามตระหนักในเรื่องนี้ เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ให้จัดการประชุมแบบเห็นหน้ากันหากคุณต้องการหารือเกี่ยวกับเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงาน เนื่องจากทั้งสองฝ่ายสามารถพูดคุยกันได้โดยไม่ฟุ้งซ่านระหว่างการประชุม
ขั้นตอนที่ 3 อย่าเข้าเว็บไซต์บ่อยเกินไป
หลายคนต้องการอินเทอร์เน็ตเป็นเครื่องมือหลักในการทำงานให้เสร็จ อย่างไรก็ตาม หลายคนยังเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์จากการมองหาบทความ ข่าวกีฬา ภาพถ่ายศิลปิน รูปภาพลูกแมวหรือลูกสุนัข เน้นการใช้อินเทอร์เน็ต มีโปรแกรมต่างๆ มากมายที่จะบล็อกแอป เว็บไซต์ และสื่อบางอย่างเพื่อลดการเปลี่ยนเส้นทางที่มาจากอินเทอร์เน็ต
- ปิด Facebook, Twitter และโซเชียลมีเดียอื่นๆ เมื่อคุณต้องการให้ความสำคัญกับสิ่งที่สำคัญกว่า
- การค้นหาหัวข้อผ่าน Google ก็ใช้เวลานานเช่นกัน ในตอนแรก คุณแค่ต้องการค้นหาข้อมูลบางอย่าง แต่ก่อนที่คุณจะรู้ คุณได้เปิดดูเว็บไซต์ต่างๆ มา 3 ชั่วโมงแล้ว
ขั้นตอนที่ 4. ติดป้าย "Please Calm Down"
บางทีคุณอาจเคยเห็นป้ายห้อยอยู่ที่ประตูห้องพักในโรงแรม โพสต์ป้ายนี้ในสำนักงานหรือพื้นที่ทำงานของคุณ แทนที่จะขอที่โรงแรม ให้พิมพ์เองแล้วแขวนไว้ที่ประตูพื้นที่ทำงานถ้าจำเป็น ด้วยวิธีนี้จะไม่มีใครเชิญคุณให้มาแชท คุณจึงสามารถมีสมาธิกับงานได้
หากคุณทำงานจากที่บ้าน ให้จัดห้องพิเศษสำหรับทำงาน ห้ามทำงานในที่ที่มักใช้ทำกิจกรรมร่วมกับสมาชิกในครอบครัว ง่ายที่จะฟุ้งซ่านเมื่อคุณได้ยินเสียงจากทีวี เสียงโทรศัพท์ หรือเสียงของวิดีโอเกม
ขั้นตอนที่ 5. เตรียมพร้อมสำหรับการพลิกผันที่ไม่คาดคิด
บางครั้งการเบี่ยงเบนความสนใจก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ ตัวอย่างเช่น เนื่องจากเจ้านายของคุณเชิญคุณให้สนทนาผ่าน WA หรือพ่อแม่ของคุณขอความช่วยเหลือเพื่อทำงานเล็กๆ น้อยๆ ให้เสร็จสิ้น หากคุณกำหนดเวลาไว้ สิ่งเหล่านี้จะไม่ทำให้คุณมีเวลาน้อยในการทำงานให้เสร็จและดำเนินกิจกรรมสำคัญๆ
วิธีที่ 3 จาก 3: ใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 1 เขียนทุกสิ่งที่ต้องทำ
อย่าพึ่งพาหน่วยความจำสำหรับงานประจำวัน ทำรายการกิจกรรมที่ต้องทำและอ่านให้บ่อยที่สุดเพื่อให้บรรลุเป้าหมายการทำงานทั้งหมด
- แม้ว่างานบางอย่างจะดูเล็กน้อยหรือไม่สำคัญ ให้จดไว้ ตารางในวาระการประชุมจะมีบางอย่างเช่น "โทรหาสตีฟ" "คำนวณส่วนต่างกำไร" หรือ "ส่งอีเมลถึงเจ้านาย"
- สร้างนิสัยในการจดบันทึกกับคุณในระหว่างกิจกรรมประจำวันของคุณ เพื่อให้คุณพร้อมที่จะจดบันทึกเกี่ยวกับกิจกรรมหรืองานใหม่ๆ แม้ว่าคุณจะสามารถจดบันทึกไว้ได้ในภายหลัง แต่ทางที่ดีที่สุดคืออย่ารอช้าเพื่อที่คุณจะได้ไม่ลืม
ขั้นตอนที่ 2. ใช้ปฏิทิน
การใช้ปฏิทินหรือกำหนดการเป็นวิธีการจัดกำหนดการกิจกรรมประจำวันจะช่วยให้คุณจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ จดบันทึกสิ่งใหม่ๆ ที่จำเป็นต้องรวมอยู่ในกำหนดการของคุณ เช่น วันครบกำหนด งาน หรือการประชุม จัดสรรเวลาทุกเช้าเพื่ออ่านกำหนดการของคุณเพื่อค้นหากิจกรรมที่ต้องทำตลอดทั้งวัน
ขั้นตอนที่ 3 อย่านัดหมายกับกำหนดการเดิม
เพื่อให้สามารถจัดการเวลาได้อย่างชาญฉลาด ให้จัดตารางกิจกรรมที่ไม่แออัดจนเกินไป ไม่ตรงตามกำหนดเวลาหรือนัดหมายกับกำหนดการเดิม อ่านระเบียบวาระก่อนที่จะยอมรับกำหนดการใหม่เพื่อให้แน่ใจว่ามีเวลาว่าง ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถจัดการเวลาได้ดีและทำตามตารางเวลาประจำวันที่สม่ำเสมอ
ขั้นตอนที่ 4 หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนสมาธิ
ใช้เวลาของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุดโดยกำจัดสิ่งที่ทำให้คุณเสียสมาธิหรือป้องกันไม่ให้คุณหลงจากตารางเวลาและทำให้กิจกรรมอื่นๆ ล่าช้า ปิดทีวีและวิดีโอเกมเพื่อให้คุณสามารถจดจ่อกับงานสำคัญของคุณและสนุกได้ในภายหลัง
ขั้นตอนที่ 5. จัดลำดับความสำคัญของงานที่จะเสร็จสมบูรณ์
จัดระเบียบเวลาของคุณให้ดีที่สุดโดยจัดกำหนดการงานที่สำคัญที่สุดหรือต้องมาก่อน เขียนงานนี้ลงในกำหนดการโดยใช้สีสดใสหรือสติกเกอร์ขนาดเล็ก จัดกำหนดการงานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดก่อน เพื่อให้มีเวลาเพียงพอในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น จากนั้นจึงแสดงรายการกิจกรรมอื่นๆ ที่สามารถทำได้ในภายหลัง
- เตรียมพร้อมที่จะเปลี่ยนลำดับความสำคัญได้ตลอดเวลา มีหลายสิ่งที่เกิดขึ้นอย่างกะทันหันและต้องได้รับการแก้ไขทันที เพื่อที่คุณจะได้ถูกบังคับให้หยุดทำงานเพื่อเรียกร้องความสนใจโดยตรงและจัดสรรเวลาให้ตรงตามกำหนดเวลาที่เร่งด่วนมากพร้อมผลลัพธ์สูงสุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเหตุการณ์เช่นนี้เกิดขึ้นได้ยาก
- หากคุณเปลี่ยนลำดับความสำคัญประจำวันของคุณบ่อยๆ ดูเหมือนว่าบางอย่างจะต้องได้รับการแก้ไข แม้ว่าการปรับตารางเวลาเล็กน้อยเป็นเรื่องปกติ แต่การเปลี่ยนกำหนดการบ่อยเกินไปบ่งชี้ว่าไม่สามารถกำหนดลำดับความสำคัญได้อย่างเหมาะสม
ขั้นตอนที่ 6 เป็นจริง
กำหนดการจัดสรรเวลาตามความเป็นจริงเพื่อให้แต่ละงานเสร็จสมบูรณ์อย่างถูกต้อง ถ้าคุณใช้เวลา 30-60 นาทีในการทำงานให้เสร็จ ให้กำหนดเวลา 60 นาที โดยการประมาณการเวลาตามความเป็นจริง คุณจะไม่รู้สึกหนักใจหรือจำเป็นต้องเปลี่ยนตารางการทำงานของคุณ
ควรระมัดระวังการให้เวลามากเกินความจำเป็น ถ้างานเสร็จเร็ว ให้ทำงานชิ้นถัดไป ซึ่งไม่มีผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานอย่างแน่นอน
ขั้นตอนที่ 7 กำหนดเวลากิจกรรมประจำวัน
อย่าลืมจัดตารางกิจวัตรประจำวันของคุณ เช่น รับประทานอาหารและอาบน้ำ วิธีนี้น่าจะได้ผล แต่คุณจะต้องจัดสรรเวลาระหว่างงานที่กำหนดเวลาไว้ เพื่อไม่ให้พลาดหรือเลื่อนกิจกรรมตามกำหนดการอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 8 ใช้การเตือนความจำ
นอกจากกำหนดการของคุณแล้ว ให้ใช้เครื่องมืออื่นๆ เพื่อเตือนคุณถึงงานสำคัญหรือวันครบกำหนด เช่น งานโพสต์อิท หรือการตั้งค่าการเตือนบนโทรศัพท์ของคุณที่จะส่งเสียงหรือแสดงข้อความในช่วงเวลาหนึ่งเพื่อเตือนให้คุณทำบางอย่างหรือ เตรียมตัวสำหรับกำหนดการต่อไป วิธีนี้คุณจะไม่ลืมกิจกรรมที่กำหนดไว้
- อย่าพึ่งพาคนอื่นเพื่อเตือนคุณเพราะมีโอกาสดีที่พวกเขาจะลืมเช่นเดียวกับคุณ
- หากมีกำหนดการกิจกรรมที่สำคัญมาก ให้ตั้งค่าการเตือนความจำในกรณีที่ไม่สนใจโน้ตเล็กๆ หรือการเตือนจากโทรศัพท์มือถือ
ขั้นตอนที่ 9 ขอความช่วยเหลือ
คุณอาจขอความช่วยเหลือจากผู้อื่นหรือมอบหมายงานเบา ๆ หากจำเป็น คุณสามารถจัดตารางเวลาที่ดีได้ หากคุณไม่ลังเลที่จะขอให้คนอื่นช่วยทำความสะอาดบ้านหรือเตรียมอาหารเย็น หากคุณยังคงยุ่งอยู่กับการทำงานจนดึก
- มอบหมายความรับผิดชอบให้กับคนที่คุณวางใจได้ แทนที่จะขอความช่วยเหลือจากคนที่สามารถทำงานให้เสร็จได้ ให้เลือกคนที่พร้อมจะทำงานได้ดีจนสำเร็จ
- อย่าชินกับการย้ายงานไปหาคนอื่น นอกจากจะแสดงว่าคุณจัดการเวลาไม่ได้แล้ว คุณอาจดูเกียจคร้านและไม่มีแรงจูงใจ
ขั้นตอนที่ 10 ค้นหาผลผลิตของคุณ
คุณต้องจัดสรรเวลาเป็นระยะเพื่อวิเคราะห์สิ่งที่คุณทำสำเร็จ ผลงานของคุณดีแค่ไหน และเวลาที่ใช้ไป ด้วยการประเมินแง่มุมต่างๆ ของชีวิตส่วนตัวและอาชีพของคุณ คุณสามารถปรับตารางการทำงานและวิถีชีวิตประจำวันของคุณ เพื่อให้คุณได้ผลลัพธ์ที่เกินเป้าหมายของคุณ
ขั้นตอนที่ 11 ให้ของขวัญตัวเอง
การทำงานหนักเกินไปหรือนานเกินไปมักจะนำไปสู่ความเบื่อหน่าย ซึ่งทำให้ยากสำหรับคุณที่จะจดจ่อกับงานที่ง่ายที่สุด ดังนั้น ใช้เวลาเฉลิมฉลองความสำเร็จของคุณและมอบของขวัญที่คุณรักให้ตัวเอง
- หาเวลาพักผ่อนเพื่อผ่อนคลายตัวเอง ปิดโทรศัพท์และไม่ตอบกลับอีเมล หากทำงานและพักผ่อนรวมกัน นี่ไม่ใช่วิธีให้รางวัลตัวเองหรือป้องกันความเหนื่อยหน่าย
- ถ้าคุณทำงานวันจันทร์ถึงวันศุกร์ ให้พักผ่อนในวันหยุดสุดสัปดาห์ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังทำโครงการให้เสร็จโดยใช้เวลา 3 เดือนติดต่อกัน ให้จัดสรรเวลาสำหรับวันหยุดสั้น ๆ หลังจากโครงการเสร็จสิ้น