ทุกธุรกิจไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ จำเป็นต้องตรวจสอบธุรกรรมทั้งหมดของตน มีระบบซอฟต์แวร์ทางการเงินง่ายๆ มากมายสำหรับขาย แต่คุณยังต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนว่าธุรกรรมทางบัญชีทำงานอย่างไร คุณจะป้อนธุรกรรมทางธุรกิจทั้งหมด เช่น การรับรายได้หรือการจ่ายบิล ลงในสมุดรายวันการบัญชีที่คล้ายกับบัญชีแยกประเภท ที่นี่ คุณจะต้องรวบรวมหมวดหมู่ต่างๆ ที่เรียกว่าบัญชี และจะบันทึกเป็นเดบิตหรือเครดิต (ตามการเพิ่มขึ้นหรือลดลง) ตัวอย่างจะได้รับในภายหลัง ผู้ผลิตซอฟต์แวร์การบัญชียังปฏิบัติตามสูตรนี้ในการสร้างโปรแกรมของตน แต่กระบวนการนี้ทำให้ผู้ใช้ทั่วไปง่ายขึ้น
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเข้าทำรายการ
ขั้นตอนที่ 1 รวบรวมเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรมทางธุรกิจ
เอกสารเหล่านี้มักประกอบด้วยใบเสร็จรับเงินของซัพพลายเออร์ บิลค่าสาธารณูปโภค (เช่น น้ำประปาและไฟฟ้า) ใบลดหนี้ที่ออกให้แก่ลูกค้า ใบแจ้งยอดภาษี เช็คที่ออก และข้อมูลเงินเดือน ตรวจสอบใบแจ้งหนี้และการชำระเงินที่ได้รับทุกรายการให้ถูกต้องและตรวจสอบก่อนบันทึกสมุดรายวันบัญชี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการยอมรับจากหัวหน้างานหรือเจ้าของธุรกิจก่อนที่จะทำธุรกรรมเข้าสู่ระบบ
ขั้นตอนที่ 2 ตั้งค่าบัญชีหรือหมวดหมู่ที่แตกต่างกันสำหรับธุรกรรมแต่ละประเภท
บัญชีที่บันทึก เช่น เงินสด สินค้าคงคลัง ค่าใช้จ่าย และอื่นๆ คิดว่าบัญชีเหล่านี้เป็นหน้าที่แยกจากกันในสมุดบันทึกหรือรายการที่อยู่ในงบประมาณส่วนบุคคล ตั้งค่าประเภทบัญชีต่อไปนี้:
- ยอดขายหรือรายได้บัญชีบันทึกการขายทั้งหมดให้กับลูกค้า
- บัญชีค่าใช้จ่ายจะบันทึกเงินทั้งหมดที่ธุรกิจใช้ไป ตัวอย่างเช่น เพื่อดำเนินการสิ่งอำนวยความสะดวกทางธุรกิจ สร้างผลิตภัณฑ์ และขายสินค้า
- นอกจากนี้ ธุรกิจยังต้องบันทึกสินทรัพย์ของตน เช่น เงินสด ลูกหนี้ (ยอดขายค้างชำระ) และที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ เช่น อาคารและอุปกรณ์
- บัญชีรับผิดบันทึกเงินทั้งหมดที่ธุรกิจยืมมาจากบุคคลภายนอก เช่น เงินกู้ธนาคาร เจ้าหนี้การค้า (เช่น ซัพพลายเออร์) และเงินเดือนเจ้าหนี้ (เงินเดือนที่ถึงกำหนดชำระแล้ว แต่ยังไม่ได้รับเงิน)
- หมวดหมู่ขนาดใหญ่เหล่านี้มักจะถูกแบ่งออกเป็นบัญชีที่เล็กกว่าและเฉพาะเจาะจง
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบว่าบัญชีถูกเดบิตหรือเครดิต
สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าทุกธุรกรรมเกี่ยวข้องกับบัญชีเดบิตและเครดิต และจำนวนรวมของเดบิตและเครดิตจะต้องเท่ากัน ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณได้รับการชำระเงินจากลูกค้า คุณจะต้องบันทึกเงินสดเป็นเดบิตและบัญชีลูกหนี้เป็นเครดิต เมื่อคุณชำระค่าโฆษณา คุณจะต้องบันทึกค่าโฆษณาเป็นเดบิตและเงินสดเป็นเครดิต
- บันทึกการเพิ่มขึ้นของค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ (เช่น เงินสดและอุปกรณ์) และบัญชีเงินปันผลเป็นเดบิตและบันทึกลดลงเป็นเครดิต ในบัญชีอื่นๆ เช่น หนี้สินและรายได้ การเพิ่มขึ้นจะถูกบันทึกเป็นเครดิต และการลดลงจะถูกบันทึกเป็นเดบิต ระบบบัญชีนี้มีตรรกะของตัวเองและเริ่มจดจำในขณะที่ใช้ตรรกะของคุณเพื่อระบุสาเหตุของ "เพิ่มขึ้น" และ "ลดลง" ในบัญชี
- โปรดทราบว่าตัวเลขที่บันทึกเป็นรายการเดบิตและเครดิตอาจไม่เหมือนกัน แต่ยอดรวมต้องเท่ากัน ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าชำระค่าสินค้าด้วยเงินสดและบางส่วนด้วยเครดิต บัญชีสองบัญชีจะถูกบันทึกเป็นเดบิต ได้แก่ เงินสดและบัญชีลูกหนี้ ในขณะที่บัญชีที่มีการบันทึกรายการเกี่ยวกับเครดิตมีเพียงบัญชีเดียวคือการขาย
- ระบบซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ทั้งหมดจะทำให้การบันทึกสมุดรายวันการบัญชีเป็นเรื่องง่ายโดยการป้อนบัญชีทั้งหมดในตำแหน่งที่ถูกต้องในวารสาร
- คุณอาจต้องสร้างชื่อบัญชีใหม่ในสมุดรายวัน หากคุณมีธุรกรรมพิเศษ เช่น การขายหุ้นหรือการซื้อที่ดิน
ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบรายการบัญชีทั้งหมดที่ป้อนในสมุดรายวันอย่างน้อยสองครั้ง
แต่ละธุรกรรมจะปรากฏในประเภทของตนเอง ตัวอย่างเช่น เดบิตด้านหนึ่งของสมุดรายวัน และยอดเงินต้องเท่ากับยอดเงินที่ปรากฏบนด้านเครดิตของสมุดรายวัน
ตัวอย่างเช่น คุณจะบันทึกรายการชำระค่าไฟฟ้าโดยการป้อนบัญชีเจ้าหนี้ที่ด้านเดบิตของ Rp. 500,000 และเงินสดจำนวน Rp. 500,000 สำหรับเครดิต อย่าลืมใส่หมายเลขใบเสร็จและคำอธิบายสั้นๆ ในส่วนหมายเหตุ
ขั้นตอนที่ 5. ย้ายบัญชีในสมุดรายวันไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นระยะ
บัญชีแยกประเภททั่วไปคือชุดของบัญชีทั้งหมดของคุณ ตัวอย่างเช่น มีหน้าสำหรับเงินสดแต่ละประเภท ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ค่าใช้จ่าย และอื่นๆ ในบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณ จากนั้น คุณจะสามารถดูจำนวนเงินรวมของแต่ละบัญชีในช่วงระยะเวลาหนึ่ง
- บัญชีแยกประเภททั่วไปบันทึกข้อมูลตามบัญชี ตรงกันข้ามกับสมุดรายวันที่บันทึกธุรกรรม กล่าวอีกนัยหนึ่ง ธุรกรรมหนึ่งรายการที่ย้ายไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปจะอยู่อย่างน้อยสองแห่ง (บัญชี) ในบัญชีแยกประเภท
- ตัวอย่างเช่น การรับเงินสดจากลูกค้าจากการขายจะถูกบันทึกในสมุดรายวันเป็นรายการเดียวและรับรู้เงินสดเมื่อเดบิตและรายได้เป็นเครดิต เมื่อโอนไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป รายการเหล่านี้จะถูกบันทึกในตำแหน่งที่แยกจากกัน: บัญชีเงินสดและรายได้ ด้วยวิธีนี้ คุณจะเห็นว่าธุรกรรมมีผลกระทบต่อแต่ละบัญชีอย่างไร
- บันทึกในบัญชีแยกประเภททั่วไปต้องลงวันที่เพื่อให้สามารถระบุแหล่งที่มาของธุรกรรมได้ นักบัญชีบางคนยังรวมหมายเลขอ้างอิงไว้ด้วย เช่น ในรูปแบบของหมายเลขซีเรียล เพื่อให้สามารถตรวจสอบธุรกรรมกลับเข้าไปในสมุดรายวันได้อย่างง่ายดาย
ส่วนที่ 2 ของ 3: การทำรายการทางบัญชีที่สมดุล
ขั้นตอนที่ 1 สร้างดุลบัญชีแยกประเภททั่วไปก่อนปิดทุกครั้งที่คุณเข้าสู่ธุรกรรมทางบัญชี
เตรียมงบทดลองและรายงานอื่น ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าตัวเลขและบัญชีที่บันทึกสำหรับแต่ละธุรกรรมนั้นถูกต้อง ไม่ว่าจะบันทึกธุรกรรมกี่รายการ ยอดเดบิตทั้งหมดจะต้องเท่ากับเครดิตทั้งหมด
หากคุณจดบันทึกด้วยตนเองหรือด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ตัวเลขทั้งหมดในเดบิตและเครดิตจะถูกรวมเข้าด้วยกัน โดยไม่คำนึงถึงหมวดหมู่ จำนวนเดบิตและเครดิตทั้งหมดจะต้องเท่ากัน
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบข้อผิดพลาดในงบทดลอง
หากเดบิตไม่เท่ากับเครดิต คุณจะต้องค้นหาข้อผิดพลาดในรายการบันทึกประจำวันของคุณ ที่จริงแล้ว ข้อผิดพลาดยังคงเกิดขึ้นได้แม้ว่าจำนวนเดบิตและเครดิตจะเท่ากัน ตัวอย่างเช่น เนื่องจากการบันทึกซ้ำซ้อนหรือธุรกรรมที่ป้อนผิดบัญชี
- ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณได้รับการชำระเงินจากลูกค้า คุณอาจบันทึกเงินสดไว้แต่ลืมบันทึกบัญชีลูกหนี้ ดังนั้นสมุดรายวันจึงดูเหมือนยังค้างชำระอยู่ ดังนั้นจำนวนเงินในเดบิตจะแตกต่างจากเครดิต
- ในบางกรณี คุณอาจจำเป็นต้องติดตามเร็กคอร์ดไปยังรายการเริ่มต้นในสมุดรายวันเพื่อค้นหาข้อผิดพลาด นี่คือเหตุผลที่ต้องบันทึกวันที่ทำธุรกรรมและ/หรือหมายเลขอ้างอิงในสมุดรายวันเพื่อให้การติดตามทำได้ง่าย
ขั้นตอนที่ 3 เรียกใช้รายงานงบกำไรขาดทุน งบดุล และรายงานการเปลี่ยนแปลงทุน
รายงานทางการเงินเหล่านี้สามารถทำได้ด้วยตนเองหรือด้วยระบบซอฟต์แวร์บัญชี จากรายงานเหล่านี้ คุณจะได้ภาพที่สมบูรณ์ของธุรกิจของคุณ
- ตัวอย่างเช่น งบกำไรขาดทุนจะลบรายได้ที่ได้รับจากค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในช่วงระยะเวลาหนึ่ง และจากรายงานนี้ คุณทราบว่าบริษัทมีกำไรหรือขาดทุน
- งบดุลแสดงสินทรัพย์และหนี้สินทั้งหมดของบริษัท สินทรัพย์ของบริษัทประกอบด้วยเงินสด อุปกรณ์ ที่ดิน และลูกหนี้ หนี้สินรวมถึงเจ้าหนี้และตั๋วเงินเจ้าหนี้
- หากคุณได้จ่ายเงินปันผล (รางวัล) ให้กับผู้ถือหุ้นในช่วงเวลาก่อนหน้า คุณจะต้องมีคำชี้แจงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้นด้วย รายงานนี้แสดงจำนวนกำไรที่สร้าง (ไม่ใช่รายได้สุทธิ) ลบด้วยเงินปันผลที่จ่าย กำไรสะสมแสดงถึงรายได้ที่นำกลับมาลงทุนในบริษัท
ส่วนที่ 3 ของ 3: การเก็บบันทึกรายละเอียดของรายการทางบัญชี
ขั้นตอนที่ 1 รวมคำอธิบายสั้น ๆ ของแต่ละธุรกรรมที่ป้อนในสมุดรายวัน
ตัวอย่างเช่น "การชำระเงินค่าโฆษณาทางโทรทัศน์แบบเงินสด กุมภาพันธ์ 2016" ดังนั้นจำนวน สาเหตุ และขั้นตอนการบันทึกแต่ละรายการจะมีความชัดเจนยิ่งขึ้น
ขั้นตอนที่ 2 สำรองข้อมูลสมุดรายวันธุรกรรมของคุณ
จำเป็นต้องสำรองข้อมูลในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดหรือมีคำถามในอนาคต เอกสารของบันทึกทั้งหมดสามารถยื่นได้โดยการป้อนจำนวนบันทึกและวันที่ของวารสารลงในแพ็คเกจเดียว ทุกคนควรจะสามารถค้นหารายการบันทึกประจำวันในบัญชีแยกประเภททั่วไป จากนั้นจึงเข้าถึงเอกสารสำรองได้อย่างง่ายดาย
ขั้นตอนที่ 3 เก็บสำเนาเอกสารของเอกสารทั้งหมดไว้อย่างน้อยหนึ่งปี
ซึ่งรวมถึงรายการบันทึกประจำวันและบัญชีแยกประเภท พร้อมด้วยใบแจ้งหนี้และเอกสารธุรกรรมอื่นๆ เอกสารทั้งหมดเหล่านี้จำเป็นสำหรับการตรวจสอบและเหตุผลด้านภาษี
ขั้นตอนที่ 4 เก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นเวลาอย่างน้อยเจ็ดปี
สแกนเอกสารที่เป็นกระดาษของคุณ ไปมา และเก็บไว้ในกล่องอิเล็กทรอนิกส์สองกล่อง: อันหนึ่งสำหรับจัดเก็บที่สำนักงานและอีกอันสำหรับใช้ในกรณีฉุกเฉิน มีความเป็นไปได้เสมอที่ภาษีนิติบุคคลจะได้รับการตรวจสอบในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ดังนั้นเอกสารเหล่านี้จึงจำเป็นต้องถูกเก็บไว้
เคล็ดลับ
- ปรับสมดุลวารสารของคุณทุกวัน ตรวจสอบข้อผิดพลาดทั้งหมดและแก้ไขทันที นี่เป็นสิ่งสำคัญมากจนกลายเป็นบทเรียนแรกสำหรับนักศึกษาบัญชี
- จัดให้มีการฝึกอบรมพนักงานข้ามสายงานเพื่อให้พนักงานมากกว่าหนึ่งคนทราบถึงความเข้าใจเกี่ยวกับระบบบัญชีและวิธีการทำธุรกรรม
