การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์มักจะดำเนินการหากผู้สมัครอาศัยอยู่ไกลจากบริษัทหรือเนื่องจากมีผู้สมัครเข้ามาเป็นจำนวนมาก ใช้โอกาสนี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดเพื่อก้าวไปสู่ขั้นต่อไป ซึ่งก็คือการสัมภาษณ์งานแบบตัวต่อตัว เพื่อสร้างความประทับใจที่ดี ให้ตอบทางโทรศัพท์เหมือนกับว่าคุณกำลังสนทนาแบบตัวต่อตัวกับผู้สัมภาษณ์ ระหว่างการสนทนา ให้รักษามารยาทที่ดีและพูดอย่างมืออาชีพ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 4: รับสายโทรศัพท์ได้ดี
ขั้นตอนที่ 1 ทักทายผู้โทรอย่างมืออาชีพ
แง่มุมที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์คือวิธีสื่อสารเมื่อโทรศัพท์ดัง ในฐานะผู้ที่รอรับสายจากที่ทำงาน ให้ตอบรับสายเรียกเข้าเสมือนว่าคุณกำลังรับสายโทรศัพท์ในที่ทำงาน แม้ว่าคุณจะได้รับการติดต่อผ่านหมายเลขติดต่อส่วนตัวก็ตาม
เมื่อโทรศัพท์ดัง ให้หยิบขึ้นมาทันทีก่อนเสียงกริ่งครั้งที่สาม กล่าวทักทายและพูดชื่อของคุณ เช่น "สวัสดีตอนเช้ากับเยนี บาซึกิ"
ขั้นตอนที่ 2. บอกว่าคุณกำลังรอสายเรียกเข้าทำงาน
หลังจากทักทายแล้ว ผู้โทรจะตอบกลับคำทักทายของคุณและบอกตัวตนของพวกเขาให้คุณทราบ จดชื่อผู้โทรไว้เพื่อที่คุณจะได้ไม่ลืมและแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณกำลังรอการติดต่อจากพวกเขา
ตัวอย่างเช่น "คุณเดซี่ ขอบคุณที่ติดต่อมาเมื่อเช้านี้ ฉันต้องการคุยเรื่องโอกาสในการทำงานในบริษัทของคุณ"
ขั้นตอนที่ 3 ตอบกลับผู้โทรอย่างสุภาพ
สวมชุดทำงานและนั่งตรงที่โต๊ะทำงานเพื่อให้มั่นใจว่าคุณกำลังมีการสัมภาษณ์งาน แม้ว่าคุณจะถูกสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ ระวังอย่าพูดด้วยน้ำเสียงที่ผ่อนคลาย
- เมื่อต้องการพูดชื่อผู้สัมภาษณ์ ให้ใช้คำทักทายว่า "พ่อ" "แม่" หรือชื่อที่เอ่ยถึงเมื่อแนะนำตัวเพื่อให้เขารู้สึกเคารพนับถือ
- ระบุชื่อผู้สัมภาษณ์หากเขาถามด้วยตัวเอง
- หากผู้สัมภาษณ์ชมเชยหรือแสดงความคิดเห็นในเชิงบวกเกี่ยวกับคุณ ให้พูดว่า "ขอบคุณ"
วิธีที่ 2 จาก 4: การสัมภาษณ์ด้วยผลลัพธ์ที่น่าพึงพอใจ
ขั้นตอนที่ 1 จดสิ่งที่กล่าวไว้เพื่อให้คุณจดจ่อ
ข้อดีอย่างหนึ่งของการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์คือโอกาสในการจดบันทึกในขณะที่ผู้สัมภาษณ์กำลังพูดหรือถาม เพราะคุณสามารถเขียนประโยคที่คุณต้องการถ่ายทอดและตอบคำถามได้อย่างถูกต้อง
หากผู้สัมภาษณ์ถามคำถามหลายแง่มุม ให้จดโครงร่างโดยเขียนคำสำคัญสองสามคำเพื่อเตือนตัวเอง ผู้สัมภาษณ์จะได้รับความประทับใจที่ดี เพราะคุณสามารถให้คำตอบอย่างเป็นระบบโดยการตอบหรือให้คำอธิบายตามประเด็นที่ถาม
ขั้นตอนที่ 2. ตั้งใจฟังสิ่งที่เขาพูดและหยุดชั่วคราวก่อนตอบ
บางครั้งอาจเป็นเรื่องยากที่จะมีสมาธิเมื่อคุณได้ยินแต่เสียงโดยไม่ได้ป้อนข้อมูลด้วยภาพ ดังนั้น ให้จดจ่ออยู่กับสิ่งที่ผู้สัมภาษณ์พูดและอย่าฝันกลางวันหรือคิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณจะพูด
- หยุดครู่หนึ่งก่อนจะพูด นอกจากทำให้แน่ใจว่าผู้สัมภาษณ์พูดจบแล้ว คุณยังสามารถทำให้จิตใจสงบก่อนพูดในช่วงเวลาที่เงียบงันได้อีกด้วย
- ขอคำอธิบายก่อนตอบหากคุณไม่ได้ยินคำถามทั้งหมดหรือไม่เข้าใจสิ่งที่ถูกถาม
ขั้นตอนที่ 3 พูดด้วยข้อต่อที่ชัดเจน
นอกจากการเชื่อมต่อโทรศัพท์และคุณภาพเสียงแล้ว การเข้าใจคำพูดของใครบางคนทางโทรศัพท์นั้นยากกว่าการสื่อสารด้วยตนเอง เพื่อเอาชนะสิ่งนี้ ให้ออกเสียงแต่ละคำให้ชัดเจนและพูดช้าๆ
- หากคุณเคยชินกับการพูดที่ไม่ชัดเจนหรือพูดพึมพำ ให้พยายามปรับปรุงโดยฝึกการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์
- เวลาคุยโทรศัพท์ ให้เอามือออกห่างจากใบหน้าและต้องนั่งตัวตรง แทนที่จะนอนราบหรือเอนหลัง เราแนะนำให้สวมชุดหูฟังหรือใช้ลำโพงเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องถือโทรศัพท์แนบหน้า
ขั้นตอนที่ 4 ถามคำถามเป็นข้อเสนอแนะเพื่อแสดงความสนใจ
การสัมภาษณ์ที่ดีควรเป็นการสนทนาสองทาง โดยทั่วไปแล้ว ผู้สัมภาษณ์จะให้โอกาสคุณถามคำถามเมื่อสิ้นสุดการสัมภาษณ์ แต่เมื่อมีโอกาสเกิดขึ้น คุณจะต้องใช้ความคิดริเริ่มในการถามคำถาม
ตัวอย่างเช่น หลังจากตอบคำถามเมื่อผู้สัมภาษณ์ถามคุณว่าคุณต้องการบรรลุเป้าหมายการทำงานใด ให้ถามคำถามว่า "เพื่อให้แน่ใจว่าบรรลุเป้าหมายของบริษัท การใช้ระบบ PDCA อย่างสม่ำเสมอจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง ฝ่ายบริหารได้นำระบบนี้ไปใช้และดำเนินการอย่างสม่ำเสมอ การประเมิน?”
ขั้นตอนที่ 5. ส่งข้อความขอบคุณไปยังผู้สัมภาษณ์
หลังการสัมภาษณ์ ใช้เวลาเขียนบันทึกขอบคุณและส่งให้ผู้สัมภาษณ์ ใน 2-3 ประโยค กล่าวขอบคุณสำหรับเวลาและโอกาสที่ได้รับ แจ้งให้เราทราบด้วยว่าคุณกำลังรอข่าวเพิ่มเติม
- แสดงความกตัญญูของคุณโดยรวมถึงข้อมูลเฉพาะ เขียนจดหมายถ้าเขาให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์มาก
- หากเขาบอกคุณเมื่อคุณได้รับแจ้ง ให้ระบุสิ่งนี้ในจดหมายด้วย
วิธีที่ 3 จาก 4: สร้างความประทับใจอย่างมืออาชีพและมั่นใจ
ขั้นตอนที่ 1. นั่งตัวตรงหันหน้าโต๊ะ
การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ไม่สามารถทำบนเตียงหรือพักผ่อนบนโซฟาได้ ท่านั่งมีผลต่อเสียงเมื่อคุณพูด ผู้สัมภาษณ์มักจะสังเกตเห็นเมื่อคุณโกหกทางโทรศัพท์ นี่แสดงว่าคุณไม่ได้จริงจังกับการสัมภาษณ์งาน
- คุณภาพเสียงจะลดลงหากคุณพูดขณะนอนราบ นอกจากนี้จะมีเสียงรบกวนเมื่อคุณเปลี่ยนตำแหน่ง
- การนั่งตัวตรงช่วยให้คุณเปล่งประกายความมีเสน่ห์และความมั่นใจในตนเอง สิ่งนี้ถูกเปิดเผยผ่านรูปแบบการพูดและเสียงของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 ผ่านการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ราวกับว่าคุณกำลังถูกสัมภาษณ์ตัวต่อตัว
แม้ว่าผู้โทรจะไม่เห็นคุณ แต่เขาหรือเธอสามารถคาดเดาได้ว่าเสื้อผ้าและรูปลักษณ์ของคุณจะหน้าตาเป็นอย่างไร เพราะสิ่งนี้ส่งผลต่อทัศนคติและคำพูดของคุณ
- คุณไม่จำเป็นต้องเตรียมตัวด้วยการแต่งตัวเหมือนอยากพบผู้สัมภาษณ์โดยตรง แต่อย่างน้อยก็ควรแต่งตัวให้เรียบร้อยและเป็นมืออาชีพ
- ในการเตรียมตัว ลองนึกภาพว่าคุณกำลังแต่งตัวไปทำงานถ้าคุณได้รับการว่าจ้าง
ขั้นตอนที่ 3 อย่าโทรขณะรับประทานอาหารหรือดื่มสุรา
แม้ว่าคุณจะพูดผ่านลำโพง เขาก็ได้ยินว่าคุณกำลังสัมภาษณ์ขณะรับประทานอาหารหรือดื่มเครื่องดื่มอยู่หรือไม่ คุณจะเข้าใจว่าสิ่งนี้จะเกิดขึ้นได้อย่างไร หากคุณเคยได้ยินคนกำลังกินหรือดื่มเครื่องดื่มทางโทรศัพท์
- เพื่อให้การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์รู้สึกเหมือนเป็นการพูดคุยแบบเห็นหน้ากัน อย่าทำสิ่งที่คุณจะไม่ทำในการพบปะกับผู้สัมภาษณ์แบบเห็นหน้ากัน เช่น กิน ดื่ม หรือเคี้ยวหมากฝรั่ง
- เตรียมน้ำสักแก้วเผื่อคอจะแห้ง เก็บโทรศัพท์ให้ห่างจากปากของคุณถ้าคุณต้องการดื่ม อย่าใส่ก้อนน้ำแข็งลงในแก้วเพราะอาจส่งเสียงกระหึ่มจนได้ยินเสียงโทรศัพท์
ขั้นตอนที่ 4. ยิ้มในขณะที่คุณพูด
การยิ้มทำให้ใบหน้าของคุณผ่อนคลายและทำให้เสียงของคุณดูเป็นมิตรและน่ารื่นรมย์ยิ่งขึ้น แม้ว่าผู้สัมภาษณ์จะไม่เห็นคุณ ความคิดเชิงบวกและความกระตือรือร้นจะเปล่งออกมาจากเสียงของคุณ
วิธีที่ 4 จาก 4: เตรียมตัวก่อนการสัมภาษณ์
ขั้นตอนที่ 1. รับข้อมูลบริษัทก่อนสัมภาษณ์
แม้ว่าคุณจะทำวิจัยเกี่ยวกับบริษัทมามากก่อนที่จะสมัครงาน อย่าลืมเพิ่มพูนความรู้ของคุณเมื่อได้รับการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ รวบรวมข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมของบริษัทและธุรกิจโดยทั่วไป
- อ่านข่าวล่าสุดผ่านหนังสือพิมพ์และเว็บไซต์ของบริษัทเพื่อดูว่านักข่าวรายงานอะไรและมีแผนจะเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ เขียนสิ่งที่คุณต้องการถามผู้สัมภาษณ์
- รวบรวมข้อมูลกิจกรรมของคู่แข่งรายใหญ่ อ่านข่าวหรือบทความที่อธิบายสภาวะอุตสาหกรรมตามธุรกิจของบริษัทอย่างละเอียดถี่ถ้วนเพื่อให้คุณทราบถึงกลไกของตลาด
ขั้นตอนที่ 2 เตรียมร่างคำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อยระหว่างการสัมภาษณ์งาน
เนื่องจากผู้สัมภาษณ์ไม่เห็นคุณทางโทรศัพท์ ให้ใช้ประโยชน์จากสถานการณ์นี้เพื่อเตรียมบันทึกเป็นเครื่องมือหากคุณต้องตอบคำถามที่ท้าทาย
ตัวอย่างเช่น คุณอาจถูกขอให้อธิบายจุดแข็งและจุดอ่อนของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณให้คำตอบสั้น ๆ อย่างเป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับงาน ไม่ใช่ชีวิตส่วนตัว
ขั้นตอนที่ 3 ฝึกพูดทางโทรศัพท์
การสัมภาษณ์งานทางโทรศัพท์ไม่เหมือนการสนทนากับเพื่อนหรือครอบครัว สร้างนิสัยในการคุยโทรศัพท์ให้บ่อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สองสามวันก่อนการสัมภาษณ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่เคยใช้โทรศัพท์เพื่อทำกิจกรรมทางอาชีพ
- เมื่ออยู่ในสาย จะไม่เห็นสัญญาณที่บ่งบอกว่าผู้โทรพูดเสร็จแล้วหรือเมื่อถึงเวลาที่เหมาะสมที่จะตอบรับ คุณสามารถปรับตัวเพื่อให้การสนทนาเป็นไปอย่างราบรื่นได้โดยการฝึกฝนการพูดทางโทรศัพท์
- หากไม่มีเหตุผลที่จะโทรไป ให้ขอให้เพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวช่วยฝึกโดยโทรไปสัมภาษณ์งานจำลองตามเวลาที่ตกลงกันไว้
ขั้นตอนที่ 4 หาสถานที่เงียบสงบเพื่อโทร
กำหนดตำแหน่งที่เหมาะสมที่สุดในการรับสาย เช่น ในห้องที่เงียบสงบในบ้าน เพราะคุณสามารถควบคุมเสียงหรือกิจกรรมรอบตัวคุณได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีสัญญาณแรงในพื้นที่ของคุณ หากคุณต้องการโทรออกโดยใช้โทรศัพท์มือถือของคุณ
หากมีเด็กอยู่ในบ้านหรือมีเพื่อนร่วมห้องเข้าออกห้อง ให้หาที่เงียบๆ อื่น เช่น ในห้องสมุดที่มีห้องประชุมหรือห้องอ่านหนังสือแบบปิดที่สามารถใช้จองได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเครือข่ายโทรศัพท์หรือสัญญาณอยู่ในตำแหน่งที่คุณระบุ
ขั้นตอนที่ 5. ปิดเสียงแจ้งเตือนและอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ได้ใช้
หากผู้สัมภาษณ์ได้ยินเสียงบี๊บหรือเสียงเรียกเข้าของอุปกรณ์ในระหว่างการสัมภาษณ์ ดูเหมือนว่าคุณกำลังทำอย่างอื่นทางโทรศัพท์ มุ่งความสนใจไปที่เขาราวกับว่าคุณกำลังมีการสัมภาษณ์ในสำนักงานของเขา
อุปกรณ์อื่นๆ อาจรบกวนสัญญาณและส่งผลต่อคุณภาพของเสียงที่ได้รับ หากคุณใช้โทรศัพท์มือถือ ปิดสัญญาณ Wi-Fi ที่คุณต้องการรับสายหรือย้ายไปห้องอื่นระหว่างการสัมภาษณ์
ขั้นตอนที่ 6 เตรียมไฟล์ที่จำเป็นทั้งหมด
ก่อนที่คุณจะรับสาย ให้เตรียมบันทึกย่อ ข้อมูลบริษัท ประวัติส่วนตัว และไฟล์อื่นๆ ของคุณให้พร้อมเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายเมื่อคุณถูกสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์
จัดระเบียบไฟล์อย่างเป็นระเบียบเพื่อให้เรียกค้นได้ง่ายโดยไม่ต้องย้ายหรือย้ายมาก เสียงรบกวนที่ได้ยินผ่านโทรศัพท์ทำให้คุณไม่สามารถรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อยได้
ขั้นตอนที่ 7 จัดสรรเวลาในการฝึกหายใจลึกๆ ก่อนการสัมภาษณ์ตามกำหนด
บางทีคุณอาจรู้สึกประหม่าขณะรอให้โทรศัพท์ดังขึ้น การฝึกหายใจเข้าลึกๆ จะช่วยให้คุณผ่อนคลายและมีสมาธิจดจ่อ คุณจึงสามารถพูดได้อย่างสงบ