คุณกำลังเตรียมสมัครงานตำแหน่งที่สมบูรณ์แบบและได้อัปเดตประวัติย่อของคุณแล้ว แต่ก่อนสมัครคุณต้องเขียนจดหมายปะหน้า แม้ว่าคุณจะไม่ได้หลงใหลในการเขียนจดหมายปะหน้าและคิดว่ามันเป็นการเสียเวลา จดหมายปะหน้าที่กระชับและมีโครงสร้างจะสร้างความแตกต่างระหว่างการจ้างและการไม่จ้าง โดยเน้นทักษะของคุณที่สามารถนำไปใช้กับงานและแสดงให้นายจ้างเห็นว่าคุณสามารถเป็นสินทรัพย์ที่ดี จดหมายจะนำคุณไปสู่ตำแหน่งในฝันของคุณ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเตรียมจดหมายปะหน้า
ขั้นตอนที่ 1 หยิบกระดาษหนึ่งแผ่นแล้วทำสองคอลัมน์
ในคอลัมน์ด้านซ้ายเขียน "ข้อกำหนด" และในคอลัมน์ด้านขวา "ทักษะของฉัน" อ่านตำแหน่งงานอย่างละเอียดและทำความเข้าใจข้อกำหนด ถัดไป เปรียบเทียบข้อกำหนดเหล่านั้นกับทักษะและประสบการณ์ที่กล่าวถึงในประวัติย่อของคุณ
- ในคอลัมน์ด้านซ้าย ให้จดข้อกำหนดและทักษะที่จำเป็นสำหรับงาน
- ในคอลัมน์ทางด้านขวา ให้จดประเด็นจากประวัติย่อของคุณที่ตรงกับข้อกำหนดเหล่านี้
- การเขียนหัวข้อย่อยที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานว่างจะช่วยให้คุณให้ข้อมูลที่สำคัญที่สุดในจดหมายสมัครงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 2 เริ่มจดหมายของคุณโดยใส่ข้อมูลติดต่อของคุณที่ด้านบน
เพื่อให้นายหน้าติดต่อคุณได้ง่ายขึ้นและค้นหาว่าคุณเป็นใคร ก่อนเริ่มจดหมาย ให้แน่ใจว่าคุณมีหัวจดหมายที่ดี
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณอยู่ชิดซ้าย
-
ป้อนวันที่ที่คุณเขียนจดหมาย แยกหนึ่งบรรทัด จากนั้นระบุข้อมูลติดต่อของคุณ:
- ชื่อ
- ที่อยู่
- หมายเลขโทรศัพท์
- ที่อยู่อีเมล (อีเมล)
- เว็บไซต์ส่วนตัว (ถ้ามี)
- โปรไฟล์ LinkedIn
ขั้นตอนที่ 3 ป้อนข้อมูลบริษัท
หลังจากป้อนข้อมูลของคุณแล้ว คุณต้องระบุชื่อหัวหน้าบริษัทที่คุณต้องการส่งจดหมายถึง ตำแหน่ง ชื่อและที่อยู่ของบริษัท
- การรวมข้อมูลติดต่อของบริษัทแสดงว่าคุณระบุว่าคุณเขียนถึงบริษัทโดยเฉพาะ และได้ศึกษาผู้จัดการการว่าจ้างสำหรับตำแหน่งที่โฆษณาแล้ว
- ความพยายามพิเศษนี้จะทำให้คุณนำหน้าผู้สมัครส่วนใหญ่ที่มักจะคัดลอกจดหมายปะหน้าสำเร็จรูป รวมทั้งแสดงว่าคุณทุ่มเท
- หากคุณไม่ทราบชื่อผู้จัดการการจ้างงาน ให้ค้นหาเว็บไซต์ของบริษัทเพื่อดูว่าคุณหาชื่อเขาเจอหรือไม่ ดูใน LinkedIn หรือแม้แต่ Twitter หากคุณไม่พบชื่อเฉพาะ ให้ดูว่าคุณสามารถหาหัวหน้าแผนกที่คุณสมัครได้หรือไม่ ถ้าทุกอย่างไม่ได้ผลและคุณหาชื่อไม่เจอ คุณอาจส่งจดหมายสมัครงานไปที่ผู้จัดการฝ่ายว่าจ้างของแผนก ตัวอย่างเช่น: “[แผนก] ผู้จัดการการจ้างงาน”
ขั้นตอนที่ 4 เขียนจดหมายของคุณถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
คุณต้องเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการและเริ่มต้นด้วยคำทักทายที่เหมาะสม อย่าพูดถึง "บุคคลที่เกี่ยวข้อง" เนื่องจากเป็นการไม่เป็นทางการ เป็นเรื่องทั่วไป และให้ความรู้สึกว่าคุณไม่ได้ศึกษาข้อมูลของบริษัท
อีกครั้ง หากคุณไม่ทราบชื่อผู้จัดการการจ้างงาน ให้เขียนว่า "เรียน [แผนก] Recruitment Manager” ก็เพียงพอแล้ว
ส่วนที่ 2 จาก 3: การเขียนจดหมายปะหน้า
ขั้นตอนที่ 1 เขียนย่อหน้าแรกที่สะดุดตา
นายหน้าได้อ่านจดหมายสมัครงานจำนวนมาก และมีโอกาสที่พวกเขาจะอ่านอย่างรวดเร็วเพื่อตัดสินใจว่าจดหมายของคุณจะลงถังขยะหรือได้รับการพิจารณา เขียนข้อมูลสำคัญก่อน คิดถึงจดหมายปะหน้าของคุณเหมือนบทความข่าว
- เปิดด้วยประโยคเด็ดๆ ที่บ่งบอกว่าคุณสนใจสมัครตำแหน่ง [ตำแหน่ง] ที่ [บริษัท]
- อธิบายปัจจัยที่ดึงดูดใจคุณโดยย่อและเฉพาะเจาะจง คุณชอบอะไรเกี่ยวกับบริษัท ยกตัวอย่าง และอย่ากลัวที่จะใช้ประโยคสนทนาสองสามประโยคหากสภาพแวดล้อมของบริษัทนั้นสบายๆ เพียงพอ
- แสดงให้ผู้จัดการการจ้างงานเห็นว่าคุณไม่เพียงแต่คุ้นเคยกับงานของบริษัทเท่านั้น แต่ยังเป็นผู้สมัครที่เหมาะสมโดยใช้น้ำเสียงที่คล้ายกับพวกเขา
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสมัครงานในบริษัทที่เขียนบทความข่าว ให้ลองเขียนจดหมายปะหน้าที่ตรงกับบทความของพวกเขา พวกเขาจริงจังหรือมีอารมณ์ขันหรือไม่? หากคุณกำลังสมัครเข้าบริษัทที่เป็นทางการมากขึ้น เช่น บริษัทการตลาดขนาดใหญ่หรือสถาบันการเงิน คุณอาจต้องแสดงให้เห็นว่าคุณน่าเชื่อถือแต่ยังคงสุภาพ
ขั้นตอนที่ 2 ระบุว่าคุณค้นพบตำแหน่งที่ว่างได้อย่างไร
ก่อนสมัครทำวิจัยเล็กน้อยและดูว่าคุณรู้จักใครที่ทำงานที่นั่นหรือไม่ การมีบุคคลภายในและข้อมูลอ้างอิงนั้นดีกว่าเสมอ และอย่ากลัวที่จะพูดถึงชื่อของเขาหากเขาอนุญาต
หากคุณไม่มีผู้ติดต่อในบริษัท ให้คอยบอกพวกเขาเสมอว่าคุณพบตำแหน่งงานว่างจากที่ใด เช่น จากเว็บไซต์หางาน เว็บไซต์ของบริษัท หนังสือพิมพ์ และอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 3 อธิบายว่าพวกเขาได้รับประโยชน์อะไรบ้างหากพวกเขาจ้างคุณ
อย่าพูดว่าการถูกจ้างโดยบริษัทจะเป็นประโยชน์กับคุณ ตำแหน่งเปิดด้วยเหตุผลมีปัญหาที่ต้องแก้ไข คุณอยู่ที่นั่นเพื่อแก้ปัญหา
- สำรวจรายการความสำเร็จและประสบการณ์ของคุณ โดยมองหาตัวอย่างหรือสองตัวอย่างที่คุณสามารถพูดถึงได้ มันแสดงให้เห็นว่าทำไมคุณถึงเป็นผู้สมัครที่เหมาะสม
- ตัวอย่างเช่น หากคุณเห็นว่าตำแหน่งต้องการคนที่สามารถเป็นผู้นำทีมและจัดการหลายโครงการพร้อมกันได้ ให้ตรวจสอบรายการความสำเร็จของคุณเพื่อดูว่าคุณมีประสบการณ์ที่ตรงกับความต้องการหรือไม่ หากคุณเคยเป็นผู้นำทีมมาก่อน ให้เขียนสั้นๆ ว่าทักษะการเป็นผู้นำของคุณเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของโครงการต่างๆ ได้อย่างไร
- หากคุณมีโอกาสนำเสนอสถิติและตัวเลข ให้ทำเช่นนั้น เมื่ออธิบายประโยชน์ของการว่าจ้างคุณ ให้ลองใช้สถิติ เช่น รายได้ของบริษัทที่เพิ่มขึ้นหรือต้นทุนที่ลดลงภายใต้การนำของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 ระบุจุดแข็ง คุณสมบัติ และประสบการณ์ของคุณโดยสังเขป
ในย่อหน้าที่สอง คุณต้องจับคู่ข้อกำหนดของงานกับความสามารถและประสบการณ์ของคุณสองหรือสามข้อ ซึ่งแสดงว่าคุณเป็นผู้สมัครที่เหมาะสม
- อ้างถึงส่วนประวัติย่อและทักษะสำหรับคำอธิบายเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติและทักษะของคุณ
- มองหาเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยที่แสดงให้เห็นว่าคุณสามารถแก้ปัญหาที่บริษัทอาจเผชิญตามเงื่อนไขของพวกเขาได้
- รวมแง่มุมที่เกี่ยวข้องมากที่สุดในอาชีพของคุณ แม้ว่าการเริ่มต้นจากความสำเร็จครั้งล่าสุดจะเป็นเรื่องดี แต่อาจเป็นไปได้ว่าก่อนหน้านี้คุณได้ทำงานบางอย่างที่สอดคล้องกับข้อกำหนดเป็นอย่างมาก อย่าลังเลที่จะขุดประสบการณ์เก่า
ขั้นตอนที่ 5. ให้คำอธิบายเกี่ยวกับตัวคุณที่ไม่รวมอยู่ในประวัติย่อ
ผู้จัดการการจ้างงานสามารถอ่านประวัติย่อและดูสิ่งที่คุณเคยทำในงานก่อนหน้านี้ คุณต้องแสดงให้เขาเห็นว่าใครอยู่เบื้องหลังความสำเร็จ
- แสดงอิทธิพลที่บริษัทมีต่อคุณเป็นการส่วนตัวในประโยคหรือสองประโยค หากนี่คืองานในฝันของคุณ โอกาสที่บริษัทจะกำหนดชีวิตของคุณในทางใดทางหนึ่ง
- อย่าใช้อารมณ์มากเกินไป และพูดให้สั้น อย่างไรก็ตาม การแสดงด้านมนุษย์ของคุณด้วยเรื่องราว แสดงว่าคุณเป็นมากกว่าข้อเท็จจริงบนแผ่นกระดาษ
ส่วนที่ 3 จาก 3: การกรอกใบสมัคร
ขั้นตอนที่ 1 เขียนหนึ่งประโยคสรุปเหตุผลที่ทำให้คุณเป็นผู้สมัครที่สมบูรณ์แบบ
การปิดจดหมายสมัครงานด้วยโทนเสียงที่ถูกต้องเป็นส่วนที่สำคัญมากเพราะสามารถนำคุณไปสู่การสัมภาษณ์ได้
- เมื่อคุณอธิบายว่าคุณมีส่วนร่วมกับบริษัทอย่างไร จำไว้ว่าคุณต้องสวมบทบาทเป็นผู้จัดการการจ้างงาน บอกว่าผลงานของคุณจะช่วยบริษัท ไม่ใช่บริษัทช่วยคุณ
- ถามตัวเองว่าคุณจะมองหาอะไรในตัวผู้สมัคร หากคุณเป็นผู้ว่าจ้าง
ขั้นตอนที่ 2 เชิญผู้จัดการการจ้างงานติดต่อคุณ
แจ้งให้เราทราบว่าคุณยินดีที่จะมีโอกาสหารือเกี่ยวกับตำแหน่งนี้ต่อไปและให้ข้อมูลติดต่อของคุณอีกครั้ง
- คุณสามารถปิดจดหมายด้วยการขอบคุณผู้จัดการการจ้างงานและปิดท้ายด้วยข้อความต่อไปนี้ เราหวังว่าจะได้รับการติดต่อจากคุณทันทีที่ตารางงานที่ยุ่งของคุณอนุญาต
- อย่าเพียงแค่ขอให้ผู้จัดการการจ้างงานติดต่อคุณถ้าเขารู้สึกว่าคุณเป็นผู้สมัครที่ดี แสดงความมั่นใจ (ไม่หยิ่ง) โดยบอกว่าอยากคุยมากกว่านี้
ขั้นตอนที่ 3 ปิดท้ายด้วยคำทักทายปิด
คุณสามารถนึกถึงคำทักทายปิดท้ายได้ในภายหลัง แต่อาจทำให้คุณหงุดหงิดใจได้หากคุณไม่รู้ว่าจะพูดอะไร ใช้คำว่า "ขอแสดงความนับถือ" หรือเพียงแค่ "ทักทาย"
- การปิดจดหมายที่เป็นทางการเกินไปอาจส่งผลเสียต่อคุณเพราะจดหมายจะดูไม่จริงใจหรือไม่สอดคล้องกับรูปแบบจดหมายของคุณ
- การเขียน "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "คำทักทาย" แสดงว่าคุณกำลังแสดงความเคารพโดยไม่ทำเสียงเหมือนกำลังเขียนจดหมายรัก คำทักทายเช่น "แล้วเจอกัน" อาจฟังดูเป็นทางการและเกินควร
ขั้นตอนที่ 4 เขียนชื่อของคุณใต้คำทักทายปิด
หลังจากคำทักทายปิดแล้ว ให้เขียนชื่อเต็มของคุณสองสามบรรทัดด้านล่าง และใส่ลายเซ็นของคุณ
- หากลายเซ็นของคุณถูกสร้างขึ้นในโปรแกรมประมวลผลคำของคอมพิวเตอร์ของคุณแล้ว คุณสามารถป้อนได้ภายใต้คำทักทายปิด
- หรือคุณสามารถพิมพ์จดหมายและลงนามด้วยมือ หากคุณเลือกวิธีนี้ คุณจะยังคงต้องสแกนจดหมายของคุณกลับไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ เผื่อว่าจะส่งทางอีเมล
- บางบริษัทไม่ต้องการลายเซ็นหากมีชื่อเต็มอยู่แล้ว
เคล็ดลับ
- จดหมายปะหน้าของคุณควรมีความชัดเจนและตรงประเด็น ความประทับใจแรกของคุณในสายตาของนายจ้างนั้นเกิดขึ้นจากจดหมายฉบับนี้
- ตัดสินใจที่จะเขียนเพียงสามย่อหน้าและไม่เกินหนึ่งหน้า ผู้จัดการที่จ้างงานมักจะอ่านจดหมายสมัครงานอย่างรวดเร็วสำหรับข้อมูลที่เกี่ยวข้องก่อนที่จะอ่านอย่างครบถ้วน
- ตรวจสอบอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณเป็นทางการและไม่มีภาษาที่ไม่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ
- ป้อนหมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล และชื่ออ้างอิง หากมี อีกทางหนึ่งคือขอให้ใครบางคนให้ข้อมูลอ้างอิงและรวมข้อมูลอ้างอิงเหล่านั้นเมื่อคุณส่งจดหมายปะหน้าและประวัติย่อของคุณ
- ให้เพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวอ่านจดหมายปะหน้าของคุณเพื่อดูว่าพวกเขาเห็นข้อผิดพลาดในจดหมายหรือไม่
- จดหมายปะหน้าที่พิมพ์ออกมาเป็นที่ต้องการมากกว่าเพราะถือว่าเป็นทางการและอ่านง่ายกว่าจดหมายที่เขียนด้วยลายมือ ดังนั้นโอกาสที่จดหมายของคุณจะถูกอ่านจึงสูงขึ้น
- ใช้แบบอักษรที่เกี่ยวข้อง ลองใช้ Arial หรือ Times New Roman หลีกเลี่ยงแบบอักษรตลกๆ เช่น Comic Sans เนื่องจากอาจทำให้จดหมายของคุณเสียหายได้อย่างรวดเร็วโดยขาดความเป็นมืออาชีพ มีตำแหน่งงานว่างที่ไม่เหมือนใครซึ่งการใช้แบบอักษรแบบนี้น่าจะใช้ได้ แต่มักหายาก ระวังให้ดีกว่านี้
- ตรวจสอบอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าการสะกดและไวยากรณ์ของคุณถูกต้อง ใช้ย่อหน้าและเครื่องหมายวรรคตอน
คำเตือน
- อย่าคิดว่าคุณจะได้งานในจดหมายสมัครงาน หลีกเลี่ยงประโยคที่บ่งบอกว่าคุณทำงานให้กับบริษัทอยู่แล้ว เช่น “ถ้าคุณจ้างฉัน ฉันจะทำสิ่งต่อไปนี้”
- จดหมายปะหน้าของคุณต้องไม่ซ้ำกับประวัติย่อของคุณ
