ไม่ว่าจะขอหรือไม่ก็ตาม การเขียนรายงานสถานะอาจเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสื่อสารความสำเร็จ รายงานสถานะที่ดีจะช่วยให้เจ้านายและตัวคุณติดตามงานและผลงานได้ ต่อไปนี้คือแนวทางในการเขียนรายงานสถานะที่อ่านง่าย
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 1: การเขียนรายงานสถานะ
ขั้นตอนที่ 1 ตั้งชื่อรายงานและวันที่
ชื่อที่มีวันที่ (เช่น "ผลลัพธ์ของสัปดาห์แรกในเดือนธันวาคม") เป็นตัวเลือกชื่อที่มีประสิทธิภาพ อย่าลืมเขียนวันที่ในรายงาน
- หากจะส่งรายงานทางอีเมล คุณสามารถใช้ชื่อและวันที่เป็นส่วนหัวได้
- หากรายงานเป็นเอกสาร ให้ใส่ชื่อและวันที่เป็นส่วนหัวของเอกสาร
ขั้นตอนที่ 2 เขียนข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับโครงการ เช่น ชื่อโครงการ วันที่เริ่มต้น/สิ้นสุด และชื่อบุคลากร
ขั้นตอนที่ 3 อธิบายความสำเร็จด้วยหัวข้อ "Achievements", "Task Completed" และอื่นๆ
- อย่าลืมระบุระยะเวลาการรายงาน เช่น สัปดาห์ เดือน ไตรมาส ฯลฯ
- ใช้กริยาที่ใช้เริ่มรายงาน เช่น "เสร็จสิ้น" "อธิบาย" "ออกแบบ" "ปรับปรุง" "ปรับปรุง" ฯลฯ
- สำหรับรายงานประจำสัปดาห์ คุณสามารถรวม 3-6 คะแนน แต่ละประโยคยาวได้
ขั้นตอนที่ 4 จดสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จในงวดการรายงานถัดไป หัวข้อ "แผนถัดไป" "งานถัดไป" "ประชาสัมพันธ์" ฯลฯ
- คำนวณเวลาที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จ ถ้าเป็นไปได้ เช่น "บันทึกการเปลี่ยนแปลงการออกแบบ (เวลาโดยประมาณ: 2 วัน)"
- จับคู่งานถัดไปกับกำหนดการโครงการของคุณ
- สำหรับรายงานประจำสัปดาห์ คุณสามารถรวม 3-6 คะแนน แต่ละประโยคยาวได้
ขั้นตอนที่ 5. เขียนปัญหาที่คุณกำลังประสบอยู่หรือจะประสบกับหัวข้อ "ปัญหา" หรือ "ปัญหาและความคิดเห็น" ด้วย
สำหรับส่วนนี้ คุณสามารถเขียนย่อหน้าสั้นๆ 1-2 ย่อหน้า
- ตัวอย่างเช่น หากคุณประสบปัญหาในการติดต่อซัพพลายเออร์ของคุณเนื่องจากสัปดาห์นี้ไม่มีใครอยู่ในสำนักงาน หรือมีข้อเสนอแนะในการปรับปรุงวิธีการทำงานของบริษัทของคุณ ให้เขียนลงในส่วน "ปัญหาและความคิดเห็น"
- หากคุณเพียงแค่รายงานปัญหา แต่ไม่ต้องการความช่วยเหลือเมื่อเขียนถึงปัญหา อย่าลืมพูดถึงปัญหานั้น ความคิดเห็นเช่น "ปัญหาได้รับการแก้ไขภายใน 2 วัน" จะบอกหัวหน้างานของคุณไม่ให้เข้าไปยุ่ง แต่ให้จับตาดูปัญหาที่คุณมี
- หากปัญหาในการทำงานของคุณไม่ได้รับการแก้ไข หัวหน้างานก็ไม่สามารถบอกได้ว่าคุณไม่ได้บอกเขา
ขั้นตอนที่ 6. อ่านรายงานอีกครั้ง แล้วส่งให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
ตัวอย่าง
นี่คือตัวอย่างรายงานสถานะจากตัวแก้ไข wikiHow จับคู่สไตล์ รูปแบบ และรายการความสำเร็จในตัวอย่างนี้กับข้อมูลจากงานของคุณ แต่พึงระวังว่าแต่ละขั้นตอนเริ่มต้นด้วยกริยาที่ใช้งานอยู่
รายงานสถานะ 26 กันยายน 2554
ที่เสร็จเรียบร้อย
- เริ่ม 3 บทความ: 1 บทความจากความคิดของคุณเอง 2 บทความเพื่อตอบสนองคำขอ
- พัฒนา 2 บทความ
- เขียนใหม่ 1 บทความ
- ลาดตระเวนเกือบ 400 การเปลี่ยนแปลง และตรวจสอบคำขอแก้ไขสำหรับการสะกดผิด/ซ้ำซ้อน
แผนต่อไป
- เพิ่มรูปภาพใน 1 บทความ
- อ่านซ้ำและแก้ไข 1 บทความ
- ขอให้บรรณาธิการที่มีพื้นฐานทางการแพทย์หรือการปฐมพยาบาลเพื่อตรวจสอบบทความเกี่ยวกับกระดูกหัก ผู้เขียนไม่มีพื้นฐานทางการแพทย์ ดังนั้นเขาจึงสงสัยผลการวิจัยของเขา
- ทบทวน 1 บทความที่ทำได้ดีอยู่แล้ว แต่ต้องมีการปรับปรุงโวหารและข้อมูลเพิ่มเติม
ปัญหา/ความคิดเห็น
- ขอบคุณโปรแกรมเมอร์ เพราะพวกเขาทำให้แน่ใจว่าการอัปเดตซอฟต์แวร์ในสัปดาห์นี้ดำเนินไปอย่างราบรื่น ปัญหาที่เกิดขึ้นจะแจ้งภายหลัง
- อาสาสมัครเสียใจเพราะแมวของเขาเสียชีวิต อาสาสมัครถูกขอให้พักผ่อนก่อน
เคล็ดลับ
- ถ้าเป็นไปได้ ให้เขียนรายงานเชิงบวก รายงานไม่ใช่ที่สำหรับบ่น โกรธ หรือหาข้อแก้ตัว วิธีหนึ่งในการเขียนรายงานเชิงบวกคือการให้คำแนะนำ หรืออย่างน้อยก็แนวทางในการแก้ปัญหา หากคุณรายงานปัญหา ข้อเสนอแนะของคุณเป็นเครื่องพิสูจน์ว่าคุณริเริ่มแก้ปัญหา
- กล่าวขอบคุณในสถานที่ที่เหมาะสม เช่น ถึงเพื่อนร่วมงานที่ช่วยเหลือคุณ หากคุณช่วยเพื่อนร่วมงานคนอื่น ให้ระบุในรายงานด้วย
- ซื่อสัตย์ในการรายงาน อย่ารายงานสิ่งที่คุณไม่ได้ทำ
- เขียนรายงานสั้น ๆ ผู้จัดการของคุณเป็นคนยุ่ง ไม่มีเวลาอ่านรายงานของคุณมากนัก หากผู้จัดการต้องการข้อมูลเพิ่มเติม เขาจะถาม
- หากคุณเขียนรายงานในบ่ายวันศุกร์ คุณจะรู้ว่างานของคุณคืบหน้าไปถึงไหนแล้ว เมื่อคุณกลับไปทำงานเช้าวันจันทร์
- หากคุณมีหลายอย่างที่ต้องติดตาม (คำขอซื้อ คำขอเปลี่ยนแปลง คำของาน บันทึกย่อ ฯลฯ) การสร้างตารางหรือฐานข้อมูลอาจเป็นวิธีที่ดีในการติดตามสิ่งเหล่านี้
- เขียนรายงานเฉพาะ
- ทำสำเนารายงานสำหรับตัวคุณเอง สำเนาสามารถช่วยคุณได้เมื่อเขียนเรซูเม่หรือเขียนความสำเร็จเมื่อถึงเวลาขึ้นเงินเดือน
- หากคุณต้องการเขียนรายงานสถานะ เขียนรายงานเป็นประจำ หรืออย่างน้อยก็เขียนความสำเร็จ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงในการติดตามสิ่งที่คุณได้ทำไป ทุกวัน จดบันทึกความสำเร็จเมื่อกรอกบัตรเข้าร่วม
- วิธีการเขียนรายงานสถานะนี้ยังสามารถใช้เมื่อคุณรายงานสถานะของโครงการในการประชุม
- การรายงานเกี่ยวกับสิ่งที่คุณเพิ่งเริ่มต้น หนังสือที่คุณเพิ่งอ่าน หรือสิ่งที่คุณกำลังค้นคว้าก็ไม่เป็นไร ไม่ใช่ทุกอย่างที่สามารถทำได้ในหนึ่งสัปดาห์ และการเตรียมการของคุณอาจใช้เวลานานและเพิ่มมูลค่าให้กับโครงการ
คำเตือน
- เขียนรายงานอย่างมืออาชีพ ผู้คนอาจอ่านรายงานของคุณมากกว่าที่คุณคิด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากได้รับอีเมล
- หากคุณส่งรายงานที่ไม่พึงประสงค์ให้กับเจ้านาย ให้เตรียมเขียนรายงานฉบับเดียวกันในสัปดาห์หน้า!
- โดยทั่วไปอย่าสัญญามากเกินไป แค่บอกฉันว่าคุณทำอะไรได้บ้าง
