น้ำเสียงที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่จุดประกายความสนใจในองค์กรของคุณจะทำให้อีเมลคำขอบริจาคของคุณมีประสิทธิภาพ การใช้อีเมลเป็นสื่อในการระดมทุนกำลังได้รับความนิยมเนื่องจากมีราคาถูกกว่าจดหมายและโทรศัพท์จริง จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ทำให้การสื่อสารเกิดขึ้นเร็วขึ้น มีหลายขั้นตอนที่คุณสามารถทำได้เพื่อสร้างอีเมลที่น่าสนใจซึ่งผู้อ่านตอบกลับและคุณจะได้รับเงินบริจาคจำนวนมาก
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การตั้งค่าโครงสร้างอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 สร้างหัวข้อข่าวที่ชัดเจน
พาดหัวคือบรรทัดแรกในอีเมลที่ทำหน้าที่เป็นชื่อเรื่อง จากอีเมลทั้งหมดที่ส่ง มีเพียง 15% ของอีเมลที่เปิดอยู่ พาดหัวข่าวที่ติดหูจะดึงดูดความสนใจจากผู้คนจำนวน 15% และกระตุ้นให้พวกเขาอ่านต่อไป ในบัญชีอีเมลส่วนใหญ่ คุณสามารถอ่านบรรทัดแรก (พาดหัว) ของอีเมลข้างหัวเรื่องได้ พาดหัวข่าวเหล่านั้นสนับสนุนให้ผู้คนเปิดอีเมลของคุณและให้ผู้คนอ่านต่อไป
- ใช้กริยาและคำนามเพื่อดึงดูดความสนใจ ใช้ฟังก์ชันขนาดฟอนต์ตัวหนา กึ่งกลาง และใหญ่ขึ้นด้วย
- พาดหัวให้สั้นเพื่อให้วัตถุประสงค์ของอีเมลชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น ส่งเสริมให้ผู้อ่านคิดว่าการอ่านอีเมลนี้จะเป็นประโยชน์ เหมาะสม และมีความเกี่ยวข้อง
- ตอบคำถามของผู้อ่าน: ฉันจะได้อะไร?
- บรรทัดหัวเรื่องสามารถเชิญผู้อ่านให้ทำสิ่งต่างๆ เช่น ตอบกลับอีเมลของคุณ ขอเข้าร่วมกิจกรรมเฉพาะ หรือแบ่งปันสถานที่หรือกิจกรรมในชุมชนท้องถิ่น
- ตัวอย่างพาดหัวที่ดีคือ “กฎหมายต่อต้านก๊าซธรรมชาติในศาล”
ขั้นตอนที่ 2. เล่าเรื่องทั้งหมดในย่อหน้าแรก
ระบุเป้าหมายของคุณตั้งแต่เริ่มต้น อย่าให้ผู้รับอ่านอีเมลของคุณครึ่งหนึ่งโดยไม่เข้าใจความหมาย พวกเขาอาจทิ้งอีเมลของคุณโดยไม่ต้องบริจาค เขียนให้ชัดเจนในย่อหน้านี้ว่าคำขอของคุณคืออะไรและเหตุใดคุณจึงส่งอีเมล
- ขอเงินบริจาคในวรรคแรก หากพูดตรงๆ ควรถามอย่างระมัดระวัง อย่างไรก็ตาม หากคุณใช้อีเมล ให้ถามตั้งแต่แรก ทำให้คำขอนี้อ่านง่ายโดยการเขียนเป็นตัวหนาหรือแบบอักษรขนาดใหญ่
- ในคำขอของคุณ บอกผู้อ่านว่าคุณจะทำอะไรกับเงินของพวกเขา หากการบริจาคเพียงเล็กน้อยทำให้คุณทำอะไรได้บ้าง ให้พูดอย่างนั้น ตัวอย่างเช่น ถ้า 5,000 ดอลลาร์สามารถเลี้ยงเด็กได้ 100 คน ให้พูดอย่างนั้น การเขียนลงไปจะทำให้คุณได้รับคำตอบมากกว่าการเขียนที่คุณต้องการ 15,000,000 รูปีเพื่อสร้างกระท่อม
- บอกผู้อ่านว่าพวกเขามีสิทธิ์ที่จะปฏิเสธ สถิติแสดงให้เห็นว่าผู้คนมักจะให้เมื่อรู้สึกอิสระที่จะเลือกมากกว่าเมื่อรู้สึกว่าถูกบังคับ
- อธิบายและอธิบายพันธกิจของคุณในย่อหน้าแรกเพื่อให้ผู้อ่านทราบทันทีว่าจะนำเงินไปทำอะไร แสดงว่าไม่ใช่แค่เก็บเงิน
ขั้นตอนที่ 3 ใช้ไมโครเนื้อหาอย่างชาญฉลาด
Microcontent เป็นวลีสั้น ๆ และคำบรรยายที่ประดับอีเมล ใช้เนื้อหาขนาดเล็กเพื่อเน้นประเด็นหลักของคุณ เพื่อให้ผู้อ่านที่คุ้นเคยกับการอ่านผ่านๆ จะพบว่าน่าสนใจที่จะอ่านข้อความของคุณ
- Microcontent ประกอบด้วยหัวเรื่อง คำบรรยาย หัวเรื่อง ลิงก์และปุ่ม
- ใช้กริยาที่ใช้อธิบาย กริยาวิเศษณ์ และคำนาม เป้าหมายของคุณคือให้พวกเขาอ่านข้อความทั้งหมด
- ตัวอย่างชื่อที่ดีคือ “บริจาค 500,000 รูเปียรูเปียห์เพื่อช่วยปลาโลมา”
- ทำให้ข้อความโดดเด่นขึ้นหรือใหญ่ขึ้น คำบรรยายนี้ปรากฏก่อนย่อหน้าหรือเมื่อเริ่มส่วนใหม่
- เขียนคำบรรยายง่ายๆ คุณอาจใช้หรือไม่ใช้คำบรรยายก็ได้ แต่จะมีประโยชน์เมื่อชื่อของคุณสั้นเกินไป ใช้หลักการเดียวกัน – สั้น ใช้งานได้จริง เป็นตัวหนา
ขั้นตอนที่ 4. เขียนเรื่องราว
การเขียนเรื่องราวในอีเมลจะดึงดูดความสนใจของผู้อ่านมากขึ้น เขียนเรื่องราวในเนื้อหาของอีเมลของคุณ จำไว้ว่าเรื่องราวมีจุดเริ่มต้น ตรงกลาง และจุดสิ้นสุด คุณสามารถใช้เรื่องราวทางอารมณ์เพื่อสนับสนุนให้ผู้อ่านบริจาคได้ เขียนเรื่องจริงเกี่ยวกับผลลัพธ์ของกิจกรรมของคุณ
ขั้นตอนที่ 5. เขียนย่อหน้าสั้น ๆ
เขียนอีเมลโดยใช้ย่อหน้าสั้นๆ ที่ชัดเจน ผู้อ่านจะเหนื่อยจากการได้รับอีเมลจำนวนมาก การจำกัดความยาวของอีเมลจะทำให้คุณโดดเด่น
- ทำหนึ่งหรือสองประเด็นหลัก
- ทำให้อีเมลของคุณกระชับแม้คุณจะต้องแก้ไขและแก้ไขหลายครั้ง
- อย่าใส่ประวัติว่าเหตุใดคุณจึงขอบริจาค ประโยคในย่อหน้าเริ่มต้นและเรื่องราวของคุณในย่อหน้าเนื้อหาเพียงพอที่จะอธิบายเหตุผลของคุณ
ขั้นตอนที่ 6 ระบุลิงก์และปุ่ม – แต่อย่าหลงทางจากข้อความ
คุณอาจต้องการรวมลิงก์หลายร้อยลิงก์ แต่สิ่งนี้สามารถเบี่ยงเบนความสนใจของผู้อ่านจากข้อความหลักของคุณ ซึ่งกำลังขอเงินบริจาค วิธีง่ายๆ ในการให้ข้อมูลโดยไม่ทำให้เสียสมาธิคือการรวมข้อมูลทั้งหมดบนเว็บไซต์ของคุณและรวมลิงก์เดียวในอีเมล ลิงก์ไปยังเว็บไซต์ของคุณ ตัวอย่างเช่น หากมีการศึกษาที่สนับสนุนคำกล่าวของคุณ อย่าใส่ลิงก์ไปยังการศึกษาที่ยาวและซับซ้อนในอีเมล วางลิงก์การวิจัยบนเว็บไซต์ของคุณ (และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทางเลือกในการบริจาคมีความโดดเด่น)
ขั้นตอนที่ 7 เพิ่มรูปภาพอย่างระมัดระวัง
คุณอาจต้องการเพิ่มรูปภาพหนึ่งหรือสองภาพเพื่อเน้นจุดของคุณ แต่ไม่จำเป็น อันที่จริง สีและรูปภาพสามารถทำให้อีเมลของคุณดูเหมือนสแปมได้ หากคุณใส่รูปภาพ ให้วางไว้ที่ด้านบนหรือด้านล่างของอีเมล และใช้เฉพาะเมื่อจำเป็นจริงๆ เพื่อสื่อสารประเด็นของคุณหรือสร้างความเห็นอกเห็นใจ
- ตัวอย่างของภาพที่มีประโยชน์ เช่น เป้าหมายการระดมทุนของคุณที่ได้รับเงินบริจาค เช่น ภาพถ่ายของเด็กที่ได้รับเสื้อผ้าใหม่เป็นครั้งแรก
- คุณสามารถแทรกโลโก้ของคุณในที่ที่ไม่สร้างความรำคาญ เช่น มุมด้านล่างของอีเมลเป็นข้อยกเว้น โลโก้นี้สามารถทำให้ผู้อ่านรู้จักองค์กรของคุณ
ขั้นตอนที่ 8 เขียนข้อมูลติดตาม/ขั้นตอนต่อไป
ส่วนท้ายของอีเมลเป็นข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการติดตามผล ทำให้ข้อมูลนี้โดดเด่นเพื่อให้ผู้อ่านสามารถเห็นได้ก่อนที่จะอ่านเหตุผลที่ควรบริจาค ข้อมูลนี้บอกผู้อ่านว่าทำไมคุณจึงส่งอีเมล เขียนให้ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการบริจาค
- หากผู้อ่านไม่เข้าใจเนื้อหาในอีเมลของคุณ พวกเขาอาจจะทิ้งมันไป
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่า "คำขอ" สุดท้ายนี้โดดเด่นและระบุอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่คุณขอ อุทิศย่อหน้าให้กับสิ่งนี้ โดยใช้แบบอักษรตัวหนาหรือใหญ่กว่า หรือแบบอักษรอื่น เขียนลิงก์หรือสร้างปุ่มด้วยสีอื่น
- หากผู้อ่านต้องกดปุ่มหรือลิงก์ใดปุ่มหนึ่ง หรือหากผู้อ่านต้องตอบกลับอีเมลเพื่อขอคำแนะนำเพิ่มเติม ให้บอกอย่างชัดเจนว่า: “คลิกปุ่มนี้เพื่อบันทึกลิงเดี๋ยวนี้!” หรือ “กดปุ่มตอบกลับและพิมพ์ 'ข้อมูลการบริจาค' ลงในเนื้อหาของอีเมล”
- มันจะง่ายกว่าถ้าผู้อ่านสามารถกดปุ่มได้ทันที คุณจะได้รับการบริจาคเพิ่มเติมด้วยวิธีนี้ ดังนั้นให้ลิงก์หรือปุ่มสำหรับองค์กรของคุณ
- สร้างเว็บไซต์หรือหน้าบริจาคออนไลน์เพื่อให้ผู้อ่านสามารถบริจาคออนไลน์ได้ เพราะนี่คือสิ่งที่ผู้อ่านคาดหวังจากอีเมลการบริจาค
ขั้นตอนที่ 9 ทำให้สั้น
หากอีเมลของคุณยาว ผู้อ่านจะอ่านได้ยาก การเขียนย่อหน้าและหัวเรื่องสั้น ๆ จะทำให้อีเมลของคุณอ่านง่ายได้อย่างรวดเร็วก่อนที่ผู้อ่านจะตัดสินใจอ่านต่อ
ส่วนที่ 2 ของ 3: การพิจารณาผู้อ่าน
ขั้นตอนที่ 1. ทำให้น้ำเสียงในการเขียนของคุณดูสบายๆ มากกว่าตัวอักษร
จดหมายที่องค์กรส่งถึงบุคคลมักจะฟังดูเป็นทางการและไม่มีตัวตนเนื่องจากสื่อสื่อสารที่ใช้ อย่างไรก็ตาม อีเมล เช่น บล็อก มีลักษณะที่เป็นกันเองมากกว่า
- ใช้สรรพนามบุรุษที่ 2 แทนผู้อ่าน
- ใช้สำนวนในชีวิตประจำวันเพื่อทำให้ผู้อ่านรู้สึกใกล้ชิดกับคุณ เช่น "เขาทำงานหนัก" หรือ "อย่านั่งเฉยๆ"
- ใช้ภาษาที่ชัดเจน ซื่อสัตย์ และเปิดกว้างเมื่อพูดคุยกับผู้อ่านเพื่อให้พวกเขารู้สึกใกล้ชิดกับคุณและคิดว่าคำขอของคุณนั้นจริงใจ
ขั้นตอนที่ 2 ทำให้คำของคุณอ่านง่าย
ใช้แบบอักษรและรูปลักษณ์ที่เรียบง่าย อย่าใช้ตัวสะกด - ใช้แบบอักษร Serif และอย่าใช้แบบอักษรอื่นสำหรับชื่อและข้อความ เปลี่ยนขนาดตัวหนาหรือแบบอักษรเพื่อการเน้น
อีเมลของคุณควรเข้าใจง่ายจากมุมมองทางภาษาศาสตร์ วิธีที่ดีที่สุดคือใช้ภาษาที่นักเรียนระดับมัธยมต้นสามารถเข้าใจได้ อย่าสร้างอีเมลที่ซับซ้อนเกินไป งานเขียนของคุณควรมีความชัดเจน ปราศจากข้อผิดพลาด (โครงสร้างภาษาหรือการสะกดคำ) และอ่านง่าย
ขั้นตอนที่ 3 ใช้บริการของผู้ให้บริการอีเมล
หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณถูกเปิดหรือกำหนดประเภทของคนที่อ่านอีเมลของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องรอเพื่อรับข้อมูลนี้พร้อมกับการตอบกลับหรือการบริจาค หากคุณใช้บริการเช่น MailChimp คุณสามารถใช้ข้อมูลตัววัดที่สร้างโดยบริการนี้เพื่อสร้างอีเมลที่ตรงใจผู้ชมเป้าหมายของคุณ
- คุณสามารถดูข้อมูลเมตริก เช่น จำนวนคลิก จำนวนอีเมลที่เปิด และจำนวนอีเมลที่อ่าน
- จำนวนข้อมูลอีเมลที่เปิดช่วยกำหนดหัวเรื่องที่เป็นที่นิยมและเพิ่มจำนวนผู้ที่อ่านอีเมลของคุณ
- อีกเหตุผลหนึ่งในการใช้บริการของผู้ให้บริการอีเมลคือคุณหลีกเลี่ยงการถูกสงสัยว่าเป็นสแปมเมอร์ คุณยังต้องใช้เวลามากในการสร้างรายชื่อที่อยู่อีเมล แยกย่อยให้ตรงตามจำนวนที่อยู่สูงสุด (อีเมลส่วนใหญ่มีผู้รับสูงสุด 50 คนต่ออีเมล) ตอบกลับอีเมลครั้งละหนึ่งฉบับ และจัดการ อีเมลที่ตีกลับเนื่องจากที่อยู่นี้ใช้งานไม่ได้อีกต่อไป
ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้คนในรายชื่ออีเมลใส่ใจภารกิจของคุณ
ตรวจสอบรายชื่ออีเมลของคุณเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ที่อยู่ในรายชื่อนั้นจะอ่านอีเมลของคุณ โดยเฉพาะผู้ที่แสดงความสนใจอย่างชัดเจน ผลลัพธ์ข้อมูลเมตริกของคุณจะดีขึ้น และคุณจะใช้เวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 5. สร้างอีเมลส่วนบุคคลตามเซ็กเมนต์
ใช้โทนสีต่างๆตามกลุ่มผู้บริจาค ตัวอย่างเช่น หากคุณมีกลุ่มคนที่ตอบกลับอีเมลของคุณเป็นประจำ ให้ส่งอีเมลด้วยเสียงส่วนตัว สร้างรายชื่ออื่นด้วยชื่อของคนที่ปกติไม่เปิดอีเมลของคุณ ส่งอีเมลในโทนที่ไม่เป็นทางการ สร้างอีเมลด้วยเสียง "อธิบาย" สำหรับผู้ที่ได้รับอีเมลของคุณเป็นครั้งแรก
ผู้ให้บริการอีเมลจะช่วยคุณปรับแต่งอีเมลของคุณโดยใส่ชื่อผู้อ่าน เช่น "เรียน คุณเฮนรี่"
ขั้นตอนที่ 6 ป้อนข้อมูลที่สนับสนุนกองทุนของคุณ
เพื่อให้ผู้อ่านของคุณรู้สึกมีส่วนร่วม ให้ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการใช้เงินของคุณหรือนำไปใช้ ข้อมูลนี้สามารถวางไว้ในย่อหน้าเริ่มต้นหรือในส่วนที่คุณขอให้ผู้อ่านติดตามหรือในทั้งสองส่วน ผู้คนมีแนวโน้มที่จะให้มากขึ้นเมื่อพวกเขารู้ว่าเงินของพวกเขาถูกใช้ไปเพื่อประโยชน์ที่ดี
ขั้นตอนที่ 7 กล่าวขอบคุณหลังจากได้รับเงินบริจาค
อย่าลืมส่งบันทึกขอบคุณส่วนตัวหลังจากที่คุณได้รับเงินบริจาค การกระทำง่ายๆ แบบนี้สามารถรับประกันการบริจาคซ้ำได้ในอนาคต คุณควรส่งคำทักทายนี้โดยเร็วที่สุด คิดว่าคำทักทายนี้เป็นการรับเงิน
หากคุณได้รับเงินบริจาคจำนวนมากในแต่ละเดือน ให้สร้างเทมเพลตที่คุณสามารถคัดลอกเพื่อวางลงในอีเมลฉบับร่างและปรับแต่งได้อย่างรวดเร็ว
ส่วนที่ 3 ของ 3: การสร้างรายการที่อยู่อีเมล
ขั้นตอนที่ 1 อย่าซื้อรายชื่อที่อยู่อีเมล
การขายและการซื้อรายชื่อที่อยู่อีเมลของผู้ที่อาจเป็นผู้บริจาคถือเป็นกิจกรรมที่ผิดกฎหมายตามระเบียบของรัฐบาลสาธารณรัฐอินโดนีเซียฉบับที่ 82 ของปี 2555 ว่าด้วยการใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์และธุรกรรม มีบริษัทหลายแห่งที่ให้คุณ "เช่า" รายชื่ออีเมลสำหรับใช้ครั้งเดียวได้ แต่มีราคาแพงมาก ที่อยู่อีเมลนับพันมักจะได้รับผลลัพธ์เพียงเล็กน้อย ใช้เงินไปกับอย่างอื่นดีกว่าและหาวิธีที่ดีกว่าในการสร้างรายชื่อที่อยู่อีเมล
ขั้นตอนที่ 2 รวบรวมชื่อและที่อยู่ในกิจกรรมของคุณ
เมื่อใดก็ตามที่องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณมีส่วนร่วมในกิจกรรม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีวิธีให้ผู้คนใส่ที่อยู่อีเมลของพวกเขาในรายชื่ออีเมลของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารการลงทะเบียนระบุไว้อย่างชัดเจนว่าพวกเขายินดีที่จะเพิ่มในรายการที่อยู่อีเมลของคุณ
ลองจับสลากหรือการแข่งขันเพื่อให้ได้ชื่อมากขึ้น ที่งาน จัดให้มีการชิงโชคหรือการแข่งขันสำหรับผู้ที่ลงทะเบียนที่อยู่อีเมลของตน
ขั้นตอนที่ 3 ใช้เครือข่ายโซเชียล
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณมีโปรไฟล์ที่แข็งแกร่งบนโซเชียลมีเดีย ตั้งแต่ Twitter ไปจนถึง Facebook ไปจนถึง Instagram เข้าถึงผู้คนผ่านโซเชียลมีเดียได้ง่าย และหากคุณมีเนื้อหาที่น่าสนใจ ผู้คนอาจแบ่งปันงานเขียนของคุณหรือเริ่มช่วยคุณขอบริจาค ขอให้เครือข่ายของคุณบนโซเชียลมีเดียลงทะเบียนที่อยู่อีเมลเพื่อไม่ให้พลาดประกาศสำคัญ
ขั้นตอนที่ 4 ทำให้ง่ายต่อการลงทะเบียน
เว็บไซต์ของคุณควรบอกผู้เยี่ยมชมถึงวิธีการลงทะเบียนที่อยู่อีเมลของพวกเขา ไซต์ไม่จำเป็นต้องฉูดฉาด แต่ควรค้นหาและใช้งานได้ง่าย
เคล็ดลับ
- อ่านจดหมายเก่า (กระดาษและอิเล็กทรอนิกส์) ที่ใช้สำหรับการระดมทุน ใช้วลีที่คล้ายกันหากคุณคิดว่าตัวอักษรนั้นมีประสิทธิภาพ หลายองค์กรใช้ตัวอักษรเก่าเป็นตัวอย่างในการสร้างจดหมายใหม่
- ใช้โลโก้ของคุณเพื่อจดจำอีเมลได้ทันที ผู้อ่านมักจะเชื่อมโยงองค์กรหรือบริษัทเข้ากับโลโก้ของตน
- ใช้บริการของผู้ให้บริการอีเมลเพื่อสร้างอีเมลที่มีส่วนร่วมมากขึ้นและสร้างตัวชี้วัดที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพของอีเมลของคุณในอนาคต MailChimp เป็นตัวเลือกที่ดี
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณมีป้ายกำกับสีขาวก่อนส่ง หากคุณใช้แพลตฟอร์มการระดมทุนออนไลน์ เช่น Fundraise.com แพลตฟอร์มนี้จะดำเนินการโดยอัตโนมัติ