บทความนี้จะอธิบายเกี่ยวกับการสร้างฐานข้อมูลด้วย Microsoft Access
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 สร้างฐานข้อมูลเปล่า
เปิด Microsoft Access จากนั้นเลือก ไฟล์ > ใหม่
ขั้นตอนที่ 2 เลือกฐานข้อมูลเปล่าเพราะคุณจะสร้างฐานข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้น
ขั้นตอนที่ 3 ตาราง 1 จะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ คลิก คลิกเพื่อเพิ่ม
ขั้นตอนที่ 4 ป้อนรายละเอียดสำหรับพนักงานสมมติใหม่สองคน
ป้อน "Jeng" กด Enter เพื่อป้อนฟิลด์ใหม่ จากนั้นพิมพ์ "Kelin" กด Enter สองครั้งเพื่อขึ้นบรรทัดใหม่ จากนั้นป้อน "Ucup" กด Enter อีกครั้ง จากนั้นป้อน "bin Sanusi"
ขั้นตอนที่ 5. เปลี่ยนการออกแบบตาราง
ตอนนี้ คุณต้องเปลี่ยนการออกแบบตารางเพราะตารางไม่มีหัวโต๊ะ โดยการเปลี่ยนการออกแบบตาราง คุณสามารถใช้หมายเลขประจำตัวพนักงานได้ เมื่อต้องการเปลี่ยนการออกแบบตาราง ให้คลิกเมนู มุมมอง บนแท็บ หน้าแรก ของแถบ Ribbon จากนั้นเลือก มุมมองออกแบบ
ขั้นตอนที่ 6 เมื่อกล่องโต้ตอบ "บันทึกเป็น" ปรากฏขึ้นในแท็บที่ด้านล่างของแถบเมนู ให้เขียนชื่อตารางว่า "พนักงาน" จากนั้นคลิก ตกลง
ขั้นตอนที่ 7 หลังจากป้อนข้อมูลแล้ว ให้ปรับการออกแบบตารางโดยไปที่มุมมองการออกแบบ
ขั้นตอนที่ 8 ในมุมมองการออกแบบ เปลี่ยนชื่อคอลัมน์ "ID" เป็น "หมายเลขพนักงาน"
ขั้นตอนที่ 9 กด Tab จากนั้นเลือก Number ในรายการประเภทข้อมูล
ขั้นตอนที่ 10 เปลี่ยนชื่อฟิลด์ Field1 และ Field2 เป็น "FirstName" และ "LastName"
ขั้นตอนที่ 11 กลับไปที่มุมมอง Datasheet View โดยคลิก View > Datasheet View
ขั้นตอนที่ 12 เมื่อได้รับแจ้งให้บันทึกตาราง ให้คลิก ใช่
ขั้นตอนที่ 13 ป้อน "2011" และ "2012" ในคอลัมน์แรกของตาราง
ขั้นตอนที่ 14. เมื่อตารางเสร็จสมบูรณ์ ให้บันทึกโดยคลิกขวาที่ตาราง "พนักงาน" และเลือก บันทึก
ขั้นตอนที่ 15. สร้างตารางใหม่เพื่อจัดเก็บข้อมูลเพิ่มเติม เช่น อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่พนักงานใช้
ในการสร้างตารางใหม่ ให้คลิกแท็บ สร้าง บนแถบเครื่องมือ Ribbon จากนั้นคลิก ตาราง
ขั้นตอนที่ 16 คลิก Click to Add ป้อน "T23" จากนั้นกด Enter
เข้าสู่ iPhone จากนั้นกด Enter สองครั้ง ("T23" และ "iPhone" เป็นเพียงตัวอย่างในบทความ ใช้รูปแบบการเรียงลำดับที่เหมาะสมกับสถานการณ์ของบริษัทของคุณ)
ขั้นตอนที่ 17. จัดสรรแต่ละรายการให้กับพนักงานที่ใช้งาน
คลิกเมนูมุมมองบนแท็บหน้าแรกของแถบ Ribbon จากนั้นเลือกมุมมองออกแบบ
ขั้นตอนที่ 18. ป้อนชื่อตาราง "Electronics" จากนั้นคลิก OK
ขั้นตอนที่ 19 ในมุมมองการออกแบบ ให้ป้อน "หมายเลขพนักงาน" แทน ID
ขั้นตอนที่ 20. กด Tab จากนั้นเลือก Number ในรายการ Data Type
ขั้นตอนที่ 21. เปลี่ยนชื่อฟิลด์ Field1 และ Field2 เป็น "Device Code" และ "Description"
ขั้นตอนที่ 22 อย่ารีบเร่งในการป้อนข้อมูลหลาย ๆ
ปัจจุบัน คอลัมน์ "EmployeeNumber" มีคีย์หลัก ดังนั้น คุณจึงไม่สามารถป้อนข้อมูลซ้ำกันได้ คุณจะต้องเปลี่ยนคีย์เพื่อให้สามารถป้อนหมายเลขประจำตัวพนักงานได้หลายครั้ง หากพนักงานมีอุปกรณ์หลายเครื่อง
ขั้นตอนที่ 23. คลิกคอลัมน์ "หมายเลขพนักงาน" ในตาราง จากนั้นคลิกปุ่มคีย์หลักบนแถบเครื่องมือ Ribbon เพื่อล้างการตั้งค่าคีย์หลักสำหรับตาราง
ขั้นตอนที่ 24. กลับไปที่มุมมอง Datasheet View โดยคลิก View > Datasheet View เมื่อได้รับแจ้งให้บันทึกตาราง ให้คลิก ใช่ ป้อน "2011" เป็นหมายเลขพนักงานสำหรับรายการอิเล็กทรอนิกส์รายการแรกในรายการ จากนั้นป้อนข้อมูลต่อ หรือทำตามภาพด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 25 สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง
หลังจากออกแบบตารางแล้ว คุณสามารถป้อนข้อมูลลงในตารางได้
ขั้นตอนที่ 26. ขั้นแรก ปิดแต่ละตารางโดยคลิกขวาที่แท็บของแต่ละตาราง แล้วเลือก ปิด
หากได้รับแจ้ง ให้คลิกใช่
ขั้นตอนที่ 27 จากนั้นเลือกแท็บ เครื่องมือฐานข้อมูล บนแถบเครื่องมือ Ribbon จากนั้นคลิกปุ่ม ความสัมพันธ์
ขั้นตอนที่ 28. เมื่อกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ปรากฏขึ้น ให้เลือกชื่อของแต่ละตาราง
คลิกเพิ่ม จากนั้นปิด
ขั้นตอนที่ 29. ลากคอลัมน์รหัสพนักงานจากตารางพนักงาน แล้ววางเหนือคอลัมน์รหัสพนักงานในตารางอิเล็กทรอนิกส์
ขั้นตอนที่ 30. เมื่อกล่องโต้ตอบ แก้ไขความสัมพันธ์ ปรากฏขึ้น ให้เลือกกล่อง บังคับใช้ Referential Integrity จากนั้นคลิก สร้าง
ขั้นตอนที่ 31. เชื่อมต่อตารางข้อมูลสองตารางผ่านฟังก์ชันความสัมพันธ์
ตอนนี้ คุณจะเห็นเส้นแบ่งระหว่างสองตาราง โดยมีหมายเลข "1" ในตารางพนักงาน และสัญลักษณ์อินฟินิตี้ในตารางอิเล็กทรอนิกส์ สัญลักษณ์แสดงถึงความสัมพันธ์แบบ "หนึ่งต่อกลุ่ม": พนักงานสามารถมีอุปกรณ์ได้หลายเครื่อง แต่อุปกรณ์แต่ละเครื่องสามารถจัดสรรให้กับพนักงานได้เพียงคนเดียวเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 32. สร้างแบบฟอร์มเพื่อป้อนและแสดงข้อมูลหลังจากที่คุณเชื่อมต่อตาราง
ขั้นตอนที่ 33 ในแถบเครื่องมือ Ribbon คลิกสร้าง > ตัวช่วยสร้างแบบฟอร์ม
34 เมื่อตัวช่วยสร้างแบบฟอร์มเปิดขึ้น ให้เลือก ตาราง: พนักงานจากเมนู ตาราง/คิวรี และคลิกปุ่มลูกศรคู่เพื่อเพิ่มทั้งคอลัมน์ลงในรายการ ฟิลด์ที่เลือก
35 ถัดไป ในเมนูตาราง/คิวรี ให้คลิกรายการตาราง: อิเล็กทรอนิกส์ คลิก DeviceCode แล้วคลิกปุ่มลูกศรเดี่ยว
36 จากนั้น คลิก คำอธิบาย คลิกปุ่มลูกศรเดี่ยว จากนั้นคลิก ถัดไป
37 เมื่อคุณเห็นคำถาม คุณต้องการดูข้อมูลของคุณอย่างไร? คลิก "พนักงาน" เลือกแบบฟอร์มพร้อมแบบฟอร์มย่อย จากนั้นคลิกถัดไป
38 คลิก แผ่นข้อมูล > ถัดไป จากนั้นคลิก เสร็จสิ้น เพื่อตั้งชื่อเริ่มต้นให้กับแบบฟอร์ม และเปิดแบบฟอร์มเพื่อแสดงข้อมูล
39 ดูหน้าจอ
แบบฟอร์มของคุณจะปรากฏบนหน้าจอ พร้อมข้อมูลแรกจากตารางพนักงาน และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่พนักงานใช้
40 คุณสามารถย้ายระหว่างพนักงานโดยใช้ปุ่มนำทางที่ด้านล่างของหน้าจอ
คุณยังจะพบปุ่มบันทึกใหม่ (ว่าง) ที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มพนักงานได้ เมื่อคุณเพิ่มอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ใหม่ Access จะจัดสรรให้กับพนักงานทุกคนโดยอัตโนมัติ
