Access คืออินเทอร์เฟซตัวจัดการฐานข้อมูลที่อนุญาตให้ผู้ใช้นำเข้าส่วนหนึ่งของฐานข้อมูล Excel อย่างน้อยหนึ่งส่วนเข้าสู่ระบบ เพื่อให้สามารถค้นหารายการที่ตรงกันระหว่างหรือภายในเขตข้อมูล (เขตข้อมูล) ของตนได้ เนื่องจากไฟล์ Access ไฟล์เดียวสามารถมีสเปรดชีต Excel ได้หลายชุด โปรแกรมนี้จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการเรียงหรือวิเคราะห์ข้อมูลสเปรดชีต Excel จำนวนมากลงใน Access คุณเพียงแค่ต้องทำบางขั้นตอนสำคัญ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเตรียมการนำเข้า Excel เข้าสู่ Access
ขั้นตอนที่ 1. เปิดทั้งสองโปรแกรมไปยังคอมพิวเตอร์
คุณจะต้องซื้อและดาวน์โหลดแผน Microsoft Office ที่มี Excel และ Access คุณสามารถทำได้ผ่านเว็บไซต์ของ Microsoft เท่านั้น
- หลังจากดาวน์โหลดโปรแกรมเสร็จแล้ว ให้คลิก "เริ่ม" ใน Windows แล้วเลือก "โปรแกรมทั้งหมด"
- คลิก "Microsoft Office" แล้วเลือก "Access" (หรือ "Excel") จากเมนูแบบเลื่อนลง บางทีสเปรดชีต Excel อาจถูกส่งอีเมลหรือดาวน์โหลดจากเว็บไซต์ ไฟล์จะเปิดโปรแกรม Office บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 ทำความสะอาดสเปรดชีต Excel ก่อนนำเข้าไปยัง Access
เพื่อให้ง่ายขึ้นสำหรับคุณ เราขอแนะนำให้คุณทำตามขั้นตอนง่ายๆ สองสามขั้นตอนก่อนที่จะนำเข้าไฟล์ Excel ลงใน Access กุญแจสำคัญคือข้อมูลระหว่างสเปรดชีตที่จะนำเข้าต้องสอดคล้องกัน
- เป็นความคิดที่ดีที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าแถวแรกของสเปรดชีต Excel มีส่วนหัวของคอลัมน์ (หรือชื่อเซลล์) และสามารถเข้าใจได้อย่างชัดเจนและง่ายดาย ตัวอย่างเช่น สำหรับคอลัมน์ที่มีนามสกุลของผู้คน เราขอแนะนำให้คุณตั้งชื่อคอลัมน์ว่า "นามสกุล" ระบุหัวเรื่องที่ชัดเจนและถูกต้องเพื่อให้ง่ายต่อการจับคู่ส่วนหัวของคอลัมน์ของแผ่นงาน Excel หนึ่งกับอีกแผ่นหนึ่ง
- Access ช่วยให้คุณเชื่อมโยงเขตข้อมูลอย่างน้อยสองเขตข้อมูลระหว่างแผ่นงานหลายแผ่น สมมติว่าคุณมีเวิร์กชีต Excel ที่มีข้อมูลเงินเดือน สเปรดชีตนี้มีชื่อและนามสกุล ที่อยู่ และเงินเดือนของบุคคลนั้น สมมติว่าคุณต้องการจับคู่แผ่นงานในการเข้าถึงแผ่นงาน Excel แผ่นที่สองที่มีข้อมูลเกี่ยวกับแคมเปญการสนับสนุนทางการเงิน แผ่นที่สองนี้มีชื่อ ที่อยู่ และการบริจาคของบุคคล Access ช่วยให้คุณจับคู่ส่วนหัวของคอลัมน์หนึ่งกับอีกคอลัมน์หนึ่งได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเชื่อมโยง Name Titles เพื่อดูผู้ที่มีชื่อเดียวกันปรากฏในฐานข้อมูลทั้งสอง
- สแกนแผ่นงาน Excel เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลแต่ละประเภทได้รับการจัดการในลักษณะเดียวกัน และล้างข้อมูลก่อนที่จะนำเข้าไปยัง Access นี่คือสิ่งที่เรียกว่า "เชิงสัมพันธ์" ใน Access ตัวอย่างเช่น ถ้าสเปรดชีตเงินเดือนของคุณมีชื่อย่อของชื่อแรก นามสกุล และชื่อกลางในคอลัมน์เดียว แต่สเปรดชีตที่สองมีเฉพาะชื่อในคอลัมน์ที่แยกจากกัน Access จะไม่แสดงชื่อที่ตรงกัน ส่วนหัวของคอลัมน์/ฟิลด์ต้องตรงกันทุกประการ
ขั้นตอนที่ 3 แบ่งข้อมูลเป็นคอลัมน์ใน Excel
เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ ข้อมูลจะต้องแยกออกเป็นคอลัมน์ใน Excel เพื่อไม่ให้เกิด "ไม่ตรงกัน" ใน Access
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแบ่งชื่อ ชื่อกลาง และนามสกุล เพื่อให้แต่ละคอลัมน์มีคอลัมน์ของตัวเอง ถ้าแผ่นงานที่สองมีโครงสร้างแบบเดียวกัน เมื่อคุณเชื่อมโยง พูด นามสกุลที่มีนามสกุลใน Access ผลลัพธ์ที่ตรงกันจะปรากฏขึ้นสำหรับชื่อเดียวกัน
- เมื่อต้องการแยกคอลัมน์ใน Excel ให้เน้นคอลัมน์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการแยก คลิกข้อมูล "ข้อมูล" บนแถบเครื่องมือในโปรแกรม Excel คลิก "ข้อความไปยังคอลัมน์" โดยปกติ คุณจะเลือกตัวเลือก " ตัวคั่น " คลิกถัดไป (ถัดไป)
ขั้นตอนที่ 4 ใช้วิซาร์ดต่อไปเพื่อแยกคอลัมน์ที่มาบรรจบกัน
ตอนนี้คุณพร้อมที่จะดำเนินการตามกระบวนการแบ่งข้อมูลที่ต่อกันเป็นคอลัมน์เดียวออกเป็นหลายคอลัมน์
- เลือกวิธี "คั่น" ข้อมูลในคอลัมน์ นั่นคือ ข้อมูลแต่ละส่วนในคอลัมน์จะถูกคั่นด้วยบางสิ่ง โดยปกติ ตัวคั่นนี้จะเป็นช่องว่าง เครื่องหมายจุลภาค หรืออัฒภาค บ่อยครั้งที่ข้อมูลนี้ถูกคั่นด้วยช่องว่าง ตัวอย่างเช่น ในตัวอย่างต่อไปนี้ สมมติว่าชื่อ "Budi A. Dodo" ปรากฏในหนึ่งคอลัมน์ ชื่อ (Budi) และชื่อย่อ A. คั่นด้วยช่องว่าง นามสกุลและชื่อย่อของ Dodo A. ก็คั่นด้วยช่องว่างด้วย ดังนั้น เลือกช่องว่างในตัวช่วยสร้างที่มีตัวคั่น
- คลิกถัดไป จากนั้นเสร็จสิ้น (เสร็จสิ้น) โปรแกรมจะแยก Budi, A. และ Dodo ออกเป็นสามคอลัมน์ จากนั้นคุณสามารถตั้งชื่อคอลัมน์ใหม่เหล่านี้เพื่อระบุประเภทของข้อมูลที่มีอยู่ (นามสกุล, ชื่อ ฯลฯ) ทางที่ดีควรสร้างคอลัมน์ว่างสองสามคอลัมน์ทางด้านขวาของข้อมูลที่แยกก่อนเพื่อให้ข้อมูลถูกผลัก ไปยังคอลัมน์ว่างใหม่ (แทนที่จะเป็น - แทนที่จะเขียนทับคอลัมน์ที่มีข้อมูลอยู่แล้ว)
ส่วนที่ 2 จาก 3: การนำเข้า Excel เข้าสู่ Access
ขั้นตอนที่ 1 เปิดโปรแกรม Access บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
ไปที่เมนูโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ไปที่เมนูเริ่ม เลือก Microsoft Office แล้วคลิก Microsoft Access คุณต้องเปิดฐานข้อมูล Access เปล่าใหม่เพื่อให้สามารถนำเข้า Excel ได้
- เลือก "ฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปเปล่า" เพื่อสร้างฐานข้อมูลใหม่ในโปรแกรม Access
- ตั้งชื่อใหม่ถ้าคุณต้องการ คลิก "สร้าง" (สร้าง)
ขั้นตอนที่ 2 นำเข้าสเปรดชีต Excel เข้าสู่ Access
ขั้นตอนต่อไปคือการลากสเปรดชีต Excel (อย่างน้อยหนึ่งรายการ) ลงในฐานข้อมูล Access
- คลิก "ข้อมูลภายนอก" ในแถบเครื่องมือหนึ่งครั้งในตัวจัดการฐานข้อมูลของ Access เลือก "Excel" ในบางเวอร์ชันของ Access ฟังก์ชันนี้สามารถพบได้โดยคลิก "ไฟล์" ในแถบเครื่องมือและ "รับข้อมูลภายนอก"
- เมื่อ " ชื่อไฟล์ " ปรากฏขึ้น ให้คลิก " เรียกดู " เพื่อค้นหาแผ่นงาน Excel บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
- ยกเลิกการเลือกช่องที่ระบุว่า "นำเข้าข้อมูลต้นฉบับไปยังตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน" การตั้งค่านี้ถูกกำหนดไว้ล่วงหน้าโดยค่าเริ่มต้น
- เมื่อคุณพบสเปรดชีตที่คุณต้องการนำเข้าไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้คลิกที่สเปรดชีต คลิก "ตกลง" ขั้นตอนนี้จะนำคุณไปยังวิซาร์ดสำหรับการนำเข้า Excel เข้าสู่ Access
ส่วนที่ 3 จาก 3: การใช้ตัวช่วยสร้างเพื่อดำเนินการนำเข้าให้เสร็จสิ้น
ขั้นตอนที่ 1 ทำตามขั้นตอนในตัวช่วยสร้างที่ปรากฏใน Access
ในการดำเนินการนำเข้าสเปรดชีตให้เสร็จสมบูรณ์ ให้ทำตามขั้นตอนในตัวช่วยสร้าง
- เลือกเวิร์กชีตในสเปรดชีต Excel ที่คุณต้องการนำเข้า อย่างไรก็ตาม บางครั้งผู้คนสร้างหลายหน้าในสเปรดชีต Excel เดียว ซึ่งสามารถดูได้โดยการคลิกป้ายกำกับที่ด้านล่างของสเปรดชีต ถ้าใช่ คุณต้องบอกเวิร์กชีตที่เลือกให้วิซาร์ด Access ทราบ คลิกถัดไป
- หน้าถัดไปมีกล่องที่ถามว่าแถวแรกของแผ่นงาน Excel มีส่วนหัวของคอลัมน์หรือไม่ ซึ่งหมายความว่าควรล้างแถวในสเปรดชีตที่แสดงข้อมูลในแต่ละคอลัมน์ (เช่น นามสกุล ที่อยู่ เงินเดือน ฯลฯ) ก่อนเพื่อให้แน่ใจว่าแถวแรกเป็นส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้น ให้เลือก “ใช่ แถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์” (ใช่ แถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์) นี่เป็นวิธีที่ง่ายที่สุด คลิกถัดไป
- ถ้าแถวแรกของคุณไม่มีส่วนหัวของคอลัมน์ หน้าถัดไปจะถามว่าคุณต้องการตั้งชื่อสิ่งที่เรียกว่า " เขตข้อมูล " ใน Access หรือไม่ (นี่คือส่วนหัวของคอลัมน์) หากคุณไม่ได้กรอกชื่อที่ชัดเจนและจำง่ายในแต่ละช่องเหล่านี้ก่อนนำเข้า (แนะนำ) ให้ดำเนินการที่นี่
ขั้นตอนที่ 2 เสร็จสิ้นกระบวนการนำเข้า
เหลืออีกไม่กี่ขั้นตอนในกระบวนการนำเข้า หน้าถัดไปของวิซาร์ดจะถามว่าคุณต้องการระบุคีย์หลักหรือไม่
- ขั้นตอนนี้ไม่ได้บังคับ แต่สามารถทำได้ คีย์หลักหมายความว่าโปรแกรมคอมพิวเตอร์จะกำหนดหมายเลขเฉพาะให้กับข้อมูลแต่ละบรรทัด ขั้นตอนนี้มีประโยชน์ในภายหลังเมื่อจัดเรียงข้อมูล คลิกถัดไป
- ตอนท้ายในตัวช่วยสร้างมีช่องว่างที่มีชื่อเริ่มต้น คุณสามารถเปลี่ยนชื่อแผ่นงาน Excel ที่นำเข้าได้ (ไฟล์จะกลายเป็น "ตาราง" ใน Access ที่ด้านซ้ายของหน้าเมื่อนำเข้าเสร็จแล้ว)
- คลิก " นำเข้า " จากนั้นคลิก " ปิด " คุณจะเห็นตารางทางด้านซ้ายของหน้าจอ ตอนนี้แผ่นงานถูกนำเข้าไปยัง Access แล้ว
- ถ้าคุณต้องการเชื่อมโยงชุดข้อมูลมากกว่าหนึ่งชุด ให้ทำขั้นตอนนี้ซ้ำกับสเปรดชีตอื่นอย่างน้อยหนึ่งชุด ตอนนี้ คุณพร้อมที่จะจับคู่ข้อมูลบนแผ่นงานใน Access แล้ว
คำเตือน
- ถ้าไฟล์ Excel มาจาก Office เวอร์ชันอื่นที่ไม่ใช่ Access กระบวนการนำเข้าอาจทำได้ยากเล็กน้อย
- เราเน้นย้ำว่าคุณต้องล้างข้อมูลในสเปรดชีตก่อนนำเข้า สาเหตุหนึ่งคือการวิเคราะห์การมีอยู่ของปัญหาในข้อมูล
- เก็บสำเนาของสเปรดชีตต้นฉบับไว้เสมอ เพื่อไม่ให้ขั้นตอนนี้ต้องทำซ้ำหากคุณทำผิดพลาด
- คุณไม่สามารถนำเข้ามากกว่า 255 เซลล์/กล่องไปยัง Access
