Microsoft Access เป็นโปรแกรมสร้างฐานข้อมูลที่ช่วยให้ทุกคนสามารถสร้างและจัดการฐานข้อมูลได้ โปรแกรมนี้เหมาะสำหรับโครงการขนาดเล็กไปจนถึงธุรกิจขนาดใหญ่ และดำเนินการได้อย่างชัดเจน ทำให้เหมาะสำหรับการป้อนข้อมูล เนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องทำงานกับตารางหรือเวิร์กชีต ตรวจสอบขั้นตอนแรกด้านล่างเพื่อเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Access ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 6: การสร้างฐานข้อมูลใหม่
ขั้นตอนที่ 1 คลิกแท็บไฟล์และเลือก "ใหม่"
ฐานข้อมูลเป็นที่เก็บข้อมูลของคุณในรูปแบบต่างๆ คุณสามารถเลือกสร้างฐานข้อมูลเปล่า หรือเลือกจากเทมเพลตที่มีอยู่
- ฐานข้อมูลเปล่าคือฐานข้อมูล Access มาตรฐาน และแนะนำให้ใช้ในเครื่อง การสร้างฐานข้อมูลภายในเครื่องจะมีตาราง
- ฐานข้อมูลบนเว็บได้รับการออกแบบให้เข้ากันได้กับอุปกรณ์เว็บ Access การสร้างฐานข้อมูลบนเว็บจะมีตาราง
- เทมเพลตคือฐานข้อมูลที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อการใช้งานที่หลากหลาย เลือกเทมเพลตหากคุณไม่ต้องการใช้เวลาออกแบบฐานข้อมูล
ขั้นตอนที่ 2. ตั้งชื่อฐานข้อมูล
เมื่อคุณเลือกประเภทฐานข้อมูลแล้ว ให้ตั้งชื่อที่สะท้อนถึงเนื้อหานั้น สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องทำงานกับฐานข้อมูลต่างๆ ป้อนชื่อฐานข้อมูลของคุณในกล่อง "ชื่อไฟล์" เลือก "สร้าง" เพื่อสร้างไฟล์ฐานข้อมูลใหม่
ส่วนที่ 2 จาก 6: การเพิ่มข้อมูลไปยังฐานข้อมูล
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดโครงสร้างที่ดีที่สุดสำหรับข้อมูลของคุณ
หากคุณกำลังสร้างฐานข้อมูลเปล่า คุณจะต้องคิดถึงวิธีจัดระเบียบข้อมูลของคุณและเพิ่มโครงสร้างข้อมูลที่เหมาะสม มีหลายวิธีในการจัดรูปแบบและโต้ตอบกับข้อมูลของคุณใน Access:
- ตาราง - ตารางเป็นวิธีหลักในการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ ตารางสามารถเปรียบเทียบกับเวิร์กชีตใน Excel: ข้อมูลถูกจัดระเบียบในคอลัมน์และตาราง ดังนั้นการนำเข้าข้อมูลจาก Excel และโปรแกรมประมวลผลตัวเลขอื่นๆ จึงเป็นกระบวนการที่ง่าย
- แบบฟอร์ม - แบบฟอร์มเป็นวิธีการเพิ่มข้อมูลลงในฐานข้อมูลของคุณ แม้ว่าคุณสามารถเพิ่มข้อมูลลงในฐานข้อมูลได้โดยตรงในตาราง การใช้แบบฟอร์มจะช่วยเพิ่มความเร็วในการป้อนข้อมูลด้วยภาพ
- รายงาน - รายงานมีประโยชน์สำหรับการสรุปและแสดงข้อมูลจากฐานข้อมูลของคุณ รายงานใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลและตอบคำถามเฉพาะ เช่น ทำกำไรได้เท่าไร หรือลูกค้าส่วนใหญ่อยู่ที่ไหน รายงานได้รับการออกแบบให้พิมพ์ได้
- แบบสอบถาม - แบบสอบถามเป็นวิธีที่คุณได้รับและจัดเรียงข้อมูล คุณสามารถใช้เพื่อแสดงรายการเฉพาะจากตารางต่างๆ คุณยังใช้คิวรีเพื่อเพิ่มและอัปเดตข้อมูลได้อีกด้วย
ขั้นตอนที่ 2 สร้างตารางแรกของคุณ
หากคุณเริ่มฐานข้อมูลเปล่า คุณจะเริ่มต้นด้วยตารางว่าง คุณสามารถเริ่มป้อนข้อมูลในตารางนี้ได้ ไม่ว่าจะด้วยตนเองหรือโดยการคัดลอกจากแหล่งอื่น
- ข้อมูลแต่ละชิ้นต้องเก็บไว้ในคอลัมน์ (ฟิลด์) ของตัวเอง ในขณะที่ข้อมูลต้องอยู่ในแถวของตัวเอง ตัวอย่างเช่น ข้อมูลของลูกค้าแต่ละรายจะถูกเก็บไว้เป็นแถว ในขณะที่ฟิลด์ที่มีอยู่เป็นข้อมูลที่แตกต่างกันเกี่ยวกับผู้บริโภคนั้น (ชื่อ นามสกุล ที่อยู่อีเมล ฯลฯ)
- คุณสามารถตั้งชื่อป้ายชื่อคอลัมน์เพื่อให้คุณทราบชื่อของแต่ละฟิลด์ได้ง่ายขึ้น ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์เพื่อเปลี่ยนชื่อ
ขั้นตอนที่ 3 นำเข้าข้อมูลจากแหล่งอื่น
ถ้าคุณต้องการนำเข้าจากไฟล์หรือตำแหน่งที่ตั้งที่รองรับ คุณสามารถตั้งค่า Access ให้ยอมรับข้อมูลและเพิ่มลงในฐานข้อมูลของคุณได้ ซึ่งมีประโยชน์ในการรับข้อมูลจากเว็บเซิร์ฟเวอร์หรือแหล่งข้อมูลที่ใช้ร่วมกันอื่นๆ
- คลิกแท็บข้อมูลภายนอก
- เลือกประเภทไฟล์ที่คุณต้องการนำเข้า ในส่วน "นำเข้าและเชื่อมโยง" คุณจะเห็นตัวเลือกหลายประเภทสำหรับประเภทข้อมูล คุณสามารถคลิกเพิ่มเติมเพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติม ODBC ย่อมาจาก Open Database Connectivity และรวมถึงฐานข้อมูลเช่น SQL
- เรียกดูตำแหน่งข้อมูล หากข้อมูลอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ คุณต้องป้อนที่อยู่เซิร์ฟเวอร์
- ในหน้าต่างถัดไป เลือก "ระบุวิธีและตำแหน่งที่คุณต้องการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลปัจจุบัน" เลือก "ตกลง" ทำตามขั้นตอนเพื่อนำเข้าข้อมูลของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มตารางอื่น
คุณจะต้องการจัดเก็บบันทึกที่แตกต่างกันในฐานข้อมูลที่แตกต่างกัน ซึ่งจะทำให้ฐานข้อมูลของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางข้อมูลลูกค้าและตารางอื่นสำหรับข้อมูลการสั่งซื้อ จากนั้นคุณสามารถเชื่อมโยงตารางข้อมูลลูกค้ากับตารางข้อมูลคำสั่งซื้อได้
ในส่วน "สร้าง" ของแท็บหน้าแรก ให้คลิกปุ่ม "ตาราง" ตารางใหม่จะปรากฏในฐานข้อมูลของคุณ คุณสามารถป้อนข้อมูลในลักษณะเดียวกับตารางแรก
ส่วนที่ 3 จาก 6: การจัดการความสัมพันธ์ระหว่างตาราง
ขั้นตอนที่ 1 ทำความเข้าใจว่าล็อคทำงานอย่างไร
แต่ละตารางจะมีคีย์หลักที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละรายการ เริ่มแรก Access จะสร้างคอลัมน์ ID ที่มีจำนวนเพิ่มขึ้นในแต่ละรายการ คอลัมน์นี้จะทำหน้าที่เป็น "คีย์หลัก" ตารางยังสามารถมีฟิลด์ "คีย์นอก" ซึ่งเป็นฟิลด์ที่เชื่อมโยงจากตารางอื่นในฐานข้อมูล ฟิลด์ที่เชื่อมโยงจะมีข้อมูลเดียวกัน
- ตัวอย่างเช่น ในตารางใบสั่งซื้อ คุณอาจมีฟิลด์รหัสลูกค้าเพื่อบันทึกสิ่งที่ลูกค้าสั่งซื้อ คุณสามารถสร้างความสัมพันธ์สำหรับฟิลด์นั้นด้วยฟิลด์ ID ในตารางลูกค้า
- การใช้ความสัมพันธ์ระหว่างตารางจะช่วยให้มีความสอดคล้อง ประสิทธิภาพ และความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 คลิกแท็บ เครื่องมือฐานข้อมูล จากนั้นคลิกปุ่ม ความสัมพันธ์ ในส่วน ความสัมพันธ์
ซึ่งจะเปิดหน้าต่างใหม่พร้อมการแสดงตัวอย่างตารางทั้งหมดในฐานข้อมูล แต่ละฟิลด์จะแสดงภายใต้ชื่อของแต่ละตาราง
คุณต้องสร้างฟิลด์สำหรับ "คีย์ต่างประเทศ" ก่อนสร้างความสัมพันธ์ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการใช้รหัสลูกค้าในตารางใบสั่งซื้อ ให้สร้างเขตข้อมูลชื่อลูกค้าในตารางและปล่อยช่องนั้นว่างไว้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารูปแบบเหมือนกับฟิลด์ที่คุณกำลังเชื่อมโยง (เช่น ตัวเลข)
ขั้นตอนที่ 3 ลากฟิลด์ที่คุณต้องการใช้เป็น foreign key ไปยังฟิลด์ที่คุณสร้างขึ้นสำหรับ foreign key
คลิกสร้างในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้นเพื่อกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างฟิลด์ เส้นจะปรากฏขึ้นระหว่างสองตารางที่เชื่อมต่อทั้งสองฟิลด์
ทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมาย "บังคับใช้ความสมบูรณ์ของการอ้างอิง" เมื่อสร้างความสัมพันธ์ ซึ่งหมายความว่า หากข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงในฟิลด์หนึ่ง ข้อมูลในฟิลด์อื่นก็จะเปลี่ยนไปด้วย ซึ่งจะทำให้ข้อมูลของคุณแม่นยำยิ่งขึ้น
ส่วนที่ 4 จาก 6: การสร้างแบบสอบถาม
ขั้นตอนที่ 1 ทำความเข้าใจกับบทบาทของการสืบค้น
คิวรีคือการดำเนินการที่ช่วยให้คุณสามารถดู เพิ่ม และแก้ไขข้อมูลในฐานข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว มีการสืบค้นข้อมูลหลายประเภท ตั้งแต่การค้นหาธรรมดาไปจนถึงการสร้างตารางใหม่ตามข้อมูลที่มีอยู่ แบบสอบถามมีความสำคัญในการสร้างรายงาน
แบบสอบถามแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก: การเลือกและการดำเนินการ แบบสอบถามแรกดึงข้อมูลจากตารางและสามารถคำนวณได้ ในขณะที่แบบสอบถามที่สองสามารถเพิ่ม แก้ไข และลบข้อมูลออกจากตารางได้
ขั้นตอนที่ 2 ใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีเพื่อสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลพื้นฐาน
ถ้าคุณต้องการใช้คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลพื้นฐาน ให้ใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีเพื่อแนะนำคุณตลอดขั้นตอนต่างๆ คุณสามารถเข้าถึงตัวช่วยสร้างแบบสอบถามจากแท็บสร้าง สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถแสดงฟิลด์เฉพาะจากตารางได้
การสร้าง Select Query ด้วย Criteria
ขั้นตอนที่ 1 เปิดการออกแบบแบบสอบถาม
คุณสามารถใช้เกณฑ์เพื่อย่อขนาดคิวรี Select ของคุณและแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการได้ ในการเริ่มต้น ให้คลิกแท็บ สร้าง แล้วเลือก การออกแบบคิวรี
ขั้นตอนที่ 2 เลือกตารางของคุณ
กล่องแสดงตารางจะเปิดขึ้น ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการใช้ แล้วคลิก ปิด
ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มฟิลด์ที่จะดึงข้อมูล
คลิกสองครั้งที่แต่ละเขตข้อมูลในตารางที่คุณต้องการเพิ่มไปยังแบบสอบถาม ฟิลด์จะถูกเพิ่มลงในรายการออกแบบ
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มเกณฑ์
คุณสามารถใช้เกณฑ์ประเภทต่างๆ เช่น ข้อความหรือฟังก์ชันได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการแสดงราคาที่สูงกว่า $50 จากช่องราคา ให้ป้อน
=50
เกี่ยวกับเกณฑ์ หากคุณต้องการแสดงเฉพาะลูกค้าจากสหราชอาณาจักร ให้ป้อน
สหราชอาณาจักร
ในกล่องเกณฑ์
คุณสามารถใช้หลายเกณฑ์ในแต่ละคิวรี
ขั้นตอนที่ 5. คลิก "เรียกใช้" เพื่อดูผลลัพธ์
ปุ่มนี้อยู่บนแท็บออกแบบ ผลลัพธ์ของแบบสอบถามของคุณจะแสดงในหน้าต่าง กด Ctrl+S เพื่อบันทึกแบบสอบถาม..
การสร้าง Select Query ด้วย Parameters
ขั้นตอนที่ 1 เปิดการออกแบบแบบสอบถาม
การสืบค้นด้วยพารามิเตอร์ช่วยให้คุณกำหนดข้อมูลที่ต้องการรับในแต่ละครั้งที่คุณเรียกใช้การสืบค้น ตัวอย่างเช่น หากคุณมีฐานข้อมูลของลูกค้าจากเมืองต่างๆ คุณสามารถใช้แบบสอบถามพร้อมพารามิเตอร์เพื่อถามเมืองที่คุณต้องการแสดงข้อมูล
ขั้นตอนที่ 2 สร้างคิวรีแบบเลือกและกำหนดตาราง
เพิ่มฟิลด์ที่คุณต้องการดึงข้อมูลในคิวรีโดยดับเบิลคลิกที่ตัวอย่างตาราง
ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มพารามิเตอร์ในส่วนเกณฑ์
พารามิเตอร์ถูกทำเครื่องหมายด้วยอักขระ "" รอบตัว ข้อความในวงเล็บจะแสดงในแบบสอบถามที่ปรากฏขึ้นเมื่อดำเนินการค้นหา ตัวอย่างเช่น หากต้องการขอข้อมูลเมือง ให้คลิกเซลล์เกณฑ์สำหรับช่องเมือง แล้วป้อน
[เมืองไหน?]
คุณสามารถสิ้นสุดพารามิเตอร์ด้วย ? หรือ: แต่ไม่ใช่ด้วย ! หรือ
ขั้นตอนที่ 4 สร้างแบบสอบถามที่มีพารามิเตอร์มากมาย
คุณสามารถใช้พารามิเตอร์หลายตัวเพื่อสร้างการเว้นวรรคแบบกำหนดเองในผลลัพธ์การสืบค้นของคุณ ตัวอย่างเช่น หากฟิลด์ที่คุณต้องการคือ Date คุณสามารถรับผลลัพธ์ระหว่างวันที่ที่ระบุโดยพิมพ์ code>Between[Start Date:] และ [End Date:] คุณจะได้รับสองข้อความแจ้งเมื่อคุณเรียกใช้แบบสอบถาม
การสร้างแบบสอบถามการสร้างตาราง
ขั้นตอนที่ 1 คลิกแท็บ สร้าง และเลือก การออกแบบคิวรี
คุณสามารถใช้คิวรีเพื่อดึงข้อมูลเฉพาะจากตารางที่มีอยู่และสร้างตารางใหม่ด้วยข้อมูลนั้น สิ่งนี้มีประโยชน์มากหากคุณต้องการแยกส่วนเฉพาะของฐานข้อมูลของคุณ หรือสร้างฟอร์มสำหรับส่วนเฉพาะของฐานข้อมูล คุณจะสร้างแบบสอบถาม Select ปกติก่อน
ขั้นตอนที่ 2 เลือกตารางที่คุณต้องการดึงข้อมูล
ดับเบิลคลิกที่ตาราง คุณสามารถเลือกหลายตารางพร้อมกันได้หากจำเป็น
ขั้นตอนที่ 3 เลือกฟิลด์ที่คุณต้องการดึงข้อมูล
ดับเบิลคลิกแต่ละฟิลด์ที่คุณต้องการเพิ่มจากการแสดงตัวอย่างตาราง ฟิลด์นี้จะถูกเพิ่มในรายการแบบสอบถามของคุณ
ขั้นตอนที่ 4. กำหนดเกณฑ์
หากคุณต้องการระบุข้อมูลบางอย่างในฟิลด์ ให้ใช้ส่วนเกณฑ์เพื่อตั้งค่า ดูรายละเอียดในส่วน "การสร้าง Select Query with Criteria"
ขั้นตอนที่ 5. ทดสอบการสืบค้นของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าผลลัพธ์ตรงกับความต้องการของคุณ
ก่อนที่คุณจะสร้างตาราง ให้เรียกใช้คิวรีเพื่อให้แน่ใจว่าดึงข้อมูลที่ถูกต้อง ปรับเกณฑ์และฟิลด์จนกว่าคุณจะได้ข้อมูลที่ถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 6 บันทึกแบบสอบถามโดยกด Ctrl+S
ข้อความค้นหาจะปรากฏในกรอบการนำทางทางด้านซ้ายของหน้าจอ คลิกที่คิวรีเพื่อเลือกอีกครั้งแล้วคลิกแท็บออกแบบ
ขั้นตอนที่ 7 คลิก "สร้างตาราง" ในส่วน "ประเภทข้อความค้นหา"
หน้าต่างจะปรากฏขึ้นเพื่อขอชื่อตารางใหม่ ป้อนชื่อตารางแล้วคลิกตกลง
ขั้นตอนที่ 8 คลิกเรียกใช้
ตารางใหม่ของคุณจะถูกสร้างขึ้นตามคิวรีที่คุณสร้างขึ้น ตารางจะปรากฏในกรอบการนำทางทางด้านซ้ายของหน้าจอ
การสร้างแบบสอบถามต่อท้าย
ขั้นตอนที่ 1 เปิดแบบสอบถามที่สร้างขึ้นก่อนหน้านี้
คุณสามารถใช้คิวรีผนวกข้อมูลเพื่อเพิ่มข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่จากตารางอื่น สิ่งนี้มีประโยชน์ถ้าคุณต้องการเพิ่มข้อมูลลงในตารางที่คุณสร้างขึ้นผ่านคิวรีการสร้างตาราง
ขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่ม ผนวก บนแท็บ ออกแบบ
ซึ่งจะเปิดหน้าต่างผนวก เลือกตารางที่คุณต้องการเพิ่มข้อมูล
ขั้นตอนที่ 3 เปลี่ยนเกณฑ์การสืบค้นของคุณตามต้องการ
ตัวอย่างเช่น หากคุณสร้างตารางที่มีเกณฑ์ "2010" ในช่อง "ปี" ให้เปลี่ยนเป็นปีที่คุณต้องการเพิ่ม เช่น "2011"
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มข้อมูล
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตั้งค่าฟิลด์ที่ถูกต้องสำหรับแต่ละคอลัมน์ที่คุณเพิ่มข้อมูลลงไป ตัวอย่างเช่น การใช้การเปลี่ยนแปลงข้างต้น ควรเพิ่มข้อมูลลงในช่องปีในแถว "ผนวกไปยัง"
ขั้นตอนที่ 5. เรียกใช้แบบสอบถาม
คลิก "เรียกใช้" บนแท็บการออกแบบ แบบสอบถามจะดำเนินการและข้อมูลจะถูกเพิ่มลงในตาราง จากนั้นคุณสามารถเพิ่มตารางเพื่อตรวจสอบว่าป้อนข้อมูลถูกต้องหรือไม่
ส่วนที่ 5 จาก 6: การสร้างและการใช้แบบฟอร์ม
ขั้นตอนที่ 1 เลือกตารางที่คุณต้องการสร้างแบบฟอร์ม
แบบฟอร์มช่วยให้คุณดูข้อมูลในแต่ละฟิลด์และย้ายไปมาระหว่างรายการและสร้างรายการใหม่ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย แบบฟอร์มมีความสำคัญมากหากคุณป้อนข้อมูลเป็นระยะเวลานาน เนื่องจากหลายคนพบว่าใช้งานได้ง่ายกว่าตาราง
ขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่มแบบฟอร์มบนแท็บสร้าง
ซึ่งจะสร้างแบบฟอร์มตามฟิลด์ในตารางโดยอัตโนมัติ Access สร้างฟิลด์ที่มีขนาดเพียงพอ แต่คุณสามารถปรับขนาดและย้ายองค์ประกอบในแบบฟอร์มได้ตามต้องการ
- ถ้าคุณไม่ต้องการให้ฟิลด์บางฟิลด์ปรากฏในฟอร์ม คุณสามารถคลิกขวาและเลือก ลบ
- หากตารางของคุณมีความสัมพันธ์ แถวข้อมูลจะปรากฏขึ้นด้านล่างแต่ละรายการที่แสดงข้อมูลที่เชื่อมโยง วิธีนี้ช่วยให้คุณแก้ไขข้อมูลที่เชื่อมโยงได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น พนักงานขายแต่ละคนในฐานข้อมูลของคุณอาจมีข้อมูลลูกค้าที่เชื่อมโยงกับรายการของพวกเขา
ขั้นตอนที่ 3 เรียกดูแบบฟอร์มของคุณ
ปุ่มทิศทางที่ด้านล่างมีประโยชน์สำหรับการย้ายระหว่างรายการ กล่องในแบบฟอร์มจะเต็มไปด้วยข้อมูลของคุณเมื่อคุณย้ายไปมาระหว่างรายการ คุณสามารถใช้ปุ่มที่มุมเพื่อย้ายไปยังระเบียนแรกหรือระเบียนสุดท้าย
ขั้นตอนที่ 4 คลิกปุ่มแผ่นข้อมูลเพื่อใช้ตาราง
ปุ่มนี้อยู่ที่ด้านซ้ายบน และจะช่วยให้คุณเริ่มเปลี่ยนเนื้อหาข้อมูลด้วยแบบฟอร์มได้
ขั้นตอนที่ 5. เปลี่ยนรายการที่คุณทำ
คุณสามารถแก้ไขข้อความในกล่องทั้งหมดสำหรับแต่ละรายการเพื่อเปลี่ยนข้อมูลที่มีอยู่ในตาราง การเปลี่ยนแปลงที่ทำขึ้นจะปรากฏขึ้นทันทีในตารางและข้อมูลที่เชื่อมโยง
ขั้นตอนที่ 6 เพิ่มรายการใหม่
คลิกปุ่ม "เพิ่มบันทึก" ใกล้กับปุ่มนำทางเพื่อสร้างรายการใหม่ที่ท้ายบรรทัด คุณสามารถใช้กล่องเพื่อป้อนข้อมูลลงในช่องว่างในตาราง นี่เป็นวิธีง่ายๆ ในการเพิ่มข้อมูล แทนที่จะใช้มุมมองตาราง
ขั้นตอนที่ 7 บันทึกแบบฟอร์มเมื่อเสร็จสิ้น
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณบันทึกแบบฟอร์มโดยกด Ctrl + S เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ในภายหลัง แบบฟอร์มจะปรากฏในกรอบการนำทางทางด้านซ้ายของหน้าจอ
ตอนที่ 6 จาก 6: การสร้างรายงาน
ขั้นตอนที่ 1 เลือกตารางหรือแบบสอบถาม
รายงานจะช่วยให้คุณสามารถแสดงข้อมูลสรุปของคุณได้ รายงานมักใช้สำหรับรายงานการจ่ายเงินเดือนและรายงานการจัดส่ง และสามารถปรับแต่งเพื่อการใช้งานใดๆ ก็ได้ รายงานดึงข้อมูลจากตารางหรือคิวรีที่คุณสร้างขึ้น
ขั้นตอนที่ 2 คลิกแท็บสร้าง
เลือกประเภทรายงานที่คุณต้องการสร้าง มีหลายวิธีในการทำรายงานที่คุณสามารถทำได้ การเข้าถึงสามารถสร้างรายงานให้กับคุณได้โดยอัตโนมัติ และคุณยังสามารถสร้างรายงานที่กำหนดเองได้อีกด้วย
- รายงาน - สิ่งนี้จะสร้างรายงานอัตโนมัติพร้อมข้อมูลทั้งหมดจากแหล่งที่มาของคุณ ไม่มีการจัดกลุ่มข้อมูลที่นี่ แต่สำหรับฐานข้อมูลขนาดเล็ก รายงานประเภทนี้อาจเหมาะกับความต้องการของคุณ
- รายงานเปล่า - สิ่งนี้จะสร้างรายงานเปล่าที่คุณสามารถกรอกข้อมูลได้ตามต้องการ คุณสามารถเลือกจากฟิลด์ที่มีอยู่เพื่อสร้างรายงานที่กำหนดเอง
- ตัวช่วยสร้างรายงาน - วิซาร์ดการสร้างรายงานจะแนะนำคุณตลอดขั้นตอนการสร้างรายงาน ช่วยให้คุณสามารถเลือกและจัดกลุ่มข้อมูล และจัดรูปแบบข้อมูลได้
ขั้นตอนที่ 3 เลือกแหล่งข้อมูลสำหรับรายงานเปล่าของคุณ
หากคุณเลือกสร้างรายงานเปล่า คุณต้องเลือกแหล่งข้อมูล ขั้นแรก ให้คลิกแท็บ จัดเรียง แล้วเลือก แผ่นคุณสมบัติ หรือจะกด Alt+Enter ก็ได้
คลิกลูกศรลงถัดจากแหล่งบันทึก รายการตารางและแบบสอบถามของคุณจะปรากฏขึ้น เลือกตารางหรือแบบสอบถาม และตัวเลือกของคุณจะถูกเลือกสำหรับรายงาน
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มฟิลด์ลงในรายงานของคุณ
เมื่อคุณมีแหล่งที่มาแล้ว คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ลงในรายงานของคุณได้ คลิกแท็บ "รูปแบบ" และคลิก "เพิ่มฟิลด์ที่มีอยู่" รายการฟิลด์จะปรากฏขึ้นทางด้านขวา
- คลิกและลากเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มลงในกรอบการออกแบบ รายการจะปรากฏในรายงานของคุณ เมื่อคุณเพิ่มฟิลด์เพิ่มเติม ฟิลด์เหล่านี้จะถูกตั้งค่าโดยอัตโนมัติด้วยฟิลด์ที่มีอยู่
- คุณสามารถเปลี่ยนขนาดของฟิลด์ได้โดยคลิกที่มุมของฟิลด์แล้วลากด้วยเมาส์
- ลบฟิลด์ออกจากรายงานโดยคลิกที่ชื่อและกด Delete
ขั้นตอนที่ 5. จัดกลุ่มรายงานของคุณ
การจัดกลุ่มช่วยให้คุณประมวลผลข้อมูลจากรายงานได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจากมีการจัดกลุ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้แล้ว ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการจัดกลุ่มการขายตามภูมิภาคหรือตามผู้ขาย การจัดกลุ่มช่วยให้คุณทำอย่างนั้นได้
- คลิกแท็บ ออกแบบ แล้วคลิก "จัดกลุ่มและจัดเรียง"
- คลิกขวาที่ใดก็ได้ในฟิลด์ที่คุณต้องการจัดกลุ่ม เลือก "เปิดกลุ่ม" บนเมนู
- หัวหน้าจะถูกสร้างขึ้นสำหรับกลุ่ม คุณสามารถปรับแต่งชื่อส่วนหัวเพื่อติดป้ายกำกับกลุ่มได้
ขั้นตอนที่ 6 บันทึกและแบ่งปันรายงาน
เมื่อรายงานของคุณเสร็จสมบูรณ์ คุณสามารถบันทึกและแชร์หรือพิมพ์ได้เหมือนกับเอกสารอื่นๆ ใช้รายงานเพื่อแชร์รายงานผลการปฏิบัติงานกับนักลงทุน ข้อมูลติดต่อคนงาน และอื่นๆ
เคล็ดลับ
Microsoft Access จะเปิดขึ้นในโหมด "มุมมองเบื้องหลัง" ซึ่งมีตัวเลือกเมนูที่ช่วยให้คุณสามารถเปิดฐานข้อมูล สร้างฐานข้อมูลใหม่ หรือเข้าถึงคำสั่งเพื่อแก้ไขฐานข้อมูลของคุณ
คำเตือน
ฟีเจอร์บางอย่างใน Access อาจไม่พร้อมใช้งานเสมอไป ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดของฐานข้อมูลที่คุณกำลังสร้าง ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถแชร์ฐานข้อมูลเดสก์ท็อปบนเว็บ และคุณลักษณะเดสก์ท็อปบางอย่าง เช่น จำนวนการสืบค้นจะไม่พร้อมใช้งานบนฐานข้อมูลบนเว็บ
== ที่มา ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
