การรับสายเป็นทักษะที่สำคัญในชีวิตประจำวัน สถานการณ์ทางวิชาชีพ เช่น การติดต่อทางธุรกิจหรือการโทรจากบริษัทที่คุณสมัครงาน สามารถโทรหาคุณในบรรยากาศที่เป็นทางการมากขึ้น หากคุณได้รับโทรศัพท์จากเพื่อน คนที่คุณชอบ หรือคนในครอบครัว คุณควรตอบรับอย่างเป็นกันเองและเป็นธรรมชาติมากขึ้น หากคุณรับสายจากหมายเลขที่ไม่รู้จักหรือเป็นส่วนตัว เป็นการดีที่สุดที่จะรับสายด้วยความสุภาพและระมัดระวังมากขึ้น
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: รับสายที่สำนักงาน
ขั้นตอนที่ 1 รักษาความเป็นมืออาชีพ
เมื่อคุณได้รับโทรศัพท์จากที่ทำงาน คุณไม่รู้เสมอไปว่าใครโทรหาคุณ การรับสายอย่างมืออาชีพจะทำให้การสนทนาเริ่มถูกต้อง
- เมื่อมีข้อสงสัย ให้ตอบกลับด้วยคำทักทายง่ายๆ ว่า “สวัสดี ด้วยพระคำที่นี่”
- แม้ว่าคุณจะเห็นหมายเลขโทรศัพท์เข้ามา แต่อาจเป็นเพราะเจ้านายของคุณโทรมาที่โทรศัพท์มือถือของเพื่อนร่วมงาน! รับสายว่า “เฮ้ ว่าไงนะ” สามารถสร้างความรู้สึกเชิงลบและไม่จริงจังได้
ขั้นตอนที่ 2 เน้นการสนทนา
อยู่ใน "การสนทนา" อย่างแท้จริง หยุดสิ่งที่คุณกำลังทำและใช้เวลาเล็กน้อยเพื่อเตรียมพร้อม
- ใส่ใบหน้าที่คุณต้องการฉายภาพก่อนที่จะหยิบโทรศัพท์ขึ้นมา คุณจะสร้างความแตกต่างได้หากคุณยิ้ม ขมวดคิ้ว หรือรู้สึกเบื่อ เพราะผู้โทรสามารถได้ยินน้ำเสียงของคุณได้
- พยายามอย่าคลิกอะไรบนอินเทอร์เน็ตหรือหันเหความสนใจของคุณเมื่อคุณอยู่ในสาย ถ้าคุณไม่ฟัง ผู้โทรสามารถค้นหาได้
ขั้นตอนที่ 3 ตั้งชื่อตัวเองก่อน
ในสถานการณ์ทางธุรกิจ ขั้นตอนในการรับสายเริ่มต้นด้วยการระบุชื่อของคุณและบริษัทที่คุณทำงานให้: “อรุณสวัสดิ์ ขอขอบคุณที่ติดต่อ PT เอ บี ซี พร้อมแดนซ์. มีอะไรให้ช่วยไหม?”
- หากสายเรียกเข้ามาจากภายในบริษัท และคุณทราบแล้ว คุณสามารถรับสายได้โดยระบุแผนกและชื่อของคุณว่า “สวัสดี การเงิน เต้นรำที่นี่ มีอะไรให้ช่วยไหม?” คำทักทายนี้จะแสดงว่าผู้โทรเชื่อมต่อกับบุคคลที่เหมาะสม และคุณพร้อมที่จะช่วยเหลือ รักษาน้ำเสียงของคุณให้เป็นมิตรเพื่อให้การโทรเป็นที่น่าพอใจสำหรับทั้งสองฝ่าย
- ในสถานการณ์ต่าง ๆ ในสำนักงาน มีแนวทางในการรับสายที่พนักงานทุกคนต้องปฏิบัติตาม แสดงว่าคุณจริงใจเสมอ ไม่ว่าคำทักทายของคุณจะงี่เง่าแค่ไหน ผู้บริโภคจะสามารถบอกได้ว่าคุณรู้สึกตื่นเต้นหรือเพียงแค่อ่านคำทักทายเหล่านั้น: “ยินดีต้อนรับสู่บ้านเต้าหู้ บ้านของเต้าหู้ทั้งหมด!” มันจะฟังดูไร้สาระถ้าคุณไม่พูดด้วยความมั่นใจ
ขั้นตอนที่ 4 ยอมรับด้วยความสุภาพในระดับที่เหมาะสม
อดทน ให้เกียรติ และน่าพอใจ พยายามอย่างเต็มที่เพื่อช่วยผู้โทร พยายามอย่าพูดลวกเกินไปจนกว่าคุณจะรู้ว่าใครโทรมา
- หากผู้โทรไม่แนะนำตัวเอง ให้พูดว่า "ขอทราบได้ไหมว่ากำลังคุยกับใคร" สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าใครกำลังโทรอยู่ เผื่อว่าคุณต้องโทรกลับหรือเชื่อมต่อกับโทรศัพท์เครื่องอื่น สำนวนนี้ยังทำให้ผู้โทรรู้ว่าเขาหรือเธอได้รับการปฏิบัติอย่างสุภาพ และเขาหรือเธอคือบุคคลสำคัญ การสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีกับผู้ที่ติดต่อคุณมากกว่าหนึ่งครั้งเป็นสิ่งสำคัญ
- พยายามอย่าพูดหยาบคายแม้ว่าคุณจะอารมณ์เสียก็ตาม จำไว้ว่าในสถานการณ์การทำงาน คำพูดและการกระทำของคุณสะท้อนถึงบริษัทที่คุณทำงานให้ หากคุณสร้างความเสียหายให้กับชื่อบริษัท ธุรกิจของคุณอาจล้มเหลว และเจ้านายของคุณก็จะไม่ถือสา
ขั้นตอนที่ 5. เตรียมพร้อมที่จะจดบันทึกข้อความ
หากมีคนโทรมาคุยกับเจ้านายหรือเพื่อนร่วมงานของคุณ แต่คุณเป็นคนเดียวที่รับสาย ให้ถามอย่างสุภาพว่าใครโทรมาและถามว่ามีธุระอะไร ฟังอย่างระมัดระวังและบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้มากที่สุด:
- หากบุคคลที่พวกเขาต้องการติดต่อไม่สามารถรับสายได้ ให้พูดว่า “ขออภัย แต่ตอนนี้ปากแบมบังไม่อยู่ในออฟฟิศ ฉันขอลบข้อความได้ไหม”
- อย่าลืมจดชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และเหตุผลในการโทร วัดความเร่งด่วนของการโทร-ผู้โทรดูเหมือนมีงานต้องทำในอีกสองชั่วโมงข้างหน้าหรือในหนึ่งสัปดาห์? หากการโทรเป็นการติดต่อทางธุรกิจที่สำคัญ คุณควรจัดการเรื่องนั้นอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพที่สุด ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณจะส่งข้อความออกไปโดยเร็วที่สุด
ขั้นตอนที่ 6 ระวังการโทรเพื่อขอข้อมูลบริษัท
หากคุณจำผู้โทรไม่ได้ และเขาหรือเธอขอรายละเอียดเกี่ยวกับคุณและเพื่อนร่วมงานคนอื่น ระวังอย่าให้ข้อมูลภายในของบริษัทของคุณมากเกินไป
- แม้ว่าผู้โทรจะแจ้งชื่อและบริษัทแก่คุณ คุณก็ยังควรระมัดระวังเว้นแต่พวกเขาจะเป็นผู้โทรที่เชื่อถือได้ หากคุณไม่แน่ใจ ให้วางสายสักครู่แล้วขอคำแนะนำจากเพื่อนร่วมงานว่า “เราเคยทำธุรกิจกับคุณ Haris มาก่อนหรือไม่? เขาถามคำถามมากมายเกี่ยวกับกระบวนการทำงานและความสามารถของบริษัทนี้ และฉันต้องการให้แน่ใจว่าเขาเป็นคนที่เชื่อถือได้”
- ในสถานการณ์ทางธุรกิจ ให้พูดว่า “ฉันขอโทษครับ/ครับ นโยบายบริษัทของเราห้ามไม่ให้เราให้ข้อมูลดังกล่าว ฉันขอทราบได้ไหมว่าทำไมคุณถึงต้องการมัน” และตัดสินใจเกี่ยวกับบุคคลจากที่นั่น
วิธีที่ 2 จาก 3: รับโทรศัพท์ส่วนตัว
ขั้นตอนที่ 1 ปรับแต่งคำทักทายตามผู้ที่โทรมา
หากคุณรู้ว่าใครกำลังโทรหาคุณ ตามชื่อในโทรศัพท์และประสบการณ์ของคุณ โปรดพูดกับบุคคลนั้นราวกับว่าคุณกำลังพบปะกันต่อหน้า ถ้าคุณไม่รู้ว่าใครโทรมา ให้รับสายอย่างเป็นทางการมากขึ้นและรอให้ผู้โทรพูดในสิ่งที่เขาหมายถึง
- สำหรับการทักทายตามมาตรฐานสากล ให้พูดว่า “สวัสดี?” ยกโทรศัพท์ขึ้นด้วยเสียงที่ดังขึ้นเล็กน้อยเมื่อสิ้นสุดการทักทาย เช่น น้ำเสียงถาม "สวัสดี?" วิธีนี้จะทำให้ผู้โทรตอบรับคำทักทายของคุณ และโดยส่วนใหญ่แล้วจะอธิบายว่าทำไมเขาถึงโทรมา
- ถ้าเพื่อนของคุณโทรมา ให้ทักทายแบบเป็นกันเอง: “เฮ้ โจโนะ! เป็นไงบ้างเพื่อน”
- หากหัวหน้างาน คนรู้จัก หรือผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นนายจ้างของคุณโทรมา ทักทายพวกเขาอย่างสุภาพมากขึ้น แต่มีความคุ้นเคยเล็กน้อย: “สวัสดีตอนบ่าย คุณ Sungkar คุณเป็นอย่างไร?"
- ถ้าคุณไม่รู้ว่าใครโทรมา ให้พูดอะไรง่ายๆ อย่าง "สวัสดี"
ขั้นตอนที่ 2. หลังจากที่คุณพูดว่า “สวัสดี?
"รอฟังคำตอบ เมื่อคุณพูดว่า "สวัสดี" คุณกำลังขอให้ผู้โทรแนะนำตัวเอง ดูตัวอย่างด้านล่าง (คำพูดของคุณ ตัวหนา และคำพูดของผู้โทรเป็นตัวเอียง:
- "สวัสดี?"
- "สวัสดี โจโน่ นี่โทโนะ"
- "โอ้ สวัสดีโทโนะ! ทำไมล่ะเพื่อน"
- “เปล่า ฉันแค่อยากถามว่าคืนนี้คุณมีงานไหม ฉันอยากดูหนังเรื่อง "Star Wars" ที่นี่”
- "คุณอยากดู "Star Wars" ไหม! ถ้าไม่ดูจะบ้า!
ขั้นตอนที่ 3 สร้างคำทักทายของคุณ
เมื่อคุณมีประสบการณ์ในการรับสายโทรศัพท์มากขึ้น คุณสามารถเริ่มพัฒนารูปแบบการทักทายและวลีที่คุณใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก
- ลองระบุตัวเองด้วยคำทักทายเช่น: “สวัสดี นี่โจโน่” หรือ “โจโน่มาแล้ว”
- ลองสร้างสรรค์โดยใช้คำว่า “ฮัลโหล?” อย่างไม่เป็นทางการ เช่น “เฮ้!” “ไฮยาห์!” “เฮ้ สบายดีไหม?” หรือ “เฮ้ ไปไหนมา” คำทักทายที่ไม่เป็นทางการนี้เหมาะสำหรับการรับสายจากเพื่อนและคนรู้จักที่ไม่ใช่มืออาชีพ
ขั้นตอนที่ 4 ตั้งค่าวอยซ์เมลเพื่อใช้เมื่อคุณไม่สามารถรับสายได้
ไม่ว่าใครก็ตามตั้งแต่เพื่อน ครอบครัว ไปจนถึงเจ้านายของคุณมักจะได้ยินข้อความเสียงของคุณเป็นครั้งคราว ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้บันทึกอย่างสุภาพและไม่ต้องกังวลใจอีกต่อไป อยู่ห่างจากการเล่นแกล้งกันหรือแกล้งกันเว้นแต่คุณจะแน่ใจว่ามีเพียงเพื่อนของคุณเท่านั้นที่จะโทรมา
- พูดว่า “นี่คือข้อความเสียงของโจโน่ ขออภัย ฉันไม่สามารถรับโทรศัพท์ได้ในขณะนี้ กรุณาฝากข้อความไว้ แล้วฉันจะโทรกลับโดยเร็วที่สุด”
- พิจารณาตั้งค่าการบันทึกเสียงของครอบครัวหากคุณใช้โทรศัพท์บ้าน พูดว่า “สวัสดี ฉันอยู่กับครอบครัว Jono ขออภัย เราไม่สามารถรับโทรศัพท์ได้ในขณะนี้ กรุณาฝากข้อความและเราจะโทรกลับโดยเร็วที่สุด!” คุณสามารถสนุกสนานกับการบันทึกของครอบครัวเหล่านี้ พยายามให้สมาชิกทุกคนในครอบครัวพูดพร้อมกัน หรือให้สมาชิกในครอบครัวพูดส่วนหนึ่งของข้อความทีละคน
- ลองขอให้ผู้โทรแจ้งรายละเอียดเกี่ยวกับตัวเอง แทนที่จะขอให้เขาฝากข้อความว่า "โปรดระบุชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และวัตถุประสงค์ในการโทร แล้วฉันจะโทรกลับหาคุณโดยเร็วที่สุด" วิธีการเฉพาะเจาะจงมากขึ้นนี้เหมาะกับหมายเลขโทรศัพท์ของคุณที่มักจะรับสายธุรกิจเป็นจำนวนมาก
วิธีที่ 3 จาก 3: รับโทรศัพท์จากหมายเลขที่ไม่รู้จัก
ขั้นตอนที่ 1. คิดว่าใครจะโทรหาคุณ
หากคุณกำลังรอสายเรียกเข้าจากใครก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นคนรู้จักใหม่ องค์กรของคุณ หรือผู้ที่อาจเป็นนายจ้าง ให้รับสายด้วยความคิด ประเมินว่าการโทรเป็นทางการหรือเป็นทางการน้อยกว่าเล็กน้อย-แต่เลือกเป็นทางการ เผื่อไว้
- ตอบอย่างสุภาพและกึ่งทางการในกรณีนี้ คำทักทายง่ายๆ เช่น “สวัสดี?” สามารถใช้ได้. คุณไม่จำเป็นต้องระบุตัวตนโดยตรง – หากผู้โทรรู้จักคุณเป็นการส่วนตัว หรือมีชื่อของคุณอยู่ในรายชื่อ เขาหรือเธออาจถามว่า: “สวัสดี ฉันสามารถพูดกับ Jono ได้ไหม”
- หากการโทรแจ้งว่า "ไม่รู้จัก" หรือ "ถูกบล็อค" คุณไม่จำเป็นต้องรับสาย รับโทรศัพท์หากต้องการ หรือรอดูว่าผู้โทรฝากข้อความไว้ในวอยซ์เมลหรือไม่ คุณสามารถโทรกลับหาเขาได้หากคุณมีธุรกิจสำคัญ
ขั้นตอนที่ 2 ระวังการโทรที่มีจมูกยาว
หากคุณได้รับสายและพบว่าการโทรนั้นไร้สาระและก้าวร้าว อาจเป็นแค่การโทรเล่นพิเรนทร์ ผู้โทรเข้าที่มีจมูกยาวบางคนมักจะหยาบคายและชัดเจน แต่ผู้โทรเข้าจมูกคนอื่นจะพยายามหลอกล่อให้คุณคิดว่าการโทรมีความสำคัญมาก จัดการกับผู้โทรเข้าที่จู้จี้จุกจิกแบบเดียวกับที่คุณจัดการกับพวกอันธพาล: หากคุณเงียบและติดตามการจู้จี้ของพวกเขา พวกเขาจะรู้สึกว่าพวกเขาชนะ การเก็บเงียบและแสร้งทำเป็นติดกับดักอาจเป็นประโยชน์ ถ้าคุณสามารถเดาได้ว่าใครโทรมา บริษัทโทรศัพท์บางแห่งในอเมริกาเสนอบริการติดตามการโทร: หากคุณกด *69 หลังจากวางสาย บริการส่งข้อความอัตโนมัติจะส่งข้อมูลสาธารณะเกี่ยวกับหมายเลขที่โทรหาคุณครั้งล่าสุด
ขั้นตอนที่ 3 ระวังนักการตลาดทางโทรศัพท์
หากคุณได้รับสายจากหมายเลขที่ไม่รู้จักและคนที่โทรหาคุณเริ่มถามถึงคุณ แสดงว่าเขาอาจกำลังพยายามหาเงินจากคุณ
- นักการตลาดทางโทรศัพท์โทรหาผู้คนนับสิบทุกวัน และส่วนใหญ่ไม่สนใจสิ่งที่นักการตลาดทางโทรศัพท์ขาย อย่ารู้สึกผิดด้วยการพูดว่า “ขอบคุณ แต่ฉันไม่สนใจ สวัสดีตอนบ่าย” แล้ววางสาย อย่าเสียเวลาและเวลาของคุณ
- หากคุณไม่ต้องการรับสายจากบริษัทนี้ โปรดขอให้นักการตลาดทางโทรศัพท์ใส่หมายเลขของคุณในรายการ "ห้ามโทร" บริษัทส่วนใหญ่จะทำในสิ่งที่คุณต้องการ และจะไม่รบกวนคุณอีกต่อไป
- หากคุณสนใจในสิ่งที่นักการตลาดทางโทรศัพท์ขาย โปรดตอบรับการโทรและรับฟังเสียง จำไว้ว่ายิ่งคุณตอบกลับพวกเขานานเท่าไหร่ พวกเขาก็ยิ่งพยายามขายสินค้าให้คุณมากขึ้นเท่านั้น!
- ถ้าเขาต้องการคุยกับคุณหรือสมาชิกในครอบครัวคนอื่น ขอให้เขาระบุชื่อและองค์กรของเขาก่อนที่จะพูดอะไร เกรงว่าคุณจะให้ข้อมูลแก่นักการตลาดทางโทรศัพท์มากเกินไป! ถ้าเขาปิดบังและไม่เปิดเผยตัวตนของเขา จำไว้-คุณไม่จำเป็นต้องตอบโต้
เคล็ดลับ
- "สวัสดี?" คือคำทักทายอันดับหนึ่ง คำทักทายของคุณจะฟังดูสุภาพเสมอโดยพูดว่า "สวัสดี" ไม่ว่าผู้โทรจะเป็นเพื่อน คนรัก แม่ เจ้านาย เจ้าหน้าที่ตำรวจในท้องที่ หรือคนแปลกหน้า
- “หมายเลขผู้โทร” มีประโยชน์ หากคุณรู้ว่าใครโทรมาก่อนที่คุณจะรับสาย คุณก็พร้อมรับสายได้ดีขึ้น
- " อะไร ?" หรือ "ห๊ะ?" การโทรออกไม่ใช่วิธีที่ดี แม้ว่าคุณจะไม่ชอบผู้โทรหรืออารมณ์ไม่ดีก็ตาม จงสุภาพเมื่ออยู่ในสาย