การวิเคราะห์ต้นทุนเป็นหนึ่งในสี่ประเภทของการประเมินทางเศรษฐกิจ (นอกเหนือจากการวิเคราะห์ต้นทุนผลประโยชน์ การวิเคราะห์ต้นทุนประสิทธิผล และการวิเคราะห์ต้นทุนยูทิลิตี้) ตามความหมายของชื่อ การวิเคราะห์ต้นทุนจะเน้นที่ต้นทุนของการนำโปรแกรมไปใช้โดยไม่คำนึงถึงผลลัพธ์หลัก การวิเคราะห์ต้นทุนเป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญก่อนที่จะทำการประเมินทางเศรษฐกิจอื่นๆ เพื่อกำหนดความเหมาะสมหรือความน่าเชื่อถือของโครงการ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 ของ 3: การกำหนดเป้าหมายและขอบเขต
ขั้นตอนที่ 1 รู้ว่าเหตุใดจึงต้องมีการวิเคราะห์ต้นทุน
ขอบเขตของการวิเคราะห์ต้นทุนจะขึ้นอยู่กับเหตุผลเหล่านี้ ดังนั้นก่อนที่จะพิจารณาขอบเขตของการวิเคราะห์ คุณต้องแน่ใจว่าผลลัพธ์ของการวิเคราะห์ต้นทุนจะตอบคำถามหลักของคุณ
- หากคุณกำลังวิเคราะห์ต้นทุนเพียงเพื่อเตรียมงบประมาณหรือแผนสำหรับอนาคต ขอบเขตมักจะอยู่ที่ระดับองค์กรเท่านั้น
- ในทางกลับกัน เพื่อวัตถุประสงค์ที่แคบและเฉพาะเจาะจงมากขึ้น เช่น การกำหนดความเป็นไปได้และต้นทุนของบริการเฉพาะ อาจต้องใช้การวิเคราะห์ต้นทุนที่แคบกว่าซึ่งมุ่งเป้าไปที่บริการบางอย่างเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 2 ระบุมุมมองการวิเคราะห์ต้นทุนของคุณ
นอกจากเหตุผลที่คุณต้องการการวิเคราะห์ต้นทุนแล้ว คุณยังจำเป็นต้องรู้ว่าต้องวิเคราะห์ต้นทุน "ของใคร" ด้วย กำหนดข้อมูลที่จะรวบรวมและวิธีการจัดประเภท
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการคำนวณค่าใช้จ่ายในการเสนอบริการเฉพาะให้กับลูกค้า หากเป็นเช่นนั้น ให้พิจารณาค่าใช้จ่ายจากมุมมองของเขา และพิจารณาจำนวนค่าบริการที่เรียกเก็บ (หรือจะถูกเรียกเก็บเงิน) ค่าขนส่งไปยังสถานที่ และค่าใช้จ่ายอื่นๆ
- หากคุณเพียงต้องการทราบต้นทุนของโปรแกรม โดยทั่วไปคุณจะดูที่ค่าใช้จ่ายของบริษัท คุณอาจกำลังพิจารณาต้นทุนค่าเสียโอกาส เช่น การเสนอโปรแกรมหนึ่งทำให้คุณไม่สามารถเสนอโปรแกรมอื่นได้หรือไม่
ขั้นตอนที่ 3 กระจายโปรแกรมที่นำเสนอ
วิธีที่คุณอธิบายโปรแกรมจะเป็นตัวกำหนดว่าจะวิเคราะห์การจัดสรรต้นทุนอย่างไร หากองค์กรดำเนินโปรแกรมที่แยกแยะได้ง่าย จะเห็นการแบ่งส่วนได้ชัดเจน สำหรับโปรแกรมหรือโปรแกรมที่ทับซ้อนกันซึ่งใช้ทรัพยากรร่วมกัน ให้พิจารณาว่าจะแยกอย่างไร
- โปรแกรมที่ทับซ้อนกันสามารถรวมเข้าด้วยกันได้ในระดับหนึ่ง แทนที่จะได้รับการประเมินแยกกัน เลือกวิธีที่สมเหตุสมผลที่สุดตามการดำเนินงานขององค์กร และพยายามทำงานให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด
- ในการพิจารณาว่าจำเป็นต้องแยกโปรแกรมหรือไม่ ให้ดูบริการที่แต่ละโปรแกรมเสนอ ทรัพยากรที่จำเป็นในการส่งมอบบริการ และผู้ที่ให้บริการ หาก 2 ใน 3 ปัจจัยเหล่านี้เหมือนกันในสองโปรแกรมที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถรวมปัจจัยเหล่านี้ในการวิเคราะห์ต้นทุนได้
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดช่วงเวลาที่คุณต้องการประเมิน
วิธีที่คุณจัดประเภทและคำนวณต้นทุนขึ้นอยู่กับช่วงเวลาที่วิเคราะห์ต้นทุน เช่น ระยะยาว (หลายเดือนหรือปี) หรือระยะสั้น (หลายสัปดาห์หรือเพียงครั้งเดียว)
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังพยายามกำหนดความเป็นไปได้ของบริการใดบริการหนึ่ง ให้พิจารณาว่าจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าใดในการผลิตบริการนั้น คุณจะทำการวิเคราะห์ต้นทุนระยะยาวเพื่อพิจารณาว่าองค์กรสามารถจ่ายค่าใช้จ่ายในการบริการได้หรือไม่
- โดยปกติแล้ว คุณควรเลือกช่วงเวลาที่จะช่วยให้คุณได้รับข้อมูลรายได้ที่ถูกต้อง มากกว่าแค่การประมาณการ สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณวางแผนที่จะใช้การวิเคราะห์ต้นทุนเป็นพื้นฐานสำหรับการประเมินทางเศรษฐกิจเพิ่มเติม
ส่วนที่ 2 จาก 3: การจำแนกต้นทุน
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบรายงานการวิเคราะห์ต้นทุนก่อนหน้า ถ้าเป็นไปได้
หากองค์กรได้ทำการวิเคราะห์ต้นทุนแล้ว ให้ใช้วิธีการจัดประเภทต้นทุนแบบเดียวกันหรือคล้ายกัน ด้วยวิธีนี้ จึงสามารถเปรียบเทียบรายงานทั้งสองได้ ทำให้มีประโยชน์มากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป
คุณยังสามารถลองดูการวิเคราะห์ต้นทุนที่องค์กรที่คล้ายคลึงกันทำหรือเสนอบริการเดียวกัน
ขั้นตอนที่ 2 ระบุต้นทุนทางตรงทั้งหมดของโปรแกรมที่กำลังประเมิน
ต้นทุนโดยตรงรวมถึงเงินเดือนและผลประโยชน์สำหรับสมาชิกในทีม วัตถุดิบและวัสดุสิ้นเปลือง และเฟอร์นิเจอร์หรืออุปกรณ์ที่จำเป็น คุณอาจต้องเสียค่าธรรมเนียมสัญญา ใบอนุญาต หรือค่าประกัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของโปรแกรมหรือบริการที่นำเสนอ
- ต้นทุนโดยตรงคือต้นทุนที่เกิดขึ้นโดยเฉพาะสำหรับโปรแกรมหรือบริการที่ได้รับการประเมินในการวิเคราะห์ต้นทุน ค่าธรรมเนียมนี้จะไม่ใช้ร่วมกับโปรแกรมอื่น
- ค่าโสหุ้ย เช่น ค่าสาธารณูปโภค (รวมถึงค่าน้ำและค่าไฟฟ้า) อาจเป็นค่าใช้จ่ายโดยตรงหากโปรแกรมหรือบริการมีที่ตั้งของตนเอง
ขั้นตอนที่ 3 ต้นทุนทางอ้อม
ค่าใช้จ่ายทางอ้อมรวมถึงค่าใช้จ่ายในการบริหารทั่วไปหรือเงินเดือนและค่าบริหารจัดการ สิ่งอำนวยความสะดวก อุปกรณ์ และสิ่งอื่นใดที่โปรแกรมหรือบริการอื่นๆ มีส่วนสนับสนุน สิ่งที่จัดเป็นต้นทุนทางอ้อมจะขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณแยกโปรแกรมหรือบริการที่องค์กรเสนอ
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อคำนวณโปรแกรมหรือบริการแยกต่างหาก คุณต้องจัดสรรต้นทุนทางอ้อมเหล่านี้
ขั้นตอนที่ 4 จัดเตรียมต้นทุนให้สะท้อนถึงวัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์
รายงานการวิเคราะห์ต้นทุนควรเป็นประโยชน์ต่อองค์กรในท้ายที่สุด แทนที่จะใช้หมวดหมู่ทางการเงินแบบกว้างๆ ให้เลือกหมวดหมู่ที่สะท้อนวัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์ต้นทุนได้อย่างถูกต้อง
หมวดหมู่มาตรฐานอาจเป็นค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน และค่าใช้จ่ายในการเริ่มต้น ภายในแต่ละหมวด ให้ระบุต้นทุนที่จัดประเภทเป็นต้นทุนทางตรงและทางอ้อม
ส่วนที่ 3 จาก 3: การคำนวณต้นทุน
ขั้นตอนที่ 1 รวบรวมรายงานทางการเงินและข้อมูล
สำหรับต้นทุนแต่ละประเภทที่วางแผนจะรวมไว้ในการวิเคราะห์ ให้สังเกตแหล่งข้อมูลที่จำเป็นเพื่อให้สามารถคำนวณต้นทุนที่เกี่ยวข้องได้ หากคุณต้องการประมาณการต้นทุน ให้สร้างรายการรายงานที่มีข้อมูลที่จำเป็นเพื่อให้คุณสามารถประมาณการได้อย่างน่าเชื่อถือ
- ใช้ข้อมูลต้นทุนจริงให้มากที่สุด สิ่งนี้จะเพิ่มความน่าเชื่อถือและประโยชน์ของการวิเคราะห์ต้นทุนของคุณ
- สำหรับการประมาณการ ให้มองหาแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ซึ่งสามารถนำไปใช้ได้อย่างแคบที่สุด ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการประมาณการค่าจ้าง ให้ใช้อัตราเฉลี่ยสำหรับพนักงานภายในเมือง แทนที่จะใช้อัตราในประเทศ
ขั้นตอนที่ 2 รวมค่าใช้จ่ายโดยตรงของโปรแกรม
โดยใช้ข้อมูลที่รวบรวมมา บวกกับค่าใช้จ่ายเงินเดือน อุปกรณ์ วัตถุดิบ และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับโปรแกรมที่อยู่ระหว่างการตรวจทาน ขยายค่าใช้จ่ายเหล่านี้ในช่วงเวลาที่วิเคราะห์
- หากคุณกำลังวิเคราะห์ต้นทุนระยะยาว ให้คำนวณต้นทุนโดยตรงก่อนเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือน แล้วจึงขยายเวลาออกไป
- เมื่อคุณคำนวณต้นทุนบุคลากร อย่าลืมรวมต้นทุน (หรือมูลค่า) ของผลประโยชน์ที่มอบให้กับพนักงานที่ทำงานในโครงการที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนที่ 3 จัดสรรต้นทุนทางอ้อมให้กับโปรแกรมที่วิเคราะห์
ในการจัดสรรต้นทุนทางอ้อม ให้พิจารณาว่าแต่ละต้นทุนสามารถแบ่งระหว่างโปรแกรมต่างๆ ได้อย่างไร หลังจากนั้นคำนวณสัดส่วนต้นทุนในโปรแกรมที่เกี่ยวข้อง
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณจัดสรรเงินเดือนผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล เนื่องจากผู้อำนวยการคนนี้มีหน้าที่รับผิดชอบด้านบุคลากรของโครงการ จึงเป็นเรื่องปกติที่เงินเดือนของเขาจะถูกแบ่งตามจำนวนพนักงานในพนักงาน หากคุณมีพนักงานทั้งหมด 10 คน และ 2 คนได้รับมอบหมายให้เข้าร่วมโปรแกรมหรือบริการที่อยู่ระหว่างการตรวจทาน คุณสามารถจัดสรร 20 เปอร์เซ็นต์ของเงินเดือนผู้อำนวยการให้กับโปรแกรมในการวิเคราะห์ต้นทุน
ขั้นตอนที่ 4 คำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์
หากต้องใช้สินทรัพย์ทุนขององค์กร รวมถึงเครื่องตกแต่งหรืออุปกรณ์เพื่อดำเนินการตามโปรแกรมหรือให้บริการที่กำลังประเมิน ค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์จะต้องรวมอยู่ในต้นทุนรวมสำหรับโปรแกรมหรือบริการ
การคำนวณค่าเสื่อมราคาอาจเป็นเรื่องยาก หากคุณไม่มีประสบการณ์ในการคิดค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ เราขอแนะนำให้คุณใช้บริการของนักบัญชี
ขั้นตอนที่ 5. พิจารณาต้นทุนที่ซ่อนอยู่
ขึ้นอยู่กับองค์กรและโปรแกรมที่กำลังประเมิน อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่ไม่ปรากฏในงบประมาณหรือประวัติทางการเงิน รวมการประมาณการค่าใช้จ่ายเหล่านี้ไว้ในการวิเคราะห์เพื่อให้ผลลัพธ์มีความน่าเชื่อถือมากขึ้น
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังวิเคราะห์ต้นทุนโปรแกรมสำหรับมูลนิธิ ค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่อาจรวมถึงมูลค่าโดยประมาณของชั่วโมงทำงานของอาสาสมัคร วัตถุดิบที่บริจาค หรือพื้นที่ที่บริจาค
- ค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่อาจรวมถึงค่าเสียโอกาสด้วย ตัวอย่างเช่น การเปิดตัวโปรแกรมหนึ่งอาจส่งผลต่อความสามารถขององค์กรในการเสนอโปรแกรมอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 6 วาดข้อสรุปตามสิ่งที่คุณค้นพบ
กลับไปที่เป้าหมายของคุณในการดำเนินการวิเคราะห์ต้นทุนและกำหนดการดำเนินการที่จำเป็นต้องดำเนินการ คุณยังสามารถรวมประมาณการหรือประมาณการของค่าใช้จ่ายในอนาคตที่เกี่ยวข้องกับโปรแกรมหรือบริการได้
- อย่างน้อยที่สุด การวิเคราะห์ต้นทุนของคุณจะให้ตัวเลขที่แท้จริงสำหรับค่าใช้จ่ายในการรันโปรแกรมหรือบริการเฉพาะ
- การวิเคราะห์ต้นทุนของคุณอาจก่อให้เกิดคำถามใหม่ ซึ่งบ่งชี้ว่าจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์เพิ่มเติมก่อนตัดสินใจขั้นสุดท้าย
