ท่านเพิ่งได้รับเลือกหรือแต่งตั้งเป็นเลขานุการคณะกรรมการที่ท่านเป็นสมาชิกอยู่ ปลอดภัย! คุณรู้วิธีสร้าง เตรียม และนำเสนอรายงานการประชุมหรือไม่? ไม่ว่าจะปฏิบัติตาม "กฎของ Robert's Rules of Order" ของสภานิติบัญญัติหรือสละเวลาไม่กี่นาทีในสภาพแวดล้อมที่เป็นทางการน้อยกว่า ต่อไปนี้คือวิธีการที่สำคัญในการปฏิบัติตาม
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 4: การเตรียมการเบื้องต้น
ขั้นตอนที่ 1 ทำความเข้าใจนโยบายการประชุมขององค์กรของคุณ
หากคาดว่าเลขาฯ จะใช้เวลารายงานการประชุมอย่างเป็นทางการ ให้สอบถามว่ากลุ่มปฏิบัติตามกฎของโรเบิร์ตหรือแนวทางอื่นๆ หรือไม่ ในบรรยากาศที่เป็นกันเองมากขึ้น ให้ถามว่าต้องระบุอะไรในรายงานการประชุมหรือจะนำไปใช้อย่างไร
- ในฐานะผู้จดบันทึก คุณไม่จำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับหน้ากฎการสั่งซื้อทั้งหมด อย่างไรก็ตาม การขอรับสำเนาหนังสือ (หรือยืมจากประธาน) อาจเป็นประโยชน์สำหรับการตอบคำถามที่เฉพาะเจาะจง
- เข้าใจบทบาทของคุณดี เลขานุการบางคนที่บันทึกรายงานการประชุมไม่ได้เข้าร่วมการประชุม ในขณะที่บางคนบันทึกรายงานการประชุมและมีส่วนในการอภิปรายด้วย ในทั้งสองกรณี เลขานุการไม่ควรเป็นคนที่มีบทบาทหลักอย่างอื่น เช่น ผู้นำการประชุมหรือผู้อำนวยความสะดวก
ขั้นตอนที่ 2 เตรียมแม่แบบไว้ล่วงหน้า
รายงานการประชุมแต่ละฉบับจะมีข้อมูลจำนวนมากเหมือนกัน เทมเพลตจะสร้างรูปแบบที่สอดคล้องกันเพื่อให้อ้างอิงได้ง่าย รวมช่องว่างสำหรับข้อมูลต่อไปนี้
- ชื่อองค์กร.
- ประเภทการประชุม นี่คือการประชุมประจำสัปดาห์หรือประจำปี การประชุมคณะกรรมการขนาดเล็ก หรือการประชุมที่จัดขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์พิเศษหรือไม่?
- วัน เวลา และสถานที่ ทำให้มีที่ว่างสำหรับการเริ่มต้นและสิ้นสุดการประชุม (การเปิดและยกเลิก)
- ชื่อประธานหรือประธานการประชุม & ชื่อเลขานุการ (หรือผู้สืบทอด)
- รายชื่อ "ผู้เข้าร่วม" และ "ขอโทษที่หายไป" นี่เป็นคำศัพท์แฟนซีสำหรับรายการเข้าร่วม สังเกตว่าครบองค์ประชุมหรือไม่ (จำนวนผู้ลงคะแนนเพียงพอ)
- ให้พื้นที่สำหรับลายเซ็นของคุณ ในฐานะผู้จดบันทึก คุณควรลงนามในบันทึกย่อของคุณเสมอ อาจจำเป็นต้องมีลายเซ็นเพิ่มเติมเมื่อรายงานการประชุมได้รับการอนุมัติ ตามนโยบายขององค์กรของคุณ
- หนังสือวาระการประชุม หากมี หากประธานหรือผู้อำนวยความสะดวกในการประชุมไม่ขอให้คุณร่างระเบียบวาระการประชุม ควรมีให้ตามคำขอ การมีวาระเพื่ออ้างอิงจะช่วยให้คุณจัดระเบียบรายงานการประชุมได้
ขั้นตอนที่ 3 นำโน้ตบุ๊กหรือแล็ปท็อปติดตัวไปด้วย
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งที่คุณนำมานั้นสะดวกสบายสำหรับคุณ หากคุณกำลังจะจดบันทึกบ่อยๆ ให้เก็บสมุดบันทึกไว้เพื่อการนี้ หรือสร้างโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
- หากคุณบันทึกรายงานการประชุมครั้งก่อนซึ่งยังไม่ได้รับการอนุมัติ ให้นำติดตัวไปด้วย
- แม้ว่าเครื่องบันทึกเสียงสามารถช่วยคุณถอดความนาทีต่อมาได้ แต่ก็ใช้แทนนาทีไม่ได้ หากคุณกำลังบันทึกการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่เข้าร่วมเห็นด้วยและอย่ายอมจำนนต่อสิ่งล่อใจให้ทำการถอดเสียงแบบคำต่อคำ
- การเรียนรู้การจดชวเลขจะช่วยให้จดบันทึกเร็วขึ้น แต่คุณไม่จำเป็นต้องจดทุกคำเพื่อจดบันทึก อันที่จริงคุณควรหลีกเลี่ยง
- หากคุณถูกขอให้รายงานการประชุมต่อสาธารณะ ให้ใช้ OHP หรือกระดานนำเสนอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถจดบันทึกที่บ้านได้ในภายหลังโดยที่หมึกไม่ซีดจาง เพื่อให้คุณสามารถใช้การพิมพ์ชวเลขเพื่อพิมพ์บันทึกย่อของคุณ
ส่วนที่ 2 ของ 4: จัดทำรายงานการประชุม
ขั้นตอนที่ 1 แชร์รายการเข้าร่วม
ทันทีที่ทุกคนมาถึง ให้แจกกระดาษ (เพิ่มเติมสำหรับการประชุมขนาดใหญ่) ที่มีพื้นที่เพียงพอสำหรับให้ผู้คนเขียนชื่อและข้อมูลติดต่อของพวกเขา คุณสามารถใช้เอกสารนี้หลังการประชุมเพื่อกรอกส่วนรายชื่อผู้เข้าร่วมในเทมเพลตของคุณ หรือวางรายการนี้ลงในรายงานการประชุมที่เสร็จสิ้นของคุณ
หากคุณไม่คุ้นเคยกับผู้คนจำนวนมาก ให้ร่างแผนผังที่นั่งและกรอกเมื่อคุณขอให้ทุกคนแนะนำตัวเอง เตรียมแผ่นแผนภูมินี้ให้พร้อมเมื่อคุณเขียนรายงานการประชุม เพื่อให้คุณสามารถตั้งชื่อบุคคลตามชื่อได้ทุกเมื่อที่ทำได้ (ตามที่อธิบายด้านล่าง)
ขั้นตอนที่ 2 กรอกข้อมูลในเทมเพลตที่มีอยู่ให้มากที่สุด
ระหว่างรอการประชุมเริ่มต้น ให้จดชื่อองค์กร วันที่และสถานที่จัดประชุม และประเภทการประชุม (การประชุมคณะกรรมการประจำสัปดาห์ การประชุมคณะกรรมการพิเศษ เป็นต้น) เมื่อเริ่มการประชุม ให้สังเกตเวลาเริ่มต้น
- หากคุณไม่มีเทมเพลต ให้บันทึกข้อมูลนี้ไว้ที่ด้านบนของบันทึกย่อของคุณ
- หากมีการจัดประชุมเพื่อวัตถุประสงค์หรือกิจกรรมพิเศษ ให้บันทึกการแจ้งเตือนที่ส่งไปเพื่อแจ้งให้สมาชิกทราบ คุณจะต้องวางลงในบันทึกหลังจากที่คัดลอกแล้ว
ขั้นตอนที่ 3 บันทึกผลลัพธ์ของการเคลื่อนไหวครั้งแรก
การประชุมอย่างเป็นทางการส่วนใหญ่จะเริ่มต้นด้วยการเสนอวาระการประชุม ดังนั้นขั้นตอนนี้จะถูกนำมาใช้เป็นตัวอย่าง หากการประชุมเริ่มต้นในรูปแบบอื่น ให้บันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด:
- ถ้อยคำที่เหมาะสมสำหรับการเริ่มต้นการเคลื่อนไหวคือ "ฉันทำข้อเสนอ" โดยทั่วไปแล้วจะเป็นประโยคเช่น "ฉันขอเสนอให้ยอมรับวาระนี้"
- ชื่อผู้ยื่นคำร้อง (ผู้ยื่นคำร้อง)
- ผลการลงคะแนน. หากการลงคะแนนสำเร็จ ให้เขียนว่า "รับญัตติแล้ว" หากไม่สำเร็จ ให้เขียนว่า "การเคลื่อนไหวถูกปฏิเสธ"
- คุณสามารถส่งภาพเคลื่อนไหวยาวเป็นลายลักษณ์อักษรได้หากคุณไม่สามารถบันทึกได้อย่างถูกต้อง หากเป็นเช่นนี้ซ้ำ ให้ถามนอกรอบการประชุมว่าการยื่นญัตติในบทความนี้สามารถกำหนดนโยบายอย่างเป็นทางการสำหรับญัตติด้วยจำนวนคำที่กำหนดได้หรือไม่
- หากคุณร่างวาระการประชุม คุณสามารถเป็นผู้เสนอญัตตินี้และเลขานุการรายงานการประชุมได้ สามารถทำได้; ตราบใดที่คุณยังคงเป็นกลาง ไม่น่าจะมีปัญหาในการบันทึกการแสดงโลดโผนของคุณเอง
ขั้นตอนที่ 4 บันทึกการเคลื่อนไหวอื่น ๆ ตลอดการประชุม
ฟังการอภิปรายทั้งหมดอย่างตั้งใจ แต่อย่าบันทึก (เว้นแต่จะได้รับคำแนะนำเป็นอย่างอื่น!) เมื่อมีการเคลื่อนไหวใหม่ ให้บันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
- โปรดจำไว้ว่า ญัตติแต่ละคำต้องมีถ้อยคำที่ถูกต้องของญัตติ ชื่อผู้เสนอชื่อ และผลการลงคะแนน
- ญัตติบางอย่างจำเป็นต้องมีผู้เสนอข้อเสนอก่อนที่จะไปลงคะแนนเสียง หากมีคนพูดว่า "ฉันสนับสนุนการเคลื่อนไหวนี้" หรือคำที่คล้ายกัน ให้สังเกตชื่อบุคคลนั้นในฐานะผู้สนับสนุน
- หากคุณไม่ทราบชื่อผู้เสนอชื่อหรือจำเป็นต้องให้ญัตติซ้ำ ให้ขัดจังหวะการประชุมอย่างสุภาพ การบันทึกข้อมูลอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญในการปรับการหยุดชะงักเล็กน้อย
- หากการเคลื่อนไหวได้รับการแก้ไข เพียงเปลี่ยนถ้อยคำของการเคลื่อนไหวในบันทึกย่อของคุณ เว้นแต่การเปลี่ยนแปลงจะเป็นข้อขัดแย้งและจุดประกายการอภิปรายที่ยาวนาน ไม่จำเป็นต้องสังเกตว่าการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นในที่ประชุม
ขั้นตอนที่ 5. ฟังรายงานและรับสำเนารายงาน
เมื่อใดก็ตามที่อ่านออกเสียงรายงาน กระดานข่าว หรือรายการที่คล้ายกัน ให้จดชื่อรายงานและบุคคลที่อ่าน (หรือชื่อคณะอนุกรรมการที่ร่างรายงานนั้น) หากมีการแนบการเคลื่อนไหว ให้บันทึกเหมือนที่คุณทำกับการเคลื่อนไหวอื่นๆ
- เป็นการดีที่สุดที่จะขอรับสำเนารายงานเมื่อสิ้นสุดการประชุม จดบันทึกเพื่อขอสำเนาจากผู้อ่านหรือหัวหน้าการประชุม (ประธานหรือประธาน) หลังการประชุม คุณจะแนบสำเนาของแต่ละรายงานจนถึงนาทีที่คัดลอกไว้ก่อนหน้านี้
- หากไม่มีสำเนา ให้จดบันทึกตำแหน่งที่จัดเก็บต้นฉบับไว้ คุณอาจต้องขอข้อมูลนี้หลังการประชุม
- หากสมาชิกทำรายงานด้วยวาจา (และไม่ได้อ่านจากเอกสาร) ให้เขียนสรุปโดยย่อและมีวัตถุประสงค์ของรายงาน อย่าใส่รายละเอียดพิเศษหรือคำพูดของผู้พูดต่อคำต่อคำ
ขั้นตอนที่ 6 บันทึกการกระทำที่ทำหรือได้รับ
ซึ่งรวมถึง "การตรวจสอบ" กับงานในการประชุมที่ผ่านมา ตลอดจนการดำเนินการใหม่ มีคนได้รับมอบหมายให้เขียนจดหมายหรือไม่? เขียนชื่อและคำแนะนำของพวกเขา
- การดำเนินการหลายอย่างเหล่านี้จัดอยู่ในหมวดหมู่ "การเคลื่อนไหว" ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเป็นทางการในการประชุมของคุณ สำหรับการประชุมที่เป็นทางการน้อยกว่า คุณอาจต้องจับตาดูการตัดสินใจที่ไม่ชัดเจน
- รวมเหตุผลสั้นๆ เบื้องหลังการตัดสินใจ หากมี
ขั้นตอนที่ 7 บันทึกคำแนะนำและคะแนนการตัดสินใจทั้งหมด
เมื่อใดก็ตามที่มีการคัดค้านในกระบวนการ ให้บันทึกการคัดค้านและพื้นฐานของการคัดค้าน ตลอดจนคำตัดสินทั้งหมดที่ได้รับจากประธาน
อย่าลืมใส่การอ้างอิงถึงกฎการสั่งซื้อของโรเบิร์ต กฎขององค์กรภายใน หรือโปรโตคอลของบริษัท
ขั้นตอนที่ 8 เมื่อได้รับแจ้ง ให้บันทึกบทสรุปของการสนทนาเท่านั้น
อย่างเป็นทางการ นาทีเป็นบันทึกของสิ่งที่ "ทำ" ไม่ใช่สิ่งที่ "พูด" อย่างไรก็ตาม ดำเนินการตามคำขอเฉพาะองค์กรทั้งหมดที่ส่งถึงคุณ
- เมื่อบันทึกการสนทนา ให้ตั้งเป้าหมายให้มากที่สุด รวมประเด็นที่เป็นรูปธรรม ไม่ใช่ความคิดเห็น และลดการใช้คำคุณศัพท์และคำวิเศษณ์ให้น้อยที่สุด การเขียนที่แห้ง จริง และน่าเบื่อคือเป้าหมายของคุณ!
- อย่าเอ่ยชื่อบุคคลในบทสรุปการสนทนา นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการโต้เถียงที่ร้อนแรงซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาได้
ขั้นตอนที่ 9 ปิดเมื่อสิ้นสุดการประชุม
บันทึกเวลาที่ปิดการประชุม อย่าลืมขอสำเนารายงานหรือเตือนให้ผู้อื่นส่งให้คุณ
สแกนบันทึกย่อของคุณเพื่อดูว่าคุณพลาดอะไรไปหรือเปล่า หรือหากคุณต้องการคำชี้แจง หากคุณต้องการถามคำถามกับใครซักคน ให้ทำทันทีก่อนที่พวกเขาจะจากไป
ส่วนที่ 3 ของ 4: การคัดลอกรายงานการประชุม
ขั้นตอนที่ 1 เริ่มกระบวนการนี้โดยเร็วที่สุด
เป็นการดีที่สุดที่จะคัดลอกรายงานการประชุมอย่างเป็นทางการทันทีหลังการประชุม ขณะที่กิจกรรมยังสดใหม่อยู่ในความทรงจำของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 ใช้คอมพิวเตอร์เพื่อพิมพ์รายงานการประชุมของคุณ
คุณอาจทำสิ่งนี้ไปแล้วหากคุณใช้แล็ปท็อปในการประชุม บันทึกบันทึกย่อของคุณและสร้างเอกสารใหม่สำหรับนาทีเพื่อให้คุณสามารถเปรียบเทียบบันทึกย่อและบันทึกย่อของคุณแบบเคียงข้างกัน
ขั้นตอนที่ 3 จัดรูปแบบบันทึกย่อของคุณเป็นย่อหน้าที่เรียบร้อย
การเคลื่อนไหว การตัดสินใจ หรือคำแนะนำใหม่แต่ละรายการจะต้องรวมอยู่ในย่อหน้าแยกต่างหาก เมื่อคุณสร้างรูปแบบ ให้ตรวจสอบว่าคุณ:
- ใช้การสะกดและไวยากรณ์ที่ถูกต้อง ใช้เครื่องตรวจตัวสะกดถ้าจำเป็น
- ใช้รูปแบบภาษาเดียวกันตลอดทั้งรายงาน ใช้อดีตกาลหรือกาลปัจจุบัน แต่อย่าเปลี่ยนในเอกสารเดียวกัน
- เขียนอย่างเป็นกลางที่สุด ความคิดเห็นของคุณไม่ควรอนุมานจากรายงานการประชุม คุณกำลังพยายามสร้างเรกคอร์ดวัตถุประสงค์เพื่อให้ทุกคนใช้
- ใช้ภาษาที่เรียบง่ายและชัดเจน ภาษาที่คลุมเครือควรแทนที่ด้วยคำที่ชัดเจน ควรละเว้นคำอธิบายที่เป็นดอกไม้โดยสิ้นเชิง
- เพียงระบุการดำเนินการ ไม่ใช่การอภิปราย เว้นแต่คุณจะถูกขอให้บันทึกการสนทนา คุณควรเน้นสิ่งที่ เสร็จแล้ว ไม่ได้อะไร กล่าวว่า.
- ระบุหมายเลขหน้าเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง
ขั้นตอนที่ 4 แบ่งปันร่างรายงานการประชุมกับสมาชิก
ส่งสำเนาให้สมาชิกแต่ละคนโดยใช้ข้อมูลการติดต่อในรายการการเข้างาน หากคุณไม่มีข้อมูลติดต่อ หัวหน้าการประชุมควรติดต่อพวกเขาได้
ขั้นตอนที่ 5. นำรายงานการประชุมของคุณมาเพื่อขออนุมัติ
คุณอาจถูกขอให้อ่านออกเสียงรายงานการประชุมในการประชุมครั้งต่อไปและส่งเพื่อขออนุมัติ หากการเคลื่อนไหวสำเร็จ ให้ทำเครื่องหมายว่ายอมรับรายงานการประชุม
- ถ้านาทีนั้นมีเหตุผลก่อนที่จะได้รับการยอมรับ ให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงในเอกสารและระบุในตอนท้ายว่านาทีนั้นได้รับการแก้ไขแล้ว อย่าอธิบายการแก้ไขโดยเฉพาะ
- หากมีการทำคำร้องเพื่อแก้ไขนาทีหลังจากได้รับ ให้ใส่ถ้อยคำที่ถูกต้องของคำร้องในนาทีที่เกี่ยวข้องและพิจารณาว่าคำร้องได้รับการอนุมัติหรือไม่
ส่วนที่ 4 จาก 4: การใช้เทมเพลตรายงานการประชุม
ขั้นตอนที่ 1 ไปที่ไซต์ตัวรวบรวมเทมเพลตการประชุม
เทมเพลตสำเร็จรูปนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการเตรียมรายงานการประชุมพร้อมทั้งป้องกันข้อผิดพลาดในการจดบันทึก
ขั้นตอนที่ 2 ใช้เวลาในการสำรวจไซต์เหล่านี้
ใช้คุณสมบัติการค้นหาและสำรวจตัวเลือกที่มีเพื่อค้นหาตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับคุณ
หากคุณต้องการเทมเพลตพิเศษ แบบทั่วไปหรือแบบมาตรฐาน ให้เรียกดูไซต์เพื่อค้นหาเทมเพลตที่ตรงกับความต้องการของคุณ จากนั้นดาวน์โหลดโดยคลิกปุ่ม "ดาวน์โหลด" หรือ "ใช้เทมเพลต" ให้แน่ใจว่าคุณเก็บไว้ที่ไหนสักแห่งที่หาง่ายเพื่อไม่ให้สูญหาย
ขั้นตอนที่ 3 เปิดไฟล์เทมเพลต
เมื่อดาวน์โหลดแล้ว ให้เปิดไฟล์ zip จากนั้นเปิดด้วย Microsoft Word หรือ Excel เพื่อให้ได้เทมเพลตคุณภาพสูงและใช้งานง่ายขึ้น ให้ใช้ Microsoft word เวอร์ชันล่าสุด การใช้เวอร์ชันล่าสุดจะทำให้งานของคุณง่ายขึ้นในขณะที่ให้คุณใช้คุณสมบัติใหม่ได้
ขั้นตอนที่ 4. เพิ่มโลโก้บริษัทและเครื่องหมายลิขสิทธิ์บนหัวแม่แบบ
นำโลโก้ตัวอย่างออก แต่โปรดอ่านข้อกำหนดการใช้งานของไซต์ต้นทางของเทมเพลต คุณไม่ต้องการที่จะเผชิญกับปัญหาทางกฎหมายที่ไม่จำเป็นใช่ไหม?
ขั้นตอนที่ 5. เปลี่ยนชื่อ
ในส่วนชื่อเรื่อง ให้ไฮไลต์คำว่า "การประชุม/กลุ่ม" จากนั้นพิมพ์ชื่อเรื่องสำหรับรายงานการประชุมของคุณ
ขั้นตอนที่ 6 เปลี่ยนธีม (ไม่บังคับ)
เพื่อให้รายงานการประชุมสวยงามและเป็นมืออาชีพมากขึ้น ให้ลองเปลี่ยนสีหรือเลือกธีมที่สร้างไว้ล่วงหน้า เคล็ดลับนั้นง่ายมาก ค้นหา "การจัดวางหน้า" จากนั้นเปิดส่วน "สีและธีม" ในส่วนนี้ คุณสามารถกำหนดลักษณะที่ปรากฏของเทมเพลตได้ คุณยังสามารถปรับแต่งสีให้เข้ากับสีของโลโก้บริษัทได้อีกด้วย
ขั้นตอนที่ 7 ตั้งชื่อส่วนต่างๆ ของเทมเพลต
เทมเพลตควรมีหลายส่วน คุณอาจต้องการมากหรือน้อยหรือคุณไม่ชอบชื่อนี้จริงๆ คุณสามารถเปลี่ยนให้เหมาะกับความต้องการในการประชุมเฉพาะของคุณได้
ขั้นตอนที่ 8 บันทึกเทมเพลตนี้ลงในแล็ปท็อปของคุณ เพื่อให้คุณสามารถนำติดตัวไปด้วยเพื่อบันทึกรายงานการประชุม
หากคุณยังคงใช้ Microsoft Office อยู่ งานนี้จะทำได้ง่ายและรวดเร็ว คุณควรจะสามารถเข้าร่วมการประชุมได้อย่างสม่ำเสมอและแม่นยำกว่าเมื่อก่อน หรือจะพิมพ์เทมเพลตและเขียนนาทีด้วยมือก็ได้ อย่างไรก็ตาม อย่าลืมทำให้ส่วนต่างๆ กว้างพอที่จะใส่ข้อมูลได้มากเท่าที่จำเป็น
ขั้นตอนที่ 9 ตรวจสอบเทมเพลตของคุณ
ปลอดภัย! คุณสร้างเทมเพลตรายงานการประชุมเสร็จแล้ว ประสิทธิภาพการทำงานและความถูกต้องของงานระหว่างการประชุมควรปรับปรุงอย่างมากในขณะนี้ เนื่องจากคุณมีเทมเพลตคำแนะนำสำหรับการจัดระเบียบบันทึกการประชุม เช่นเดียวกับงานอื่นๆ อ่านรายละเอียดบนเทมเพลตเพื่อดูว่ามีอะไรขาดหายไปหรือไม่ชัดเจน เมื่อคุณแน่ใจว่าทุกอย่างถูกต้องแล้ว คุณสามารถใช้เทมเพลตนี้และคุณจะพร้อมสำหรับการประชุมครั้งต่อไปได้ดียิ่งขึ้น
เคล็ดลับ
- พิมพ์รายงานการประชุมของคุณทันทีที่การประชุมสิ้นสุดลง ทางที่ดีควรทำเช่นนี้ในขณะที่เหตุการณ์ยังสดใหม่อยู่ในความทรงจำของคุณ เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้เข้าร่วมจะได้รับสำเนาของรายการดำเนินการโดยเร็วที่สุดหลังการประชุม
- นั่งใกล้กับผู้นำการประชุมมากที่สุด นี้จะช่วยให้คุณได้ยินทุกอย่างและขอคำชี้แจงโดยไม่ต้องขึ้นเสียงของคุณ
- ขอให้คนอื่นบันทึกการเคลื่อนไหวเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องบันทึกทันที
- เก็บนาทีไว้ในไฟล์ที่ปลอดภัย
อย่ากลัวที่จะขัดจังหวะและขอคำชี้แจงได้ตลอดเวลา
- หมายเหตุมีความสำคัญมาก บันทึกเหล่านี้ถูกเก็บไว้และอาจใช้สำหรับการอ้างอิงในอนาคต เมื่อพูดถึงเรื่องทางกฎหมาย ชื่อเสียงของใครบางคนอาจขึ้นอยู่กับรายงานการประชุมของคุณ
- อ่านหัวข้อต่างๆ ใน Rules of Order ของ Robert โดยเฉพาะหัวข้อเกี่ยวกับวิชาชีพเลขานุการ
- เขียนสิ่งสำคัญเมื่อพวกเขาพูด หากหัวข้อเดียวกันถูกนำขึ้นสองครั้ง อย่ารวมกลุ่มเข้าด้วยกัน
คำเตือน
- อย่าใส่รายละเอียดมากเกินไปในรายงานการประชุม แม้ว่าคุณจะถูกขอให้บันทึกการสนทนา ให้สั้นและตรงไปตรงมาที่สุด จำกัด ตัวเองให้บันทึกประเด็นสำคัญที่ทำไว้ไม่เช่นนั้นคุณจะรู้สึกท่วมท้นโดยกรอกรายละเอียดที่ไม่จำเป็นลงในนาที
- การตีความและความรู้สึกส่วนตัวของผู้จดบันทึกไม่ควรรวมอยู่ในบันทึกย่อ
- หากส่วนหนึ่งของการประชุมจัดอยู่ในประเภทการรักษาความลับของทนายความ-ลูกความ อย่า บันทึกส่วนนั้น โปรดทราบว่า "ที่ปรึกษาแจ้งว่าการสนทนานี้รวมถึงการรักษาความลับของทนายความ-ลูกค้า การสนทนานี้จะไม่ถูกบันทึกไว้"
- หากคุณถูกขอให้บันทึกการสนทนาที่เป็นความลับ เช่น ระหว่างทนายความกับลูกความ ให้ทำรายงานที่ "แตกต่าง" และแยกจากรายงานปกติ ทำเครื่องหมายเป็นความลับและทำให้ชัดเจนว่าใครสามารถเข้าถึงเอกสารได้
