บางครั้ง ฝ่ายบริหารของบริษัทขอให้พนักงานจัดทำรายงานผลการปฏิบัติงานของตนเอง ด้วยวิธีนี้ เจ้าของธุรกิจจะได้รับแนวคิดว่าพนักงานประเมินงานของตนเองอย่างไร หากคุณถูกขอให้ทำรายงาน ไม่ต้องกังวล ใช้โอกาสนี้เพื่อแสดงความสำเร็จในที่ทำงานโดยการรายงานความคืบหน้า ความสำเร็จ และประสิทธิภาพการทำงานของคุณอย่างดีที่สุด
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเตรียมเขียนรายงาน
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบให้แน่ใจก่อนว่ารูปแบบรายงานที่บริษัทใช้
รูปแบบรายงานประสิทธิภาพแตกต่างกันไปตามความต้องการ บางบริษัทขอให้ส่งรายงานทางอีเมล บริษัทอื่นกำหนดนโยบายในการจัดทำรายงานตามเกณฑ์บางประการสำหรับการอภิปรายเพิ่มเติม
- หากบริษัทกำหนดรูปแบบมาตรฐาน ให้จัดทำรายงานตามรูปแบบนั้น ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์อย่างดีที่สุดเพื่อให้คุณจัดทำรายงานฉบับสมบูรณ์เพื่อไม่ให้คุณดูเลอะเทอะ บางครั้งบริษัทขอให้พนักงานกรอกแบบฟอร์มหรือจัดทำรายงานเป็นลายลักษณ์อักษรในรูปแบบเรียงความ
- พยายามคิดว่าจะรายงานอะไรก่อนถึงกำหนดส่งรายงาน ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถรายงานความสำเร็จทั้งหมดเป็นเวลาหนึ่งปีตามเกณฑ์ที่กำหนด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลงานของคุณตรงตามเกณฑ์ที่กำหนด
ขั้นตอนที่ 2 อย่ารีบเร่งรายงาน
เพื่อแสดงประสิทธิภาพที่ดีที่สุด ให้พยายามจัดทำรายงานด้วยไวยากรณ์ที่ดีและแก้ไขโดยไม่ผิดเพี้ยน คุณควรเตรียมร่างหลายฉบับแล้วเลือกสิ่งที่ดีที่สุด
- ดำเนินการตามคำขอของ บริษัท อย่างจริงจังเพราะผลการประเมินงานจะเป็นส่วนสำคัญของประวัติการทำงานของพนักงานแต่ละคน หากมีบันทึกบางอย่างในประวัติการทำงานของคุณและคุณต้องแข่งขันกับพนักงานคนอื่น รายงานผลการปฏิบัติงานจะถือเป็นผลชี้ขาด
- ทำรายงานผลการปฏิบัติงานสั้นๆ ในรูปแบบภาษามืออาชีพ ในการสร้างรายงานที่กระชับ ให้สรุปความสำเร็จที่ดีที่สุดทั้งหมดของคุณในระหว่างปี เพื่อให้รายงานของคุณมีความยาวไม่เกินสองหน้า แทนที่จะอธิบายแต่ละรายการโดยละเอียด จัดลำดับความสำคัญของการแสดงที่คุณคิดว่าสำคัญที่สุดและให้หลักฐานสนับสนุน อย่างไรก็ตาม เลือกข้อมูลที่เป็นประโยชน์จริง ๆ เพราะไม่มีใครต้องการอ่านรายงาน 30 หน้า
ขั้นตอนที่ 3 สร้างนิสัยในการจัดแต่งทรงผมที่ดีขณะทำงาน
เพื่อให้การเขียนรายงานง่ายขึ้น ก่อนอื่นให้รวบรวมเอกสารสำคัญทั้งหมด เป็นความคิดที่ดีที่จะเริ่มรวบรวมเอกสารในช่วงต้นปี
- แนบเอกสารแสดงความสำเร็จของงานหลายฉบับ ตราบเท่าที่อยู่ในรูปแบบที่บริษัทกำหนด เลือกตัวอย่างเอกสารที่เหมาะสม เพื่อแสดงประสิทธิภาพที่ดีที่สุด เตรียมเป้าหมายที่ตั้งไว้เมื่อคุณทำการประเมินครั้งก่อน
- รวบรวมบันทึกข้อเสนอแนะและข้อเสนอแนะจากผู้บังคับบัญชาเมื่อคุณทำการประเมินความคืบหน้ากลางปี (หากบริษัทดำเนินการประเมิน) ข้อมูลที่คุณได้รับตลอดทั้งปีสามารถใช้ในการสร้างรายงานเพื่อให้ข้อมูลที่คุณนำเสนอมีความเฉพาะเจาะจงและมีประโยชน์มากขึ้น
ขั้นตอนที่ 4. รู้ว่าบริษัทคาดหวังอะไรจากคุณ
ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนรายงาน คุณควรตอบคำถามก่อนว่า “บริษัทคาดหวังอะไรจากคุณ” ถามเจ้านายของคุณหากคุณไม่ทราบคำตอบ พยายามทำความเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างการประเมินประสิทธิภาพและเป้าหมายที่คุณต้องบรรลุเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของบริษัท
- สร้างรายงานประสิทธิภาพตามรายละเอียดของงานเพื่อให้คุณเขียนได้อย่างเป็นระบบ อย่างไรก็ตาม ก่อนอื่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายละเอียดของงานมีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ และเป้าหมายงานทั้งหมดแสดงอยู่ในรายละเอียดงาน
- อธิบายแต่ละงานตามการดำเนินการที่คุณต้องทำ จากนั้นอธิบายว่าคุณประสบความสำเร็จในการบรรลุเป้าหมายที่บริษัทร้องขอ คุณมีสิทธิได้รับคำอธิบายว่าบริษัทคาดหวังอะไรจากคุณ มิฉะนั้น การประเมินประสิทธิภาพมักจะเป็นเรื่องส่วนตัวและนำไปสู่การวิจารณ์ที่ไม่มีมูล
ส่วนที่ 2 จาก 3: เขียนข้อมูลที่ถูกต้องในรายงาน
ขั้นตอนที่ 1 แจ้งความสำเร็จที่ดีที่สุด
อย่าทำรายงานประสิทธิภาพปานกลาง ใช้โอกาสนี้เพื่อรายงานงานทั้งหมดที่คุณทำเสร็จแล้วด้วยผลลัพธ์ที่ดีที่สุด บอกฉันทุกอย่างและภูมิใจในความสำเร็จของคุณ!
- รายงานความสำเร็จที่ดีที่สุดที่มีผลกระทบมากที่สุดต่อผลการดำเนินงานของบริษัทก่อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งสำคัญที่สนับสนุนการบรรลุเป้าหมายของบริษัทและได้มีการพูดคุยกันในระหว่างการประเมินประสิทธิภาพครั้งล่าสุด อย่าอธิบายงานทั้งหมดที่คุณทำในหนึ่งปี
- อย่างไรก็ตาม พยายามถ่ายทอดข้อมูลอย่างสุภาพและเป็นมืออาชีพ ใช้คำพูดเชิงบวกและอย่าดูถูกหรือดูหมิ่นเพื่อนร่วมงาน เน้นประสิทธิภาพของคุณเอง
- อย่าลืมรายงานผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนตั้งแต่ต้นงวดเพื่อทำการประเมิน พนักงานมักจะให้ความสำคัญกับสิ่งที่พวกเขาทำเมื่อสิ้นสุดระยะเวลา
ขั้นตอนที่ 2 เปิดเผยผลประโยชน์ที่เป็นรูปธรรมของงานของคุณ
ทุกคนสามารถสร้างรายงานที่มีความคิดโบราณและเรื่องธรรมดาๆ ได้ แต่รายงานจะมีคุณภาพสูงกว่าหากได้รับการสนับสนุนโดยหลักฐานที่แท้จริง
- นำเสนอข้อเท็จจริง ตัวเลข วันที่ และข้อมูลสนับสนุนอื่นๆ ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานเป็นผู้จัดการบัญชีโซเชียลมีเดียของบริษัท ให้จัดทำรายงานในรูปแบบข้อมูลเชิงปริมาณ (จำนวนบัญชีที่คลิก “ถูกใจ” แสดงความคิดเห็นทิ้งไว้ เป็นต้น) มองหาข้อมูลอื่นๆ ที่สามารถเพิ่มความน่าเชื่อถือของคุณได้
- เปรียบเทียบความสำเร็จของคุณกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของบริษัทเพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณเป็นพนักงานที่คู่ควร
ขั้นตอนที่ 3 ระบุและหารือเกี่ยวกับเป้าหมายการทำงาน
คุณต้องจัดทำรายงานเฉพาะเจาะจงเพื่อเป็นพื้นฐานในการกำหนดเป้าหมายการทำงานในปีหน้า นำเสนอแผนพัฒนาตนเองด้วย เช่น สิ่งที่คุณอยากจะบรรลุ
- อธิบายวิธีการบรรลุเป้าหมายนี้ ระบุเป้าหมายที่คุณต้องบรรลุตามผลการประเมินประสิทธิภาพที่ดำเนินการเมื่อเริ่มต้นรอบระยะเวลา และคุณทำได้สำเร็จเพียงใด
- เขียนในรายงานด้วยหากคุณถูกขอให้ทำงานนอกลักษณะงาน หรือมีความคิดริเริ่มในการทำงานมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 อภิปรายความสามารถพื้นฐานของคุณ
โดยทั่วไปแล้ว บริษัทได้กำหนดความสามารถพื้นฐานที่พนักงานทุกคนต้องมีเพื่อให้ทำงานได้ดี แจ้งและอธิบายโดยละเอียด
- แสดงว่าความสามารถของคุณสูงกว่ามาตรฐานที่บริษัทกำหนด
- ใช้คำว่า "ความสามารถ" ตามข้อกำหนดมาตรฐานของบริษัทเพื่อพิสูจน์ว่ามีความสัมพันธ์ที่เป็นรูปธรรมระหว่างความสำเร็จและเป้าหมายของบริษัท อธิบายประสิทธิภาพของคุณในเงื่อนไขเดียวกัน
ขั้นตอนที่ 5. ประเมินอย่างชาญฉลาด
ก่อนทำการประเมินประสิทธิภาพ คุณอาจถูกขอให้ให้คะแนนตัวเอง เพื่อกำหนดมูลค่าที่ถูกต้อง คุณต้องเข้าใจว่ามันหมายถึงอะไร
- โดยทั่วไปแล้ว A จะมอบให้กับพนักงานที่แสดงความเป็นผู้นำและสามารถทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงภายในบริษัทได้ เกรด B มักจะมอบให้กับพนักงานที่ทำงานเหนือเป้าหมายและมีพฤติกรรมที่เป็นแบบอย่าง
- เกรด C มักจะมอบให้กับพนักงานที่บรรลุเป้าหมายและประพฤติตนดี ค่า D หมายถึงประสิทธิภาพต่ำกว่าเป้าหมายและถือว่าไม่น่าพอใจ ค่าของ E สะท้อนถึงผลงานที่ไม่ดีเพราะพนักงานทำงานได้ไม่ดี หาข้อมูลให้ครบถ้วนเพื่อให้มั่นใจถึงคำจำกัดความของแต่ละค่าและวิธีการกำหนดมูลค่าตามระเบียบของบริษัท
ขั้นตอนที่ 6 รวบรวมรายงานให้ดีที่สุด
บางครั้ง บริษัทจะขอให้พนักงานจัดทำรายงานผลการปฏิบัติงานตามลำดับที่กำหนด หากไม่ได้ระบุไว้ ให้สร้างรายงานตามลำดับต่อไปนี้:
- เริ่มต้นด้วยประโยคเปิดที่เป็นบวกและน่าเชื่อถือ ประโยคนี้เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของรายงานผลการปฏิบัติงานประจำปี
- หลังจากนั้น จดความสำเร็จของคุณพร้อมกับข้อมูลสนับสนุนโดยละเอียด สำหรับความสำเร็จแต่ละครั้ง ให้ถามคำถามว่า "ทำไม" ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถพิสูจน์ได้ว่าผลงานของคุณมีความเกี่ยวข้องและควรค่าแก่การเคารพ อย่าทำรายงานประสิทธิภาพด้วยคำเชิงลบ
- หากมีเป้าหมายที่ไม่บรรลุผลหรือบางแง่มุมที่คุณต้องปรับปรุง อย่าเขียนไว้ท้ายรายงานเพื่อให้จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของรายงานมีสิ่งที่เป็นบวก ส่วนสุดท้ายของรายงานเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดเพราะเป็นส่วนที่จำง่ายที่สุด ดังนั้น ให้เขียนสิ่งที่คุณต้องปรับปรุงตรงกลางรายงาน
ส่วนที่ 3 จาก 3: การใช้คำที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 1 มุ่งเน้นที่การสร้างรายงานที่อธิบายประสิทธิภาพการทำงานของคุณเอง
ดังที่เราทราบ คุณสร้างรายงานนี้เนื่องจากคุณถูกขอให้ประเมินตนเอง อย่างไรก็ตาม หลายคนพูดถึงเรื่องเชิงลบและพูดถึงคนอื่น
- อย่าใช้รายงานประสิทธิภาพในการป้องกันตัว คิดบวกให้ดีที่สุด เช่น พูดว่า: “ฉันมักจะกำหนดตารางการประชุมหลังจากพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน เพื่อนร่วมงาน และลูกค้า เพราะฉันให้คุณค่ากับเวลาและความยุ่งของพวกเขาจริงๆ” การใช้เวลาอย่างมีค่าควรสร้างความประทับใจในเชิงบวกและแสดงถึงความคิดที่ฉลาด
- อย่าพูดถึงคนอื่นเพราะรายงานนี้ไม่ได้วิจารณ์งานหรือบุคลิกภาพของผู้อื่น
- คุณไม่ต้องเปรียบเทียบตัวเองกับผู้อื่นเมื่อรายงานความสำเร็จ อธิบายว่าคุณทำอะไรไปบ้างโดยไม่ดูถูกเพื่อนร่วมงานที่ยังทำงานไม่สำเร็จในระดับเดียวกัน
ขั้นตอนที่ 2 เขียนคำวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์เกี่ยวกับจุดอ่อนของคุณ
รายงานที่มีเพียงสิ่งที่ดีอาจดูเหมือนไม่สมจริง แต่คุณควรระมัดระวังอย่างมากเมื่อยอมรับข้อผิดพลาด
- วิจารณ์ตัวเองในส่วนแยกต่างหากเพื่อแสดงความจริงใจในการจัดการกับปัญหานี้ ตัวอย่างเช่น: “ฉันจัดลำดับความสำคัญของงานมากและต้องการบรรลุผลลัพธ์ที่ดีที่สุดซึ่งฉันคิดว่าฉันไม่สนใจเพื่อนร่วมงานของฉันน้อยลง ฉันจะพัฒนาทักษะการสื่อสารของฉันต่อไปเพื่อแก้ไขปัญหานี้” ข้อความเหล่านี้สามารถให้ภาพลักษณ์ที่ดีของผู้เขียน (ผู้ชอบความสมบูรณ์แบบที่มุ่งเน้นการทำงานเป็นสิ่งที่ดี) และแสดงให้เห็นความสามารถในการตระหนักถึงจุดอ่อนของตนเอง
- กล่าวถึงประเด็นที่ต้องปรับปรุง อย่ากรอกรายงานทั้งหมดด้วยแผนการปรับปรุง มุ่งเน้นไปที่การอธิบายความสำเร็จ แต่คุณต้องระบุบางแง่มุมที่ต้องปรับปรุงหรือปรับปรุง อย่างไรก็ตาม อย่าวิจารณ์ตัวเองมากเกินไปเพราะจะถูกมองว่าขาดความมั่นใจในตนเอง
- แสดงความคิดเชิงบวกโดยนำเสนอแผนการปรับปรุง เป็นบวกและมุ่งเน้นการดำเนินการ อธิบายแผนของคุณด้วยคำพูดที่สร้างสรรค์ แทนที่จะบอกเล่าเรื่องราวเกี่ยวกับความล้มเหลวของคุณ ให้พูดว่าคุณต้องการปรับปรุงในด้านใดด้านหนึ่งและสิ่งที่คุณจะดำเนินการ
ขั้นตอนที่ 3 เสนอโอกาสในการพัฒนาอาชีพ
หากคุณต้องการได้รับโอกาสในการเข้าร่วมการฝึกอบรมหรือได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุม รายงานผลการปฏิบัติงานเป็นวิธีที่ดีในการถ่ายทอดสิ่งนั้น ไม่เสนอค่าตอบแทนผ่านรายงานนี้
- แบ่งปันความคิดของคุณในการทำโครงการนวัตกรรมที่เป็นประโยชน์ต่อบริษัท
- พยายามค้นหาว่าเหตุใดเจ้านายของคุณจึงขอให้คุณทำรายงาน ไม่ว่าจะหารือกับผู้อื่น กำหนดการกระจายของโบนัส และอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 4 ใช้ประโยคที่สมบูรณ์
พนักงานหลายคนพยายามจดข้อมูลให้มากที่สุดเพื่อให้รายงานดูยุ่งเหยิง อย่าปล่อยให้รายงานของคุณดูเหมือนบันทึกที่สับสน
- ตัวอย่างเช่น หลีกเลี่ยงการใช้วลี “เนื้อหาที่แก้ไข” เพราะมันสั้นเกินไป เป็นความคิดที่ดีที่จะใช้ประโยคที่สมบูรณ์เพื่ออธิบายหัวข้อที่คุณกำลังพูดถึงหรือนำเสนอข้อมูลแบบจุดต่อจุด
- นอกจากหัวหน้างานโดยตรงแล้ว คนอื่นอาจอ่านรายงานของคุณ เช่น ผู้จัดการระดับสูง ดังนั้น คุณควรให้ข้อมูลที่ชัดเจนและละเอียด แทนที่จะสมมติว่าทุกคนรู้ว่าคุณกำลังพยายามจะพูดหรือทำอะไร
ขั้นตอนที่ 5. คิดบวกและซื่อสัตย์
แม้ว่าจะมีสิ่งที่ต้องแก้ไข คุณก็สามารถทำให้มันเกิดขึ้นได้ในภายหลัง มุ่งเน้นไปที่อนาคต ไม่ใช่ความล้มเหลวในอดีต
- อย่าแสดงความรู้สึกในแง่ลบ บ่น ไม่พอใจ หรือเย่อหยิ่ง แสดงทัศนคติเชิงบวก สามารถทำงานเป็นทีม และอธิบายความสำเร็จของคุณด้วยความถ่อมตน
- หากมีสิ่งที่คุณไม่ชอบเกี่ยวกับบริษัท อย่าเขียนลงในรายงาน ใช้โอกาสนี้เพื่อพิสูจน์ว่าทำไมบริษัทถึงต้องการคุณ
ขั้นตอนที่ 6 พิสูจน์มัน อย่าเพิ่งพูด
พยายามให้ข้อมูลเฉพาะในรายงานของคุณ ไม่ใช่แค่ข้อความทั่วไป
- ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า “ฉันเป็นพนักงานที่น่าเชื่อถือ ฉันมาถึงสำนักงานและมาถึงห้องประชุมตรงเวลา” คุณควรให้ข้อมูลการเข้างานที่ถูกต้องและหลักฐานเฉพาะที่คุณคู่ควรแก่การเคารพ
- จัดเตรียมหลักฐาน (รวมถึงตัวเลข) เพื่อสนับสนุนข้อความทั่วไปเพื่อให้รายงานของคุณมีประโยชน์และน่าเชื่อถือมากขึ้น
อ่านลิงค์:
เคล็ดลับ
- ทำรายงานล่วงหน้า. อย่ารอช้าจนหมดเวลา
- แสดงทัศนคติเชิงบวก!
- อ่านรายงานผลการปฏิบัติงานของปีที่แล้วอีกครั้ง เพื่อให้คุณสามารถจดจำวัตถุประสงค์และเป้าหมายการทำงานที่คุณตั้งไว้ได้อย่างชัดเจน
คำเตือน
- อย่าเสแสร้งหรือโกหก
- ห้ามให้ข้อมูลเชิงลบเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงานในรายงานประสิทธิภาพ