เมื่อทำธุรกรรมกับบริษัท บางครั้งเรารู้สึกว่าจำเป็นต้องส่งหนังสือร้องเรียนเนื่องจากผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ให้มานั้นไม่น่าพอใจ ในบทความนี้ wikiHow จะอธิบายวิธีการเขียนจดหมาย
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การเขียนจดหมายร้องเรียน
ขั้นตอนที่ 1. ส่งหนังสือร้องเรียนไปยังฝ่ายบริการลูกค้า
ด้วยวิธีนี้ คุณมีแนวโน้มที่จะได้รับการตอบกลับจากบริษัทมากขึ้น เนื่องจากฝ่ายบริการลูกค้ามีหน้าที่รับผิดชอบในการตอบกลับข้อร้องเรียน เพื่อให้จดหมายของคุณได้รับการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
- ค้นหาชื่อผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้าหรือผู้อำนวยการบริษัทและวัตถุประสงค์ของจดหมายถึงเขาเป็นการส่วนตัว เริ่มต้นจดหมายโดยเขียนว่า "เรียน ท่าน/มาดาม" ตามด้วยชื่อเต็มของท่าน หากคุณไม่ทราบชื่อ เพียงเขียนว่า "เรียน ผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้า"
- โดยปกติแล้ว ที่อยู่ของแผนกบริการลูกค้าจะอยู่ที่เว็บไซต์ของบริษัท โบรชัวร์ โฆษณา หรือบรรจุภัณฑ์ของผลิตภัณฑ์
ขั้นตอนที่ 2 เขียนส่วนสำคัญของจดหมายต่อไป
ใช้ประโยคแรกเพื่ออธิบายเหตุผลในการเขียนจดหมายและเพื่อร้องเรียน ระบุข้อเท็จจริงสนับสนุนให้ได้มากที่สุด เช่น วันที่ เวลา และสถานที่ที่คุณได้รับบริการหรือซื้อผลิตภัณฑ์พร้อมกับข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น หมายเลขซีเรียลและรุ่นผลิตภัณฑ์
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้อ่านสามารถเข้าใจสาระสำคัญของจดหมายได้ภายในเวลาไม่ถึง 5 วินาที ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องเขียนคำนำยาวเหยียด
- หลังจากเขียนคำทักทายของคุณแล้ว ให้ระบุข้อมูลโดยละเอียดเพื่ออธิบายปัญหาที่คุณมี แต่ให้แน่ใจว่าประโยคแรกดึงความสนใจของผู้อ่านไปที่การร้องเรียนของคุณ
- ตัวอย่างประโยคแรก: "ด้วยจดหมายฉบับนี้ ฉันต้องการส่งคำร้องเรียนเนื่องจากแบรนด์เครื่องเป่าผมที่เสียหาย _ ผลิตภัณฑ์นี้ถูกซื้อเมื่อวันที่ _ ที่ร้าน _ ซึ่งตั้งอยู่ที่ Jalan _ จาการ์ตา"
ขั้นตอนที่ 3 ระบุวิธีแก้ปัญหาหรือวิธีแก้ไขที่คุณต้องการให้ชัดเจน
หากคุณกำลังขอเปลี่ยนผลิตภัณฑ์ การคืนเงิน การซ่อมแซมผลิตภัณฑ์ หรือการชดเชยด้วยวิธีอื่นใด โปรดระบุในย่อหน้าที่สอง ดังนั้น ผู้อ่านจึงต้องหาทางแก้ไข แทนที่จะเพียงแค่ส่งจดหมายตอบกลับหรือตอบกลับแบบคิดซ้ำซาก
- แสดงการร้องเรียนของคุณด้วยคำพูดเชิงบวกที่แสดงให้เห็นว่าคุณคาดหวังทางออกที่ดีที่สุดและยังคงเป็นลูกค้าประจำ หากคุณขอเงินคืนหรือค่าตอบแทนในรูปแบบอื่นแล้วบอกว่าคุณจะส่งต่อเรื่องนี้ไปยังบุคคลที่สาม เป็นไปได้ว่าผู้อ่านจดหมายไม่สนใจที่จะเสนอวิธีแก้ปัญหา
- หากคุณคาดหวังว่าบริษัทจะแก้ไขปัญหาที่หลากหลาย โปรดเขียนถึงพวกเขา อย่างไรก็ตาม ผู้อ่านมักต้องใช้เวลามากขึ้นในการตอบสนองต่อปัญหาเช่นนี้
- อย่าขู่ว่าจะฟ้องในจดหมายฉบับแรก นี่อาจเป็นทางออกที่ดีที่สุดที่คุณต้องการ แต่คราวนี้ คุณสามารถยื่นเรื่องร้องเรียนและรอการตอบกลับได้
ขั้นตอนที่ 4 แนบสำเนาเอกสารประกอบ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกรอกจดหมายพร้อมสำเนาเอกสารประกอบ เช่น ใบเสร็จการชำระเงิน ใบกำกับสินค้า ใบรับประกัน เช็คหรือหลักฐานการโอน และรูปถ่ายหรือวิดีโอหากจำเป็น รวมเอกสารที่เกี่ยวข้องเป็นสิ่งที่แนบมากับจดหมาย
- ให้แน่ใจว่าคุณส่ง สำเนา เอกสารแนบแทนต้นฉบับ ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่เสี่ยงที่จะสูญเสียข้อมูลหรือเอกสารสำคัญหากจำเป็นต้องแสดงให้ผู้อื่นเห็น
- รวมเอกสารที่แนบมาในจดหมาย ตัวอย่างเช่น: "พร้อมกับจดหมายฉบับนี้ ฉันกำลังแนบสำเนาใบเสร็จรับเงิน ใบรับประกันเครื่องเป่าผม และรูปถ่ายของหมายเลขซีเรียลของผลิตภัณฑ์"
ขั้นตอนที่ 5. กำหนดเส้นตายสำหรับการแก้ปัญหา
คุณต้องระบุวันที่เป็นกำหนดเวลาในการส่งวิธีแก้ปัญหาไปยังผู้รับจดหมาย ขั้นตอนนี้ทำให้คุณรู้สึกสงบและปัญหาได้รับการแก้ไขเร็วขึ้น
- การจำกัดเวลาจะช่วยลดความเสี่ยงที่จดหมายจะสูญหายหรือถูกละเลย เนื่องจากอาจทำให้เกิดความรู้สึกไม่สบายและรำคาญได้
- ระบุการจำกัดเวลาตามความเป็นจริง โดยปกติ 1-2 สัปดาห์ก็เพียงพอแล้ว แต่คุณต้องคำนึงถึงปัญหาในมือและวิธีแก้ปัญหาที่คาดหวัง
ขั้นตอนที่ 6 ลงท้ายจดหมายอย่างสุภาพ
กล่าวขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือที่มีให้ เพื่อช่วยให้ทั้งสองฝ่ายรู้สึกเป็นประโยชน์ แบ่งปันวิธีที่ผู้อ่านสามารถบอกคุณเพื่อให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เขียน "วาซาลาม" เป็นคำทักทายปิดหากคุณทราบชื่อผู้รับจดหมาย ถ้าไม่ใช่ ให้ลงท้ายจดหมายโดยเขียนว่า "ขอแสดงความนับถือ" อย่าปิดท้ายจดหมายร้องเรียนด้วยคำทักทายปิดอย่างไม่เป็นทางการ เช่น "แค่นั้น" หรือ "ขอบคุณ"
วิธีที่ 2 จาก 3: การใช้รูปแบบและรูปแบบที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 1. เขียนจดหมายอย่างสุภาพ
คุณอาจจะโกรธและรู้สึกผิด แต่ผู้อ่านจดหมายจะรู้สึกขุ่นเคืองหากคุณใช้คำที่ไม่เหมาะสม เขียนจดหมายในลักษณะที่สุภาพและอย่าแสดงความคิดเห็นที่เป็นการข่มขู่ โกรธ หรือประชดประชัน โปรดทราบว่าผู้อ่านจดหมายไม่จำเป็นต้องรับผิดชอบต่อปัญหาที่เกิดขึ้น และเขาชอบที่จะให้บริการลูกค้าที่เป็นมิตรและสุภาพ มากกว่าที่จะโกรธและโทษผู้อื่น
- จำไว้ว่าบริษัทที่ส่งจดหมายถึงไม่มีเจตนาที่จะทำให้สิ่งต่าง ๆ ยากสำหรับคุณ โดยทั่วไปแล้ว บริษัทให้ความสำคัญกับความพึงพอใจของลูกค้าเป็นอย่างมาก
- คุณมีโอกาสมากขึ้นในการหาทางแก้ไข ถ้าคุณปฏิบัติต่อผู้อ่านจดหมายของคุณในฐานะบุคคลที่พร้อมจะช่วยเหลือ แทนที่จะคิดว่าเขามีเจตนาไม่ดี
- อย่าเขียนจดหมายเมื่อคุณอารมณ์เสีย รอจนกว่าคุณจะรู้สึกสงบ ถ้ายังอยากเขียนจดหมาย ให้เก็บไว้สัก 1-2 วัน แล้วค่อยอ่านใหม่ก่อนส่ง บางทีคุณอาจเขียนจดหมายฉบับใหม่ในรูปแบบที่เป็นมิตรมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 2 เขียนจดหมายตรงไปตรงมา
เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าอาจได้รับจดหมายหลายร้อยฉบับในแต่ละวัน ดังนั้น ให้แน่ใจว่าคุณเขียนจดหมายที่ชัดเจนเพื่อที่เขาจะได้เข้าประเด็นเมื่อเขาเริ่มอ่าน จดหมายที่ยาวหรือละเอียดมากมักจะทำให้ผู้อ่านต้องการสรุปเนื้อหาโดยที่ไม่เข้าใจถึงประสบการณ์และความต้องการที่แท้จริงของคุณ
- อย่าให้ข้อมูลที่ยืดเยื้อหรือใช้คำรุนแรงที่ทำให้ผู้อื่นขุ่นเคือง
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเขียนจดหมายร้องเรียนไม่เกิน 1 หน้าหรือ 200 คำ
ขั้นตอนที่ 3 ใช้รูปแบบภาษาที่เชื่อถือได้
ขั้นตอนนี้จะช่วยคุณในการเตรียมจดหมายที่มีประโยคที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจว่าการร้องเรียนของคุณควรได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง ภาษาที่เชื่อถือได้มีบทบาทสำคัญเมื่อทำการร้องเรียนที่ร้ายแรง เช่น ภาษาทางการเงิน
- รูปแบบภาษาที่เชื่อถือได้ประกอบด้วยแง่มุมต่างๆ เช่น ความสามารถในการเลือกคำที่เหมาะสม ความรู้เกี่ยวกับสิทธิของผู้บริโภคและภาระผูกพันของบริษัท และทักษะการเขียนจดหมายอย่างมืออาชีพ
- แง่มุมนี้จะเพิ่มความน่าเชื่อถือของคุณ ดังนั้นคุณจึงมีแนวโน้มที่จะได้รับการตอบรับในเชิงบวกมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 เขียนจดหมายด้วยการสะกดและรูปแบบที่ถูกต้อง
ตามที่แนะนำข้างต้น จดหมายที่จัดรูปแบบอย่างมืออาชีพจะส่งผลต่อการตอบสนองของผู้อ่านต่อการร้องเรียนของคุณ ป้อนวันที่ของตัวอักษรที่มุมขวาบน ข้ามหนึ่งบรรทัดและเขียนชื่อเต็มหรือชื่อของผู้รับทางด้านซ้าย เขียนที่อยู่บริษัทในบรรทัดถัดไป ข้ามหนึ่งบรรทัดแล้วเขียนคำทักทาย
- พิมพ์ตัวอักษรโดยใช้คอมพิวเตอร์เพื่อให้งานเขียนเรียบร้อยและอ่านง่ายขึ้น หากคุณต้องเขียนด้วยมือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานเขียนของคุณเรียบร้อย ไม่มีริ้วหรือรอยหมึก และอ่านได้ชัดเจน
- สำหรับลายเซ็น ให้เตรียมบรรทัดว่างสองสามบรรทัดภายใต้ "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" เขียนชื่อ-นามสกุลของคุณอย่างชัดเจนใต้ลายเซ็นเพื่อให้อ่านง่าย
- เขียนตัวอักษรที่เว้นระยะอย่างเหมาะสมและเรียบร้อย และย่อหน้าทั้งหมดมีความยาวเกือบเท่ากัน
ขั้นตอนที่ 5. ตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์
การร้องเรียนของคุณอาจถูกเพิกเฉยหากมีข้อผิดพลาดในการสะกดคำและไวยากรณ์ ได้เวลาตรวจการสะกดโดยใช้คอมพิวเตอร์ก่อนพิมพ์จดหมาย ให้บุคคลอื่นอ่านจดหมายก่อนส่ง
วิธีที่ 3 จาก 3: การติดตามจดหมาย
ขั้นตอนที่ 1 รอจนกระทั่งหมดเวลาที่กำหนด
อดทนและอย่าดำเนินการใด ๆ จนกว่าจะถึงเวลาที่กำหนด หากไม่มีคำตอบ คุณสามารถโทรหรืออีเมลเพื่อสอบถามว่าได้รับจดหมายของคุณหรือไม่ อย่ามีอคติกับผู้รับจดหมาย
หากคุณยังไม่ได้รับการตอบกลับจดหมายหรือคำตอบไม่เป็นที่น่าพอใจ ให้ยื่นเรื่องร้องเรียนไปยังบุคคลที่อยู่ในตำแหน่งที่สูงขึ้น
ขั้นตอนที่ 2. ส่งจดหมายถึงเจ้าหน้าที่ระดับสูง
หากคุณไม่ได้รับวิธีแก้ปัญหาหลังจากสื่อสารกับผู้อำนวยการฝ่ายบริการลูกค้าแล้ว ให้หาใครสักคนในตำแหน่งที่สูงขึ้นและเขียนถึงเขาหรือเธอ เมื่อใดก็ตามที่คุณส่งจดหมายถึงเจ้าหน้าที่ระดับสูง ไม่ว่าจะเป็นจากพนักงาน หัวหน้า ผู้อำนวยการ รองผู้อำนวยการ ผู้อำนวยการ ให้แนบจดหมายฉบับล่าสุด ดังนั้นผู้ที่ได้รับจดหมายจะได้รับข้อมูลที่ครบถ้วนพร้อมสถานะล่าสุดและคาดว่าจะสามารถจัดหาทางออกที่ดีที่สุดได้ในเวลาอันสั้น
- ในขั้นแรก เป็นความคิดที่ดีที่จะยื่นเรื่องร้องเรียนกับฝ่ายบริการลูกค้า แทนที่จะไปแจ้งประธานโดยตรง เจ้าหน้าที่บริการลูกค้ามีความเข้าใจที่ดีขึ้นในการจัดการข้อร้องเรียนและจดหมายที่ส่งถึงผู้อำนวยการมักจะส่งกลับไปยังแผนกนี้
- หากคุณเลี่ยงผ่านแผนกบริการลูกค้า การร้องเรียนของคุณอาจไม่ได้รับการแก้ไข
- หากคุณร้องเรียนต่อกรรมการหรือผู้บริหารระดับสูง ให้เขียนจดหมายที่มีข้อมูลที่ชัดเจน รัดกุม และเป็นระบบ เพราะเขาหรือเธอไม่รู้ว่าเกิดอะไรขึ้นก่อน
ขั้นตอนที่ 3 พบทนายความหากคุณต้องการดำเนินการทางกฎหมาย
ทนายความเข้าใจวิธีการยื่นฟ้องต่อศาล จำไว้ว่าวิธีนี้ควรเป็นตัวเลือกสุดท้าย จดหมายร้องเรียนที่กล่าวถึงช่องทางทางกฎหมายโดยตรงทำให้เนื้อหาของจดหมายไม่แสดงความเห็นอกเห็นใจและคำขอรับค่าชดเชยของคุณถูกปฏิเสธ อาจเป็นได้ ขั้นตอนนี้เป็นการเอาชนะตนเองหากการคุกคามของคุณได้รับการตอบรับ
เคล็ดลับ
- อย่าลืมใส่ชื่อ ที่อยู่บ้าน ที่อยู่อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์ (บ้าน ที่ทำงาน โทรศัพท์มือถือ) นอกจากนี้ ขอให้ผู้อ่านจดหมายให้ข้อมูลติดต่อเพื่อให้ทั้งสองฝ่ายสามารถสื่อสารเกี่ยวกับความคืบหน้าของการแก้ปัญหาเรื่องร้องเรียนต่อไปได้
- อ่านจดหมายอีกครั้งก่อนส่งและคิดบวกด้วยการให้ข้อมูลที่ถูกต้องและตรวจสอบได้
- การร้องเรียนทางไปรษณีย์มีผลมากกว่าทางอีเมล โทรสาร หรือเขียนบนบล็อก/เว็บไซต์ของบริษัท หลายบริษัทให้ความสำคัญกับการร้องเรียนที่ส่งผ่านจดหมายอย่างเป็นทางการ
- เก็บสำเนาของจดหมายโต้ตอบทั้งหมดและจดวันที่ที่ส่งจดหมาย
- ก่อนเขียนจดหมาย ให้ใช้เวลาไตร่ตรองถึงสิ่งที่เกิดขึ้นก่อน หลังจากคิดดูแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเขียนจดหมายเมื่อคุณรู้ว่าคุณต้องการวิธีแก้ไขปัญหาใดและจะขอได้อย่างไร
- หากคุณต้องการร้องเรียนใคร ให้พูดถึงพฤติกรรมที่น่าผิดหวังของพวกเขา อย่าวิพากษ์วิจารณ์ บริษัท อย่างละเอียด หากคุณคัดค้านนโยบายของบริษัท อย่าวิจารณ์ผู้อ่านจดหมายหรือผู้บริหาร อธิบายปัญหาและแนวทางแก้ไขที่คุณต้องการ
- ใช้ประโยชน์จากเว็บไซต์ที่เปิดโอกาสให้ผู้บริโภคยื่นเรื่องร้องเรียนและค้นหาว่ามีผู้ซื้อที่มีปัญหากับบางบริษัทหรือไม่ เราขอแนะนำให้คุณเก็บไฟล์การร้องเรียนของผู้บริโภคที่ส่งมาทางเว็บไซต์นี้
- ห้ามส่งจดหมายจากพยานที่ได้รับการรับรอง หากคุณต้องการยุติคดีในศาล ให้เก็บคำให้การและชื่อของพยานไว้ โปรดทราบว่าค่าธรรมเนียมศาลมักจะสูงมาก เราขอแนะนำให้คุณทำข้อตกลงที่ไม่เป็นทางการหรือผ่านการอนุญาโตตุลาการ
- อย่าวิพากษ์วิจารณ์บริษัท จำไว้ว่าคุณต้องการได้รับค่าตอบแทนหรือแนวทางแก้ไข สิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นหากคุณโจมตีผู้อ่านจดหมาย หากคุณต้องการเขียนจดหมายด้วยน้ำเสียงที่ดังขึ้น ให้หลีกเลี่ยงเสียงที่เฉยเมย ใช้รูปแบบภาษาที่ตรงไปตรงมาและสื่อความหมาย ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณ "กำลังสูญเสีย" หรือ "ลำบาก" อันเป็นผลมาจากปัญหานี้ แทนที่จะเพียงแค่ "รู้สึกผิดหวัง"