การประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานมีบทบาทสำคัญในการพัฒนาหรือปรับปรุงความสำเร็จของธุรกิจ เนื่องจากสิ่งนี้ส่งผลกระทบอย่างมากต่อความต่อเนื่องของการดำเนินงานของบริษัท มีหลายวิธีในการประเมินประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน เช่น แบบเดี่ยวหรือแบบทีมโดยพิจารณาจากแง่มุมภายในและภายนอก หากคุณกำลังมองหาวิธีที่ดีที่สุดในการประเมินประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน บทความนี้จะอธิบายวิธีการบางอย่างที่บริษัทจำนวนมากใช้อยู่แล้ว
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 4: การประเมินวิธี "360 องศา"
ขั้นตอนที่ 1 ขอความคิดเห็นจากผู้ใต้บังคับบัญชา
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานไม่ใส่ชื่อของพวกเขาลงในแผ่นความคิดเห็นเพื่อให้สามารถให้ข้อมูลได้โดยไม่ต้องกังวล วิธีนี้มีประโยชน์ในการประเมินประสิทธิภาพของผู้บังคับบัญชาในฐานะพนักงานและผู้นำ ในการรับคำติชมอย่างตรงไปตรงมาเกี่ยวกับประสิทธิภาพของเจ้านายของคุณ ให้ถามคำถามต่อไปนี้กับผู้ใต้บังคับบัญชา:
- “เจ้านายของคุณสามารถเป็นผู้นำทีมได้ดีหรือไม่”
- "ให้ข้อมูลที่แสดงว่าเจ้านายของคุณปรับปรุงรูปแบบความเป็นผู้นำของตนได้สำเร็จ"
- "ให้ข้อมูลที่พิสูจน์ว่าเจ้านายของคุณมีผลงานที่ดี"
ขั้นตอนที่ 2 ขอให้พนักงานประเมินตนเอง
วิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพในการวัดผลการปฏิบัติงานของพนักงานคือการขอให้พวกเขาให้คะแนนตัวเอง พนักงานที่เป็นปัญหารู้จุดแข็งและจุดอ่อนของเขาดีกว่าใครๆ เป็นไปได้ที่พนักงานจะประเมินตัวเองสูงเกินไป ดังนั้นวิธีนี้จึงต้องได้รับการสนับสนุนจากระบบประเมินผลการปฏิบัติงานด้วยวิธีการที่แตกต่างกัน คำถามต่อไปนี้ช่วยพนักงานประเมินผลการปฏิบัติงาน
- "อธิบายผลงานที่ดีที่สุดที่คุณเคยมี"
- "อธิบายขั้นตอนที่คุณดำเนินการเพื่อสนับสนุนเวลาทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ"
- "เพื่อนร่วมงานของคุณ (รวมทั้งผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา) คิดอย่างไรเกี่ยวกับผลงานของคุณ"
ขั้นตอนที่ 3 รวบรวมคำติชมจากเพื่อนร่วมงานของพนักงานที่คุณต้องการประเมิน
ผลตอบรับจากเพื่อนร่วมงานของพนักงานสามารถนำมาใช้ในการปรับปรุงผลการปฏิบัติงานของบริษัทและพนักงานที่เกี่ยวข้องได้ เนื่องจากพวกเขาเข้าใจถึงความรับผิดชอบและความสามารถที่จำเป็นในการดำรงตำแหน่งบางตำแหน่ง ผลตอบรับจากเพื่อนร่วมงานมีประโยชน์มากสำหรับพนักงานที่ต้องการทราบจุดแข็งและจุดอ่อนของตน
- "เมื่อเปรียบเทียบกับพนักงานคนอื่นที่มีตำแหน่งเดียวกัน ให้กำหนดมูลค่าให้กับเพื่อนร่วมงานของคุณตามผลงานของพวกเขา"
- "ให้คำแนะนำเพื่อเขาจะได้ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน"
- "ให้ข้อมูลเกี่ยวกับผลงานที่ดีที่สุดที่เขาเคยแสดง"
ขั้นตอนที่ 4 ขอให้ผู้บังคับบัญชาทำการประเมิน
บุคคลที่ดำรงตำแหน่งสูงกว่าเข้าใจหน้าที่ความรับผิดชอบและคุณภาพงานของพนักงานซึ่งเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นอย่างดีเพื่อเป็นพื้นฐานในการประเมินประสิทธิภาพการทำงานของงานที่เกี่ยวข้อง เขายังเป็นผู้มีอำนาจมากที่สุดในการตัดสินใจเลื่อนตำแหน่งหรือลดตำแหน่งผู้ใต้บังคับบัญชาตามคุณภาพและผลงานของพวกเขา ถามคำถามต่อไปนี้เพื่อรับผลการประเมินพนักงานจากหัวหน้างาน:
- "ในความเห็นของคุณ พนักงานมีผลงานที่น่าพอใจหรือไม่"
- “คุณมีข้อเสนอแนะอย่างไรในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของเขา”
- "ทำไมเขาถึงมีสิทธิ์/ไม่มีสิทธิ์ได้รับการเลื่อนตำแหน่ง?"
ขั้นตอนที่ 5. รู้ข้อจำกัดของวิธีการ "360 องศา"
หากใช้วิธีนี้ ผลตอบรับที่ได้รับจะเป็นความคิดเห็นส่วนตัวและมีแนวโน้มที่จะได้รับอิทธิพลจากความสัมพันธ์ระหว่างผู้ประเมินและผู้ประเมิน ดังนั้นอย่าพึ่งวิธีนี้เพียงอย่างเดียวในการประเมินประสิทธิภาพของพนักงาน
วิธีที่ 2 จาก 4: การดำเนินการประเมินเชิงปริมาณ
ขั้นตอนที่ 1 ใช้วิธีการเชิงปริมาณ
การประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานในลักษณะที่อธิบายข้างต้นมีแนวโน้มที่จะเป็นแบบอัตนัย เพื่อให้การประเมินมีวัตถุประสงค์มากขึ้น ใช้เกณฑ์บางอย่าง เช่น อัตราการผลิต อัตราการหมุนเวียน งบประมาณต้นทุน และอัตราส่วนข้อผิดพลาด แต่ละแผนกต้องมีเกณฑ์ที่วัดผลได้ เพื่อให้ผลลัพธ์ที่ได้สามารถเปรียบเทียบได้กับมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง เป้าหมายของแผนก/แผนก แนวโน้มธุรกิจ และเป้าหมายการทำงานของพนักงานแต่ละคน รวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบ แล้วพิจารณาว่ากลยุทธ์และเป้าหมายของบริษัทเป็นเกณฑ์มาตรฐานสำหรับความสำเร็จของธุรกิจหรือไม่
- ตัวอย่างเช่น ตรวจสอบระยะเวลาที่ลูกค้ารอเข้าแถวเพื่อซื้อสินค้า
- บันทึกจำนวนผลิตภัณฑ์ที่ผลิตหรือรายงานที่จัดทำโดยพนักงาน (ซึ่งประเมิน) ใน 1 ชั่วโมง
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้อธิบายเกณฑ์การประเมินประสิทธิภาพและเป้าหมายการทำงานให้กับพนักงานแต่ละคนก่อนเริ่มรอบระยะเวลาการประเมิน ดำเนินการฝึกอบรมและขัดเกลาทางสังคมเกี่ยวกับระบบประเมินผลการปฏิบัติงานให้กับพนักงานทุกคน
ขั้นตอนที่ 2 เปรียบเทียบผลลัพธ์ที่ได้กับแผนงานและเป้าหมายเชิงปริมาณ
ก่อนเริ่มรอบระยะเวลาการประเมิน ขั้นแรกให้กำหนดแผนงานและเป้าหมายที่พนักงานแต่ละคนต้องทำให้สำเร็จ เมื่อรวบรวมข้อมูลประสิทธิภาพแล้ว ให้เปรียบเทียบกับเป้าหมายเชิงปริมาณเพื่อค้นหาความสำเร็จ หากไม่สามารถบรรลุตามเป้าหมาย ฝ่ายบริหารจำเป็นต้องเปลี่ยนหรือปรับนโยบายเป็นพื้นฐานในการกำหนดเป้าหมายใหม่เพื่อปรับปรุงองค์กรของบริษัท
- ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าเข้าคิวรอรับบริการโดยเฉลี่ย 3 นาที ให้พยายามลดเวลารอของลูกค้า
- งานที่ท้าทายที่สุดคือการจัดการข้อร้องเรียนในการบริการลูกค้า หลังจากบันทึกช่วงเวลาของการสนทนาทางโทรศัพท์ในช่วงเวลาหนึ่ง ฝ่ายบริหารสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการพัฒนาขั้นตอนการบริการลูกค้าโดยระบุการสนทนาทางโทรศัพท์ที่มีระยะเวลานานขึ้น
- เพิ่มเป้าหมายโดยใช้ข้อมูลเชิงปริมาณเป็นเปอร์เซ็นต์ ตัวอย่างเช่น ในช่วงไตรมาสที่แล้ว ยอดขายสุทธิของบริษัทมีมูลค่ารวม 500,000 เหรียญสหรัฐ สำหรับไตรมาสที่จะถึงนี้ ตั้งเป้ายอดขายสุทธิเพิ่มขึ้น 1%
ขั้นตอนที่ 3 ใช้ผลการประเมินเพื่อพัฒนาแผนงาน
ต้องมีการวัดความก้าวหน้าของงานอย่างสม่ำเสมอและติดตามผลโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผลประกอบการของบริษัทไม่ดี จำเป็นต้องมีการประเมินประสิทธิภาพการทำงานเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่ามีความคืบหน้า นอกจากนี้ยังสามารถใช้ผลการประเมินเพื่อกำหนดประสิทธิผลของแผนงานที่จัดเตรียมไว้
- ดำเนินการโปรแกรมการฝึกอบรมสำหรับพนักงานที่มีผลงานต่ำกว่ามาตรฐาน
- หากผลการประเมินพบว่าพนักงานไม่คืบหน้า ให้เปลี่ยนแผนงานหรือเป้าหมาย
วิธีที่ 3 จาก 4: การรับรองคุณภาพงาน
ขั้นตอนที่ 1 ดำเนินการประเมินเพื่อประเมินคุณภาพงานของพนักงาน
ผลการประเมินประสิทธิภาพการทำงานสะท้อนถึงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานแต่ละคนจากทุกด้านตั้งแต่จรรยาบรรณในการทำงานไปจนถึงความสำเร็จส่วนบุคคล วิธีการประเมินนี้สามารถใช้เพื่อประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีของพนักงานแต่ละคนโดยรวม หลังจากผ่านการประเมินแล้ว พนักงานจะได้รับผลตอบรับเพื่อพัฒนาคุณภาพงานและชื่นชมผลงานของตน
- พนักงานผลิตหรือขายกี่หน่วย (ตามการประเมิน)?
- คุณภาพของงานดีแค่ไหน?
- เขาใช้เวลาทำงานมากน้อยเพียงใดในการผลิตสินค้าหรือทำธุรกรรมการขาย?
ขั้นตอนที่ 2 ทำการประเมินอย่างครอบคลุม
การประเมินอย่างครอบคลุมมีประโยชน์ในการจัดหาโซลูชั่นทางเลือก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่ประสบปัญหา อย่างไรก็ตาม ปัญหามักเกิดขึ้นเนื่องจากกระบวนการทำงานไม่มีประสิทธิภาพ การฝึกอบรมไม่เพียงพอ หรือการจัดการธุรกิจที่ไม่ดี ดังนั้น ฝ่ายบริหารจึงต้องทบทวนขั้นตอนการทำงานอย่างละเอียด โดยรวบรวมข้อมูลจากฝ่ายต่างๆ ตัดสินใจ ดำเนินการ และกำหนดนโยบายเพื่อแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อนหรือซับซ้อน
จ้างที่ปรึกษามืออาชีพในฐานะบุคคลที่เป็นกลางเพื่อประเมินกิจกรรมประจำวันของบริษัทและผลการปฏิบัติงานของพนักงานอย่างเป็นกลาง
ขั้นตอนที่ 3 ทำการสุ่มตรวจสอบเพื่อควบคุมคุณภาพของงาน
วิธีนี้มีผลดีเพราะพนักงานทราบเรื่องการตรวจสอบแล้ว แต่ไม่รู้ตารางเวลา ดังนั้นพนักงานที่เกียจคร้านหรือผลงานไม่ดีจะถูกเปิดเผย ดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อให้พนักงานมีแรงจูงใจ
- ดำเนินการตรวจสอบด้วยความประหลาดใจเพื่อตรวจสอบคุณภาพของผลิตภัณฑ์
- ประเมินการสนทนาทางโทรศัพท์แบบสุ่ม
- ตรวจสอบบันทึกการดำเนินงานของบริษัทเป็นครั้งคราว
ขั้นตอนที่ 4 รวบรวมคำติชมจากลูกค้า
ความพึงพอใจของลูกค้าต้องเป็นภารกิจหลักของบริษัท และสามารถใช้เป็นเกณฑ์หนึ่งในการประเมินประสิทธิภาพของพนักงานได้ ถามลูกค้าว่าพวกเขาพอใจกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของบริษัทของคุณหรือไม่ การขอความคิดเห็นเกี่ยวกับผลการดำเนินงานของบริษัทจากบุคคลภายนอกเป็นวิธีที่แน่นอนในการรวบรวมเอกสารการประเมินเพื่อประเมินผลการปฏิบัติงานของบริษัทอย่างเป็นกลาง
- ระวังการตอบรับจากลูกค้าที่ทำให้ท้อใจ อุตสาหกรรมและบริษัทหลายแห่ง โดยเฉพาะธุรกิจยานยนต์ มักได้รับความคิดเห็นเชิงลบจากลูกค้า
- เมื่อขอความคิดเห็น ให้กำหนดมาตรฐานโดยใช้เครื่องมือหรือแบบฟอร์มที่มีรูปแบบเฉพาะเพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดใช้งานได้ดีที่สุด
- โดยทั่วไป ความคิดเห็นของลูกค้าเป็นเรื่องส่วนตัวและส่วนใหญ่เผยให้เห็นประสบการณ์ที่ไม่ดี ประเมินผลการบริการลูกค้าโดยใช้เกณฑ์การประเมินตามวัตถุประสงค์ เช่น ระยะเวลาในการแก้ปัญหา โซลูชันที่มีให้ และจำนวนผลิตภัณฑ์ที่ลูกค้าส่งคืน
วิธีที่ 4 จาก 4: การปรับปรุงการจัดการเวลา
ขั้นตอนที่ 1 คำนวณช่วงเวลาสำหรับการทำงานเฉพาะให้เสร็จสิ้น
วิธีหนึ่งในการวัดประสิทธิผลของการบริหารเวลาคือการคำนวณช่วงเวลาสำหรับการทำงานให้เสร็จสิ้นของพนักงานแต่ละคน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังใช้ข้อมูลที่เข้าถึงได้ผ่านระบบ เช่น บัตรเข้างานหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เพื่อให้ได้ผลการประเมินที่ถูกต้อง การรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง เช่น การป้อนข้อมูลลงในตาราง จึงไม่น่าเชื่อถือและไม่มีประสิทธิภาพ
- มีซอฟต์แวร์หลายตัวที่ทำงานเพื่อตรวจสอบกิจกรรมของผู้ใช้คอมพิวเตอร์ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถประเมินพนักงานที่ผลงานทำงานไม่ถึงเป้าหมายเพื่อหาสาเหตุ
- ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับพนักงานที่มีผลงานต่ำกว่าค่าเฉลี่ยมาก เพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายการทำงานที่กำหนดไว้ได้
ขั้นตอนที่ 2 ให้ข้อเสนอแนะ แต่ไม่บ่อยเกินไป
คำติชมเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับพนักงาน แต่การกำกับดูแลทุกวันเพื่อปรับปรุงขวัญกำลังใจเป็นดาบสองคม แทนที่จะใช้วิธีนี้เป็นวิธีการสำหรับผู้บริหารในการตรวจสอบประสิทธิภาพและความรับผิดชอบของพนักงาน เราขอแนะนำให้คุณทำการประเมินรายสัปดาห์หรือรายเดือน นอกจากนี้ เพิ่มแรงจูงใจของพนักงานด้วยการให้โบนัสและรักษาค่านิยมของพนักงานแต่ละคนเป็นความลับ แทนที่จะทำให้เขาหรือเธอขายหน้า
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการใช้จรรยาบรรณในการทำงานอย่างถูกต้อง
วิธีหนึ่งในการประเมินประสิทธิภาพการทำงานคือการตรวจสอบบันทึกการละเมิดระเบียบข้อบังคับของบริษัท ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- ตรวจสอบข้อมูลการมาทำงานสาย พนักงานที่มาสำนักงานสายบ่อยลดเวลาทำงานที่เป็นความรับผิดชอบของตน สิ่งนี้ยังส่งผลเสียต่อเพื่อนร่วมงานเพราะทำให้บรรยากาศในการทำงานไม่เป็นที่พอใจ
- ใส่ใจกับความเรียบร้อยของเสื้อผ้าของพนักงาน การแต่งกายแบบสบายๆ ในที่ทำงานสามารถสะท้อนถึงสภาพการทำงานแบบเดียวกันได้
- อธิบายกฎการใช้สินค้าคงคลังของสำนักงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานแต่ละคนเข้าใจกฎเกณฑ์ในการใช้สินค้าคงคลังในสำนักงาน เช่น รถยนต์ โทรศัพท์ หรือคอมพิวเตอร์ พนักงานที่ใช้สินค้าคงคลังในทางที่ผิดไม่ใช้เวลาทำงานอย่างชาญฉลาด