การเพิ่มกล่องดรอปดาวน์ลงในสเปรดชีต Excel 2007 สามารถเพิ่มความเร็วในการป้อนข้อมูลโดยระบุรายการตัวเลือกแทนที่จะต้องพิมพ์ทีละรายการ เมื่อคุณวางกล่องดรอปดาวน์บนเซลล์เวิร์กชีต ลูกศรจะปรากฏขึ้นบนเซลล์ สามารถป้อนข้อมูลได้โดยคลิกที่ลูกศรแล้วเลือกรายการที่ต้องการ คุณสามารถติดตั้งดรอปบ็อกซ์ได้ในเวลาเพียงไม่กี่นาที และเพิ่มความเร็วในการป้อนข้อมูลได้อย่างมาก
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 เปิดสเปรดชีตเพื่อแทรกกล่องดรอปดาวน์ลงไป
ขั้นตอนที่ 2 แสดงรายการที่คุณต้องการให้ปรากฏในเมนูแบบเลื่อนลง
พิมพ์ข้อมูลตามลำดับที่คุณต้องการให้แสดง ต้องป้อนรายการในคอลัมน์หรือแถวเดียวและต้องไม่มีเซลล์ว่าง
หากต้องการแสดงรายการข้อมูลที่ต้องการในเวิร์กชีตแยกต่างหาก ให้คลิกแท็บของเวิร์กชีตที่คุณป้อนข้อมูล พิมพ์และเลือกข้อมูลที่คุณต้องการให้ปรากฏในรายการ คลิกขวาที่ช่วงที่เลือก จากนั้นคลิก "ตั้งชื่อช่วง" จากรายการที่ปรากฏ พิมพ์ชื่อช่วงในกล่อง "ชื่อ" แล้วคลิก "ตกลง" คุณสามารถป้องกันหรือซ่อนเวิร์กชีตเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นเปลี่ยนแปลงเนื้อหาในเวิร์กชีตได้
ขั้นตอนที่ 3 คลิกเซลล์ที่คุณต้องการวางช่องแบบเลื่อนลง
ขั้นตอนที่ 4 คลิกแท็บ "ข้อมูล" บนริบบอน Microsoft Excel 2007
ขั้นตอนที่ 5 คลิกปุ่ม "การตรวจสอบข้อมูล" ในกลุ่ม "เครื่องมือข้อมูล"
กล่องโต้ตอบ "การตรวจสอบข้อมูล" จะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 6 คลิกแท็บ "การตั้งค่า" จากนั้นคลิก "รายการ" จากรายการในกล่อง "อนุญาต"
ขั้นตอนที่ 7 คลิกปุ่มที่ส่วนท้ายของช่อง "แหล่งที่มา"
เลือกรายการที่คุณต้องการป้อนในกล่องดรอปดาวน์
หากคุณสร้างชื่อช่วงไว้แล้ว ให้พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับตามด้วยชื่อช่วงในช่อง "แหล่งที่มา"
ขั้นตอนที่ 8 เลือกหรือล้างช่องทำเครื่องหมาย "ละเว้นช่องว่าง" ขึ้นอยู่กับว่าคุณอนุญาตให้เซลล์ที่มีช่องรายการแบบหล่นลงเว้นว่างไว้หรือไม่
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องกาเครื่องหมาย "ในเซลล์ดรอปดาวน์"
ขั้นตอนที่ 9 คลิกแท็บ "ป้อนข้อความ" เพื่อแสดงกล่องข้อความเมื่อเลือกเซลล์แบบเลื่อนลง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องทำเครื่องหมาย "แสดงข้อความอินพุตเมื่อเลือกเซลล์" และพิมพ์ข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏในช่อง "ชื่อ:" และ "ข้อความป้อน:"
ขั้นตอนที่ 10. คลิกแท็บ "Error Alert" เพื่อแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดหากข้อมูลที่ป้อนในช่องแบบเลื่อนลงไม่ตรงกัน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องทำเครื่องหมาย "แสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดหลังจากป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง" หากต้องการแสดงคำเตือนหรือข้อมูลแต่อนุญาตให้ป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ให้เลือก "คำเตือน" หรือ "ข้อมูล" จากช่องแบบเลื่อนลง "รูปแบบ" หากต้องการแสดงข้อความและป้องกันไม่ให้ป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ให้เลือก "หยุด" จากช่องแบบเลื่อนลง "รูปแบบ" พิมพ์ข้อความที่ต้องการให้แสดงในช่อง "Title:" และ "Error message:"
ขั้นตอนที่ 11 คลิก "ตกลง" เพื่อบันทึกเกณฑ์การตรวจสอบและสร้างกล่องแบบเลื่อนลง
เคล็ดลับ
- เมื่อต้องการเอากล่องดรอปดาวน์ออก ให้คลิกเซลล์ที่มีกล่องนั้น หากต้องการลบรายการดรอปดาวน์ ให้เลือกเซลล์ที่มีรายการนั้น คลิกแท็บ "ข้อมูล" บนริบบอน Microsoft Excel 2007 คลิกปุ่ม "การตรวจสอบข้อมูล" จากกลุ่ม "เครื่องมือข้อมูล" คลิกแท็บ "การตั้งค่า" จากนั้นคลิกปุ่ม "ล้างทั้งหมด" จากนั้นคลิก "ตกลง"
- ถ้ารายการในรายการดรอปดาวน์กว้างกว่าคอลัมน์ของเซลล์ ให้เปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์ของเซลล์เพื่อแสดงข้อความทั้งหมด
