มีเหตุการณ์มากมายในชีวิตที่คุณต้องขอต่อเวลา บางทีคุณอาจต้องการเวลาทำการบ้านหรือมีปัญหาในการทำโครงงานตรงเวลา ในช่วงเวลาดังกล่าว คุณควรจะสามารถเขียนจดหมายขอขยายเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพและเหมาะสม คิดเกี่ยวกับคำขอของคุณ เช่น คุณต้องการเวลาเท่าไรและเพราะเหตุใด จากนั้นเขียนจดหมายในสไตล์ที่เป็นทางการแล้วส่งไปพร้อมกับเครื่องติดตามเพื่อให้คุณสงบสติอารมณ์
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การรวบรวมเนื้อหาของจดหมาย
ขั้นตอนที่ 1 เขียนโดยเร็วที่สุด
เมื่อคุณรู้ว่าคุณต้องการขยายเวลา ให้เตรียมจดหมายทันที คุณควรให้เวลาผู้รับมากที่สุดในการตัดสินใจเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ คุณยังต้องแสดงความพร้อมทั้งๆ ที่คุณกำลังขอปรับตารางเวลา
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดเวลาเพิ่มเติมที่คุณต้องการ
พิจารณาปัจจัยทั้งหมดและขอตามความเป็นจริง หากเวลาที่ขอสั้นเกินไป คุณอาจต้องขอขยายเวลาในภายหลัง เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ไม่ควรพลาดกำหนดเวลา ดังนั้น จะเป็นการดีที่สุดถ้าการคำนวณของคุณเกินจริงไปหน่อย
- คุณอาจต้องพิจารณาจดหมายฉบับนี้เป็นส่วนหนึ่งของการเจรจา ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ในกรณีนี้ เป็นการดีที่จะขอเวลาเพิ่มเพื่อให้ยังมีที่ว่างสำหรับการประนีประนอมและหาจุดกึ่งกลาง
- วัดความเร็วของคุณตามความคืบหน้าในปัจจุบันและส่วนใดที่ยังไม่เสร็จ ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานในโครงการให้คำปรึกษาเป็นเวลาสามเดือน คุณควรจะสามารถประเมินได้ว่างานที่ยังทำไม่เสร็จเป็นจำนวนเท่าใด
- โปรดทราบว่าผู้รับจดหมายอาจมีการจำกัดเวลาด้วย บางทีพวกเขาอาจมีเส้นตายที่ควรถูกผลักกลับในตอนนี้ ตัวอย่างเช่น อาจารย์มักจะต้องให้คะแนนคณาจารย์กลางภาคเรียนและต้องกำหนดเวลาส่งงานของนักศึกษาตามกำหนดเวลา
ขั้นตอนที่ 3 รู้กฎ
ทราบกำหนดเวลาที่แน่นอนก่อนที่คุณจะขอปรับปรุง อย่าให้รู้สึกว่าคุณไม่สามารถจัดการเวลาได้ด้วยการขอขยายเวลาโดยไม่ทราบสถานการณ์ปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น หน่วยงานรัฐบาลบางแห่งกำหนดให้คุณต้องส่งคำขอภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากการติดต่อครั้งแรก ถ้าไปไม่ถึงก็บอกได้เลยว่าตารางงานแน่นเกินไป
ขั้นตอนที่ 4 รวมคำอธิบายที่สมเหตุสมผล
คุณอุทิศเวลาในการร่างจดหมายและผู้รับก็ใช้เวลาในการอ่านเช่นกัน ดังนั้น ทำให้จดหมายฉบับนี้มีความหมาย นึกถึงเหตุผลที่แท้จริงของคุณและถ่ายทอดให้ผู้รับทราบอย่างตรงไปตรงมา อย่าโกหกหรือพูดเกินจริงเหตุผลเพราะคุณจะสูญเสียตัวเอง
- เหตุผลที่ดีที่สามารถหยิบยกขึ้นมาได้คือความปรารถนาที่จะทำงานอย่างละเอียดถี่ถ้วนและรอบคอบ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังทำโครงการที่มีผลกระทบต่อความปลอดภัยของผู้คนจำนวนมาก การระบุข้อเท็จจริงนี้ในคำอธิบายของคุณจะเป็นประโยชน์ต่อคุณ
- หากมีเหตุผลหลายประการ ให้เลือกเหตุผลที่ดีที่สุด ตัวอย่างเช่น หากคุณเลื่อนการเสนองานออกไป พูดว่าคุณต้องการทำวิจัยเพิ่มเติมเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการเคลื่อนย้าย (หากเป็นเรื่องจริง) อย่าพูดว่าคุณกำลังรอข้อเสนออื่นด้วย
ขั้นตอนที่ 5. ระบุรายละเอียดที่เลือก
รายละเอียดจะให้สัมผัสของความถูกต้องและทักษะในการเขียน นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณกำลังเขียนจดหมายถึงรัฐบาลหรือกลุ่มคนที่คุณไม่เคยพบเป็นการส่วนตัว
- ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณปู่ของคุณเสียชีวิตก่อนกำหนดส่งเรียงความของวิทยาลัยสองวันก่อนกำหนด คุณอาจต้องการอธิบายว่าเหตุการณ์นี้เป็น "เหตุฉุกเฉินในครอบครัว" ไม่ใช่แค่ "เรื่องฉุกเฉิน" คุณจะต้องพูดถึงการจากไปของคุณปู่และข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับการเดินทางกลับบ้านของคุณ
- เตรียมเอกสารก่อนยื่นคำร้อง คุณอาจต้องอธิบายการสมัครหรือการจ้างงานครั้งก่อนของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณติดต่อกับรัฐบาลหรือหน่วยงานราชการอื่นๆ แสดงว่าคุณได้ทำตามขั้นตอนทั้งหมดของกระบวนการจนถึงจุดนี้จะเป็นประโยชน์ต่อกรณีของคุณ
ขั้นตอนที่ 6 เลือกรูปแบบและเนื้อหาที่เป็นบวก
ไม่มีใครอยากอ่านจดหมายที่มีการร้องเรียน ให้อธิบายเหตุการณ์เชิงลบอย่างรวดเร็วและได้ระดับ จากนั้นไปยังวิธีแก้ปัญหาเชิงบวกที่คุณขอ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณรู้สึกว่าข้อเสนอเงินเดือนเริ่มต้นของคุณต่ำเกินไป คุณอาจเขียนว่า "ฉันต้องการเวลาพิจารณาข้อเสนอของคุณ อย่างไรก็ตาม ฉันรู้สึกว่าเงินเดือนที่สูงขึ้นช่วยให้ฉันทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น"
ขั้นตอนที่ 7 ค้นคว้าจดหมายก่อนที่จะส่ง
โปรดสละเวลาสักครู่เพื่ออ่านจดหมายของคุณซ้ำก่อนส่ง มองหาข้อผิดพลาดด้านบรรณาธิการและการพิมพ์ เรียกใช้โปรแกรมตรวจสอบไวยากรณ์และตัวสะกดบนคอมพิวเตอร์ ขอให้เพื่อนที่คุณไว้ใจอ่าน อย่ารีบเร่งหรือข้ามขั้นตอนนี้ เพราะถ้าคุณทำผิดพลาด คุณจะถือว่าประมาทและอาจส่งผลต่อผลลัพธ์สุดท้าย
วิธีที่ 2 จาก 3: ปฏิบัติตามกฎการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ
ขั้นตอนที่ 1 เตรียมส่วนชื่อเรื่อง
วันที่ควรอยู่ที่มุมขวาบนของหน้า ข้ามหนึ่งบรรทัดด้านล่าง จากนั้นเขียนที่อยู่โดยจัดชิดขวาด้วย จากนั้นข้ามบรรทัดอื่นและจดที่อยู่แบบเต็มของผู้รับที่จัดชิดซ้าย
หากคำขอถูกส่งทางอีเมล คุณสามารถละเว้นส่วนวันที่และที่อยู่ แล้วไปที่คำทักทายโดยตรง อย่างไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้หัวข้อที่มีประสิทธิภาพและชัดเจน ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งจดหมายถึงอาจารย์ ให้เขียนหัวข้อ "คำขอขยายเวลาเอกสารประวัติศาสตร์ชวาของ Andi Widodo"
ขั้นตอนที่ 2 ใช้คำทักทายที่เป็นทางการและสมบูรณ์
เริ่มต้นด้วย "ที่รัก" จากนั้นตามด้วยชื่อเรื่องและชื่อ ตัวอย่างเช่น “เรียน นายบาสโคโระ" หรือ "เรียน นางดาร์มาวตี” บางครั้งคุณต้องใช้ชื่อที่ซับซ้อน เช่น “Dear ศาสตราจารย์อับดุลเราะห์มาน" หรือ "เรียน ระเด็น วีระนงค์รัตน์".
- แม้ว่าคุณจะรู้จักผู้รับอย่างไม่เป็นทางการ จดหมายฉบับนี้ยังคงเป็นคำขออย่างเป็นทางการ ดังนั้นรูปแบบและเนื้อหาควรเป็นทางการ อย่าเขียนว่า "สวัสดี ดอน" เป็นต้น
- พยายามหาคนที่จะรับจดหมายของคุณ มิฉะนั้น จดหมายของคุณจะดูเหมือนรูปแบบจดหมาย ตัวอย่างเช่น “เรียน ระเด็น วีระนงค์รัตน์ ดีกว่า "แด่ผู้สนใจ"
ขั้นตอนที่ 3 ใช้การจัดรูปแบบย่อหน้าสั้น
เนื้อหาของจดหมายควรประกอบด้วย 1-3 ย่อหน้าเท่านั้น ในกรณีส่วนใหญ่ คุณสามารถเปิดด้วย 1-2 บรรทัด อธิบายคำขอเป็น 2-4 บรรทัด และสรุปด้วย 1-2 บรรทัด หากคุณต้องพัฒนาถึงสามย่อหน้าเต็ม ให้แยกคำนำ เนื้อหา และบทสรุปออกจากกัน
หากต้องการเปิดจดหมาย คุณสามารถพูดว่า "ฉันคือ Andi Widodo นักเรียนที่เข้าเรียนวิชาประวัติศาสตร์ชวาของคุณทุกเช้าวันจันทร์ในห้อง III-C" สิ่งนี้จะปลุกความทรงจำของอาจารย์ให้ตื่นขึ้นและเขาจะไม่ต้องค้นหาว่าคุณเป็นใคร
ขั้นตอนที่ 4 ให้ความสนใจกับคำสรุป
อย่ามองข้ามความสำคัญของข้อสรุปที่มั่นคง ใช้ประโยคสุดท้ายนี้เพื่อทบทวนกรณีของคุณ (ในหนึ่งบรรทัด) และขอบคุณผู้รับที่สละเวลา คุณสามารถเขียนว่า “ขอบคุณสำหรับเวลาและการพิจารณาของคุณ”
- ปิดจดหมายด้วยคำทักทายที่เป็นทางการก่อนชื่อของคุณ บางส่วนของพวกเขาคือ "ขอแสดงความนับถือ", "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ด้วยความเคารพ"
- หากคุณต้องการคำตอบภายในเวลาที่กำหนด ให้ใส่ข้อมูลนั้นในตอนท้าย คุณสามารถใส่ไว้ในบรรทัดขอบคุณ ตัวอย่างเช่น “ขอบคุณสำหรับการพิจารณาของคุณและฉันหวังว่าจะได้รับการติดต่อจากคุณในสัปดาห์หน้า” เมื่อเขียนส่วนนี้ พยายามอย่าให้มีความรู้สึกกดดันหรือไล่ตามผู้รับ
ขั้นตอนที่ 5. ป้อนชื่อเต็มและลายเซ็นของคุณ
ใต้คำทักทาย "ขอแสดงความนับถือ" เว้นว่างไว้ 3-4 บรรทัด จากนั้นเขียนชื่อเต็มโดยจัดชิดซ้าย ใช้บรรทัดว่างเพื่อเพิ่มลายเซ็นต้นฉบับ หากจะส่งจดหมายนี้ทางอีเมล คุณสามารถลบบรรทัดว่างและพิมพ์ชื่อได้เลย
วิธีที่ 3 จาก 3: การส่งจดหมายถึงผู้รับ
ขั้นตอนที่ 1 ทำหรือบันทึกสำเนาจดหมายของคุณ
หลังจากตรวจทานร่างจดหมายแล้วและก่อนส่ง ให้ถ่ายรูปจดหมาย (โอนเป็น PDF) บันทึกร่างแบบออนไลน์หรือถ่ายสำเนา คุณอาจต้องจดวันที่จัดส่งหากไม่ตรงกับวันที่ในจดหมาย เก็บสำเนานี้ไว้ในที่ปลอดภัยสำหรับไฟล์ส่วนบุคคล
ขั้นตอนที่ 2. จัดส่งโดยการจัดส่งแบบมาตรฐาน
นำจดหมายไปที่ที่ทำการไปรษณีย์ ส่งให้พนักงาน หรือใส่ไว้ในตู้ไปรษณีย์ หากคุณต้องการความมั่นใจว่าได้รับจดหมายแล้ว ให้ขอบริการติดตาม
หากส่งจดหมายทางไปรษณีย์ ให้พิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์คุณภาพสูงและหมึกพิมพ์ที่ดี โดยทั่วไปแล้วจะไม่ยอมรับจดหมายขอที่เขียนด้วยลายมือ
ขั้นตอนที่ 3 ส่งทางอีเมล
นี่อาจเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการส่งคำขอ เนื่องจากใช้เวลาไม่นานและมีความน่าเชื่อถือมาก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่อยู่อีเมลของผู้รับถูกต้อง และใส่หมายเลขประจำตัวของคุณ หากเกี่ยวข้อง ในเรื่อง
- ผู้รับสามารถดูวันและเวลาที่คุณส่งอีเมลได้ พึงระวังสิ่งนี้หากคุณส่งอีเมลถึงดึกบ่อยครั้ง
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณเป็นทางการโดยใช้ที่อยู่ที่คุณใช้ ส่งจากบัญชีที่ดูเป็นมืออาชีพ ตัวอย่างของบัญชีอีเมลที่เหมาะสมสำหรับการทำงานคือ "[email protected]"
- หากคุณกำลังส่งจดหมายทางแฟกซ์ โปรดรอหน้ายืนยันที่ระบุว่าส่งและรับจดหมายของคุณเรียบร้อยแล้ว
ขั้นตอนที่ 4 ทำการร้องขอทางโทรศัพท์แทนจดหมาย
หากคำขอของคุณเร่งด่วนหรือใกล้ถึงนาทีสุดท้าย อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะถามด้วยตนเองทางโทรศัพท์ หากเป็นกรณีนี้ ให้ยึดทัศนคติที่เป็นทางการและระบุกรณีของคุณอย่างสอดคล้องกัน
เคล็ดลับ
- พยายามเขียนจดหมายไม่เกินหนึ่งหน้า จดหมายแบบนี้ดูสมบูรณ์แต่อ่านง่าย
- รู้ว่าผู้รับจะส่งการตอบกลับเช่นจดหมายยืนยันหรือไม่
คำเตือน
- สัญญาบางอย่างที่เป็นจริง อย่าปล่อยให้เวลาพิเศษของคุณถูกใช้ไปกับงานเพิ่มเติม
- ใช้ประโยชน์สูงสุดจากส่วนขยายนี้ อย่าให้คุณต้องขอขยายเวลาอีก
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวมรูปแบบที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว บางองค์กรกำหนดให้คุณใช้รูปแบบจดหมายที่พวกเขากำหนดไว้