คำชี้แจงปัญหาคือข้อความสั้น ๆ ที่มักจะอยู่ที่จุดเริ่มต้นของรายงานหรือข้อเสนอเพื่ออธิบายปัญหาหรือออกเอกสารที่กล่าวถึงผู้อ่าน โดยทั่วไป คำแถลงปัญหาจะสรุปข้อเท็จจริงพื้นฐานของปัญหา อธิบายว่าเหตุใดปัญหาจึงมีความสำคัญ และกำหนดวิธีแก้ปัญหาอย่างรวดเร็วและตรงที่สุด สูตรปัญหามักใช้ในโลกธุรกิจเพื่อวัตถุประสงค์ในการวางแผน แต่ยังสามารถใช้ในสถานการณ์ทางวิชาการโดยเป็นส่วนหนึ่งของรายงานที่มีสไตล์ เช่น รายงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือโครงการ ดูขั้นตอนที่ 1 ด้านล่างเพื่อเริ่มต้นเขียนสูตรปัญหาของคุณเอง!
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การเขียนคำชี้แจงปัญหาของคุณเอง
ขั้นตอนที่ 1 อธิบายสถานะ "ในอุดมคติ"
มีหลายวิธีในการเขียนคำชี้แจงปัญหา - แหล่งข้อมูลบางแห่งแนะนำให้ไปที่ปัญหาโดยตรง ในขณะที่บางแหล่งแนะนำให้ระบุบริบทเบื้องหลังก่อนเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจปัญหา (และวิธีแก้ปัญหา) ได้ง่ายขึ้น หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นอย่างไร ให้เลือกตัวเลือกที่สอง แม้ว่าความกะทัดรัดจะเป็นสิ่งที่การเขียนเชิงปฏิบัติทุกฉบับควรมีจุดมุ่งหมาย แต่ความเข้าใจที่ดีนั้นสำคัญยิ่งกว่า เริ่มต้นด้วยการอธิบายว่าสิ่งต่าง ๆ ควรทำงานอย่างไร ก่อนที่คุณจะพูดถึงปัญหาของคุณ ให้อธิบายสองสามประโยคว่าสิ่งต่างๆ จะเป็นอย่างไรหากไม่มีปัญหา
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเราทำงานให้กับสายการบินใหญ่ๆ และเราเห็นว่าวิธีที่ผู้โดยสารขึ้นเครื่องบินของเรานั้นไม่มีประสิทธิภาพในการใช้เวลาและทรัพยากร ในกรณีนี้ เราอาจเริ่มกำหนดปัญหาด้วยการอธิบายสถานการณ์ในอุดมคติซึ่งระบบการขึ้นเครื่องไม่มีประสิทธิภาพที่สายการบินควรบรรลุ เช่นนี้ "โปรโตคอลการขึ้นเครื่องที่ใช้โดย ABC Airlines ควรมุ่งหมายที่จะให้ผู้โดยสารทุกคนในเที่ยวบินนี้ขึ้นเครื่อง อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพเพื่อให้เครื่องบินสามารถขึ้นเครื่องได้เร็วที่สุด กระบวนการขึ้นเครื่องต้องได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับเวลาที่มีประสิทธิภาพแต่ต้องเรียบง่ายเพียงพอเพื่อให้ผู้โดยสารทุกคนสามารถเข้าใจได้ง่าย"
ขั้นตอนที่ 2 อธิบายปัญหาของคุณ
Charles Kettering นักประดิษฐ์กล่าวไว้ว่า "ปัญหาที่มีการระบุชัดเจนคือปัญหาที่แก้ได้เพียงครึ่งเดียว" เป้าหมายที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่ง (ถ้าไม่ใช่สิ่งสำคัญที่สุด) ของคำชี้แจงปัญหาคือการระบุปัญหาที่ส่งถึงผู้อ่านด้วยวิธีที่ชัดเจน ตรงไปตรงมา และเข้าใจง่าย สรุปปัญหาที่คุณต้องการแก้ไขโดยย่อ - ข้อมูลนี้จะเข้าถึงหัวใจของปัญหาและจัดตำแหน่งข้อมูลที่สำคัญที่สุดในข้อความแจ้งปัญหาไว้ด้านบนสุด ซึ่งมองเห็นได้ชัดเจนที่สุด หากคุณเพิ่งระบุสถานะที่ "เหมาะ" ตามที่แนะนำข้างต้น คุณอาจต้องการเริ่มต้นประโยคด้วยประโยคเช่น "อย่างไรก็ตาม … " หรือ "น่าเสียดาย …" เพื่อแสดงว่าปัญหาที่คุณระบุคือ สิ่งที่ขัดขวางไม่ให้วิสัยทัศน์ในอุดมคติกลายเป็นความจริง
สมมติว่าเราคิดว่าเราได้พัฒนาระบบที่เร็วกว่าและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการรับผู้โดยสารขึ้นเครื่องบินของเรามากกว่าระบบที่นั่งแบบ "ถอยไปด้านหน้า" ทั่วไป ในกรณีนี้ เราอาจดำเนินการต่อด้วยประโยคสองสามประโยค เช่น "อย่างไรก็ตาม ระบบการขึ้นเครื่องบินในปัจจุบันของ ABC Airlines เป็นการใช้เวลาและทรัพยากรของบริษัทอย่างไม่มีประสิทธิภาพ การเสียเวลาของพนักงาน ระเบียบการขึ้นเครื่องในปัจจุบันทำให้บริษัทมีการแข่งขันน้อยลง และโดย มีส่วนทำให้กระบวนการขึ้นเครื่องช้า ทำให้ภาพลักษณ์ของแบรนด์ไม่เอื้ออำนวย"
ขั้นตอนที่ 3 อธิบายต้นทุนทางการเงินของปัญหาของคุณ
ทันทีที่คุณระบุปัญหา คุณจะต้องอธิบายว่าเหตุใดจึงเป็นเรื่องใหญ่ เพราะไม่มีใครมีเวลาหรือทรัพยากรพอที่จะพยายามแก้ปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ทุกปัญหา ในโลกธุรกิจ เงินมักจะเป็นส่วนสำคัญที่สุด ดังนั้น คุณจะต้องพยายามเน้นถึงผลกระทบทางการเงินของปัญหาที่มีต่อบริษัทหรือองค์กรที่คุณตั้งเป้าไว้ ตัวอย่างเช่น ปัญหาที่คุณพูดถึงทำให้ธุรกิจของคุณไม่สามารถทำเงินได้มากขึ้นหรือไม่? กำลังระบายเงินธุรกิจของคุณอยู่หรือไม่? มันทำลายภาพลักษณ์แบรนด์ของคุณและทำให้เงินธุรกิจของคุณหมดไปโดยอ้อมหรือไม่? ให้ชัดเจนและเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับภาระทางการเงินของปัญหาของคุณ - พยายามกำหนดจำนวนเงินที่แน่นอน (หรือค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม) ของปัญหาของคุณ
ในตัวอย่างสายการบินของเรา เราสามารถอธิบายต่อไปถึงต้นทุนทางการเงินของปัญหาเช่นนี้: "ความไร้ประสิทธิภาพของระบบขึ้นเครื่องในปัจจุบันเป็นภาระทางการเงินที่สำคัญของบริษัท โดยเฉลี่ยแล้ว ระบบการขึ้นเครื่องปัจจุบันจะเสียเวลาประมาณสี่นาทีต่อการขึ้นเครื่องแต่ละครั้ง ส่งผลให้ต้องเสียชั่วโมงการทำงานทั้งหมด 20 ชั่วโมงต่อวันในแต่ละเที่ยวบินของ ABC ซึ่งถือเป็นการสิ้นเปลืองประมาณ 400 ดอลลาร์ต่อวัน หรือ 146,000 ดอลลาร์ต่อปี”
ขั้นตอนที่ 4 บัญชีสำหรับใบแจ้งยอดของคุณ
ไม่ว่าคุณจะเรียกร้องเงินจำนวนเท่าใด ปัญหาของคุณกับบริษัทของคุณหมดไป หากคุณไม่สามารถให้เหตุผลในการอ้างสิทธิ์ด้วยหลักฐานที่สมเหตุสมผล คุณก็อาจไม่ถูกเอาจริงเอาจัง ทันทีที่คุณเริ่มกล่าวอ้างอย่างเฉพาะเจาะจงว่าปัญหาของคุณนั้นร้ายแรงเพียงใด คุณควรเริ่มสนับสนุนคำกล่าวของคุณพร้อมหลักฐาน ในบางกรณี อาจมาจากการวิจัยของคุณเอง จากข้อมูลจากการวิจัยหรือโครงการที่เกี่ยวข้อง หรือแม้แต่จากแหล่งบุคคลที่สามที่มีชื่อเสียง
- ในบางสถานการณ์ขององค์กรและวิชาการ คุณอาจต้องอ้างอิงหลักฐานของคุณอย่างชัดเจนในข้อความของข้อความแจ้งปัญหาของคุณ ในขณะที่ในสถานการณ์อื่นๆ การใช้เชิงอรรถหรือตัวย่ออื่นๆ สำหรับการอ้างอิงของคุณก็เพียงพอแล้ว หากคุณไม่แน่ใจ ให้ขอคำแนะนำจากเจ้านายหรืออาจารย์ของคุณ
- มาทบทวนประโยคที่เราใช้ในขั้นตอนที่แล้วกันอีกครั้ง พวกเขาอธิบายค่าใช้จ่ายของปัญหา แต่ไม่ได้อธิบายว่าค่าใช้จ่ายเหล่านี้ถูกค้นพบได้อย่างไร คำอธิบายที่ละเอียดยิ่งขึ้นอาจรวมถึงสิ่งนี้: "… จากข้อมูลการติดตามประสิทธิภาพภายใน [1] โดยเฉลี่ยแล้ว ระบบการขึ้นเครื่องในปัจจุบันจะเสียเวลาประมาณสี่นาทีต่อเซสชันการขึ้นเครื่อง ส่งผลให้มีการทำงานที่สูญเปล่าทั้งสิ้น 20 ชั่วโมงต่อวันในเที่ยวบินของ ABC แต่ละเที่ยวบิน พนักงานของ Terminal ได้รับค่าจ้างโดยเฉลี่ย 20 เหรียญต่อชั่วโมง ดังนั้นจึงเป็นการเสียเงินประมาณ 400 เหรียญสหรัฐต่อวัน หรือ 146,000 เหรียญสหรัฐต่อปี" โปรดสังเกตเชิงอรรถ - ในการแถลงปัญหาที่เกิดขึ้นจริง สิ่งนี้จะสอดคล้องกับข้อมูลอ้างอิงหรือภาคผนวกที่มีข้อมูลที่ระบุ.
ขั้นตอนที่ 5. เสนอวิธีแก้ปัญหา
เมื่อคุณได้อธิบายว่าปัญหาคืออะไรและเหตุใดจึงสำคัญมาก ให้ไปอธิบายวิธีที่คุณเสนอให้ดูแล เช่นเดียวกับข้อความเดิมของปัญหาของคุณ คำอธิบายเกี่ยวกับวิธีแก้ปัญหาของคุณควรเขียนให้ชัดเจนและรัดกุมที่สุดเท่าที่จะทำได้ ยึดมั่นในแนวคิดที่ใหญ่ สำคัญ และเป็นรูปธรรม และทิ้งรายละเอียดเล็กๆ ไว้ในภายหลัง คุณจะมีโอกาสมากมายที่จะเข้าถึงทุกแง่มุมเล็กๆ น้อยๆ ของโซลูชันที่คุณเสนอในเนื้อหาของข้อเสนอ
ในตัวอย่างสายการบินของเรา วิธีแก้ไขปัญหาการขึ้นเครื่องที่ไม่มีประสิทธิภาพคือระบบใหม่ที่เราคิดค้นขึ้น ดังนั้นเราจึงควรอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับโครงร่างของระบบใหม่นี้โดยไม่ต้องลงรายละเอียดเล็กน้อย เราอาจพูดบางอย่างเช่น "การใช้ระบบการขึ้นเครื่องที่ดัดแปลงซึ่งเสนอโดยดร. เอ็ดเวิร์ดไรท์ของสถาบัน Kowlard Business Efficiency Institute ซึ่งควบคุมผู้โดยสารให้ขึ้นเครื่องบินจากด้านข้างแทนที่จะเป็นด้านหลัง สายการบิน ABC Airlines สามารถขจัดเวลาสี่นาทีที่เสียไป" จากนั้นเราอาจดำเนินการต่อ อธิบายส่วนสำคัญของระบบใหม่ แต่เราจะไม่ใช้มากกว่าหนึ่งหรือสองประโยคในการทำเช่นนี้เพราะ "เนื้อ" ของการวิเคราะห์ของเราจะอยู่ในส่วนของข้อเสนอ
ขั้นตอนที่ 6 อธิบายประโยชน์ของการแก้ปัญหา
อีกครั้ง เมื่อคุณได้บอกผู้อ่านของคุณว่าควรทำอย่างไรกับปัญหานี้ ความคิดที่ดีคือการอธิบายว่าทำไมวิธีแก้ปัญหานี้จึงเป็นความคิดที่ดี เนื่องจากธุรกิจต่างๆ พยายามเพิ่มประสิทธิภาพและหารายได้มากขึ้นอยู่เสมอ คุณจะต้องมุ่งเน้นที่ผลกระทบทางการเงินของโซลูชันของคุณเป็นหลัก - ต้นทุนที่จะลดลง จะสร้างรายได้รูปแบบใหม่ใดบ้าง และอื่นๆ คุณยังสามารถอธิบายผลประโยชน์ที่ไม่สามารถจับต้องได้ เช่น ความพึงพอใจของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น แต่คำอธิบายทั้งหมดไม่ควรยาวเกินสองสามประโยคต่อย่อหน้า
ในตัวอย่างของเรา เราอาจอธิบายสั้น ๆ ว่าบริษัทของเราสามารถทำกำไรได้อย่างไรจากเงินที่โซลูชันของเราประหยัดได้ ประโยคสองสามประโยคเช่นนี้อาจใช้ได้ผล: "ABC Airlines อาจได้รับประโยชน์อย่างมากจากการใช้โปรแกรมการขึ้นเครื่องใหม่นี้ ตัวอย่างเช่น เงินออมประจำปีโดยประมาณที่ 146,000 เหรียญสหรัฐ อาจเป็นแหล่งรายได้ใหม่ เช่น การขยายการเลือกเที่ยวบินไปยังตลาดที่มีความต้องการสูง นอกจากนี้ ด้วยการเป็นสายการบินอินโดนีเซียรายแรกที่ใช้โซลูชันนี้ ABC จะได้รับการยอมรับอย่างมากในฐานะผู้นำเทรนด์อุตสาหกรรมในด้านมูลค่าและความสะดวกสบาย"
ขั้นตอนที่ 7 สรุปโดยสรุปปัญหาและแนวทางแก้ไข
เมื่อคุณได้นำเสนอวิสัยทัศน์ในอุดมคติสำหรับบริษัทของคุณ ระบุปัญหาที่ขัดขวางไม่ให้คุณบรรลุตามอุดมคติและแนวทางแก้ไขที่แนะนำ คุณก็เกือบจะเสร็จแล้ว สิ่งที่คุณต้องทำคือสรุปด้วยบทสรุปของข้อโต้แย้งหลักของคุณ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเปลี่ยนเข้าสู่เนื้อหาหลักของข้อเสนอของคุณได้อย่างง่ายดาย ไม่จำเป็นต้องสรุปผลนี้มากเกินความจำเป็น - พยายามระบุในไม่กี่ประโยคถึงส่วนสำคัญของสิ่งที่ได้อธิบายไว้ในคำชี้แจงปัญหาของคุณและแนวทางที่คุณตั้งใจจะใช้ในเนื้อหาของบทความ.
ในตัวอย่างสายการบินของเรา เราอาจสรุปได้ดังนี้: "การปรับโปรโตคอลการขึ้นเครื่องให้เหมาะสมในปัจจุบันหรือการใช้โปรโตคอลใหม่และมีประสิทธิภาพมากขึ้นมีความสำคัญต่อความสามารถในการแข่งขันของบริษัทอย่างต่อเนื่อง ในข้อเสนอนี้ โปรโตคอลการขึ้นเครื่องทางเลือกที่พัฒนาโดย Dr Right จะได้รับการวิเคราะห์ความเป็นไปได้และ แนะนำขั้นตอนการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ” สรุปประเด็นหลักของคำชี้แจงปัญหา - ว่าขั้นตอนการขึ้นเครื่องปัจจุบันไม่ดีนักและขั้นตอนใหม่ดีกว่า - และบอกผู้อ่านว่าจะทำอย่างไรต่อไปหากพวกเขาอ่านต่อ
ขั้นตอนที่ 8 สำหรับงานวิชาการ อย่าลืมคำแถลงวิทยานิพนธ์
หากคุณต้องเขียนคำชี้แจงปัญหาสำหรับโรงเรียน/วิทยาลัย ไม่ใช่สำหรับการทำงาน กระบวนการส่วนใหญ่จะเหมือนกัน แต่อาจมีสิ่งอื่น ๆ ที่คุณจะต้องพิจารณาเพื่อให้เกรดดี ตัวอย่างเช่น ชั้นเรียนการเขียนทางวิทยาศาสตร์จำนวนมากจะขอให้คุณรวมข้อความวิทยานิพนธ์ไว้ในคำชี้แจงปัญหาของคุณ คำแถลงวิทยานิพนธ์ (บางครั้งเรียกง่ายๆ ว่า "วิทยานิพนธ์") เป็นประโยคเดียวที่สรุปข้อโต้แย้งทั้งหมดของคุณ จนถึงแก่นแท้ของมัน ข้อความวิทยานิพนธ์ที่ดีระบุทั้งปัญหาและวิธีแก้ปัญหาอย่างกระชับและชัดเจนที่สุด
- ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเรากำลังเขียนบทความเกี่ยวกับโรงงานเรียงความเชิงวิชาการ - บริษัทที่ขายงานเขียนล่วงหน้าและ/หรือสั่งทำพิเศษเพื่อให้นักเรียนซื้อและส่งเป็นงานของตนเอง เป็นคำแถลงของวิทยานิพนธ์ของเรา เราสามารถใช้ประโยคนี้ซึ่งรับทราบปัญหาและแนวทางแก้ไขที่เราจะนำเสนอ: "การฝึกซื้อเรียงความทางวิชาการที่ขัดขวางกระบวนการเรียนรู้และเป็นประโยชน์ต่อนักเรียนที่ร่ำรวยสามารถเอาชนะได้โดยให้อาจารย์ที่มีอำนาจ เครื่องมือวิเคราะห์ดิจิทัล.."
- บางชั้นเรียนกำหนดให้คุณต้องวางประโยควิทยานิพนธ์ในตำแหน่งเฉพาะในข้อความแจ้งปัญหาของคุณ (เช่น เป็นประโยคแรกหรือประโยคสุดท้าย) มิฉะนั้น คุณจะมีอิสระมากขึ้น - ตรวจสอบกับอาจารย์ของคุณหากคุณไม่แน่ใจ
ขั้นตอนที่ 9 ทำตามขั้นตอนเดียวกันสำหรับปัญหาด้านแนวคิด
ไม่ใช่ว่ารายงานปัญหาทั้งหมดจะเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับปัญหาในทางปฏิบัติและปัญหาจริง บางคนโดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านวิชาการ (และโดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านมนุษยศาสตร์) จะจัดการกับปัญหาเชิงแนวคิด - ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับวิธีที่เราคิดเกี่ยวกับแนวคิดนามธรรม ในกรณีนี้ คุณยังสามารถใช้กรอบการกำหนดปัญหาพื้นฐานเดียวกันเพื่อนำเสนอปัญหาในมือได้ (ในขณะที่เปลี่ยนจากการมุ่งเน้นทางธุรกิจอย่างชัดเจน) กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณจะต้องระบุปัญหา (บ่อยครั้งในปัญหาเชิงแนวคิด สิ่งนี้ใช้รูปแบบที่แนวคิดบางอย่างไม่เข้าใจดี) อธิบายว่าเหตุใดจึงเป็นปัญหา อธิบายว่าคุณวางแผนจะจัดการกับปัญหาอย่างไร และสรุปปัญหาทั้งหมด นี้โดยสรุป..
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเราถูกขอให้เขียนคำแถลงปัญหาสำหรับรายงานเกี่ยวกับความสำคัญของสัญลักษณ์ทางศาสนาใน The Brothers Karamazov ของ Fyodor Dostoevsky ในกรณีนี้ การกำหนดปัญหาของเราควรระบุบางแง่มุมที่ไม่เข้าใจในสัญลักษณ์ทางศาสนาของนวนิยายเรื่องนี้ดีนัก ให้อธิบายว่าเหตุใดสิ่งนี้จึงสำคัญ (เช่น เราอาจกล่าวได้ว่าความเข้าใจสัญลักษณ์ทางศาสนาในนวนิยายดีขึ้นสามารถดึงข้อมูลเชิงลึกใหม่ๆ จาก หนังสือ).) และจัดวางแผนการสนับสนุนข้อโต้แย้งของเรา
วิธีที่ 2 จาก 2: ขัดสูตรปัญหาของคุณ
ขั้นตอนที่ 1. สรุป
หากมีสิ่งหนึ่งที่ควรคำนึงถึงเมื่อเขียนรายงานปัญหา นั่นก็คือ รายงานปัญหาไม่ควรยาวเกินความจำเป็นในการนำเสนอปัญหาและแนวทางแก้ไขให้กับผู้อ่าน อย่าเสียคำพูด ประโยคใดๆ ที่ไม่ได้มีส่วนโดยตรงต่อวัตถุประสงค์ของคำชี้แจงปัญหานี้ควรถูกลบออก ใช้ภาษาที่ชัดเจนและตรงไปตรงมา อย่าจมอยู่กับรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ - คำชี้แจงปัญหาควรจัดการกับสาระสำคัญของปัญหาและวิธีแก้ไขเท่านั้น โดยทั่วไป ให้ระบุข้อความแจ้งปัญหาของคุณให้สั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้โดยไม่กระทบต่อลักษณะการให้ข้อมูล
คำชี้แจงปัญหาไม่ใช่สถานที่สำหรับเพิ่มความคิดเห็นส่วนตัวหรือ "รสชาติ" ของคุณเอง เนื่องจากจะทำให้คำชี้แจงปัญหายาวนานขึ้นโดยไม่มีจุดประสงค์ในทางปฏิบัติ คุณอาจหรือไม่มีโอกาสใช้เนื้อหาที่ละเอียดมากขึ้นในเนื้อหาของเอกสาร ขึ้นอยู่กับความจริงจังของหัวข้อและผู้อ่านของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 เขียนสำหรับผู้อ่านของคุณ
เมื่อเขียนปัญหา สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าคุณกำลังเขียนเพื่อคนอื่น ไม่ใช่เพื่อตัวคุณเอง ผู้อ่านแต่ละคนจะมีความรู้ที่แตกต่างกัน มีเหตุผลในการอ่านที่แตกต่างกัน และมีทัศนคติต่อปัญหาที่แตกต่างกัน ดังนั้นพยายามนึกถึงกลุ่มเป้าหมายของคุณในขณะที่คุณเขียน คุณต้องการให้คำชี้แจงปัญหาของคุณชัดเจนและง่ายสำหรับผู้อ่านที่จะเข้าใจมากที่สุด ซึ่งหมายความว่าคุณอาจต้องปรับเปลี่ยนน้ำเสียง สไตล์ และพจน์ของคุณจากผู้อ่านประเภทหนึ่งไปยังอีกประเภทหนึ่ง ขณะที่คุณเขียน พยายามถามตัวเองเช่น:
- "ฉันเขียนเพื่อใครโดยเฉพาะ"
- "ทำไมฉันต้องจัดการกับผู้อ่านประเภทนี้?"
- "ผู้อ่านคนนี้รู้เงื่อนไขและแนวคิดทั้งหมดเช่นเดียวกับฉันหรือไม่"
- "ผู้อ่านคนนี้มีทัศนคติแบบเดียวกับฉันในเรื่องนี้หรือไม่"
- "ทำไมผู้อ่านของฉันถึงสนใจเรื่องนี้?"
ขั้นตอนที่ 3 อย่าใช้คำศัพท์โดยไม่ได้กำหนด
ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น คำชี้แจงปัญหาของคุณควรเขียนในลักษณะที่ผู้อ่านเข้าใจได้ง่ายที่สุด ซึ่งหมายความว่า เว้นเสียแต่ว่าคุณกำลังเขียนสำหรับผู้อ่านด้านเทคนิคที่อาจมีความรู้เกี่ยวกับคำศัพท์ในสาขาที่คุณกำลังเขียนเกี่ยวกับ คุณจะต้องหลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์ทางเทคนิคมากเกินไปและให้แน่ใจว่าคุณกำหนดเงื่อนไขใด ๆ ที่คุณใช้ อย่าตั้งสมมติฐานว่าผู้อ่านของคุณมีความรู้ด้านเทคนิคทั้งหมดที่คุณมีโดยอัตโนมัติ คุณเสี่ยงที่จะทำให้พวกเขาแปลกแยกและสูญเสียผู้อ่านทันทีที่พวกเขาพบข้อกำหนดและข้อมูลที่ไม่คุ้นเคยกับพวกเขา
ตัวอย่างเช่น หากเราเขียนถึงคณะกรรมการแพทย์ที่มีการศึกษาสูง อาจเป็นการดีที่จะสรุปว่าพวกเขาจะรู้ว่าคำว่า "metacarpals" หมายถึงอะไร อย่างไรก็ตาม หากเราเขียนถึงผู้อ่านที่ประกอบด้วยทั้งแพทย์และนักลงทุนในโรงพยาบาลผู้มั่งคั่งที่อาจหรืออาจจะไม่ได้รับการฝึกอบรมทางการแพทย์ ขอแนะนำให้แนะนำคำว่า "กระดูกฝ่ามือ" และคำจำกัดความ - กระดูกระหว่างสองข้อแรกของ นิ้ว
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดขอบเขตให้แคบลง กำหนดปัญหา
รายงานปัญหาที่ดีที่สุดนั้นไม่กว้างและละเอียด ให้มุ่งความสนใจไปที่สิ่งหนึ่งและระบุปัญหาและวิธีแก้ไขได้อย่างง่ายดาย โดยทั่วไปแล้ว หัวข้อที่แคบและชัดเจนจะเขียนได้ง่ายกว่าหัวข้อที่ใหญ่และคลุมเครือ ดังนั้นเมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ คุณจะต้องการรักษาขอบเขตของคำชี้แจงปัญหาของคุณ (และทำให้เนื้อหาของเอกสารของคุณ) มุ่งเน้นอย่างดี หากสิ่งนี้ทำให้คำชี้แจงปัญหาของคุณ (หรือเนื้อหาของเอกสารของคุณ) สั้น ถือเป็นเรื่องปกติ (ยกเว้นในสถานการณ์ทางวิชาการที่คุณมีขีดจำกัดจำนวนหน้าที่น้อยที่สุดสำหรับงานของคุณ)
- หลักการที่ดีคือการระบุเฉพาะปัญหาที่คุณสามารถแก้ไขได้โดยไม่ต้องสงสัย หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับวิธีแก้ปัญหาขั้นสุดท้ายที่จะแก้ปัญหาทั้งหมดของคุณ คุณอาจต้องการจำกัดขอบเขตของโครงการให้แคบลงและเปลี่ยนการกำหนดปัญหาของคุณเพื่อสะท้อนจุดสนใจใหม่นี้
- เพื่อให้ขอบเขตของคำชี้แจงปัญหาอยู่ภายใต้การควบคุม การรอจนกว่าจะเสร็จสิ้นเนื้อหาของเอกสารหรือข้อเสนอใหม่ให้เขียนคำชี้แจงปัญหาสามารถช่วยได้ ในกรณีนี้ เมื่อเราเขียนคำชี้แจงปัญหา เราสามารถใช้เอกสารของเราเองเป็นแนวทาง เพื่อที่เราจะได้ไม่ต้องเดาเกี่ยวกับขอบเขตที่เราอาจกล่าวถึงเมื่อเราเขียน
ขั้นตอนที่ 5. จำ "ห้า Ws"
ข้อความแจ้งปัญหาควรให้ข้อมูลมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้โดยใช้คำไม่กี่คำ แต่ไม่ควรเจาะลึกรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ หากคุณเคยสงสัยเกี่ยวกับสิ่งที่จะรวมไว้ในคำชี้แจงปัญหาของคุณ แนวคิดที่ชาญฉลาดคือการพยายามตอบคำถามห้าข้อ (ใคร/ใคร อะไร/อะไร ที่ไหน/ที่ไหน เมื่อไร/เมื่อไหร่ และทำไม/ทำไม) บวก อย่างไร / อย่างไร. การจัดการกับ 5 Ws ช่วยให้ผู้อ่านของคุณมีความรู้พื้นฐานที่ดีในการทำความเข้าใจปัญหาและแนวทางแก้ไขโดยไม่ต้องลงลึกถึงรายละเอียดที่ไม่จำเป็น
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนคำชี้แจงปัญหาเพื่อเสนอให้มีการก่อสร้างอาคารใหม่สำหรับสภาเมืองในท้องถิ่น คุณอาจกล่าวถึงห้า Ws โดยอธิบายว่าใครจะได้ประโยชน์จากการพัฒนา สิ่งที่จำเป็นสำหรับการก่อสร้าง ที่ซึ่งการก่อสร้าง ควรเป็นเมื่อใดควรเริ่มการก่อสร้าง และเหตุใดการพัฒนาจึงเป็นแนวคิดที่ยอดเยี่ยมสำหรับเมืองในท้ายที่สุด
ขั้นตอนที่ 6 ใช้ภาษาที่เป็นทางการ
สูตรปัญหามักใช้สำหรับข้อเสนอและโครงการที่จริงจัง ด้วยเหตุนี้ คุณจะต้องใช้รูปแบบการเขียนที่มีเกียรติและเป็นทางการ (คล้ายกับรูปแบบที่คุณคาดหวังว่าจะใช้สำหรับเนื้อหาของเอกสาร) ในคำชี้แจงปัญหาของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานเขียนของคุณมีความชัดเจน เรียบง่าย และตรงไปตรงมา อย่าพยายามเอาชนะผู้อ่านของคุณด้วยการใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตรหรือผ่อนคลายในคำชี้แจงปัญหาของคุณ อย่าใช้อารมณ์ขันหรือเรื่องตลก อย่าใส่สิ่งอื่นหรือเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยที่ไม่สำคัญ ห้ามใช้คำสแลงหรือภาษาพูด รายงานปัญหาที่ดีรู้ว่ามีงานต้องทำและไม่เสียเวลาหรือหมึกกับเนื้อหาที่ไม่จำเป็น
สิ่งที่ใกล้เคียงที่สุดที่คุณสามารถทำได้รวมถึงเนื้อหาที่ "สนุกสนาน" อย่างหมดจดอยู่ในการเขียนเชิงวิชาการในมนุษยศาสตร์ ในบางครั้ง คุณอาจพบรายงานปัญหาที่ขึ้นต้นด้วยคำพูดหรือบทบรรยาย อย่างไรก็ตาม ในกรณีนี้ ใบเสนอราคาเกี่ยวข้องกับปัญหาที่มีอยู่ และข้อความแจ้งปัญหาที่เหลือจะถูกเขียนด้วยน้ำเสียงที่เป็นทางการ
ขั้นตอนที่ 7 แก้ไขข้อผิดพลาดเสมอ
นี่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการเขียนทุกรูปแบบที่จริงจัง - ไม่มีร่างแรกในประวัติศาสตร์ที่ไม่สามารถได้รับประโยชน์จากความระมัดระวังและจากผู้ตรวจทานที่ดี หลังจากที่คุณอ่านคำชี้แจงปัญหาเสร็จแล้ว โปรดอ่านอย่างรวดเร็ว "โครงเรื่อง" ดูเหมือนถูกต้องหรือไม่? มันนำเสนอความคิดที่สอดคล้องกันหรือไม่? ดูเหมือนว่าจะมีการจัดการอย่างมีเหตุผลหรือไม่? ถ้าไม่ทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ทันที เมื่อคุณพอใจกับโครงสร้างของคำชี้แจงปัญหาแล้ว ให้ตรวจสอบข้อผิดพลาดในการสะกด ไวยากรณ์ และการจัดรูปแบบ
